以工程檔案依法管理保障武都引水工程建設(shè)管理

雷 強

(四川省綿陽武都引水工程建設(shè)管理局，四川 綿陽，621000)

1 工程檔案依法管理的意義

水利工程建設(shè)作為國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容之一，是國家戰(zhàn)略基礎(chǔ)投入，在改善水生態(tài)環(huán)境、提高水資源利用效率和水平、促進工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和調(diào)節(jié)區(qū)域水資源平衡等方面具有重要作用。水利工程建設(shè)是一項長期復(fù)雜系統(tǒng)工程，建設(shè)周期長，投資大，涉及范圍廣。工程檔案的依法收集整編和依法管理不單關(guān)系工程按照設(shè)計規(guī)范和要求完成竣工驗收、投入正式運行，更關(guān)系工程后期運行維護、依法管理維權(quán)等。因此，工程檔案的依法管理是水利工程依法管理的保障和基礎(chǔ)。

2 工程檔案依法管理工作實踐

武都引水工程，是四川省第二大灌溉水利工程，四川“五橫六縱”調(diào)水規(guī)劃的大型骨干水利工程，以防洪、灌溉為主，兼有城鄉(xiāng)供水、生態(tài)環(huán)保等功能。工程控灌綿陽、遂寧、廣元和南充4市11縣(區(qū)市)，灌面30.65hm2，受益人口700余萬。工程1988年全面開工建設(shè)至今，工程檔案與工程建設(shè)同步，現(xiàn)存有文書檔案6838卷，共計17671件；工程航測圖4500張；會計檔案共計3672卷；一期工程竣工檔案939卷，科技檔案1662卷，底圖2794張；下屬武都水庫管理中心存有武都水庫工程檔案10748卷，2018年通過竣工檔案專項驗收。二期灌區(qū)在建期間工程檔案由現(xiàn)場項目部負(fù)責(zé)收集，實行年度檢查審核制度；一期灌區(qū)各管理單位設(shè)檔案室負(fù)責(zé)本單位文書及零星工程檔案管理，接受局檔案室指導(dǎo)監(jiān)督。根據(jù)實際需要，我單位機關(guān)檔案室面積近600m2，按照專業(yè)分級設(shè)置文書、會計、工程檔案分類保存，實行紙質(zhì)、電子同步錄入存檔、查詢和統(tǒng)計。目前，管理局檔案管理和下屬沉抗水庫管理處達到省一級標(biāo)準(zhǔn)，渠首處達到省二級標(biāo)準(zhǔn)。

2.1 重視檔案管理法律法規(guī)執(zhí)行

工程檔案管理政策性強，要求高，規(guī)范性強，武引檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和各級檔案行政主管部門制定的工作規(guī)范、條例。在四川范圍內(nèi)，依據(jù)《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法(試行)》《四川省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》《四川省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》和《四川省各級檔案館工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》。除上述法規(guī)外，水利部專門就水利工程檔案管理制定行業(yè)規(guī)定，有《水利檔案工作規(guī)定》和《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》。按照上級檔案管理法律法規(guī)，我單位通過制定了《檔案管理辦法》《工程檔案收集整理規(guī)定》《武引工程檔案工作規(guī)定》《武引檔案管理制度》等規(guī)范文件，確保了武引工程檔案管理的規(guī)范化。

2.2 重視檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)培養(yǎng)

檔案管理的重要抓手在于人才隊伍建設(shè)，建立符合工作需要的檔案專業(yè)技術(shù)隊伍。在具體工作中，我單位一是堅持人員培訓(xùn)培養(yǎng)“向前看”，即在工程建設(shè)期間即重視檔案人員培養(yǎng)，從年輕職工中選拔優(yōu)秀人員全程參與工程建設(shè)檔案資料收集，在工程現(xiàn)場組建資料室，作為檔案人員培養(yǎng)的第一站，為后期工程竣工檔案整編奠定人才基礎(chǔ)；二是堅持人員培訓(xùn)培養(yǎng)“向外走”，建立與省、市檔案部門長期業(yè)務(wù)聯(lián)系合作，定期組織內(nèi)部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選派檔案人員參加國家、省、市舉辦的各類檔案專題培訓(xùn)班、研討會和現(xiàn)場實踐，使檔案人員了解和熟悉行業(yè)動態(tài)，為全面高效開展工作打下堅實基礎(chǔ)；三是堅持人員培訓(xùn)培養(yǎng)“向內(nèi)看”，充分整合檔案專業(yè)技術(shù)人才優(yōu)勢資源，開展有效的“傳幫帶教”工作，每年定期組織在系統(tǒng)內(nèi)開展業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)、交流檢查，每年下屬單位檔案管理人員集中到機關(guān)檔案室開展業(yè)務(wù)突擊，在具體操作過程中提升業(yè)務(wù)能力。與此同時，機關(guān)檔案室認(rèn)真組織各單位橫向交流，通過集中辦公、集中檔案整編等，既做到了練兵，又加強了業(yè)務(wù)知識傳授，確保了業(yè)務(wù)人才的持續(xù)穩(wěn)定。

