如何做好國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案的管理工作

文/劉 葭

國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案是檔案的重要資源。如何做好國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案的管理，確保其安全與有效利用，實(shí)為企業(yè)保密和檔案管理工作的重要內(nèi)容。本文從分析國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理現(xiàn)狀入手，提出了搞好國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理的舉措

國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案是國(guó)企在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，形成的涉及一些企業(yè)或者國(guó)家秘密的具有保存和參考價(jià)值的資料，涉密檔案的安全，涉及國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息和商業(yè)機(jī)密，事關(guān)企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，做好國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案的管理，確保企業(yè)和國(guó)家密級(jí)信息的安全，是企業(yè)保密和檔案管理工作的重要內(nèi)容，萬(wàn)萬(wàn)不可掉以輕心。

一、國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理現(xiàn)狀

近些年來(lái)，特別是黨的十八大以來(lái)，國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案的管理，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，總體來(lái)講，其管理水平有了長(zhǎng)足的進(jìn)步與提升。然而當(dāng)前，面對(duì)新時(shí)代、新形勢(shì)、新任務(wù)的總體要求，國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理的現(xiàn)狀尚不盡人意，其問(wèn)題主要表現(xiàn)在：

一是國(guó)有企業(yè)對(duì)密級(jí)檔案管理重視程度不夠。企業(yè)所處的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，重發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，輕檔案管理和安全保密的現(xiàn)象較為普遍，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者到普通工作人員，甚至是檔案管理人員對(duì)密級(jí)檔案的重視程度不夠、保密意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為密級(jí)檔案與普通檔案一起保管即可；有的一般工作人員認(rèn)為密級(jí)檔案的保管是檔案管理人員的事情，與自己沒有關(guān)系；有的員工甚至對(duì)檔案內(nèi)容比較感興趣，對(duì)所了解到的敏感信息缺乏保密意識(shí)，在不經(jīng)意間泄露。泄密事件大多發(fā)生在無(wú)意之中，分析原因大多數(shù)都是與涉密者缺乏保密意識(shí)有關(guān)，如在使用U盤或談話中，不經(jīng)意外泄秘密信息，給企業(yè)、甚至給國(guó)家造成損失。

二是國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理硬件投入不夠。根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定，各單位必須建設(shè)獨(dú)立的檔案庫(kù)房，作為維護(hù)檔案安全的物理屏障。檔案庫(kù)房的管理，是密級(jí)檔案管理的重點(diǎn)，但是現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)并沒有重視檔案庫(kù)房的管理，甚至以地域限制，辦公場(chǎng)所不夠?yàn)橛?，沒有設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，還有的單位將檔案資料直接存于檔案管理人員辦公室，或者將檔案庫(kù)房和閱覽室、辦公室“三室合一”使用，保證檔案存儲(chǔ)安全應(yīng)該配備的“八防”設(shè)施配備不齊全，或干脆沒有，大大降低了檔案管理的安全性，增加了密級(jí)檔案的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

三是國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理制度不健全。國(guó)有企業(yè)一般涉密檔案數(shù)量不多，對(duì)涉密檔案的重視程度不夠，密級(jí)檔案管理制度不完善，甚至沒有相應(yīng)的管理制度，使工作人員對(duì)涉密文件和涉密檔案在流轉(zhuǎn)和管理方面沒有標(biāo)準(zhǔn)可參考，沒有制度可遵守，對(duì)于涉密文件和涉密檔案的管理自然就比較松散，不僅沒有獨(dú)立的保險(xiǎn)柜存放，和普通文件、檔案放在一起保管，甚至可以不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，隨意拿出來(lái)使用，這樣的管理方式，大大增加了涉密信息外泄的可能性，對(duì)企業(yè)和國(guó)家在信息保密方面都存在安全隱患。

