信息化技術在制藥企業(yè)GMP文件管理中的應用

董冰，金少云，藍能華，秦紅軍，李博

(1.浙江醫(yī)藥股份有限公司新昌制藥廠，浙江 紹興 312500；2上海雷昶科技有限公司，上海 200443)

0 引言

在工業(yè)4.0、中國制造2025和醫(yī)藥工業(yè)十三五規(guī)劃背景下，兩化融合以及智能制造將給制藥行業(yè)的發(fā)展帶來變革及促進作用。尤其是在制藥國際化步伐的背景下，質量管理的提升尤為重要。通過運用現代信息化技術，作為手段對電子文檔進行自動、定時、準確而高效的執(zhí)行質量文件管理工作，保證文件記錄 管理符合國家法規(guī)和行業(yè)標準，提供技術保障和可行性[1]。

1 信息化質量文件管理系統(tǒng)概述

信息化質量文件管理系統(tǒng)是利用成熟的工作流管理、安全訪問控制、網絡與數據庫等IT相關技術，實現企業(yè)GMP文件全生命周期的管理(從文件的創(chuàng)建、審核、批準、培訓、生效，到文件的分發(fā)、執(zhí)行、修訂，直至文件的回收、歸檔、作廢、銷毀)的計算機化系統(tǒng)。GMP范疇下的計算機系統(tǒng)，是由硬件、系統(tǒng)軟件、應用軟件、相關外圍設備以及人機接口組成的體系。

2 信息化質量文件管理系統(tǒng)的構建

2.1 制藥企業(yè)根據軟件的試用情況

制定符合GMP[2]要求的用戶需求標準。軟件公司根據制藥企業(yè)的環(huán)境進行質量文件管理系統(tǒng)的部署和配置，按照計算機化系統(tǒng)[3]管理要求進行測試和驗證，如風險評估、功能規(guī)范、配置規(guī)范、設計確認、現場驗收、安裝確認、運行確認、性能確認、追溯矩陣、總結報告等一系列類的現場測試及驗證活動，所有活動都必須形成記錄存檔，所有驗證結果都必須符合行業(yè)標準要求。

2.2 搭建平臺

質量文件管理系統(tǒng)需要客戶端及服務器端的運行環(huán)境及系統(tǒng)軟件。平臺管理配置賬號及密碼。使用時登錄人按自己的身份登錄，系統(tǒng)根據登錄人的角色及權限展示與其身份相適應的功能模塊。

2.3 質量文件管理系統(tǒng)的流程及各功能模塊介紹

該質量文件管理系統(tǒng)的流程為文件的在線新建(修訂)、審核、批準、培訓、生效、打印分發(fā)、借閱、補發(fā)、復審、文件失效等。其功能模塊由文檔模板、文檔創(chuàng)建、培訓、打印分發(fā)、文件借閱、文件補發(fā)、文件復審、文檔失效、文件上傳、文件記錄庫等組成[4]。企業(yè)需設置專門的系統(tǒng)管理員和文件管理員。所有功能模塊的操作中，提交、審批等節(jié)點均需進行電子簽名[5]。

各功能模塊包括：(1)文檔模板是質量文件管理系統(tǒng)中用于管理在線編輯所使用的文件模板的功能模塊，用來管理文件模板的新增、生效、失效、修訂和查詢等。(2)文檔創(chuàng)建模塊是實現文件編制、審核以及批準的過程，文件起草人采用在線編輯，審核人進行在線批注與在線審批，包括電子簽名的功能。文檔跟蹤可以查閱文檔審批進度的過程。(3)培訓模塊是實現對已經審批的新建文件或修訂文件進行培訓和生效的功能。系統(tǒng)在文件批準后，會生成培訓計劃通知分發(fā)部門的指定人員組織培訓。(4)文件打印分發(fā)模塊是實現對文件或記錄進行打印、發(fā)放、回收和銷毀的功能，需經申請和審批。(5)文件借閱模塊是實現對文件進行借閱的功能，需經申請和審批。(6)文件補發(fā)模塊是實現對權限外的文件進行補發(fā)的申請操作功能。(7)文件復審模塊是實現對需要復審的文件進行復審管理的功能，系統(tǒng)按照文件復審周期以及設置的提醒間隔時間，自動在文件復審日期到期之前，生成復審計劃清單。(8)文檔失效模塊是實現對生效文件進行失效操作的功能，文件失效需經申請和審批。(9)文件上傳模塊是實現對文件或記錄進行單個或批量上傳的功能，文件管理員可將已生效的線下電子版文件上傳至系統(tǒng)中。系統(tǒng)滿足doc、docx、pdf等多種格式的文件上傳。(10)文件記錄庫模塊是實現對生效、歷史、過期的文件記錄進行管理和查詢的功能。

