芻議學(xué)校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用

張慧林

摘 要：近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)開始在各行各業(yè)中普及，對我國各行業(yè)的運(yùn)營和管理效率具有極大的促進(jìn)作用，尤其是在檔案管理領(lǐng)域，運(yùn)用電子檔案管理更是提升了管理的效率。目前，我國大部分地區(qū)的學(xué)校都開始運(yùn)用信息化電子檔案管理檔案。本文就簡單討論了學(xué)校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；管理工作；電子檔案

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，信息技術(shù)在越來越多的領(lǐng)域得以應(yīng)用，特別是在學(xué)校的檔案管理工作中，電子檔案以其簡單操作易管理的諸多好處逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，為學(xué)校的檔案管理工作帶來了更多便捷。

一、電子檔案的內(nèi)涵和特點(diǎn)

從概念上講，電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，是指各種社會組織在檔案管理工作中通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代電子設(shè)備，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成視頻、圖表、音頻和圖像等形式的電子文件信息進(jìn)行儲存。

電子檔案相較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，具有如下的特點(diǎn)：

第一，電子檔案必須借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，即現(xiàn)代信息技術(shù)的終端設(shè)備，才能閱讀或利用。第二，電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)平臺上，所有人都可以借助終端設(shè)備調(diào)閱，沒有時(shí)間和空間的限制。第三，電子檔案對于保存的場地面積沒有要求，只有服務(wù)器容量足夠就行，但服務(wù)器對安置環(huán)境的溫度、濕度和磁場具有較高的要求，如果條件不合適，就會造成服務(wù)器癱瘓，影響人們的閱讀和利用。

二、應(yīng)用電子檔案管理學(xué)校檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高工作的效率。在處理信息方面，現(xiàn)代信息技術(shù)比人更具有優(yōu)勢，以錄入檔案為例：紙質(zhì)檔案在錄入時(shí)，工作人員要用筆手動抄寫，這一環(huán)節(jié)極易出錯(cuò)。抄寫完成后還需做好統(tǒng)計(jì)、進(jìn)行儲存，這樣一來就會耗費(fèi)大量的人力和物力。而電子檔案的管理方式卻十分方便，尤其是資料的采集和存儲，比較簡單和可靠性，對于學(xué)校繁重的檔案資料管理工作具有極大的幫助。

（二）降低管理成本。眾所周知，學(xué)校的紙質(zhì)檔案在保管方面要求較高，需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且如果保管環(huán)境潮濕就會造成紙質(zhì)受潮而受到破損，如果干燥，就容易發(fā)生火災(zāi)事故，造成檔案資料的損失，甚至還會對管理人員形成嚴(yán)重的人身安全威脅。另外，紙質(zhì)檔案會耗費(fèi)大量紙張，影響環(huán)境保護(hù)，與當(dāng)前社會所倡導(dǎo)的“綠色環(huán)?！敝黝}不符，而用電子檔案管理學(xué)校的檔案資料，不單單能節(jié)約樹木資源，還能更安全地保存檔案資料，降低管理的成本。

（三）提升調(diào)閱速度。對于學(xué)校的檔案管理而言，使用紙質(zhì)檔案，在調(diào)閱的時(shí)候還要仔細(xì)查找，會浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而電子檔案，只需要在互聯(lián)網(wǎng)終端查找調(diào)閱即可，極大地提升了調(diào)閱的速度。另外，如果調(diào)閱的檔案里面含有太多的內(nèi)容，我們在利用的時(shí)候拿取很不容易，以5億字的檔案資料為例，一份檔案最多也就萬八千的字，5億字是就將近5萬份檔案，運(yùn)輸?shù)脑捄懿蝗菀?，而利用電子檔案，只需要準(zhǔn)備一個(gè)小小的儲存卡就可以完成，這兩者的差距就顯而易見了。

三、學(xué)校電子檔案的建立和應(yīng)用

（一）電子檔案的建立。要建立學(xué)校的電子檔案，首先要建立檔案目錄的數(shù)據(jù)庫。檔案目錄的數(shù)據(jù)庫是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的關(guān)鍵所在，每一份目錄都要具備與之相對應(yīng)的電子文檔的鏈接地址和相應(yīng)的紙質(zhì)檔案存放點(diǎn)，只有建立科學(xué)的、合理的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，才能確保學(xué)校的檔案在查詢、檢索的時(shí)候更加方便快捷。學(xué)校在創(chuàng)建本校檔案的電子化管理時(shí)，除了向軟件開發(fā)商購買，經(jīng)過開發(fā)商的培訓(xùn)和指導(dǎo)下建立本校的電子檔案管理系統(tǒng)之外，還可以通過與計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)高手合作，開發(fā)和建立本校的專有電子檔案管理體系。學(xué)校自建電子檔案管理體系需要進(jìn)行如下的操作：第一，購買一臺服務(wù)器，連接到指定的計(jì)算機(jī)，作為本校檔案管理電子版專用的計(jì)算機(jī)，按檔案的形式劃分好各個(gè)檔案分區(qū)。第二，在相應(yīng)的分區(qū)上創(chuàng)建要存放檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，再創(chuàng)建子目錄準(zhǔn)備存放電子文檔。第三，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文檔的形式存放到相應(yīng)目錄名下的文件夾中。第四，存儲完畢后，反復(fù)對比、審核紙質(zhì)文件和電子文檔，確定二者保持一致，然后在檢查文件的鏈接是否正常。第五，全部核對完畢后，對所有的電子文檔進(jìn)行備份，上傳到云數(shù)據(jù)庫中，防止電子檔案受損無法彌補(bǔ)。第六，實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上的共享，但需要對目錄和文件設(shè)置權(quán)限密碼，不允許用戶私自攥改，以此確保學(xué)校電子檔案的公開行和保密性。當(dāng)然，購買的軟件系統(tǒng)也要設(shè)置權(quán)限密碼。

