淺析核電廠生產(chǎn)運行階段文件管理標準體系優(yōu)化

文/姚彥通

在核電廠建設(shè)與生產(chǎn)運行階段，會產(chǎn)生大量的文件，這些文件在核電廠各項生產(chǎn)活動中發(fā)揮著重要的作用，是檔案管理的重要內(nèi)容。作為檔案管理重要內(nèi)容的核電廠生產(chǎn)運行階段的文件管理標準體系，是文件管理活動的“頂層設(shè)計”和“必要條件”。本文主要以國內(nèi)大型先進壓水堆核電廠生產(chǎn)運行階段的文件管理活動為對象，通過梳理和分析，結(jié)合核電廠文件管理實踐要求，提出應(yīng)該在文件分類體系、基準文件管理、生產(chǎn)活動記錄管理等方面制定幾項文件管理標準的建議，力求為構(gòu)建核電廠生產(chǎn)運行階段的文件管理標準體系提供參考

作為傳統(tǒng)文檔管理范疇的檔案管理，相關(guān)標準很多，標準體系比較完整，能夠滿足和指導(dǎo)核電廠檔案管理的需要。隨著我國核電事業(yè)的發(fā)展，研究如何對核電廠文件進行有效管控，梳理核電生產(chǎn)運行階段的文件管理標準，對核電廠來說是一項具有現(xiàn)實意義的工作。分析核電生產(chǎn)運行階段文件管理標準體系，必須基于核電廠生產(chǎn)運行的管理實踐和客觀要求，把文件管理內(nèi)容從檔案管理范疇獨立出來進行思考，如此才能保證建立的文件管理標準體系的明確、完整、系統(tǒng)和實用。

一、文件管理的主要內(nèi)容

結(jié)合核電廠生產(chǎn)運行的管理實踐，確立文件管理活動與內(nèi)容：

一是文件管理范圍。對核電生產(chǎn)運行階段的文件管理標準體系進行研究和分析，首先應(yīng)確定和建立文件管理的分類體系。核電生產(chǎn)運行階段的文件總體上可分為上游文件、生產(chǎn)文件、項目文件、綜合職能文件，項目文件在項目竣工后可根據(jù)生產(chǎn)活動需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件。

文件的有效控制和規(guī)范管理，是核電廠安全運行的有效保障。因此，文件的有效性、規(guī)范性在核電生產(chǎn)運行階段顯得特別重要，文件管控也成為文檔工作的主要內(nèi)容，而需要加強文件控制的這部分文件主要指與生產(chǎn)活動密切相關(guān)的生產(chǎn)文件。文件體系中的項目文件，指核電生產(chǎn)運行階段在基建、科研等項目活動中產(chǎn)生的文件，核電項目文件雖然進行文件階段的管控，但是主要根據(jù)檔案管理要求進行，同生產(chǎn)文件控制有很大的差別。上游文件和綜合職能文件，雖然屬于核電文件分類體系的一部分，但是在文件階段，也不需要同生產(chǎn)文件一樣進行文件控制，其主要根據(jù)檔案管理要求進行。因此，關(guān)于文件控制標準體系的研究內(nèi)容，主要基于核電生產(chǎn)文件的管理實踐和控制要求。

圖1 核電廠生產(chǎn)運行階段文件分類體系圖

二是文件管理主要活動。以國內(nèi)大型先進壓水堆核電廠的生產(chǎn)運行階段為調(diào)研對象，可初步確定核電廠生產(chǎn)運行階段的文件管理主要由文件分類體系管理、文件編碼管理、文件收發(fā)管理、電子文件管理、基準文件管理、生產(chǎn)活動記錄管理、生產(chǎn)技術(shù)文件管理、變更文件管理、設(shè)備文件管理、基建項目文件管理、科研項目文件管理、信息項目文件管理、對外服務(wù)文件管理等13項活動構(gòu)成。

二、文件管理標準的適用性分析

眾所周知，核能是我國一大重要的新型能源。作為核能重要的生產(chǎn)單位——核電廠，其科學(xué)安全運行是第一要務(wù)。其管控文件管理標準的制定與應(yīng)用，堪稱極為重要。下面對文件管理標準的實用性進行一些探索與分析：

一是文件管理標準的現(xiàn)狀

在我國各類文檔管理標準中，對核電生產(chǎn)運行階段文件管理體系和具體管控要求涉及的不多，沒有形成具體、完整的文件管理標準體系。通過梳理和分析，與核電生產(chǎn)運行階段的文件管理有關(guān)聯(lián)的主要標準列表如表一。

二是文件管理活動與現(xiàn)有標準的對應(yīng)關(guān)系

對核電生產(chǎn)運行階段文件管理的各項活動與國內(nèi)現(xiàn)有的文件管理相關(guān)標準的對應(yīng)關(guān)系進行了整理，見表二。

三、文件管理標準體系分析與建議

通過梳理和分析可以看出，在核電廠生產(chǎn)運行階段的文件管理與控制方面缺乏有針對性的、明確的標準，尤其是對核電廠生產(chǎn)文件從體系建立、文件編制、升版修訂、使用保管等方面的管理控制，尚不全面也不成體系。如何建立核電廠管理標準體系，筆者通過分析提出以下建議：

