強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理的實(shí)踐與思考

蘇學(xué)云 北京北方生物技術(shù)研究所有限公司

企業(yè)登記檔案在登記過程中有不同的登記形式，有文字類、圖表類、音頻影像類等。在當(dāng)下快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會中，企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)出數(shù)量激增、頻繁使用、其管理的動(dòng)態(tài)化等等一系列的特點(diǎn)。越來越多的企業(yè)進(jìn)行開辦、變更企業(yè)法人等登記，增加了企業(yè)登記檔案的數(shù)量。由于企業(yè)名稱、經(jīng)營場地、企業(yè)經(jīng)營范圍、法人、股東、注冊資本等企業(yè)必須的登記項(xiàng)目都是變化無常的，所以變更登記檔案的次數(shù)也越來越頻繁。如果企業(yè)轉(zhuǎn)換了經(jīng)營場地，那么原企業(yè)登記檔案還需要轉(zhuǎn)移到新的登記機(jī)關(guān)處。對此，本文將對強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理的實(shí)踐加以分析和思考。

一、企業(yè)登記檔案管理的實(shí)踐

（1）規(guī)范企業(yè)登記檔案管理制度。企業(yè)登記檔案屬于市場監(jiān)督管理局的重要業(yè)務(wù)檔案，理應(yīng)建立一個(gè)規(guī)范制度。以蕭山為例，在2016 年，區(qū)市場監(jiān)督管理部門根據(jù)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》制定了企業(yè)登記檔案資料查詢、檔案移交、檔案整理等文件，并采購檔案服務(wù)、企業(yè)登記檔案整理服務(wù)等工作。同時(shí)還規(guī)定明確的檔案管理制度，從領(lǐng)導(dǎo)到基層的每一位工作人員，都必須貫穿落實(shí)檔案管理制度，保證管理制度的有效實(shí)施。

（2）合理且充分的使用企業(yè)登記檔案影像系統(tǒng)。2003 年的蕭山企業(yè)就已經(jīng)全面展開了數(shù)字化掃描工作，通過科學(xué)方法進(jìn)行企業(yè)登記檔案的整理等工作。2016 年，杭州市場監(jiān)督管理部門引進(jìn)影像登記應(yīng)用軟件，收集原分散在各個(gè)地方的企業(yè)登記檔案統(tǒng)一歸于市局進(jìn)行保存。市場監(jiān)督管理部門把掃描的檔案信息上傳到云文檔中，同時(shí)其他地方企業(yè)登記檔案管理部門也能夠查看檔案資源，與之資源共享，使各個(gè)部門連接起來，共同服務(wù)廣大群眾。

（3）便于企業(yè)登記檔案資料查詢。2019年市場監(jiān)督管理部門在辦事處開通了便民服務(wù)，在辦事大廳中安裝了臺式自助查詢機(jī)，里面是通過文件掃描技術(shù)、影像存檔等科學(xué)技術(shù)儲存的企業(yè)登記檔案，在辦事大廳中還配有專門的指導(dǎo)人員，辦事人員可以用過自助查詢機(jī)進(jìn)行企業(yè)檔案查詢等業(yè)務(wù)。這樣不僅方便群眾，還提高了辦事人員的工作效率。

（4）協(xié)調(diào)企業(yè)登記檔案的工作機(jī)制。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于企業(yè)登記檔案的重視，在每年年初年末總結(jié)中將企業(yè)發(fā)展情況登記入企業(yè)檔案，并按要求聽從上級管理部門的指導(dǎo)意見。在企業(yè)工作經(jīng)營時(shí)，積極收集信息，增加檔案整理頻率，定期核對檢查檔案信息。將檔案管理工作列為企業(yè)重要項(xiàng)目，認(rèn)真且嚴(yán)肅對待檔案管理工作。

（5）培訓(xùn)專業(yè)工作人員，建立考核制度。培訓(xùn)專業(yè)的檔案收集整理工作人員，并設(shè)立工作考核制度，加強(qiáng)企業(yè)登記檔案管理人員的思想重視。激勵(lì)員工仔細(xì)認(rèn)真的進(jìn)行檔案整理工作，有利于檔案整理的規(guī)范性。整理企業(yè)登記檔案并非輕松工作，工作力度甚至?xí)绕匠９ぷ髁Χ壬杂性黾?。因此，企業(yè)需要培訓(xùn)專門工作人員，來確保企業(yè)登記檔案工作管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