四是國(guó)有企業(yè)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)配合不到位。涉密文件材料從收文流轉(zhuǎn)到歸檔管理，并不僅僅只在某一個(gè)部門，有時(shí)會(huì)涉及兩個(gè)或多個(gè)部門。這樣在管理檔案工作中，就可能存在部門之間不協(xié)調(diào)、不配合的情況，如，個(gè)別部門出于方便使用，將涉密文件材料留存于手邊不整理歸檔；以工作繁忙為由，不及時(shí)整理歸檔，將文書檔案歸檔長(zhǎng)時(shí)間拖延；調(diào)閱檔案資料時(shí)，以緊急為由，不履行調(diào)閱手續(xù)；還有借閱檔案不按時(shí)歸還等等，這些現(xiàn)象都是違反檔案管理規(guī)定的，不利于檔案資料的安全和保密。

二、做好國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理工作的措施

客觀現(xiàn)實(shí)表明，做好國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案管理工作無(wú)論對(duì)企業(yè)的發(fā)展，還是對(duì)檔案管理水平的提升都非常重要。為此，提出以下有效措施：

一是加強(qiáng)密級(jí)檔案保密宣傳工作，提升員工保密意識(shí)。企業(yè)管理人員要不斷增強(qiáng)做好密級(jí)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)檔案保密宣傳工作的力度，積極組織企業(yè)員工學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，尤其是檔案和保密業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，是加強(qiáng)檔案保密建設(shè)的客觀要求，要將檔案保密教育工作常態(tài)化，經(jīng)常在各種會(huì)議，不同場(chǎng)合，強(qiáng)調(diào)檔案保密工作，宣講保密法律法規(guī)，告誡每位員工檔案保密的重要性，講明泄密的危害和后果，增強(qiáng)每位員工的檔案保密意識(shí)，堅(jiān)決防止和克服僥幸心理，杜絕無(wú)意識(shí)泄密，只有從思想上和行動(dòng)上都高度重視，才能做好密級(jí)檔案管理工作。

二是完善密級(jí)檔案管理制度建設(shè)，將保密責(zé)任落到實(shí)處。密級(jí)檔案的管理對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，國(guó)有企業(yè)必須建立完整的密級(jí)檔案管理制度，以確保密級(jí)檔案管理工作有章可循。如：“密級(jí)檔案管理辦法”“總部檔案室保密管理制度”“密級(jí)檔案調(diào)閱制度”等管理制度，密級(jí)檔案管理制度應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行。企業(yè)還要制定“企業(yè)員工保密守則”，從領(lǐng)導(dǎo)到員工均應(yīng)簽訂保密責(zé)任書，明確各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、員工的保密責(zé)任，企業(yè)負(fù)有監(jiān)督、考核和追究的責(zé)任，確保涉密檔案從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到歸檔移交各個(gè)環(huán)節(jié)操作規(guī)范，保證密級(jí)檔案安全不泄密。如筆者所在的陜西地礦集團(tuán)有限公司將集團(tuán)總部可能接觸到密級(jí)文件和檔案的領(lǐng)導(dǎo)、員工，根據(jù)接觸密級(jí)文件、檔案程度的不同，劃分不同的涉密等級(jí)，并簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任擔(dān)當(dāng)，確保密級(jí)文件和檔案的安全，這種做法很好，應(yīng)予堅(jiān)持與效仿。

三是規(guī)范密級(jí)文件流轉(zhuǎn)程序，為密級(jí)檔案管理打好基礎(chǔ)。根據(jù)筆者多年管理文書檔案的經(jīng)驗(yàn)，深感文件材料前期的收文流轉(zhuǎn)工作對(duì)文件材料的收集整理歸檔工作的重要性，如果文件材料前期流轉(zhuǎn)比較混亂，后期收集整理歸檔文件材料，將會(huì)遇到收發(fā)文不在一個(gè)部門、有請(qǐng)示找不到批復(fù)、有報(bào)告找不到通知等一系列問(wèn)題，致使檔案收集不全，影響檔案的完整性，從而降低檔案的利用價(jià)值。而密級(jí)文件，因其本身的特殊性，更需要做好前期的收文流轉(zhuǎn)工作，才不會(huì)導(dǎo)致密級(jí)文件在流轉(zhuǎn)、辦理、整理歸檔階段，發(fā)生遺漏和泄密情況。筆者所在的陜西地礦集團(tuán)有限公司為了更好的加強(qiáng)密級(jí)文件的管理工作，規(guī)定密級(jí)文件只能從行政文書和黨委文書兩個(gè)渠道收文流轉(zhuǎn)，如遇到需要辦理的密級(jí)文件，則將密級(jí)文件暫簽主辦部門，由主辦部門負(fù)責(zé)保管承辦該密級(jí)文件，待辦理完成后，將密級(jí)文件和辦理件一并歸還收文部門，由行政或黨委部門立卷人員保管，待第二年歸檔季一并整理歸檔。這樣的流轉(zhuǎn)方式，確保密級(jí)文件從收文到歸檔的過(guò)程中，不會(huì)發(fā)生遺漏、丟失、泄密等情況；并且每一步都有明確的責(zé)任者，此種做法簡(jiǎn)潔有效，責(zé)任分明，步步到位，環(huán)環(huán)緊扣，這樣對(duì)密級(jí)文件的保護(hù)十分有利。

