財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑與方向

夏園園 浙江紅蜻蜓鞋業(yè)股份有限公司

我們應(yīng)該如何運(yùn)用新技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型？以下就商旅平臺(tái)、OCR 技術(shù)、RPA 技術(shù)方面做介紹。

一、商旅共享平臺(tái)的應(yīng)用為價(jià)值鏈賦能

大部分企業(yè)差旅報(bào)銷(xiāo)存在的問(wèn)題：1.報(bào)銷(xiāo)人員的角度：①一次出差一堆發(fā)票，開(kāi)票、保管票、貼票整理費(fèi)時(shí)繁雜；②差旅標(biāo)準(zhǔn)不清晰，員工事后報(bào)銷(xiāo)，超額不能報(bào)銷(xiāo)；③發(fā)票抬頭開(kāi)錯(cuò)、假發(fā)票等；④報(bào)銷(xiāo)審批流程時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，資金預(yù)支或墊資到賬慢。2.財(cái)務(wù)的角度：①事后審核，人員職級(jí)地域標(biāo)準(zhǔn)不同，全靠人肉，審核工作效率低；②票據(jù)不能清晰顯示行程，如出租車(chē)票、定額票等；③各種票據(jù)價(jià)格高低，沒(méi)有監(jiān)督管理的機(jī)制，差旅制度執(zhí)行乏力；③員工備用金管理，預(yù)支、催收等工作，時(shí)間成本高。

通過(guò)商旅平臺(tái)的應(yīng)用，可以達(dá)到以下的效果：1.商旅平臺(tái)包括酒店、機(jī)票、火車(chē)、用車(chē)，涵蓋了出行的大部分內(nèi)容，行程數(shù)據(jù)的系統(tǒng)實(shí)時(shí)傳送，使行程透明化，可以進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。2.費(fèi)用與企業(yè)對(duì)公結(jié)算，員工個(gè)人不需要支付或墊付，不需要找商家開(kāi)票及保管發(fā)票、貼票整理，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，簡(jiǎn)化員工報(bào)銷(xiāo)流程，員工滿(mǎn)意度提高；3.商旅按月匯總開(kāi)票給企業(yè)，財(cái)務(wù)按周期（30+30）支付或者充值預(yù)付商旅平臺(tái)，財(cái)務(wù)無(wú)須和員工一一對(duì)接，支付從頻繁的公轉(zhuǎn)私變?yōu)楣D(zhuǎn)公支付，財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核、支付工作量都大量的減少；4.做到業(yè)財(cái)協(xié)同，我們說(shuō)業(yè)務(wù)發(fā)生之后才傳遞信息給財(cái)務(wù)，這樣的財(cái)務(wù)永遠(yuǎn)是滯后的。通過(guò)OA 與商旅平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)接，商旅平臺(tái)的交易、訂單信息實(shí)時(shí)同步企業(yè)系統(tǒng)，從事后審批變事前事中管控。5.通過(guò)實(shí)時(shí)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互，可以與企業(yè)費(fèi)控、預(yù)算等對(duì)接，進(jìn)行費(fèi)控、預(yù)算管理，提升管理效能。

差旅是企業(yè)費(fèi)用支出中發(fā)生最基礎(chǔ)最頻繁的動(dòng)作，本人認(rèn)為商旅平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)事前管控讓行程更透明，新技術(shù)融合提升服務(wù)水平，是財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)。目前市場(chǎng)上做的比較成熟的有攜程商旅、阿里商旅等。攜程商旅起步的時(shí)間比較早，產(chǎn)品豐富，阿里商旅是在2016 年起步，時(shí)間相對(duì)晚些，但阿里強(qiáng)大的技術(shù)驅(qū)動(dòng)，使用釘釘?shù)钠髽I(yè)，由于商旅平臺(tái)可以和釘釘?shù)慕M織架構(gòu)、員工考勤無(wú)縫對(duì)接，可以擇優(yōu)選擇阿里商旅。按月結(jié)算商旅平臺(tái)會(huì)收小比例的服務(wù)費(fèi)，但從管理角度，審核崗、支付崗各個(gè)環(huán)節(jié)工作量減少，人員減少，由于員工行程更加透明，以及管理機(jī)制的落實(shí)也能節(jié)約時(shí)間與人力成本。做到數(shù)字化轉(zhuǎn)型的同時(shí)，總體不會(huì)增加企業(yè)費(fèi)用負(fù)擔(dān)。企業(yè)可以根據(jù)自身規(guī)模大小及IT 技術(shù)能力選擇系統(tǒng)對(duì)接或者不對(duì)接，小公司IT 能力有限，不做系統(tǒng)對(duì)接，也可以直接用商旅平臺(tái)，但做系統(tǒng)對(duì)接后，從事后控制為事前、事中控制審批，管理效能更突出。

