公立醫(yī)院職能科室績(jī)效考核檔案管理研究

黃路強(qiáng) 牡丹江市婦幼保健院

公立醫(yī)院是我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的主力軍，居于主體地位。但是從目前發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，醫(yī)療資源分布不均衡、過(guò)?；蚨倘钡那闆r比較明顯，醫(yī)院內(nèi)部資源也存在著無(wú)謂的耗用，缺乏有效的績(jī)效管理，將會(huì)使公立醫(yī)院經(jīng)營(yíng)受到嚴(yán)重影響。因此，建立現(xiàn)代醫(yī)院，需要重視績(jī)效考核制度，這是其發(fā)展的內(nèi)在要求，也是面臨的時(shí)代任務(wù)。公立醫(yī)院內(nèi)部崗位眾多，除各個(gè)科室等業(yè)務(wù)部門(mén)外，還存在眾多職能部門(mén)，職能部門(mén)的崗位工作內(nèi)容不同、管理權(quán)限不同、服務(wù)方向不同，很難有一個(gè)一致的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，這種狀況導(dǎo)致職能部門(mén)工作人員的積極性很難調(diào)動(dòng)起來(lái)，進(jìn)而影響到醫(yī)院未來(lái)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)[1]?？?jī)效檔案是指在績(jī)效管理過(guò)程中留下的歷史記錄，其具有很大的信息參考價(jià)值，尤其是對(duì)于職能科室而言。職能科室的崗位工作成果不容易量化，往往會(huì)成為醫(yī)院績(jī)效考核的盲區(qū)。而且職能科室有的居于特殊地位，比如黨辦、組織、人事等部門(mén)，績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)會(huì)出現(xiàn)傾斜的狀況。將績(jī)效檔案管理工作應(yīng)用到職能科室的績(jī)效考核管理當(dāng)中去，有助于對(duì)職能科室工作作出客觀的評(píng)價(jià)，并且通過(guò)溯源歷史的方式來(lái)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，對(duì)績(jī)效管理流程進(jìn)行優(yōu)化。本文基于上述分析，分析當(dāng)前公立醫(yī)院職能科室績(jī)效考核存在的不足之處，采用檔案管理手段和方法提出解決的策略。

一、公立醫(yī)院職能科室績(jī)效考核存在的不足

（一）職能科室崗位工作難以量化，客觀性不足

職能科室是指按照管理職能專業(yè)分工不同而設(shè)置的部門(mén)，其主要承擔(dān)的是管理任務(wù)，不同于業(yè)務(wù)部門(mén)，其工作質(zhì)量和數(shù)量較難通過(guò)量化的方式進(jìn)行評(píng)價(jià)，無(wú)法利用客觀數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。一般是以主觀評(píng)價(jià)為主，通用的考核指標(biāo)為“勞動(dòng)紀(jì)律”“工作滿意度”“任務(wù)完成及時(shí)性”等，大多為簡(jiǎn)單表述[2]，比如“工作滿意度良好”，客觀性明顯不足。

（二）績(jī)效考核受到人為因素制約，主觀性較大

職能部門(mén)在公立醫(yī)院中具有特殊性，比如黨辦、監(jiān)察、退管辦等擁有較大權(quán)力的部門(mén)，績(jī)效考核評(píng)分往往較高，這種情況的出現(xiàn)很大一部分是受到人為因素的影響，主觀性強(qiáng)，但還找不出反駁的理由。主觀意識(shí)隨意發(fā)揮，使得績(jī)效考核的作用得不到充分發(fā)揮。在實(shí)施KPI考核的績(jī)效考核中，負(fù)責(zé)人員對(duì)職能部門(mén)的工作不是十分的了解，在考核的過(guò)程中受到自身認(rèn)識(shí)和主觀性判斷的影響，在評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)中摻雜進(jìn)個(gè)人的好惡，這種情況將使得績(jī)效考核結(jié)果缺乏公 平性。

（三）不同職能部門(mén)崗位分工不同，公平性缺乏

職能部門(mén)的崗位分工不同，在績(jī)效考核中容易受到影響，明顯缺乏公平性。目前公立醫(yī)院各個(gè)科室的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)明確，基于各個(gè)科室的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)務(wù)科、質(zhì)檢科等與之接觸較為頻繁，其績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)受到多種因素的影響，在減分上空間余地大，所以盡管其身為職能部門(mén)，但是相對(duì)來(lái)講工作任務(wù)量化效果要明顯，其績(jī)效考核往往在下游。而黨辦、監(jiān)察等部門(mén)則完全處于一種定性評(píng)價(jià)的績(jī)效考核中，這是一種單一化的考核，再加上部門(mén)特殊性，評(píng)分情況很難客觀公正。有權(quán)力的職能部門(mén)評(píng)分就會(huì)高，反之則會(huì)偏低，盡管這種情況不能說(shuō)是絕對(duì)的，但是已經(jīng)成為一種普遍的現(xiàn)象，績(jī)效考核的公平性受到極大的影響。