2.3 重視檔案管理規(guī)范化建設(shè)

依照《檔案法》《檔案法實施辦法》和《四川省檔案管理條例》等法律、法規(guī)，不斷強化機關(guān)檔案工作，加大對下屬單位和工程建設(shè)管理單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督力度，開展文書立卷“當(dāng)年清”工作，對上年度形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時，我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。結(jié)合實際，制定了《武引局檔案管理制度》，指定專人負(fù)責(zé)管理，做到隨辦隨歸，開口管理。制度管理上做到了嚴(yán)格管理，規(guī)范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。武引對各類檔案的建立，堅持“四個統(tǒng)一”，即明確統(tǒng)一的檔案盒、統(tǒng)一的檔案袋、統(tǒng)一編碼和代碼、統(tǒng)一檔案柜。為了依法、規(guī)范、有序地整合檔案資源建設(shè)，對檔案的收集，武引確定專人嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行核查把關(guān)，凡不符合規(guī)定要求的檔案一律不得歸檔，并按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行重新整理；凡符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)歸檔的檔案，按檔案類別規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)注冊、編目，及時入庫上架。管理局對所有的信息檔案經(jīng)整理后，以電子文檔的形式歸檔，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。在調(diào)檔、更新、歸檔過程中，都使用計算機查詢，按照提示信息查閱，工作效率明顯提升。

2.4 重視檔案資料依法利用

檔案管理工作最終目的不是收集存檔，而是充分利用其服務(wù)性的特點，為工程建設(shè)服務(wù)。近年來，特別是工程建設(shè)后期，檔案的服務(wù)性體現(xiàn)的尤為明顯，為我單位工程建設(shè)管理、精神文明建設(shè)、土地確權(quán)劃界、房屋產(chǎn)權(quán)核定、法律訴訟等方面提供了可靠、有效的依據(jù)和憑證，獲得了巨大的經(jīng)濟和社會效益。在檔案利用服務(wù)上，我單位建立完善借查閱制度，出臺規(guī)范文件明確借查閱審批流程、時限、范圍等，杜絕了檔案資料流失、損壞，確保了檔案充分利用。在利用服務(wù)上，我單位堅持檔案服從服務(wù)工作大局原則，做到準(zhǔn)確完整提供，確保了武引工程建設(shè)和管理工作順利進行。2020年武引二期灌區(qū)江油中小工程境內(nèi)發(fā)生隧洞垮塌，時稱“5.22”事故，經(jīng)7天8小時救援，3名被困人員成功獲救。事后相關(guān)單位和人員受到不同程度追責(zé)問責(zé)。因我單位在事故處置和調(diào)查階段檔案資料準(zhǔn)確完整提供，特別是涉及安全生產(chǎn)監(jiān)管方面檔案完備，故最后免于追責(zé)問責(zé)；在沉抗水庫移民集體上訪問題處置中，通過完整利用檔案資料，揭示出移民全流程工作，妥善化解群眾疑慮，信訪問題得到妥善處置；在工程重大設(shè)計變更審批中，武引工程檔案完整提供設(shè)計、施工、監(jiān)理和現(xiàn)場檔案資料，為專家評審和上級審批提供了有力支撐，解決了武都水庫調(diào)概、移民資金使用、二期灌區(qū)重大項目設(shè)計變更等諸多問題。

2.5 重視檔案信息化建設(shè)