二、強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）確保檔案管理的安全性

強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理，首先要確保檔案資料的安全性。企業(yè)登記檔案同個(gè)人檔案都是屬于機(jī)密性文件，不允許泄露檔案文件等此類事件的發(fā)生?？梢允褂枚喾N手段來確保企業(yè)登記檔案的安全性，如安全瀏覽技術(shù)，防止在查閱檔案時(shí)瀏覽器遭到非法入侵而導(dǎo)致的檔案泄露，還可以使用數(shù)據(jù)加密的手段，來確保企業(yè)登記檔案的安全性，使企業(yè)和公眾都能夠放心使用。除此之外，根據(jù)不同的用戶類型設(shè)置權(quán)限，不同類型檔案建立不同的權(quán)限，讓用戶類型與檔案分類一一對應(yīng)，也是保護(hù)檔案管理的有效措施。

（二）設(shè)立電子檔案管理，讓企業(yè)登記檔案電子化工作

為了方便群眾和企業(yè)，2017 年浙江省開展了電子化登記企業(yè)檔案工作，在政府部門的大力宣傳下，電子化申報(bào)的申請人越來越多，結(jié)合線上和線下雙進(jìn)行的工作方法，部分申請人也可以選擇進(jìn)行窗口登記。這樣也便于一些對電子產(chǎn)品還不太了解的中老年人進(jìn)行企業(yè)登記。這種線上線下相結(jié)合的服務(wù)方式，提高了辦事效率，也得到了廣大群眾的一致好評。由于新模式的廣泛傳播，對電子化檔案登記整理也有了新的管理規(guī)范要求。首先要明確電子檔案信息，保證其完整性、真實(shí)性，并且檔案的可信度高，可用性強(qiáng)，不存在造假夸大等虛假信息。其次就是在電子檔案逐漸廣泛的同時(shí)，紙質(zhì)化檔案也應(yīng)按照規(guī)范進(jìn)行保存，延續(xù)企業(yè)登記檔案里的內(nèi)容資料。

（三）增加檔案管理的流動(dòng)性

由于檔案變動(dòng)反復(fù)無常，流動(dòng)性較強(qiáng)，企業(yè)登記檔案的管理也是一個(gè)流動(dòng)的過程。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，對每一分檔案進(jìn)行歸納分類，及時(shí)將需遷移的檔案進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移工作。對于借閱人員，要嚴(yán)格執(zhí)行借閱手續(xù)的辦理工作，并且時(shí)刻提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案，加強(qiáng)對“出了門”的檔案的監(jiān)督和管控。對于超時(shí)未歸還檔案人員，理應(yīng)進(jìn)行通知并且根據(jù)其超過時(shí)限進(jìn)行相應(yīng)的辦法措施處罰。有必要時(shí)需要進(jìn)行強(qiáng)制收回，在查看檔案的完整性后再進(jìn)行檔案入庫。

三、結(jié)束語

企業(yè)登記檔案是每一家企業(yè)必須經(jīng)過的步驟，面對著這些爆發(fā)式激增的檔案文件，管理手段也需改進(jìn)和優(yōu)化。想要改革好企業(yè)登記檔案管理措施，除了要遵守政府工商管理部門的基本要求，企業(yè)也要不斷的自我優(yōu)化改革企業(yè)登記檔案管理辦法，增強(qiáng)企業(yè)登記檔案管理意識，更好的去配合監(jiān)管部門工作，才能使企業(yè)能夠的經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步增加。在信息化高度發(fā)展的現(xiàn)在，加強(qiáng)企業(yè)登記檔案管理，是企業(yè)的首要目標(biāo)，也是企業(yè)發(fā)展水平的基礎(chǔ)衡量，通過對企業(yè)登記檔案的實(shí)踐和思考，來提升企業(yè)的檔案管理水平，發(fā)揮企業(yè)登記檔案的價(jià)值，擴(kuò)大企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。