（四）績(jī)效考核缺乏必要的溝通與反饋，公開(kāi)性缺乏

公立醫(yī)院早已經(jīng)建立的績(jī)效考核指標(biāo)，但是普遍存在的現(xiàn)象是，公立醫(yī)院設(shè)定的績(jī)效考核指標(biāo)并沒(méi)有經(jīng)過(guò)充分的討論，單純由負(fù)責(zé)部門(mén)制定出來(lái)。這種情況就導(dǎo)致某些績(jī)效指標(biāo)存在一定程度的不合理[3]。而績(jī)效考核的過(guò)程一般是采用追溯性評(píng)價(jià)方式，待一個(gè)考核周期結(jié)束的時(shí)候，績(jī)效評(píng)價(jià)主體與客體之間缺乏溝通，交流不順暢。對(duì)待有異議的問(wèn)題，沒(méi)有建立起充分的反饋制度，復(fù)議空白，這導(dǎo)致的后果是績(jī)效考核客體不認(rèn)同考核評(píng)價(jià)結(jié)果，或者是只能被動(dòng)接受。嚴(yán)重影響了績(jī)效考核客體的工作積極性，對(duì)于因績(jī)效考核而發(fā)現(xiàn)出的工作問(wèn)題不能及時(shí)糾正，對(duì)于因績(jī)效考核而發(fā)現(xiàn)出的成績(jī)不能及時(shí)表?yè)P(yáng)，工作干的缺乏激勵(lì)，不利于績(jī)效考核激勵(lì)作用的發(fā)揮。而造成這種局面的根源就是制定、評(píng)價(jià)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中不夠公開(kāi)、不夠透明所導(dǎo)致的。

（五）職能科室績(jī)效考核指標(biāo)未關(guān)聯(lián)，有效性不強(qiáng)

績(jī)效考核運(yùn)用得當(dāng)，能夠引導(dǎo)公立醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。但是從傳統(tǒng)績(jī)效考核指標(biāo)在很大程度上來(lái)講并未關(guān)聯(lián)到醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略。臨床業(yè)務(wù)科室多以用藥是否合理、費(fèi)用控制等為主，而職能科室作為醫(yī)院管理崗位部門(mén)，大多只是安排月度、季度、年終考核，對(duì)于未來(lái)長(zhǎng)期的發(fā)展涉及不到。而且傳統(tǒng)績(jī)效考核存在輕考核、重分配的問(wèn)題，甚至是拋棄考核的功用，進(jìn)行獨(dú)立的分配。這種情況下，各個(gè)職能科室“各自為戰(zhàn)”，醫(yī)院戰(zhàn)略方向得不到支持，醫(yī)院方面無(wú)法采取有效的措施，其有效性得到很大程度的缺失。

（六）績(jī)效考核規(guī)范和制度不健全，實(shí)用性較差

除了關(guān)聯(lián)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略難以有效施展作用外，傳統(tǒng)績(jī)效考核沒(méi)有規(guī)范的制度，對(duì)于職能部門(mén)人員的競(jìng)爭(zhēng)無(wú)法起到判斷依據(jù)的作用。在聘任、晉升職能人員時(shí)，績(jī)效考核是重要的指標(biāo)，但是當(dāng)前普遍的一個(gè)情況就是以模糊參考作為判斷依據(jù)，而不是績(jī)效考核的溯源記錄，這樣使得績(jī)效考核的作用被大大削弱。實(shí)用性差的問(wèn)題是上述幾個(gè)問(wèn)題綜合而得到的結(jié)果。績(jī)效考核的作用是全方面的，在目標(biāo)達(dá)成、問(wèn)題挖掘、利益分配、成長(zhǎng)促進(jìn)、激勵(lì)人員等方面都有其價(jià)值。但是很明顯，當(dāng)前很多公立醫(yī)院片面認(rèn)識(shí)績(jī)效考核的作用，不做深入的、系統(tǒng)的、制度化的研究，結(jié)果導(dǎo)致原本有效的過(guò)程管理工具難以展現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。

二、檔案管理運(yùn)用到公立醫(yī)院職能科室績(jī)效考核中的策略研究

上文梳理了當(dāng)前公立醫(yī)院職能科室績(jī)效考核存在的種種問(wèn)題，可以采用檔案管理手段進(jìn)行彌補(bǔ)。這樣能夠?qū)崿F(xiàn)績(jī)效考核的本來(lái)價(jià)值，調(diào)動(dòng)人員工作積極性，為公立醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)鋪平道路。