二、OCR 識(shí)別及影像處理技術(shù)在財(cái)務(wù)上的應(yīng)用

發(fā)票是整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中非常重要的部分，發(fā)票信息的采集、核驗(yàn)通過(guò)手工錄入需要投入大量的成本和時(shí)間，效率低還容易出錯(cuò)，是讓財(cái)務(wù)人員非常頭疼的問(wèn)題。OCR識(shí)別及影像處理技術(shù)在財(cái)務(wù)上的應(yīng)用，主要就是各種票據(jù)的識(shí)別功能，以及發(fā)票的采集、核驗(yàn)、查重、驗(yàn)真等。OCR 識(shí)別及影像技術(shù)的主要應(yīng)用有①OCR 識(shí)別可以提取增值稅專(zhuān)用發(fā)票、火車(chē)票、機(jī)票行程單、定額發(fā)票、銀行電子回單等各類(lèi)票據(jù)票面信息，并按照票據(jù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)匯總供其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用，減少員工的手工錄入，提升發(fā)票錄入效率，增強(qiáng)員工滿(mǎn)意度。②可以進(jìn)行發(fā)票的查重管理，防止重復(fù)報(bào)銷(xiāo)。現(xiàn)階段，電子發(fā)票的普遍應(yīng)用，電子發(fā)票無(wú)紅章，可多次打印，查重管理就變得必不可少。③驗(yàn)真功能。影像技術(shù)科技公司通過(guò)與航信、百望金稅科技公司形成與國(guó)稅的接口對(duì)接，支付一筆很小的費(fèi)用，進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)的功能，對(duì)發(fā)票的真假進(jìn)行核驗(yàn)，核驗(yàn)之后還可以反饋整個(gè)票面的信息，生成相應(yīng)的票據(jù)臺(tái)賬。④合并展示功能。通過(guò)影像系統(tǒng)與企業(yè)ERP 系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等各系統(tǒng)的交互，實(shí)現(xiàn)銀行回單、報(bào)賬單原始單據(jù)、記賬憑證以及審批業(yè)務(wù)流的單據(jù)合并展示，使整個(gè)業(yè)務(wù)線索清晰明了、精準(zhǔn)全面。

三、RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）技術(shù)的在財(cái)務(wù)上的應(yīng)用

RPA 不是能夠說(shuō)話、行走的實(shí)體機(jī)器人，是一類(lèi)自動(dòng)化軟件程序，是基于桌面記錄的自動(dòng)化軟件，它可以通過(guò)理解已有的應(yīng)用和用戶(hù)界面使用，能夠基于明確規(guī)則的常規(guī)，模擬人機(jī)交互工作，并進(jìn)行自動(dòng)校驗(yàn)和流程檢查。更直觀的說(shuō)，就是模擬人的操作行為，完成在電腦上的大量重復(fù)性、定義清晰、有固定邏輯的很少有意外情況的工作，進(jìn)行跨多平臺(tái)多系統(tǒng)的交互工作并自動(dòng)檢查保證不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。人工一天上班8 個(gè)小時(shí)，還要節(jié)假日休息，人工成本高，而且容易疲勞出錯(cuò)，RPA 可以7*24H*365 天無(wú)間隙工作。RPA 適用于高重復(fù)性、邏輯確定并且人工交互頻次相對(duì)較低的流程，可以輔助財(cái)務(wù)人員完成交易量大、重復(fù)性高、易于標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，優(yōu)化財(cái)務(wù)流程、提高業(yè)務(wù)處理效率和質(zhì)量。財(cái)務(wù)中使用的場(chǎng)景有智能對(duì)賬（銀行對(duì)賬單與日記賬核對(duì)，并生成余額調(diào)節(jié)表，發(fā)送對(duì)賬結(jié)果給財(cái)務(wù)人員郵箱），自動(dòng)開(kāi)票，審核報(bào)銷(xiāo)，報(bào)表、報(bào)告生成等各個(gè)交易量大而且固定的工作，企業(yè)可以根據(jù)需求配置多個(gè)機(jī)器人，并可以自行根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行調(diào)整。

四、結(jié)束語(yǔ)

未來(lái)，在新技術(shù)驅(qū)動(dòng)下，不可置疑財(cái)務(wù)將實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。業(yè)務(wù)模式在變，新技術(shù)也在不斷迭代更新，財(cái)務(wù)人員的工作也在變化。財(cái)務(wù)基礎(chǔ)的出納支付、會(huì)計(jì)入賬、簡(jiǎn)單報(bào)稅、簡(jiǎn)單報(bào)表生成等標(biāo)準(zhǔn)化、重復(fù)性工作將逐漸由機(jī)器人代替，轉(zhuǎn)向投入到財(cái)務(wù)預(yù)算的溝通與協(xié)調(diào)、稅收籌劃、投融資等更有價(jià)值的管理工作中去。智能時(shí)代，財(cái)務(wù)人員需要具備6 方面特長(zhǎng)：精通會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，進(jìn)行制度設(shè)計(jì)；內(nèi)部控制專(zhuān)家（包括內(nèi)部控制和外部風(fēng)險(xiǎn)防范）；投融資和并購(gòu)專(zhuān)家；稅務(wù)管理專(zhuān)家，熟悉所在地區(qū)的稅務(wù)管理；流程管理專(zhuān)家（流程再造，對(duì)接業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)）；信息化系統(tǒng)的專(zhuān)家，懂人工智能知識(shí)。這需要財(cái)務(wù)人員要站在業(yè)務(wù)端、全局的角度，打破慣性思維，建立多元化、全局視野，充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段，提升財(cái)務(wù)的整體價(jià)值。財(cái)務(wù)人員必須要有渴望進(jìn)步、渴望成長(zhǎng)的自我動(dòng)力，不斷的學(xué)習(xí)、適應(yīng)和調(diào)整，與時(shí)代共進(jìn)步。