為適應(yīng)現(xiàn)代化辦公的需要，我單位在緊密結(jié)合日常辦公需求的基礎(chǔ)上，對武引工程網(wǎng)辦公系統(tǒng)功能進行了改進，增設(shè)了信息上報系統(tǒng)、公務(wù)交辦系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)、緊急公文系統(tǒng)、資料管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等，全方位保障了各項工作的有效開展。同時，預(yù)留各單位靈活配置的空間，可根據(jù)單位的需求對流程和事務(wù)進行定制，開發(fā)適合本單位需求的業(yè)務(wù)流程。為保證公務(wù)辦理中信息的安全和保密的要求，新平臺采用專網(wǎng)運行的方式，要求統(tǒng)一接武引工程網(wǎng)，實行專人專機管理，并與互聯(lián)網(wǎng)和電子政務(wù)網(wǎng)進行嚴(yán)格的物理隔離，杜絕計算機在內(nèi)外網(wǎng)之間交叉使用，從技術(shù)上保證了系統(tǒng)運行的安全性，避免了泄密和安全事故的發(fā)生。

3 推進工程檔案依法管理的思考

3.1 樹立法治意識是前提

堅持依法治水管水的前提，就是必須堅持依法加強檔案管理。必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《水利檔案工作規(guī)定》，做好工程檔案前置，即在合同中向中標(biāo)單位約定檔案驗收、移交義務(wù)，在工程開工前落實檔案收集整理管理辦法和要求；做好工程檔案過程監(jiān)管，即對合同、變更協(xié)議、證照等實行上交備案制度，對年度檔案整理情況斗硬考核檢查；做好工程檔案驗收，即按規(guī)定組織工程檔案驗收，進行專項移交及存檔保管。

3.2 強化組織領(lǐng)導(dǎo)是核心

檔案管理在于常態(tài)化，大量工作在平時。要建立完善工作組織領(lǐng)導(dǎo)體系，明確責(zé)任和職責(zé)，做到有人負(fù)責(zé)，有人管理；實行檔案工作目標(biāo)考核，納入年度工作目標(biāo)同部署、同檢查、同考核，杜絕重建設(shè)推進、輕檔案管理；切實加大人員、設(shè)備和管理投入，組織抓好人員日常培訓(xùn)和檔案法規(guī)、保密制度教育，強化管理工作達標(biāo)驗收，按規(guī)范抓好檔案管理。

3.3 加強隊伍建設(shè)是基礎(chǔ)

鼓勵檔案管理人員加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)提高，多提供檔案管理人員參與全局性工作的機會，采取對外交流、對上學(xué)習(xí)、對下培訓(xùn)的方式選拔提高管理人員職業(yè)能力。每年，我單位均組織安排、聘請檔案專家對武引系統(tǒng)檔案人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，積極派出檔案管理人員參加省、市業(yè)務(wù)主管單位組織的各類業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，支持檔案室人員與上級業(yè)務(wù)主管單位的專家老師進行聯(lián)系溝通。

3.4 嚴(yán)格制度執(zhí)行是保障

我單位檔案嚴(yán)格按照“三同步”(工程設(shè)計與檔案工作同步；工程施工與檔案工作同步；工程竣工驗收與檔案工作交付驗收同步)要求，實行全過程跟蹤管理。局檔案室按要求建立健全了檔案保密、利用、保管、借查閱等制度，做到檔案制度上墻管理。針對外單位人員如監(jiān)理、施工等單位人員前來借查閱相關(guān)項目檔案，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。

3.5 創(chuàng)新檔案管理載體是舉措

隨著科學(xué)技術(shù)不斷進步，我單位檔案工作除做好常規(guī)化管理之外，不斷加快數(shù)字化檔案建設(shè)。2012年開始，我單位文書檔案實現(xiàn)全數(shù)字化管理，項目檔案通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)過程處理全部程序化，針對目前在建的武引二期灌區(qū)金峰水庫工程，我單位投入資金十幾萬，購入全數(shù)字高清視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對施工全過程實現(xiàn)24h監(jiān)控，監(jiān)控數(shù)據(jù)刻錄成碟，以此作為電子檔案的一項重要內(nèi)容永久保存，不僅多形式多角度地監(jiān)督了工程建設(shè)過程，還進一步確保了項目實物檔案和數(shù)字化檔案同步建設(shè)。

4 結(jié)語

工程建設(shè)單位工程檔案、文書檔案和會計檔案等的依法管理，是工程建設(shè)和運行管理依法進行的重要保障。只有嚴(yán)格執(zhí)行項目建設(shè)檔案法律法規(guī)，從根本上落實依法建檔歸檔制度措施，并切實加強后期檔案依法管理和利用，才能有力維護項目建設(shè)的嚴(yán)肅性、規(guī)范性，促進項目和工程依法建設(shè)、依法運行、依法管理。