四是加強(qiáng)密級(jí)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為密級(jí)檔案管理提供保障。檔案庫(kù)房管理是密級(jí)檔案管理的重點(diǎn)，要管理好涉密檔案，必須建設(shè)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，才能為密級(jí)檔案提供重要的基礎(chǔ)保障。檔案庫(kù)房首先要按國(guó)家規(guī)定獨(dú)立設(shè)立，與辦公室、閱覽室完全區(qū)分開，面積要結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要，滿足檔案儲(chǔ)備的增加需求，并且要配備完整“八防”設(shè)備，保證檔案有最適合的存放條件，確保檔案能得到有效防護(hù)；其次，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，配備專人管理，禁止無(wú)關(guān)人員入內(nèi)，才能確保檔案保密工作有效進(jìn)行；再次，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)要將密級(jí)檔案和非涉密檔案分開保管，按國(guó)家規(guī)定，配備帶鎖的移動(dòng)密集檔案架，或帶密碼鎖的鐵質(zhì)保險(xiǎn)柜，單獨(dú)存放密級(jí)檔案，確保密級(jí)檔案的安全；最后，要定期清點(diǎn)核對(duì)密級(jí)檔案的數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和清除檔案庫(kù)房中的安全隱患，確保密級(jí)檔案的安全。

五是提升檔案管理人員素質(zhì)，確保密級(jí)檔案管理安全可靠。檔案管理人員作為密級(jí)檔案管理的主體，其政治素質(zhì)和管理能力是保證密級(jí)檔案安全的關(guān)鍵。首先，檔案管理人員要有高度的政治素質(zhì)和保密意識(shí)，密級(jí)檔案涉及企業(yè)和國(guó)家秘密，企業(yè)檔案管理人員可以接觸到最核心的密級(jí)檔案，他們的保密意識(shí)強(qiáng)弱和政治責(zé)任感，直接決定密級(jí)檔案的安全程度；其次，檔案管理人員要有過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)，熟悉密級(jí)檔案管理工作的各項(xiàng)法規(guī)和規(guī)定，熟悉檔案管理工作業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行符合本企業(yè)情況的密級(jí)檔案管理制度，確保企業(yè)密級(jí)檔案的安全；最后，保證檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定性，檔案管理人員是密級(jí)檔案的最直接接觸者，如果頻繁更換檔案管理人員，等于增加密級(jí)檔案閱覽率和泄密風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)密級(jí)檔案管理人員應(yīng)該保持相對(duì)穩(wěn)定，如簽訂最低服務(wù)年限，最大限度的保證管理人員的穩(wěn)定，有利于密級(jí)檔案安全。

綜上所述，國(guó)有企業(yè)密級(jí)檔案的管理工作非常重要。可是時(shí)下仍存在一定的問(wèn)題，為確保國(guó)有企業(yè)又快又好的發(fā)展，必須高度重視密級(jí)檔案管理工作，采取有效措施提升密級(jí)檔案管理水平，使企業(yè)、國(guó)家機(jī)密得到有效保護(hù)，方能為國(guó)有企業(yè)的安全穩(wěn)步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。