交通檔案管理創(chuàng)新研究

尹承梅 山東省泰安市新泰市交通運(yùn)輸局

隨著我國(guó)信息時(shí)代的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的需要，因此檔案管理信息化亟須進(jìn)行。對(duì)檔案進(jìn)行良好的管理并加以利用是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要因素。當(dāng)前，檔案信息化是檔案管理未來(lái)的發(fā)展方向，是實(shí)現(xiàn)我國(guó)信息工程的重要戰(zhàn)略。檔案信息化管理必須緊跟信息技術(shù)創(chuàng)新的步伐，不斷創(chuàng)新檔案信息化管理方式，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

一、交通檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理理念滯后

一方面檔案管理人員自身對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)不高，不能及時(shí)提供管理決策，導(dǎo)致檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的時(shí)效性失效。另一方面由于檔案信息化管理理念落后，資金投入不足，檔案信息管理未能得到管理部門(mén)的重視，忽視了檔案信息管理的內(nèi)部建設(shè)，缺乏資金來(lái)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施推進(jìn)檔案信息管理，阻礙了檔案管理價(jià)值的發(fā)揮，阻礙了檔案信息化管理工作的進(jìn)展。

（二）數(shù)字化檔案應(yīng)用便利與安全隱患并存

檔案數(shù)字化作為一種新的技術(shù)管理手段，還處于探索階段，但此前已做了許多工作，就是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成圖片保存?？萍紮n案建設(shè)要走向數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用第三方提供的云服務(wù)，還有待政府的支持和企事業(yè)單位的努力?？萍紮n案數(shù)字化建設(shè)必定給我們帶來(lái)方便和快捷，為工程維護(hù)管理提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但也存在安全隱患，需要通過(guò)技術(shù)手段和制度約束消除隱患。在做好檔案安全防護(hù)之外，針對(duì)涉及機(jī)密的文件，按分級(jí)原則必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)加強(qiáng)管理。同時(shí)，相關(guān)的行政檔案管理部門(mén)還要對(duì)檔案安全進(jìn)行定期和不定期檢查，避免檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)被攻擊，防止機(jī)密信息數(shù)據(jù)泄漏或數(shù)據(jù)庫(kù)遭受破壞。

（三）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

信息化檔案管理的建設(shè)離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人員的參與，由于信息化檔案管理并不是一個(gè)熱門(mén)專(zhuān)業(yè)，因此很多的單位和部門(mén)都面臨的一個(gè)共同問(wèn)題就是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才的缺乏，一些單位的管理人員一般是即將退休的工作人員或者是其他部門(mén)的工作人員兼職，其技術(shù)水平有限，并未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的訓(xùn)練。部分單位的檔案管理人員即使經(jīng)歷過(guò)簡(jiǎn)單的技術(shù)培訓(xùn)，但也較為淺顯并未涉及信息化方面的技術(shù)手段，無(wú)法保證其設(shè)備操作的規(guī)范性，從而制約了信息化檔案管理的開(kāi)展。

二、交通檔案管理創(chuàng)新措施

（一）利用大數(shù)據(jù)推動(dòng)檔案信息化開(kāi)發(fā)步伐

檔案管理信息化程度的增加有利于提高檔案管理的工作效率，通過(guò)使用大數(shù)據(jù)推動(dòng)檔案信息的發(fā)展，促進(jìn)建立大數(shù)據(jù)的檔案信息管理平臺(tái)，提高檔案信息化的程度，提高檔案信息管理，擴(kuò)大檔案信息管理的方法，創(chuàng)新檔案信息管理模式，建立一個(gè)快速、方便、安全的檔案信息管理環(huán)境。推動(dòng)檔案信息化的開(kāi)發(fā)步伐還有利于提高檔案管理人員的技術(shù)水平和工作動(dòng)力，方便管理人員提升自我水平，為檔案信息化管理水平提升新的臺(tái)階。檔案管理部門(mén)應(yīng)該在實(shí)踐中不斷改善檔案管理模式，制定適合自身的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，相關(guān)企事業(yè)單位，尤其是政府部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理發(fā)展的財(cái)政支持，重視檔案信息管理的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，建立全面有效的信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息化管理工作的高效率、高質(zhì)量，加快檔案管理的信息化進(jìn)程。

（二）加大工程檔案信息化管理的投資

施工企業(yè)及監(jiān)管部門(mén)在日常的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，就應(yīng)當(dāng)加大工程檔案信息化管理方面的投資，通過(guò)聘請(qǐng)具備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的工作人員，構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)屬工程建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，通過(guò)購(gòu)進(jìn)全新的計(jì)算機(jī)設(shè)備或者相關(guān)的辦公軟件來(lái)完成相關(guān)文件的存取。通過(guò)加強(qiáng)這方面的投資，構(gòu)建一個(gè)存取都具備一定便捷性的數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，施工企業(yè)也需要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)器的建設(shè)，該服務(wù)器主要服務(wù)于工程中的各參建方，當(dāng)各參建單位產(chǎn)生信息或者數(shù)據(jù)時(shí)，可以通過(guò)該服務(wù)器直接上傳相關(guān)文件，并且共享于其他參建方，保障所有信息都能透明。施工企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)掃描儀等配置的優(yōu)化，改善傳統(tǒng)的信息收集、整合模式，通過(guò)各種電子設(shè)備完成對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)的采集與儲(chǔ)存工作。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

首先要加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過(guò)集中學(xué)習(xí)、網(wǎng)上自學(xué)、專(zhuān)家講座等多種形式，學(xué)習(xí)檔案管理、施工設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、成本控制等相關(guān)的理論知識(shí)和檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期進(jìn)行考核，考核結(jié)果和量化考核的績(jī)效相關(guān)聯(lián)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專(zhuān)業(yè)水平。多為他們提供外出參觀培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)不同單位之間的溝通交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，運(yùn)用于自己?jiǎn)挝坏臋n案管理實(shí)踐。實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)制度，對(duì)工作認(rèn)真、貢獻(xiàn)突出的檔案管理人員給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)知名人士開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)，促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

三、結(jié)束語(yǔ)

交通工程檔案管理工作對(duì)工程項(xiàng)目具有重要的意義，是交通監(jiān)管部門(mén)指導(dǎo)施工企業(yè)加強(qiáng)管理的重要內(nèi)容，工程檔案不僅是工程施工過(guò)程的真實(shí)反映，更是工程竣工后后續(xù)工作的依據(jù)和參考。工程檔案的管理工作是一項(xiàng)艱辛而復(fù)雜的工作，需要常抓不懈，需要齊心合力，才能做得更好。