3 運用信息化質量文件管理系統(tǒng)所取得的成果

3.1 規(guī)范了GMP文件管理各流程的標準操作

根據傳統(tǒng)紙質文件的生命周期活動，系統(tǒng)配置了相適應的功能模塊，確保實現了文件的起草/修訂、審核、批準、培訓、生效、分發(fā)、打印、失效、回收、銷毀、借閱、復審等生命周期內的活動。進入系統(tǒng)可以隨時了解各類流程的所處的狀態(tài)，方便管理人員跟蹤和推進各類事件，使管理流程更加緊湊流暢。

3.2 實現了在線文件閱讀

員工經過授權后可以隨時在線閱讀系統(tǒng)文件庫中的文件。每次閱讀時會自動形成水印標記便于文件的保密管理。沒有閱讀權限的文件，可以通過借閱的審批流程，批準后在借閱期內進行文件的查閱。

3.3 固化了簡明的工作流程，體現在明確的人員權限、明確的文件審批節(jié)點和明確的審批流程

(1)明確的人員權限。企業(yè)在開展人員權限劃分時，間接地梳理了適合的起草、審核、批準人員；(2)明確的文件審批節(jié)點。審批節(jié)點包括起草、審核、批準，便于查看所有過程中文件的流程狀態(tài)，避免文件起草及審批周期長而擱置的情況；(3)增加明確的審批流程的注釋。很大程度上，便利了起草人有針對性的修改文件。

3.4 文件審核支持多人在線同時審核

與傳統(tǒng)意義的審核模式截然不同，革新性地提高了工作效率。避免了以往線下審核過程中流轉所需的人力工時及紙張，節(jié)約資源。

3.5 確保文件在生效前進行培訓

文件只有在培訓完成確認后，系統(tǒng)才能進入到生效流程。故不會出現人為遺漏培訓的情況，更加有助于GMP的規(guī)范化管理。

3.6 文件復審的系統(tǒng)提醒

傳統(tǒng)的文件復審是根據人為的制作文件復審表格手動查看有無過期，而該系統(tǒng)可以設置文件到期提醒，文件管理員可以下達復審命令，確保文件在有效期內復審，如文件未及時復審，則文件進入過期文件庫。

3.7 安全保密

系統(tǒng)具有較好的安全保密機制，用戶擁有各自獨立且具有一定密碼復雜性的賬號，根據自己的權限使用系統(tǒng)。

3.8 系統(tǒng)具有審計跟蹤功能

可以記錄系統(tǒng)中的任何操作步驟，系統(tǒng)中各類的數據記錄都是即時生成，同時有審計追蹤功能，沒有數據可靠性[6]方面的風險。具有合規(guī)性，符合CFR Part11 中對電子數據管理的要求。

3.9 方便統(tǒng)計分析

系統(tǒng)中不斷積累的數據可以用于比較和分析，為年度回顧和持續(xù)改進提供數據支持。處理任務更及時，系統(tǒng)的提醒和通知的功能，督促相關人員及時完成系統(tǒng)內的任務，加速流程處理。

4 信息化質量文件管理系統(tǒng)的運維與改進

制藥企業(yè)根據實際使用情況，結合GMP及相關法律法規(guī)要求，后續(xù)還需進行質量文件管理系統(tǒng)的功能優(yōu)化；做好系統(tǒng)長周期運行的維護計劃，定期檢查系統(tǒng)軟硬件環(huán)境是否正常運行；系統(tǒng)運行中發(fā)現的問題需繼續(xù)進行跟蹤和解決。如有其他質量元素管理系統(tǒng)的應用，如培訓管理系統(tǒng)、質量管理系統(tǒng)(偏差、變更、CAPA、投訴、召回)等，建議各系統(tǒng)之間形成關聯，便于制藥生產企業(yè)平臺之間的協(xié)同管理。

5 結語

總而言之，運用信息化質量文件管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)GMP文件管理模式的轉變，實現了信息透明化，提高了制藥企業(yè)的質量管控水平。以新版GMP要求為標準，優(yōu)化了制藥企業(yè)對質量文件管理的流程，工作效率有了質的飛躍，同時業(yè)務做到了標準化、程序化、合規(guī)化，降低了傳統(tǒng)線下模式操作過程中存在的質量風險，實現了質量管理的信息化與規(guī)范化，進而促使企業(yè)質量管理持續(xù)改進，不斷提高制藥企業(yè)的質量管理水平[8]。