建議一，關(guān)于核電廠生產(chǎn)階段文件分類體系與管理要求

核電廠文件數(shù)量巨大，種類繁多，進入生產(chǎn)運行階段后，文件管理變得更加復(fù)雜，既有大量工程期間形成的“工程文件”，又有生產(chǎn)運行期間不斷產(chǎn)生的“生產(chǎn)文件”。對于核電廠生產(chǎn)運行階段文件管理而言，明確文件總體分類體系及管理范圍，明確具體的管理要求，是實施核電廠生產(chǎn)運行階段文件有效管理的前提和基礎(chǔ)?！禢B/T20313-2014核電廠運行文件體系》，只規(guī)定了核電廠生產(chǎn)文件的種類、編制原則、管理內(nèi)容等，對項目文件和綜合職能文件的種類、范圍和層級關(guān)系等沒有規(guī)定，因此，對于核電廠生產(chǎn)運行階段的文件分類體系、管理范圍、層級關(guān)系、管理要求等有必要制定明確的總體標準——核電廠生產(chǎn)階段文件分類體系與管理要求。

建議二，關(guān)于核電廠基準文件管理

基準文件是核電廠加強生產(chǎn)文件控制而產(chǎn)生的一種管理性的文件分類，由上層文件、管理程序、技術(shù)文件三種文件實體分類組成。基準文件在核電廠生產(chǎn)運行活動中長期發(fā)揮職能作用，具有很強的指令性和操作性?；鶞饰募苌龅墓芾砀拍畎堎|(zhì)受控文件（衛(wèi)星文件）和工作文件。紙質(zhì)受控文件指為方便生產(chǎn)部門實施現(xiàn)場生產(chǎn)活動，在核電廠現(xiàn)場指定地點保管的、用于產(chǎn)生工作文件的基準文件的復(fù)印件。工作文件是用于核電廠運行、試驗、維修等作業(yè)過程的文件。基準文件、紙質(zhì)受控文件、工作文件都是為滿足核電廠生產(chǎn)活動需要而對生產(chǎn)文件進行的一種管理性的、控制性的分類。

《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》，只對核電文件的管理職責(zé)、質(zhì)量要求、形成收集進行了總體的規(guī)定，缺少對基準文件管理的要求。因此，鑒于基準文件的管理特點和重要作用，有必要制定核電廠基準文件管理標準，對基準文件的管理范圍、管理要求、利用方式進行具體的規(guī)定和明確。

表一

表二

建議三，關(guān)于核電廠生產(chǎn)活動記錄管理

生產(chǎn)活動記錄是核電廠生產(chǎn)活動過程中產(chǎn)生的事務(wù)性文件、生產(chǎn)記錄和報告。事務(wù)性文件包括信函、會議紀要、商務(wù)文件。生產(chǎn)記錄指核電廠儀器設(shè)備根據(jù)系統(tǒng)設(shè)備運行自動記錄的原始信息和電站人員對生產(chǎn)活動進行的直接真實記載的信息。報告包括管理報告和技術(shù)報告，是指對原始記錄或生產(chǎn)管理工作加以分析總結(jié)，給出評價性的、結(jié)論性的總結(jié)信息，是記錄的一種表達方式。

核電廠生產(chǎn)活動記錄，在電站生產(chǎn)運行活動中發(fā)揮重要的憑證和查考價值作用，記錄著生產(chǎn)活動的意圖、思想、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗，是核電廠生產(chǎn)運行活動留下的信息財富和真實寫照。對生產(chǎn)活動記錄進行完整的收集和系統(tǒng)的管理，能夠為核電站的安全生產(chǎn)和創(chuàng)新發(fā)展提供證據(jù)和依據(jù)，是我國發(fā)展核電技術(shù)的原始材料，具有重要的戰(zhàn)略意義。核電廠對生產(chǎn)活動記錄采用文檔一體化的管理模式，其管理特點是在文件階段進行一定的文件控制，最終又進行歸檔管理形成檔案，管理重點是要保證文件的真實和完整，注重文件的收集、整理和歸檔。

《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》，缺少對生產(chǎn)活動記錄管理的具體要求。因此，為提升核電廠生產(chǎn)活動記錄的管理水平，有必要制定核電廠生產(chǎn)活動記錄管理標準，對生產(chǎn)活動記錄的分類體系、管理要求、利用方式進行規(guī)定和明確。

建議四，核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件管理

核電廠生產(chǎn)運行階段技術(shù)活動產(chǎn)生的技術(shù)文件，特點是指導(dǎo)電站安全可靠運行的所有技術(shù)活動，對技術(shù)路線、技術(shù)方法及總的技術(shù)要求進行明確。技術(shù)文件從內(nèi)容上講，一部分由工程技術(shù)文件轉(zhuǎn)化而來，一部分是根據(jù)生產(chǎn)運行活動需要而由核電運營者編寫。

