新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理改進對策分析

孫賽 牡丹江市婦幼保健院

醫(yī)療檔案的管理工作作為醫(yī)院工作聯(lián)系的緊密一環(huán)，在患者病情的歸檔以及做好協(xié)調(diào)等方面發(fā)揮著重要的作用。因此做好醫(yī)院檔案的管理是醫(yī)療工作的一大重點。目前在新醫(yī)改的推動下，隨著對醫(yī)療檔案管理的重視程度進一步增加。近年來，越來越多的醫(yī)院重視醫(yī)療檔案管理，做出一定程度的改革創(chuàng)新，并且在原有管理方式上不斷進行改進。隨著智慧醫(yī)院等提議的不斷相應。醫(yī)院檔案管理對于未來醫(yī)院的發(fā)展具有重要的作用，醫(yī)院檔案管理不僅影響到醫(yī)院的整體經(jīng)濟收入與運營情況，同樣會關(guān)系到醫(yī)院工作人員的個體收入。由于在醫(yī)院檔案管理中涉及到大量的病例資料，有效管理不僅可以通過檔案查詢來總結(jié)經(jīng)驗，在患者入院治療后能夠通過數(shù)據(jù)庫調(diào)出以往的病例檔案，使得治療更加的可視化以及透明化?？s減患者在治療前的檢查時間，還有助于醫(yī)院總結(jié)治療經(jīng)驗，不斷提升醫(yī)療技術(shù)，而且可以對醫(yī)院的發(fā)展作出更加準確判斷，明確醫(yī)院的發(fā)展方向，對于醫(yī)院的長足發(fā)展和經(jīng)營具有重要的指導價值[1]。然而，在現(xiàn)階段下，受到以往傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式的左右，大部分醫(yī)院的檔案管理水平仍然存在著較大的問題，比如檔案管理人員的工作效率低下、檔案整理的雜亂不堪，雖然適應了檔案整理的要求，但是無法實現(xiàn)有效的調(diào)用，檔案管理效用無法充分發(fā)揮。所以在新醫(yī)改形勢下，醫(yī)院檔案管理改進迫在眉睫，在本文中，我們探討了在新醫(yī)改形勢下醫(yī)院檔案管理存在的一些問題以及面臨的考驗，并依據(jù)問題給出相應的對策建議。

一、新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理的問題

（一）缺乏政策支持

政策支持作為一項新興改革進行的重要動力，一直扮演著重要的角色。同樣在新醫(yī)改形勢下的檔案管理改革也面臨著政策支持不足的問題。但是在由于現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理信息化水平并不完善，缺乏經(jīng)費的投入。雖然醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展往往離不開臨床的建設，但是多數(shù)醫(yī)院高層只關(guān)注臨床醫(yī)學的發(fā)展，尚未能夠完全認清醫(yī)院檔案管理這一基礎性的工作在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中扮演的重要角色，重點的偏失使得多數(shù)醫(yī)院在臨床醫(yī)學的研究上投入大量的人、財、物，以便開展廣泛的研究，爭取能夠有新的臨床成果以及突破，但是對于檔案建設管理并不重視，這直接導致了在檔案管理中缺乏資金投入和人才投入，檔案室缺乏硬件設施與檔案管理專業(yè)人才，資金、人才、設備的不足直接制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。此外，由于醫(yī)院高層對檔案管理的認識不足，缺乏完善的系統(tǒng)管理軟件，對于缺少的系統(tǒng)軟件部分，大多選擇外包合作的方式進行，多數(shù)醫(yī)院使用軟件公司開發(fā)的產(chǎn)品進行管理，但是外包的方式在一定程度上減弱了檔案管理的精確性，且無法進行有效的監(jiān)督，往往無法保障產(chǎn)品管理質(zhì)量，在后續(xù)更新和系統(tǒng)維護上無法滿足醫(yī)院檔案管理的長期需求，最終影響到醫(yī)院的整體運營。

