淺析W公司“自動(dòng)化管理”模式

牛鳳各 中國(guó)人民大學(xué)

一、W公司的管理現(xiàn)狀

W公司于2008年成立，主營(yíng)業(yè)務(wù)是為企業(yè)提供信息資訊和咨詢服務(wù)。員工50余人，年齡大多數(shù)在35歲-40歲之間，男女比例無(wú)明顯差異。公司現(xiàn)行的組織結(jié)構(gòu)非常簡(jiǎn)單，按照管理層級(jí)來(lái)說(shuō)，只有兩級(jí)，總經(jīng)理和咨詢顧問(wèn)/后勤支撐?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)公司的全面管理，其他人員相互之前沒(méi)有管理與被管理的關(guān)系，僅僅是工作之間的配合，所有事情的審批權(quán)都在總經(jīng)理。

對(duì)于一個(gè)50余人的團(tuán)隊(duì)，總經(jīng)理一人如何管理呢？首先對(duì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行梳理，對(duì)業(yè)務(wù)人員崗位職責(zé)重新劃定。W公司將業(yè)務(wù)內(nèi)容劃分為信息采集、報(bào)告撰寫、銷售簽單三部分，三部分內(nèi)容由咨詢顧問(wèn)一人完成。其次，大力削減支撐部門，僅留財(cái)務(wù)1人、人力1人、前臺(tái)1人。第三，就咨詢顧問(wèn)崗設(shè)計(jì)升值通道，根據(jù)簽單額、咨詢經(jīng)驗(yàn)等可升級(jí)高級(jí)顧問(wèn)、專家顧問(wèn)；第四，設(shè)置助理崗兩人，分別服務(wù)于銷售簽單指導(dǎo)與報(bào)告撰寫指導(dǎo)，該崗位只進(jìn)行技術(shù)層面的指導(dǎo)與審核，不具有任何的行政管理權(quán)限。所有崗位人員按照總經(jīng)理制定好的規(guī)章制度、操作規(guī)范執(zhí)行工作任務(wù)，借助于信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息反饋和過(guò)程監(jiān)督管理。

從企業(yè)盈利的角度上看，W公司運(yùn)營(yíng)的很好，在行業(yè)內(nèi)有一定的影響力。公司業(yè)務(wù)進(jìn)展順利，所有工作不以個(gè)人意志為轉(zhuǎn)移，員工按照相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)按時(shí)保質(zhì)保量的完成工作任務(wù)，不需人員干預(yù)，故起名為“自動(dòng)化管理”。

二、W公司變革的原因

企業(yè)變革的動(dòng)因一般可以歸納為以下幾個(gè)方面：一是企業(yè)一般外部環(huán)境的變化。企業(yè)一般外部環(huán)境主要是指企業(yè)面臨的政治法律、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)文化和技術(shù)等外部環(huán)境因素。W公司所處行業(yè)的外部環(huán)境沒(méi)有明顯變化。二是企業(yè)具體外部環(huán)境的變化。W公司在行業(yè)內(nèi)十余年，行業(yè)成熟，競(jìng)爭(zhēng)不激烈，企業(yè)地位較穩(wěn)定。三是顧客需求的變化。W公司的客戶是企業(yè)客戶，主要是關(guān)于信息資訊方面的需求，需求單一無(wú)變化。四是企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的變化，官僚主義、業(yè)務(wù)流程不順暢、部門之間沖突加劇、集體利益被嚴(yán)重忽視、缺乏創(chuàng)新和學(xué)習(xí)等。

訪談得知，促使W公司下定決心改革的主要因素是企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的變化。企業(yè)規(guī)模越來(lái)越大，管理層級(jí)越來(lái)越多，各類管理弊病日益突出，官僚主義嚴(yán)重、業(yè)務(wù)流程不暢、部門之間沖突加劇等，削弱了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)危機(jī)四伏。

三、“自動(dòng)化管理”模式的形成

企業(yè)成立十余年來(lái)，經(jīng)歷了各種管理上的變革。最徹底的變革結(jié)果就是現(xiàn)在的“自動(dòng)化管理”。

公司員工最多的時(shí)候達(dá)到300余人，各層級(jí)管理人員占比超過(guò)總數(shù)的20%。企業(yè)由小變大，收入越來(lái)越多，利潤(rùn)卻越來(lái)越少，管理人員很多，但是解決問(wèn)題的能力很弱，流程煩瑣，效率低下，內(nèi)耗嚴(yán)重；為了改變現(xiàn)狀，公司又進(jìn)一步制定各項(xiàng)制度，建立在原有組織架構(gòu)基礎(chǔ)上的制度形同虛設(shè)。