核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件，需要對文件的規(guī)劃形成到生效發(fā)布直至失效作廢的全生命周期進行管理，需要對文件分類、編碼、模板、審批發(fā)布、利用等各管理環(huán)節(jié)進行控制。當(dāng)前，我國核電行業(yè)對生產(chǎn)技術(shù)文件進行先進性的管理控制，主要依靠文件控制系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)去實現(xiàn)。文件控制系統(tǒng)嵌入在核電廠生產(chǎn)管理系統(tǒng)之中，能實現(xiàn)生產(chǎn)技術(shù)文件“從生產(chǎn)技術(shù)活動中來，到生產(chǎn)技術(shù)活動中去”，能最大限度地滿足核電廠對技術(shù)文件的需求，從文檔管理角度講，能實現(xiàn)對文件的前端控制和全程管理。生產(chǎn)技術(shù)文件歸檔后又轉(zhuǎn)至檔案管理系統(tǒng)，這樣方能保證核電廠文檔管理體系和利用體系的完整性。

《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》缺少對生產(chǎn)技術(shù)文件管理的具體要求。因此，鑒于生產(chǎn)技術(shù)文件的重要性，有必要制定核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件管理標準，對其形成、分類、編碼、審批、利用等管理提出具體管控要求，并明確如何通過管理系統(tǒng)實現(xiàn)文件的前端控制和全程管理。

建議五，核電廠運行階段設(shè)備文件管理

核電廠生產(chǎn)運行階段在基建項目、設(shè)備采購、變更管理、信息系統(tǒng)建設(shè)等活動中產(chǎn)生的項目文件，在項目結(jié)束后可根據(jù)生產(chǎn)活動需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件，而對于設(shè)備采購中產(chǎn)生設(shè)備文件，這種特點尤為明顯。設(shè)備文件指在設(shè)備設(shè)計、制造、驗收過程中形成的與設(shè)備實體一致的、具有保存價值的文字、圖表、照片等各種形式載體的文件材料。主要由設(shè)備設(shè)計文件、設(shè)備制造完工文件、設(shè)備安裝及調(diào)試文件、監(jiān)造文件、開箱檢驗文件等組成。

設(shè)備文件在管理分類上屬于項目文件，主要依據(jù)檔案管理要求按照項目文件的管理方式進行管理，在內(nèi)容屬性上，項目結(jié)束后設(shè)備文件可根據(jù)生產(chǎn)活動需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件，內(nèi)容上又納入在生產(chǎn)文件中進行管理。和生產(chǎn)活動的密切相關(guān)，內(nèi)容上又具備生產(chǎn)文件屬性，決定設(shè)備文件單純依據(jù)檔案管理要求進行管理無法充分滿足核電廠對設(shè)備文件的管理和利用需求。

《GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《DA/T28-2018建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》三份標準，只規(guī)定了設(shè)備文件作為項目文件屬性的管理要求，缺少其作為生產(chǎn)文件屬性的管理規(guī)定。因此，鑒于設(shè)備文件的重要性和復(fù)雜性，有必要制定核電廠運行階段設(shè)備文件管理標準，對其管理內(nèi)容、要求、方法在生產(chǎn)文件屬性方面進行規(guī)定和明確。

建議六，核電廠運行階段變更文件管理

對于核電生產(chǎn)運行階段變更管理活動中產(chǎn)生的變更文件，在項目結(jié)束后也可根據(jù)生產(chǎn)活動需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件。為加強核電廠機組生產(chǎn)運行性能，必須不斷地對核電機組的構(gòu)筑物、系統(tǒng)、設(shè)備部件等進行實體或功能上的改變，從變更改造的申請、設(shè)計、實施到竣工關(guān)閉整個管理過程中，會產(chǎn)生大量的管理性文件、影響性文件和結(jié)果性文件，統(tǒng)稱為變更文件。

變更文件在管理分類上屬于項目文件，主要依據(jù)檔案管理要求按照項目文件的管理方式進行管理，在內(nèi)容屬性上，項目結(jié)束后變更文件可根據(jù)生產(chǎn)活動需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件，內(nèi)容上又納入在生產(chǎn)文件中進行管理。和生產(chǎn)活動的密切相關(guān)，內(nèi)容上又具備生產(chǎn)文件屬性，決定了變更文件單純依據(jù)檔案管理要求進行管理無法滿足核電廠對變更文件的管理和利用需求。

《GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《DA/T28-2018建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》三個標準，只規(guī)定了變更文件作為項目文件屬性的管理要求，缺少作為生產(chǎn)文件屬性的管理規(guī)定。因此，為提升核電廠生產(chǎn)階段變更文件的管理水平，有必要制定核電廠運行階段變更文件管理標準，對其管理內(nèi)容、要求、方法在生產(chǎn)文件屬性方面進行規(guī)定和明確。

總之，核電廠生產(chǎn)運行階段文件管理標準體系建設(shè)是一項長期的工作，是文件管理努力的重要方向。通過對文件管理標準體系的完善和構(gòu)建，以實現(xiàn)對核電廠文件管理活動的指導(dǎo)，強化文檔管理工作的價值，促使核電廠科學(xué)、安全、文明、有序的運行，為我國的核能源事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。