檔案管理信息化發(fā)展的問題與解決對(duì)策探究

張偉 青海大學(xué)

不同于以往的檔案管理模式，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的檔案管理工作，其實(shí)現(xiàn)檔案信息與數(shù)字化技術(shù)的相融合，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，開展檔案信息的管理、分析、共享、運(yùn)用的工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理管理以運(yùn)用，提升檔案信息資源運(yùn)用效率，不斷的凸顯檔案管理在企事業(yè)單位工作中的價(jià)值性。因此，新時(shí)代背景下，關(guān)注檔案管理，促進(jìn)檔案管理向信息化進(jìn)程，明確檔案管理的信息化實(shí)踐不足問題，促進(jìn)問題的優(yōu)化，提升檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而以檔案管理優(yōu)質(zhì)性助力于企事業(yè)單位的發(fā)展。

一、檔案管理信息化發(fā)展的問題

（一）檔案管理體系不完善

檔案管理的性質(zhì)與其他部門不同，需要與其他部門工作進(jìn)行交流，從中獲取寶貴的信息，以此將這些信息進(jìn)行記錄與歸檔，成為寶貴的檔案信息資源。而信息化發(fā)展進(jìn)程，為檔案管理提供保障，能以信息技術(shù)為導(dǎo)向，推助檔案管理與多部門工作在線交流與溝通，并且通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，傳遞相關(guān)的檔案資源，達(dá)到檔案信息有效性運(yùn)用模式，提升檔案管理質(zhì)量。然而，在檔案管理的信息化進(jìn)程中，由于檔案管理體系不完善問題的存在，阻礙了檔案管理向信息化發(fā)展進(jìn)程。一直以來，部分企事業(yè)單位存在各個(gè)部門工作銜接不足的問題，部門之間的工作各自為營(yíng)，缺乏相關(guān)的交流與互動(dòng)，這影響到企事業(yè)單位工作的整體運(yùn)行。同理，檔案管理作為企事業(yè)單位部門工作之一，也缺乏與其他部門工作的銜接與互動(dòng)。例如：檔案管理向信息化發(fā)展中，企事業(yè)單位未能夠構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的工作機(jī)制，使檔案管理與其他部門工作銜接不足，檔案信息交流也不通暢。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員是檔案管理的主體，能以檔案管理人員自身力量，推助檔案管理向信息化發(fā)展進(jìn)程，以檔案的信息化，聯(lián)合各部門，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案信息良好運(yùn)用成效。但從當(dāng)前檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程來看，部分檔案管理人員素質(zhì)不高問題的存在，阻礙了檔案管理向信息化進(jìn)程。例如：部分檔案管理人員工作實(shí)踐中，缺乏信息化思維與意識(shí)，檔案管理觀念落后，不利于檔案信息的良好管理實(shí)踐。

二、檔案管理信息化發(fā)展問題的解決對(duì)策

（一）提升檔案管理認(rèn)知

在檔案管理向信息化發(fā)展中，應(yīng)不斷的提升對(duì)檔案管理的認(rèn)知，進(jìn)而促進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與理念在檔案管理中運(yùn)用。首先，企事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)知到檔案管理的重要性，明確檔案信息數(shù)據(jù)運(yùn)用對(duì)自身發(fā)展的關(guān)鍵性，立足于單位視角，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，提升所有部門人員檔案管理重視度，并配合檔案管理人員進(jìn)行檔案信息的收集。其次，做到檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)化，認(rèn)知到當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展對(duì)自身工作實(shí)踐的意義，推助檔案管理向信息化進(jìn)程。例如：樹立檔案管理的信息化思維，以此思維，推助信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中。最后，企事業(yè)單位根據(jù)檔案管理的信息化發(fā)展態(tài)勢(shì)，構(gòu)建檔案管理的信息化系統(tǒng)，加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的充裕，為檔案管理的智能化、信息化提供保障。

（二）完善檔案管理制度

檔案管理的信息化在企事業(yè)單位的實(shí)行，完善檔案管理制度是關(guān)鍵。一方面，具有檔案管理制度，能加強(qiáng)員工工作的引領(lǐng)，使檔案管理人員以檔案管理制度為導(dǎo)向，開展相關(guān)的工作，提升檔案管理實(shí)踐的有效性；另一方面，檔案管理制度的構(gòu)建，立足于以往檔案管理不足問題，豐富相關(guān)的檔案管理?xiàng)l款。在完善檔案管理制度中，將信息化融入到其中，使檔案管理制度與現(xiàn)代化檔案管理方式一致，為員工進(jìn)一步工作實(shí)踐指明方向，同時(shí)也增強(qiáng)檔案管理制度的可操作性。其次，在檔案管理制度構(gòu)建中，重視員工激勵(lì)制度的建構(gòu)，以此制度，增強(qiáng)檔案管理人員工作積極性，使員工更好為檔案管理工作服務(wù)，推助檔案管理向信息化方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案管理的信息化進(jìn)程，其立足于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，能使檔案管理在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中良好的運(yùn)行。因此，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的必然的。通過檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，拓寬檔案管理存儲(chǔ)空間，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，使檔案信息數(shù)據(jù)的管理精準(zhǔn)化、細(xì)致化，使檔案管理部門更好為企事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。在構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，應(yīng)加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的運(yùn)用，開展多個(gè)層面的檔案資源管理工作，包含檔案資源收集工作，需要檔案管理部門與其他部門工作銜接，促進(jìn)檔案資源的共享；檔案資源分析、整合、篩選工作，使檔案管理人員將收集的檔案信息進(jìn)行合理的分類，進(jìn)行良好的存儲(chǔ)與運(yùn)用，以此為多部門檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)用提供保障。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員培養(yǎng)

在檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程中，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的必要的。因此，檔案管理部門應(yīng)重視員工的培養(yǎng)，增強(qiáng)員工的工作能力，以員工之力，推助檔案管理的信息化進(jìn)程。在檔案管理人員培養(yǎng)中，首先，提升檔案管理業(yè)務(wù)能力。其次，提升檔案管理人員信息素養(yǎng)，合理的運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，達(dá)到檔案管理有效性實(shí)施目的。

三、結(jié)語

檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程的實(shí)踐，能立足于檔案管理不足的問題，明確檔案管理的信息化優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，推助檔案管理的革新，達(dá)到檔案管理實(shí)踐的有效性模式。因此，在企事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，重視推助檔案管理的信息化進(jìn)程，使檔案管理在信息技術(shù)的作用下，更好的在企事業(yè)單位工作中實(shí)踐，發(fā)揮其工作效能，為多部門提供所需的檔案信息資源，進(jìn)而彰顯檔案管理的信息化進(jìn)程價(jià)值。