（二）缺乏完善的管理制度

醫(yī)院檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案在醫(yī)療系統(tǒng)內(nèi)部的有效調(diào)取，實現(xiàn)資源的合理利用以及分配，但是由于現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息管理并沒有統(tǒng)一的管理標準，很多醫(yī)院使用各自的檔案管理體系，這些醫(yī)院之間的差異具體的表現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理上缺乏統(tǒng)一的信息交換和使用標準，由于醫(yī)院之間的差異性過大以至于資料提取時效率低下。同時對于醫(yī)療檔案管理的手段先進性直接關(guān)系到信息的能夠調(diào)取，如部分醫(yī)院檔案收集和歸檔方式過于落后，沒有引進先進的管理方法，而采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方法，很容易導致檔案丟失，同時紙質(zhì)版的資料容易受到外界條件的影響而產(chǎn)生檔案腐蝕等情況[2]，同時由于醫(yī)院檔案資料的存檔較大，紙質(zhì)版資料為資料使用的查找增加了極大的難度，使得資料調(diào)取花費的時間更長。此外，檔案管理中缺乏健全的流程與規(guī)范制度，導致部分檔案在保存中容易出現(xiàn)缺失和失誤等問題，在后續(xù)使用和對接中會出現(xiàn)一定問題，降低管理效果。

（三）缺乏高質(zhì)量管理人才

醫(yī)院檔案管理工作看似對于專業(yè)能力的要求較低，但是在管理過程中往往涉及到更加廣泛的技術(shù)以及醫(yī)學等相關(guān)知識。目前現(xiàn)階段，很多醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，不注重檔案管理專業(yè)人才的引進，缺乏檔案管理的專業(yè)化人才，專業(yè)人才數(shù)量相對較少，很多擔任檔案管理的人員多數(shù)是由退休的行政員工來兼任，以至于檔案管理上缺乏專業(yè)素養(yǎng)，在檔案整理的過程中出現(xiàn)的一些不清楚的問題時不能夠及時有效的處理，導致檔案記錄的失誤。同時由于年齡以及多方面其他問題的影響，部分工作人員缺乏專業(yè)理論知識和技能，對電腦使用方法不熟練，無法有效操作管理系統(tǒng)，檔案錄入的效率低，容易出錯，導致醫(yī)院檔案實際作用難以發(fā)揮，一定程度上對于檔案管理質(zhì)量的提升出現(xiàn)阻礙[3]。此外，很多檔案管理人員均屬于兼職或從其他科室借調(diào)人員，缺乏檔案專業(yè)背景，缺乏高素質(zhì)的人才，無法提出管理工作優(yōu)化意見，甚至容易導致檔案收集和歸檔工作處于混亂狀態(tài)，對于醫(yī)院檔案管理信息化管理進程并無積極作用。

（四）檔案管理和醫(yī)療建設未同步發(fā)展

醫(yī)療建設目標是一個醫(yī)院發(fā)展的核心以及方向，關(guān)系著醫(yī)院資金、技術(shù)的配置以及建設重點。多數(shù)醫(yī)院在遠期和近期的發(fā)展目標中將醫(yī)院醫(yī)療設備、技術(shù)人員支持、基礎設施建設等規(guī)劃的較為詳細，但是檔案管理在認知中作為醫(yī)療系統(tǒng)的一個邊緣工作，對于檔案管理方面往往缺乏長遠的規(guī)劃，甚至是未將檔案管理納入到未來規(guī)劃項目中，以至于檔案管理水平和醫(yī)療建設無法同步進行發(fā)展，最終使得醫(yī)院建設出現(xiàn)無法全面發(fā)展以及“多條腿走路”的目標。多數(shù)醫(yī)院檔案管理水平較為滯后，不僅影響了管理質(zhì)量，同樣影響醫(yī)院業(yè)務水平的整體升高。隨著時代的發(fā)展，醫(yī)療檔案建設內(nèi)涵與外延不斷出現(xiàn)變化，在醫(yī)院檔案管理中，檔案的范圍從最開始的病歷檔案、照片檔案、人事檔案演變?yōu)楝F(xiàn)階段的科研檔案、病理切片檔案、膠片檔案、設備檢查圖文檔案、聲像檔案、榮譽檔案、計算機磁盤檔案、數(shù)據(jù)檔案等等。因為對檔案管理納入時沒有確定的要求，檔案管理的過程更多性的依賴于醫(yī)院的經(jīng)驗以及判斷，因此在工作中很多醫(yī)院結(jié)合自己的實踐經(jīng)驗進行檔案管理，導致一些應該納入管理的檔案未納入實際管理中，導致了應有檔案的缺失，但由于檔案的時效性，對檔案的后續(xù)補充工作量以及難度性都十分大，造成不可逆的缺失。檔案管理的主要目的是實現(xiàn)檔案的利用和研究，但是部分醫(yī)院缺乏對檔案的重視程度，無法真正的實現(xiàn)檔案管理服務于醫(yī)療管理，不利于醫(yī)院的建設以及后續(xù)的發(fā)展。