（一）強(qiáng)化思想認(rèn)知，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有思維方式

為了有效實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核的作用，首先需要轉(zhuǎn)變?cè)械乃季S方式，認(rèn)識(shí)到績(jī)效考核的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理的工具作用。公立醫(yī)院要將檔案工作作為管理工作的重要組成部分，將檔案當(dāng)作項(xiàng)目，其要深入到醫(yī)院的管理、運(yùn)營(yíng)、經(jīng)營(yíng)等各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中去。在實(shí)踐作業(yè)中，要強(qiáng)化信息檔案管理工作，扎實(shí)推進(jìn)信息檔案管理能力，強(qiáng)化這種思想認(rèn)識(shí)。檔案管理不是由專門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)的工作，而是全體醫(yī)院職工所要參與的一份工作。具體來(lái)講，要加強(qiáng)渠道拓展工作，通過(guò)宣傳、教育的方式，向公立醫(yī)院全體職工介紹績(jī)效檔案管理工作的重要性，并使每一位職工深刻的認(rèn)識(shí)到績(jī)效檔案管理工作與自身的利益、職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。要遵循“效率至上、兼顧公平”的原則[4]，鼓勵(lì)全體職工參與到績(jī)效考核規(guī)定的制定規(guī)劃當(dāng)中來(lái)，采取多種舉措提升績(jī)效檔案管理的積極性，從而從思想層面打下扎實(shí)推進(jìn)績(jī)效檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（二）完善組織機(jī)構(gòu)，健全績(jī)效考核制度

在思想認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、深刻的基礎(chǔ)上，要完善組織機(jī)構(gòu)，健全績(jī)效考核檔案管理制度。應(yīng)該從醫(yī)院、科室兩級(jí)組織設(shè)立績(jī)效考核部門(mén)，通過(guò)民主集中相統(tǒng)一的方式進(jìn)行考核評(píng)價(jià)工作。醫(yī)院層級(jí)績(jī)效考核部門(mén)由醫(yī)院院長(zhǎng)擔(dān)任一把手，全部院領(lǐng)導(dǎo)參與其中，其任務(wù)是負(fù)責(zé)規(guī)劃績(jī)效考核的流程、制度等，擬定績(jī)效考核科室指標(biāo)、評(píng)價(jià)程序、評(píng)價(jià)結(jié)果確認(rèn)、檔案審批等。在醫(yī)院績(jī)效考核小組中設(shè)立考核辦，具體執(zhí)行醫(yī)院績(jī)效考核小組的工作安排，負(fù)責(zé)收集、公式、反饋、保管、調(diào)閱績(jī)效考核檔案信息?？己宿k還要兼具監(jiān)督職能，依據(jù)實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中的細(xì)節(jié)，及時(shí)修補(bǔ)醫(yī)院的績(jī)效考核制度，規(guī)定醫(yī)院職能部門(mén)的檔案管理方法。以月為單位開(kāi)展職能部門(mén)述職活動(dòng)，根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容由醫(yī)院績(jī)效考核小組核查指標(biāo)，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)[5]。各職能科室內(nèi)部也要相應(yīng)成立職能科室績(jī)效考核小組，由科室主任擔(dān)任一把手，全體科室成員參加，按照職能部門(mén)崗位設(shè)置對(duì)個(gè)人進(jìn)行績(jī)效考核。醫(yī)院績(jī)效考核小組所作出的考核結(jié)果為一次績(jī)效評(píng)價(jià)，職能科室績(jī)效考核小組所作出的考核結(jié)果為二次績(jī)效 評(píng)價(jià)。

（三）明確醫(yī)院戰(zhàn)略，針對(duì)性設(shè)置考核指標(biāo)