經(jīng)過(guò)近兩年的探索，總經(jīng)理決定回到企業(yè)“做事”的核心上來(lái)，之前總是圍繞著人轉(zhuǎn)，想著怎么管人，慢慢的就忘記了企業(yè)的目的是做事，并把事情做到極致。他試著跳出企業(yè)，站在旁觀者的角度看企業(yè)的問(wèn)題，分析公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、人員需求，探索確定組織架構(gòu)和管理方式。在此基礎(chǔ)上，借助信息化技術(shù)，將各類業(yè)務(wù)操作規(guī)范、業(yè)務(wù)管理流程等通過(guò)信息化手段實(shí)行動(dòng)態(tài)過(guò)程監(jiān)督，逐步形成自動(dòng)化管理。

“自動(dòng)化管理”的模式在最大限度內(nèi)節(jié)約了管理成本，杜絕了官僚主義，大大提高了工作效率，使得企業(yè)利潤(rùn)明顯增加。

四、“自動(dòng)化管理”模式可實(shí)現(xiàn)的原因分析

（一）自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)為“自動(dòng)化管理”模式的形成提供了可能性

W咨詢公司業(yè)務(wù)以信息收集分析為主。業(yè)務(wù)內(nèi)容單一、工作程序簡(jiǎn)單、行業(yè)環(huán)境變化小、競(jìng)爭(zhēng)不激烈，這些業(yè)務(wù)特點(diǎn)使企業(yè)內(nèi)的決策更多是重復(fù)出現(xiàn)的程序化決策。這類決策有先例可循，為公司的標(biāo)準(zhǔn)化操作提供了可能性。

（二）所處成熟行業(yè)的特點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)化管理”提供了契機(jī)

W公司所做業(yè)務(wù)在國(guó)內(nèi)并不是新興行業(yè)，行業(yè)發(fā)展趨于成熟，形成了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)規(guī)范、客戶群體、政策法律環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境等。如果企業(yè)所處的行業(yè)是新興行業(yè)，面對(duì)新的未經(jīng)證實(shí)的市場(chǎng)，技術(shù)的不確定性，戰(zhàn)略的不確定性，大量早期進(jìn)入障礙等情況，這種情形下企業(yè)每天都面臨著新問(wèn)題，自動(dòng)化管理無(wú)從談起。成熟行業(yè)既有穩(wěn)定性，同時(shí)也對(duì)企業(yè)提出了新的競(jìng)爭(zhēng)要求，這為“自動(dòng)化管理”的實(shí)現(xiàn)提供了契機(jī)。

（三）企業(yè)處于發(fā)展的成熟階段為實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)化管理”提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒

W公司在其十來(lái)年的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)該行業(yè)有清晰的認(rèn)識(shí)，同時(shí)積累了豐富的企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，這為企業(yè)管理模式變革提供了空間。它既能借助企業(yè)十來(lái)年總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)短板，又能對(duì)行業(yè)發(fā)展有相對(duì)清晰的判斷，有的放矢，探索適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的模式。

（四）標(biāo)準(zhǔn)化與制度化管理執(zhí)行到極致是“自動(dòng)化管理”可實(shí)現(xiàn)的保障

W公司為各項(xiàng)業(yè)務(wù)制定了詳細(xì)的操作細(xì)則，規(guī)劃了清晰的工作路徑，即使是新入職的員工，通過(guò)內(nèi)部管理平臺(tái)可以快速了解公司運(yùn)轉(zhuǎn)的所有流程，進(jìn)而進(jìn)入工作狀態(tài)，完成自己的工作任務(wù)。這是實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)化管理”的關(guān)鍵部分，既明確了業(yè)務(wù)行為標(biāo)準(zhǔn)，又指明了各個(gè)環(huán)節(jié)信息的流向，使各個(gè)單元形成一個(gè)有機(jī)的整體。另一方面，公司吸取之前制度執(zhí)行不力的經(jīng)驗(yàn)，借助信息化技術(shù)，各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)都在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)，若不按照操作細(xì)則執(zhí)行，則業(yè)務(wù)流程無(wú)法進(jìn)入相應(yīng)的環(huán)節(jié)，從而影響工作任務(wù)的完成。