二、新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理改進對策

（一）加大對檔案信息化建設的資金和人力投入

醫(yī)院檔案想要實現(xiàn)信息化建設，首先需要得到硬件與軟件的支持，需要充足的人力與物力支持。這就需要醫(yī)院高層對于檔案的信息化管理高度重視，加大設備的購進和專業(yè)人才的招聘[4]。建立健全信息化制度管理方式，積極修訂并完善檔案管理內(nèi)容、工作流程，以保證檔案管理的效率，使檔案管理順應醫(yī)院長足發(fā)展的需要。此外，要強化檔案管理法的學習，提升醫(yī)院職工的檔案意識，尤其是領(lǐng)導層的檔案管理意識，將檔案管理納入到醫(yī)院管理的重要內(nèi)容中，將檔案管理作為醫(yī)院長足發(fā)展的主要管理內(nèi)容之一，大力宣傳，提升各級人員對檔案管理的認識程度。

（二）制定完善信息化制度管理方法

為了提高醫(yī)院檔案管理效率，實現(xiàn)現(xiàn)代和數(shù)字化管理方式已經(jīng)成為趨勢，這就要求檔案向無紙化方向轉(zhuǎn)變，首先，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，使用先進的掃描設備和軟件，在原有紙質(zhì)檔案的基礎上進行轉(zhuǎn)換。其次，還需要對檔案進行定期維護，預防出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。最后，做好軟件和系統(tǒng)維護，引進先進的技術(shù)時還要對檔案管理的相關(guān)工作人員進行培訓，如軟件使用、維護、升級、防護等。在完善檔案管理中需要考慮檔案的安全性，加強系統(tǒng)安全防護，同時培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，避免檔案丟失與泄露[5]。

（三）建立高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理團隊

人才是醫(yī)院檔案管理重要生產(chǎn)力，也是檔案管理的核心。一方面，優(yōu)化檔案管理隊伍，加強對管理人員的專業(yè)培訓，幫助相關(guān)人員了解檔案管理的基本知識、管理模式、檔案應用價值等，提高檔案管理人員對檔案的重視程度，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學性和高效性。另一方面，提高管理人員素養(yǎng)，例如，醫(yī)院可以邀請專業(yè)檔案管理人士進行培訓，也可以組織檔案管理的相關(guān)工作人員到社會培訓機構(gòu)學習，充分激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性?？梢栽谂嘤栠^程中為在職檔案管理人員營造互動平臺，以供工作人員分享工作經(jīng)驗，培養(yǎng)檔案數(shù)字化管理的操作能力，不斷提高檔案管理工作意識[6]。

（四）強化信息化建設

想要實現(xiàn)檔案的信息化建設，就需要引進現(xiàn)代化的檔案管理設備，推動信息化建設與檔案管理相整合，結(jié)合現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來開展檔案的管理工作，隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案不斷增添新的管理內(nèi)容，使檔案載體變得更為多樣。現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了計算機管理，例如，電子病歷管理等。多數(shù)醫(yī)院實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫形式的文本儲存管理，在CT等影像資料管理中也逐漸實現(xiàn)了信息化管理，不僅可以減少庫存容量，還有利于檢索。