績(jī)效考核的目的是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。因此，要依據(jù)不同職能部門(mén)的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，結(jié)合醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、中期規(guī)劃和短期規(guī)劃針對(duì)性設(shè)置考核指標(biāo)。首先，以月度考核和年度考核為依據(jù)設(shè)置考核目標(biāo)。月度考核是年度考核的基礎(chǔ)，針對(duì)于月度考核中已經(jīng)落地的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰條款，年度考核不再次進(jìn)行評(píng)價(jià)，或者只做獎(jiǎng)勵(lì)性評(píng)價(jià)。年度考核相比較月度考核，需要增加上級(jí)主管部門(mén)考核、360度考核等指標(biāo)。其次，在考核指標(biāo)中，強(qiáng)化個(gè)性化指標(biāo)的比重，一般來(lái)講，通用性指標(biāo)占比30%左右，個(gè)性化指標(biāo)占比70%左右。個(gè)性化指標(biāo)制定的依據(jù)是各個(gè)職能部門(mén)的工作任務(wù)和工作職責(zé)，但是不要求個(gè)性化指標(biāo)設(shè)定的面面俱到，要抓住重點(diǎn)，一般設(shè)置8個(gè)到10個(gè)不等，從而形成輕重有序的考核體系[6]。第三，考核指標(biāo)要做到數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能模棱連可，不能夠隨意解讀。每一條考核標(biāo)準(zhǔn)都要求客觀數(shù)據(jù)直觀化。加（減）分，加（減）多少分，因?yàn)槭裁醇樱p）多少分，都要制定細(xì)則，防止人為影響因素在其中過(guò)多的干預(yù)，增強(qiáng)考核的公正性和客觀性。第四，科學(xué)分配與不同考核指標(biāo)不同的權(quán)重。個(gè)性化考核指標(biāo)的地位和重要性并不是完全一樣的，要根據(jù)職能部門(mén)不同人員的具體工作職責(zé)，科學(xué)分配指標(biāo)權(quán)重。比如涉及到醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃的工作任務(wù)和工作事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)給予關(guān)鍵性指標(biāo)權(quán)重，從而有利于職能部門(mén)工作人員的智力傾斜，不斷改進(jìn)，保障戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。第五，考核指標(biāo)要求正向激勵(lì)與負(fù)面激勵(lì)相結(jié)合，對(duì)于違背了績(jī)效考核目標(biāo)原則的行為進(jìn)行負(fù)面激勵(lì)，對(duì)于超出績(jī)效考核預(yù)期的行為進(jìn)行正向激勵(lì)。上述考核指標(biāo)的制定、執(zhí)行、評(píng)價(jià)、反饋等要完全落實(shí)到檔案管理當(dāng)中去，做到可追溯。

（四）促進(jìn)溝通交流，建立反饋制度

績(jī)效考核制度制定和個(gè)性化考核指標(biāo)明確以后，工作并沒(méi)有完成，要建立反饋制度，暢通溝通交流通道，以形成良性的績(jī)效考核機(jī)制。院級(jí)、科室績(jī)效考核小組于年初設(shè)定科室及個(gè)人績(jī)效考核指標(biāo)，進(jìn)行為期一周的公示，公示期間進(jìn)行自由討論，全體工作人員都可以提出修改意見(jiàn)[7]。年末績(jī)效考核結(jié)束后，將考核結(jié)果進(jìn)行為期一周的公示，對(duì)考核結(jié)果不滿意的人員在公示期內(nèi)可以進(jìn)行書(shū)面申請(qǐng)。在日常工作中，由考核辦負(fù)責(zé)接收全體工作人員對(duì)績(jī)效考核制度的不同意見(jiàn)，并與之進(jìn)行溝通和交流，及時(shí)發(fā)現(xiàn)績(jī)效考核制度中存在的問(wèn)題，以最終實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核工作的目的。

（五）引進(jìn)電子系統(tǒng)，發(fā)揮信息化作用

績(jī)效考核工作事關(guān)公立醫(yī)院每一位工作人員的切身利益。公立醫(yī)院職工眾多，需要進(jìn)行月度、季度、年度考核，考核內(nèi)容涉及到方方面面，如此巨大的信息量依靠人工很難實(shí)現(xiàn)編纂、梳理、統(tǒng)計(jì)、查閱等工作。為了提升績(jī)效考核檔案管理水平，要引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息處理優(yōu)勢(shì)。電子信息系統(tǒng)引入后，根據(jù)醫(yī)院、科室不同職能任務(wù)要求，分別設(shè)置不同的權(quán)限，在年初階段設(shè)置績(jī)效考核目標(biāo)，全體職工均可登錄查看，年末公示考核結(jié)果，全體人員都可以提出意見(jiàn)。日常工作中的各種考核文件、職稱晉升、培訓(xùn)等都利用電子信息系統(tǒng)進(jìn)行。充分發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)績(jī)效考核工作的開(kāi)展。

（六）規(guī)范工作規(guī)范，提升績(jī)效工作人員綜合素養(yǎng)

在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)深化改革的背景下，公立醫(yī)院績(jī)效考核檔案管理工作對(duì)工作人員的能力和素養(yǎng)提出了更高的要求[8]。人是一切工作的根本前提，有人才能做工作，有人才能發(fā)展工作。因此，醫(yī)院要組織有關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，開(kāi)展講座、專業(yè)課程、實(shí)訓(xùn)，從思想上深化，從技能上落實(shí)，從而為醫(yī)院績(jī)效考核檔案管理工作的開(kāi)展提供智力條件。

三、結(jié)語(yǔ)

提升公立醫(yī)院職能部門(mén)績(jī)效考核檔案管理工作能力，對(duì)于調(diào)動(dòng)醫(yī)院職工工作的積極性，推動(dòng)公立醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展，提升公共衛(wèi)生管理水平具有重大意義。因此，績(jī)效考核管理要充分運(yùn)用檔案管理這把利器，不斷探索，以實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。