（五）信息技術(shù)的發(fā)展為“自動(dòng)化管理”提供了技術(shù)條件

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)管理過(guò)程中得到越來(lái)越多的應(yīng)用。通過(guò)信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的有效管理、有效流通與共享，消除企業(yè)內(nèi)部信息不暢的問(wèn)題。信息技術(shù)的發(fā)展為“自動(dòng)化管理”的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)條件。

（六）員工特點(diǎn)是自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)的人力條件

W公司員工有自己的特點(diǎn)，一般都為高學(xué)歷高素質(zhì)的人員，在邏輯思維、溝通表達(dá)、流程理解等方面有深度的認(rèn)知，能夠勝任咨詢顧問(wèn)多角色集一身的工作任務(wù)，員工綜合素質(zhì)過(guò)硬是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的人力條件。

（七）豐厚的福利待遇為“自動(dòng)化管理”提供了保障

“自動(dòng)化管理”的實(shí)質(zhì)是高控制管理，這在某種程度上壓制了人性自由，強(qiáng)化了工作任務(wù)帶來(lái)的壓力。這種情形下，企業(yè)還能擁有一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)源于提供給員工的高于同行業(yè)的豐厚薪酬。

（八）總經(jīng)理對(duì)管理變革的決心是“自動(dòng)化管理”模式形成的首要條件

任何企業(yè)變革都不是一件容易的事，變革過(guò)程中會(huì)遇到多方阻力，變革完成后企業(yè)原員工在崗率不足20%?？偨?jīng)理本人性格強(qiáng)勢(shì)、控制力較強(qiáng)、注重細(xì)節(jié)，是企業(yè)變革過(guò)程中的第一主導(dǎo)人。在變革前，總經(jīng)理做了變革可能帶來(lái)的各種不利影響分析，認(rèn)為在現(xiàn)有條件下發(fā)生的變革后果都是可接受的，堅(jiān)持進(jìn)行變革，并最終完成變革。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的變革決心是首要條件，是變革是否成功的關(guān)鍵因素。

五、“自動(dòng)化管理”模式對(duì)其他企業(yè)的借鑒意義

“自動(dòng)化管理”是一種較理想的管理模式，可以最大限度的降低企業(yè)管理成本、提高工作效率、增加企業(yè)收益。企業(yè)實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)化管理”對(duì)其所處的內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、員工素質(zhì)、信息技術(shù)等方面有特定的要求。W公司雖然某種程度上實(shí)現(xiàn)了“自動(dòng)化管理”，但也面臨著新的問(wèn)題，例如招聘難度大，員工對(duì)企業(yè)的歸屬感低，利益氛圍濃厚，缺少企業(yè)凝聚力和忠誠(chéng)度等。企業(yè)是由人組成的，人，是有思想的獨(dú)立個(gè)體，即使在組織中扮演組織要求的工作角色，但依然有自己的思想?！白詣?dòng)化管理”的管理模式是類比于機(jī)械自動(dòng)化提出的，而人有思想有情感，這就決定了人很難真的像機(jī)器一樣。在人的“自動(dòng)化管理”過(guò)程中需要充分考慮人本身的社會(huì)性，需在企業(yè)文化、員工關(guān)懷、職業(yè)發(fā)展與職業(yè)成就感等方面做更多努力。另一方面，W公司的這種模式將企業(yè)所有的創(chuàng)新和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的把控全系于總經(jīng)理一人，本身也是一種風(fēng)險(xiǎn)。

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，企業(yè)會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，也許W咨詢公司的“自動(dòng)化管理”模式能提供一些參考。不管企業(yè)所從事的業(yè)務(wù)如何復(fù)雜，在價(jià)值鏈的任何一個(gè)環(huán)節(jié)上都可以盡可能的精細(xì)化，標(biāo)準(zhǔn)化，形成小環(huán)節(jié)上的“自動(dòng)化管理”，這樣企業(yè)就由多個(gè)不同的自動(dòng)化管理的板塊構(gòu)成，在各個(gè)自動(dòng)化管理板塊之間可以進(jìn)一步探索可“自動(dòng)”銜接的部分，從而提升管理水平、優(yōu)化管理模式、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。