由于醫(yī)院檔案具有較高的保密性與專業(yè)性，是醫(yī)院綜合發(fā)展的重要資源內(nèi)容。若實現(xiàn)了檔案信息化管理，不僅可以實現(xiàn)高效檔案儲存和便捷利用，還可以促進醫(yī)院的長足發(fā)展。在醫(yī)院信息化管理進程中信息技術(shù)提供了較為便捷的服務，然而電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度較快，并且使用年限與支持年限具有一定的限制，想要實現(xiàn)信息化檔案管理，需要周期性的軟件技術(shù)設備更新。通過設備技術(shù)的更新?lián)Q代來降低設備使用故障和病毒等問題[7]。所以強化信息化建設，在醫(yī)院檔案管理中具有重要的作用，不僅可以更好地推動醫(yī)院建設的發(fā)展，還可以更好地服務于患者，提高醫(yī)院管理力度，加強改革工作，提升整體效益，拓展信息服務內(nèi)容，不斷提升醫(yī)院核心競爭力，并且實現(xiàn)醫(yī)療資源的信息化共享等等，實現(xiàn)醫(yī)院核心競爭力的提升。

（五）提升檔案時代性

醫(yī)院檔案不同于其他場所的檔案管理，醫(yī)院檔案涉及的業(yè)務種類較為多樣，門類比較復雜，并且部分檔案的形成跨度上涉及年度較多，在收集和整理中相對較為繁瑣。為了更好地保障檔案管理的準確性，就需要提升檔案的時代性，將檔案管理做到與時俱進，保證檔案真實性、可靠性。檔案管理的主要目的是實現(xiàn)檔案的利用和開發(fā)，通過檔案深層次的開發(fā)，可以更好地實現(xiàn)檔案管理價值，為醫(yī)院和患者進行更好的服務。提升檔案的時代性，可以利用檔案來為醫(yī)院來創(chuàng)造更多的社會與經(jīng)濟利益[8]，提升檔案管理在醫(yī)院整體管理的重要性，實現(xiàn)檔案預約服務機制，優(yōu)化檔案借閱線路運行管理標準，不斷實現(xiàn)借閱管理的簡便化、規(guī)范性與保密性。

三、小結(jié)

在本文中我們分析了目前檔案管理工作存在的四大問題，第一，缺乏政策支持，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理信息化水平并不完善，缺乏經(jīng)費的投入。多數(shù)醫(yī)院高層只關(guān)注臨床醫(yī)學的發(fā)展，尚未能夠完全認清醫(yī)院檔案管理這一基礎性的工作在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中扮演的重要角色。第二，管理制度的不匹配使得資料利用效率低下，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案信息管理并沒有統(tǒng)一的管理標準，很多醫(yī)院使用各自的檔案管理體系難以實現(xiàn)有效互通。第三，專業(yè)性人才缺失，目前醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，不注重檔案管理專業(yè)人才的引進，技術(shù)以及相關(guān)知識的掌握程度低下使得檔案管理缺乏效率。第四，檔案管理的邊緣化，檔案管理方面往往缺乏長遠的規(guī)劃，甚至是未將檔案管理納入到未來規(guī)劃項目中，以至于檔案管理水平和醫(yī)療建設無法同步進行發(fā)展?；谀壳按嬖诘囊幌盗袉栴}，我們從五方面給出了建議以及解決方案，分別是加大對檔案信息化建設的資金和人力投入、制定完善信息化制度管理方法、建立高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理團隊、強化信息化建設以及提升檔案的時代性，使檔案的發(fā)展適應新醫(yī)改形勢的要求。

綜上所述，現(xiàn)階段，新醫(yī)改形勢對醫(yī)院檔案管理提出了更高的要求，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與應用，國家和省行政部門對醫(yī)院病歷檔案信息采集提出較高要求，要求檔案為大數(shù)據(jù)分析提供有效數(shù)據(jù)，并且通過檔案管理情況來掌握醫(yī)院的整體運營態(tài)勢，為醫(yī)保部門的采購與決策提供科學的數(shù)據(jù)分析，進而提高醫(yī)療行政部門檔案管理效果[9]。醫(yī)院檔案是反映醫(yī)護運營發(fā)展的資料，醫(yī)院檔案是日常工作的基礎和參考，反映了醫(yī)院過去一段時期的工作歷史。新醫(yī)改形勢下醫(yī)院檔案管理改進對于醫(yī)院健康發(fā)展具有重大現(xiàn)實意義，需要醫(yī)院不斷結(jié)合實際發(fā)展經(jīng)驗和醫(yī)院自身情況進行管理方式的調(diào)整，提高對醫(yī)院檔案管理重要性的認識，完善檔案管理機制，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，切實提高醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。