新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的研究

劉懿 四川省綿陽市中心醫(yī)院

時代的進(jìn)步，孕育了新的技術(shù)和新的理念，不斷完善著行業(yè)發(fā)展的路徑。信息技術(shù)的到來，給醫(yī)院人事檔案管理帶來了新動力，必將推動醫(yī)院人事檔案管理向前發(fā)展，展現(xiàn)出信息化管理的巨大優(yōu)越性，最大限度地防止傳統(tǒng)人事檔案管理中的風(fēng)險隱患，切實提高人事檔案管理效率。

一、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的概述

醫(yī)院人事管理工作的重點內(nèi)容就是檔案管理。醫(yī)院的信息化建設(shè)有效緩解了人事檔案管理的緊張需要，醫(yī)院通過以下途徑來實現(xiàn)管理的信息化：用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，即利用當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門以及整個醫(yī)院信息系統(tǒng)，對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行有效的整理，系統(tǒng)地對人事檔案進(jìn)行管理，方便于日常使用和未來檢索、查找、傳遞。這其實也是一個大數(shù)據(jù)庫，將大家的信息數(shù)字化，這樣人事管理的信息不僅易于收集，還能有效地保存和管理；而且還可以進(jìn)行統(tǒng)一管理，在需要信息時，直接傳輸或者共享，信息交流速度和準(zhǔn)確性極大提高；利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的存儲方式，例如將數(shù)據(jù)上傳云端，利用虛擬空間實現(xiàn)人事檔案資源管理，不僅可減少檔案實際空間的占用，也確保了其在安全環(huán)境下的重復(fù)利用，從而控制醫(yī)院檔案管理的成本投入；從檔案中挖掘數(shù)據(jù)資源，形成數(shù)據(jù)分析模型，并運用到人事決策、預(yù)測、管理中來，挖掘檔案資源的應(yīng)用價值。然而，目前醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)存在的一些問題值得關(guān)注。一是缺乏合理建設(shè)。在內(nèi)部人事信息化管理方面，大多數(shù)醫(yī)院都沒有進(jìn)行合理的規(guī)劃與系統(tǒng)的安排，或者管理人員不專業(yè)，使得人事管理信息化出現(xiàn)片面化的缺點，這樣的漫無目的地信息化管理是不利于人事管理信息化發(fā)展的。二是缺乏足夠重視。在醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)中，相較于醫(yī)療衛(wèi)生工作，人事檔案管理工作處于從屬地位，醫(yī)院在資源配置中必然會有所偏向，將更多的資源投入到醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平的提升上，客觀上造成人事檔案信息化建設(shè)在資金、人才、技術(shù)這三個關(guān)鍵因素上的缺失，信息化建設(shè)工作難以落到實處。三是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。信息化環(huán)境下，統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息內(nèi)容才能夠保證信息的錄入、傳輸、調(diào)用。然而，目前醫(yī)院在檔案管理中缺乏統(tǒng)一認(rèn)識，缺乏嚴(yán)格的檔案標(biāo)準(zhǔn)，使得導(dǎo)致人事檔案管理在工作運行中出現(xiàn)了矛盾，這直接導(dǎo)致檔案信息傳遞受到了阻礙，信息的分享性和利用度降低。四是缺乏專業(yè)性人才。由于醫(yī)院管理層對人事檔案重視程度不高，在人力資源安排上也相對隨意，往往將一些年齡偏大、工作方法陳舊的工作人員長期安排在崗位上，這些人對于信息化檔案管理的適應(yīng)性不強，缺乏主動參與信息化建設(shè)的動力，從而影響了人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合[1]。

二、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)新時代的必然趨勢

在市場經(jīng)濟發(fā)展中，醫(yī)院會面臨一些嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，人才對其發(fā)展起著重要作用，合理利用人事檔案管理來合理規(guī)劃醫(yī)院內(nèi)部的人才資源，將人力資源的利用做到最大化，充分地利用醫(yī)院人才，為醫(yī)院提高自我競爭力提供支撐服務(wù)。信息時代的到來，使得全社會各方面的信息都計入互聯(lián)網(wǎng)，信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的重要標(biāo)志，醫(yī)院只有緊隨時代腳步，將信息化做到最優(yōu)，才能夠提升自己的市場價值，樹立良好品牌形象。因此醫(yī)院人事檔案資源的有效開發(fā)應(yīng)用就在于醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息的信息化建設(shè)發(fā)展[2]。

（二）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是解決傳統(tǒng)問題的發(fā)必由之路

以本地為例，為了滿足群眾日益增長的健康需求，各大醫(yī)院規(guī)模不斷擴張，臨床學(xué)科體系建設(shè)會不斷發(fā)展，規(guī)模會迅速倍增，個別三甲醫(yī)院人事檔案管理人員已經(jīng)無法滿足當(dāng)前人事檔案管理的需要，傳統(tǒng)的檔案存放、目錄整理、查找檢索、傳閱傳遞、復(fù)印使用等工作耗費大量人工，外包已成權(quán)宜之計，雖然一定程度上緩解了整理檔案資料的矛盾，但是其專業(yè)性讓人擔(dān)憂，同時也相應(yīng)花費不少財力。

（三）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)是服務(wù)醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)實需要