（二）電子檔案的應(yīng)用。學(xué)校的電子檔案在實(shí)際應(yīng)用中，可根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)實(shí)條件、服務(wù)對象的實(shí)際需求，在本校的校園局域網(wǎng)、本地政府的服務(wù)網(wǎng)和公眾網(wǎng)站上建立服務(wù)平臺，將本校電子檔案應(yīng)有的作用盡量全部發(fā)揮出來。

第一，利用校園局域網(wǎng)建立查閱平臺。學(xué)校的檔案管理工作最根本的任務(wù)就是為本校的師生提供服務(wù)，建立電子檔案也是為了方便廣大師生的查詢和閱讀。因此，學(xué)校要共享電子檔案，首先就要利用校園的局域網(wǎng)建立一個(gè)為全校所有師生查閱服務(wù)的平臺，確保所有師生在具體應(yīng)用中，能夠通過局域網(wǎng)的服務(wù)平臺隨時(shí)隨地訪問本校共享文件夾下的電子檔案，鍵入要查詢的人或文件名稱能順利地訪問相對應(yīng)的目錄，點(diǎn)擊鏈接就可以進(jìn)入相應(yīng)的頁面進(jìn)行瀏覽、復(fù)制。例如：查詢本校某某教師的檔案，通過局域網(wǎng)服務(wù)平臺，查詢者就可以查看被查詢者的學(xué)歷證書、工作年限、水平資歷等各方面的信息。當(dāng)然，校園局域網(wǎng)電子檔案查詢服務(wù)平臺也應(yīng)該設(shè)置權(quán)限，允許查詢者進(jìn)行有差別的查詢、調(diào)閱，保證校園電子檔案具有一定的保密性。第二，利用本地政府服務(wù)網(wǎng)構(gòu)建服務(wù)平臺。學(xué)校的檔案管理工作本身就是為學(xué)生保管他們的個(gè)人檔案，尤其是高校，它們的辦學(xué)宗旨就是為社會培養(yǎng)、提供高素質(zhì)的人才，因此，學(xué)校必須利用本地政府的服務(wù)網(wǎng)，建立人才查詢服務(wù)平臺，為本校的學(xué)子在畢業(yè)后能夠找到更多、更好的就業(yè)單位，提高他們的就業(yè)率，發(fā)揮自身的潛能。所以，利用政府的服務(wù)網(wǎng)站共享本校學(xué)生的電子檔案，既可以為用人單位提供人才檔案的查詢利用，幫助他們選取適合的人才，又可以向政府提供實(shí)時(shí)的人才就業(yè)資料，促使政府對本校學(xué)生進(jìn)行針對性的指導(dǎo)，保障學(xué)生的就業(yè)率。第三，利用社會公眾網(wǎng)站建立服務(wù)平臺。學(xué)校為了提升本校的就業(yè)率，處了利用校園局域網(wǎng)和本地的政府服務(wù)網(wǎng)站以外，還應(yīng)利用社會公眾網(wǎng)站，建立全面全國的公共檔案信息服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)全社會共享，滿足社會組織和企事業(yè)單位對人才檔案進(jìn)行查詢的需求，利于資源整合向社會提供詳細(xì)的人才信息檔案，并隨時(shí)了解社會的前沿和發(fā)展的需求，進(jìn)而調(diào)整本校的人才培養(yǎng)方式，確保學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略契合社會的發(fā)展方向和發(fā)展需求。

四、結(jié)束語

電子檔案在檔案管理方面較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式具有更多的優(yōu)勢，能提升學(xué)校檔案管理工作的效率，降低檔案管理各方面的成本，提升查詢者查詢、調(diào)閱的速度，方便他們的檔案利用，可以說，學(xué)校檔案管理工作由紙質(zhì)時(shí)代向電子檔案時(shí)代轉(zhuǎn)變，是時(shí)代發(fā)展的趨勢，是歷史的必然。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，在當(dāng)前的時(shí)代，學(xué)校利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化校園建設(shè)已經(jīng)成為一種潮流和趨勢，因此，學(xué)校應(yīng)根據(jù)形勢發(fā)展的需求，加快學(xué)校檔案管理工作的電子化、現(xiàn)代化建設(shè)，充分調(diào)動學(xué)校各部門的力量，將學(xué)校各個(gè)環(huán)節(jié)都納入到電子化辦公的系統(tǒng)之中，建立學(xué)校的電子檔案管理工作系統(tǒng)，完善電子檔案的應(yīng)用手段，更好地服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)工作。

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