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各項專業(yè)技術(shù)檔案分類越來越多，如人才引進(jìn)、人員招聘、職稱評聘、崗位聘用、獎勵懲處、辭職離崗等相關(guān)內(nèi)容信息量大、形式多樣、內(nèi)容繁雜，人工管理已經(jīng)不能完全適應(yīng)需要，容易造成一人多檔、缺檔少頁、傳遞失誤等問題。各大醫(yī)院多地辦醫(yī)、多方合作等多元發(fā)展的空間布局，客觀上要求人事檔案管理具備從簡從快的分享性，而傳統(tǒng)的人事檔案管理在借閱、傳遞、收集等方面具有天然的局限性，給管理使用帶來極大不便，相應(yīng)會增加管理成本和使用成本。

三、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）轉(zhuǎn)變管理意識，構(gòu)建人事檔案管理信息化制度

新形勢下管理者應(yīng)當(dāng)對信息化檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新給予足夠重視，主動學(xué)習(xí)國內(nèi)外信息化管理經(jīng)驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動醫(yī)院內(nèi)部管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，以便充分適應(yīng)信息時代對醫(yī)院人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設(shè)是各項工作有序進(jìn)行的保障，醫(yī)院應(yīng)以國家相關(guān)政策為指導(dǎo)，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經(jīng)存在的信息系統(tǒng)平臺構(gòu)建科學(xué)發(fā)展規(guī)劃，從長期、短期等多個方面來促進(jìn)信息化發(fā)展；在落實相關(guān)規(guī)定時，管理者要對當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展趨勢進(jìn)行探究，深入探討信息化人事檔案管理，了解其特征，將信息化人事檔案管理執(zhí)行起來，挖掘有用信息；提高信息安全管理意識，熟知信息化管理的制度要求，對醫(yī)院檔案管理做出規(guī)定，并保證信息的安全、隱秘，以及利用的合理性。

（二）加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的隊伍建設(shè)為人事檔案信息化建設(shè)工作的開展提供強有力的人才保障

醫(yī)院要加強對人事檔案隊伍的建設(shè)，首先要選派政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、責(zé)任心強的檔案專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，同時重點引進(jìn)配備計算機專業(yè)的人員充實到醫(yī)院人事檔案管理工作中，并通過多種途徑加強對從事檔案管理人員有關(guān)檔案管理專業(yè)知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)和信息化專業(yè)知識培訓(xùn)，使他們成為既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機信息化管理知識，并具有較強的綜合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才[3]。

（三）增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率

醫(yī)院應(yīng)從軟硬件兩個層面入手，打造全方位、立體化的檔案管理模式，以實現(xiàn)對人事檔案的高效、安全管理，提高檔案資源的利用效率。目前，相關(guān)部門頒布的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》對于醫(yī)院的人事檔案信息化管理做出了明確指導(dǎo)，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合《綱要》內(nèi)容，開列硬件采購清單，為人事檔案的信息化轉(zhuǎn)型奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)；醫(yī)院應(yīng)根據(jù)全面性與動態(tài)性原則，完善軟件系統(tǒng)，結(jié)合醫(yī)院員工管理構(gòu)建系統(tǒng)功能，形成一系列數(shù)據(jù)信息，并將這些信息納入檔案管理。在檔案管理中，對個人的品質(zhì)、思想覺悟、經(jīng)歷以及業(yè)務(wù)專業(yè)能力進(jìn)行探究整合，形成更系統(tǒng)的檔案資源。此外，管理者還應(yīng)通過分析數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，將人事檔案作為醫(yī)護(hù)人員職業(yè)素養(yǎng)評價的重要標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析，組織醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行衛(wèi)生技術(shù)考核，形成醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案等等，依靠信息化人事檔案打造高素質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)隊伍[3]。

（四）實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的有效維護(hù)

人事檔案管理特別要注意的就是信息的安全，所以醫(yī)院在建設(shè)信息化人事檔案管理系統(tǒng)時，要注意對人事信息的保密。要確保以及肯定人事檔案中的相關(guān)信息不會發(fā)生泄露的問題，或者出現(xiàn)各種安全隱患的問題。人事檔案信息系統(tǒng)的安裝需要專業(yè)人員來操作，但同時操作人員還要具有誠信的品質(zhì)，具備保密資質(zhì)，保證信息安全，不發(fā)生往外面泄露的問題。此外，醫(yī)院還應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)信息安全系統(tǒng)，提升安全防護(hù)技術(shù)水平[5]。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院人事檔案管理信息化已經(jīng)是新時代對其發(fā)展的必然要求，也是醫(yī)院自我發(fā)展的必經(jīng)之路，這關(guān)系著醫(yī)院能否成功從傳統(tǒng)意義的醫(yī)院轉(zhuǎn)型為新時代醫(yī)院。醫(yī)院的人事檔案管理信息化的發(fā)展能夠優(yōu)化檔案管理，使得醫(yī)院成功轉(zhuǎn)型，促進(jìn)醫(yī)院在未來的發(fā)展，解決由于檔案管理復(fù)雜的原因產(chǎn)生的就醫(yī)難的問題。同時，信息化社會也帶動了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的信息化，創(chuàng)新了檔案管理的方法和手段。在目前的環(huán)境中，醫(yī)院只有創(chuàng)設(shè)屬于自己的人事檔案管理信息化，才能將人事管理做好，最大限度的利用人事檔案管理資源，使得人事檔案管理發(fā)揮其作用。