信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理路徑分析

侯瀟

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的影響下，互聯(lián)網(wǎng)與民眾生活工作的融入度顯著提升，各行各業(yè)開始落實(shí)信息化建設(shè)，推動(dòng)了各行業(yè)工作效率的提升，適應(yīng)了快節(jié)奏的工作生活模式。在教育行業(yè)飛速發(fā)展的背景下，高校信息資源不快擴(kuò)大，使得高校檔案管理的難度有所提升，財(cái)務(wù)檔案作為高校檔案的重要構(gòu)成，伴隨著高校運(yùn)行模式的變化，財(cái)務(wù)檔案管理的復(fù)雜度亦有所提升，信息化建設(shè)成為優(yōu)化高校財(cái)務(wù)檔案管理的重要手段。對(duì)此，本文將對(duì)信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理優(yōu)化路徑進(jìn)行探析，以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升，維護(hù)高校的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高校;財(cái)務(wù);檔案管理;路徑分析

財(cái)務(wù)檔案管理作為高校檔案管理的重要門類之一，集中反映著高校管理狀態(tài)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源，主要涉及建設(shè)項(xiàng)目、教學(xué)活動(dòng)以及科研活動(dòng)等多環(huán)節(jié)，包含交易記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表以及財(cái)務(wù)申報(bào)書等多項(xiàng)資料。特別是在教育改革的影響下，高校財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容復(fù)雜性與多樣性有所提升，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)成為提升高校財(cái)務(wù)檔案管理的重要手段。對(duì)此，本文將從概述、問題以及措施出發(fā)，對(duì)信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行探析，旨在通過強(qiáng)化對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)與財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)價(jià)值的了解度，提升高校對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重視，并以財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)其創(chuàng)新優(yōu)化路徑進(jìn)行探析，以促進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理效率與質(zhì)量的提升。

1、信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理的方向

在教育改革的影響下，高校規(guī)模與師生容量逐步擴(kuò)大，再加上教育模式的變化，使得高校財(cái)務(wù)支出有所增加，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量亦有所增加，使得高校財(cái)務(wù)檔案管理的難度有所提升，而了解財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)，則是高校財(cái)務(wù)檔案管理優(yōu)化的重要征程。整體而言，高校財(cái)務(wù)檔案的方向，主要表現(xiàn)為：

1.1真實(shí)性控制

高校財(cái)務(wù)檔案包含交易發(fā)票、憑證等多項(xiàng)信息資料，真實(shí)反映著高校的資金流通與往來情況，使得高校財(cái)務(wù)檔案具有真實(shí)性的特征。一般而言，高校財(cái)務(wù)檔案資料具有不可更改性，對(duì)此，在財(cái)務(wù)管理過程中，應(yīng)當(dāng)保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與實(shí)際交易狀態(tài)的一致性，清晰明了的反映高校財(cái)務(wù)往來的實(shí)際情況。

1.2利用性控制

高校財(cái)務(wù)檔案是高校后期審核工作的重要數(shù)據(jù)參考，是提升高校運(yùn)營科學(xué)性的重要數(shù)據(jù)支撐，由此，高校財(cái)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)具有可利用性特征。從財(cái)務(wù)檔案管理的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)重視財(cái)務(wù)檔案的可利用性的控制，通過建立審核機(jī)制與財(cái)務(wù)憑證查詢平臺(tái)的方式，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案可利用價(jià)值的提升。

1.3專業(yè)性控制

在財(cái)務(wù)管理中，涉及較多計(jì)算公式與專業(yè)名詞，具體表現(xiàn)為財(cái)務(wù)收支票據(jù)、財(cái)務(wù)核算憑證等內(nèi)容。其中財(cái)務(wù)收支票據(jù)主要包含公共活動(dòng)費(fèi)用清單、學(xué)費(fèi)交易憑據(jù)、設(shè)備采購清單、科研資金清單以及建設(shè)費(fèi)用清單等多項(xiàng)內(nèi)容，財(cái)務(wù)核算憑證主要包含工資清單、節(jié)日福利清單以及銀行往來對(duì)賬清單等多項(xiàng)內(nèi)容，由于財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的特性，使得財(cái)務(wù)檔案具有專業(yè)性特征。在高校財(cái)務(wù)檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)檔案專業(yè)性的控制。

2、信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

在信息技術(shù)快速發(fā)展的影響下，高校檔案管理信息化建設(shè)逐漸步入正軌，目前，核算管理、報(bào)賬管理以及財(cái)務(wù)預(yù)算管理等已逐步實(shí)現(xiàn)信息化，但是，在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)時(shí)，仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，而隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)頻繁度的提升，使得傳統(tǒng)檔案管理模式的不適應(yīng)性有所提升，推動(dòng)了高校財(cái)務(wù)檔案管理的建設(shè)步伐。但是，當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案管理仍存在以下幾方面問題：

2.1硬件配置不足

相較于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理而言，信息化財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)平臺(tái)、系統(tǒng)的依賴度較高，使得信息化建設(shè)的前期資金投入需求量較高。但是，在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于重視程度不足，使得信息化建設(shè)缺乏必要的思想與資金支撐，陷入硬件配置不足的情況。再加之，部分高校財(cái)務(wù)部門并未設(shè)置專門檔案室，資料存放較為凌亂，并未滿足財(cái)務(wù)檔案管理的保存需求，使得財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的完整性與全面性受到影響，進(jìn)而提升了財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的難度[1]。

2.2管理機(jī)制不全

信息化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制是提升財(cái)務(wù)管理有序性的重要路徑。信息化財(cái)務(wù)檔案管理與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的工作模式、流程具有較大差異，但是，在實(shí)際的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，高校重視財(cái)務(wù)檔案管理流程、內(nèi)容以及模式的轉(zhuǎn)變，卻并未制定影響的管控機(jī)制，使得財(cái)務(wù)檔案管理缺乏必要的約束與管控，進(jìn)而導(dǎo)致信息化建設(shè)的落實(shí)質(zhì)量偏低。

2.3保障措施不當(dāng)

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案以紙質(zhì)為媒介，環(huán)境因素與人為因素對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的影響力較大，易出現(xiàn)字跡消退等問題的影響，出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案完整性不足的問題。而高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理以平臺(tái)、系統(tǒng)、u盤等為媒介，提升了財(cái)務(wù)檔案管理的便捷度，但是，信息化管理模式會(huì)受到病毒與黑客的攻擊，而部分高校的保障措施有所欠缺，增加了數(shù)據(jù)信息篡改、盜用等問題出現(xiàn)的可能性[2]。

3、信息技術(shù)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理的落實(shí)

從問題的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)重視硬件配置、管理機(jī)制以及安全防范等方面的控制優(yōu)化，具體表現(xiàn)為：

3.1提升管理意識(shí)，重視設(shè)施搭建

高校財(cái)務(wù)檔案管理主要涉及檔案管理人員、高校領(lǐng)導(dǎo)層等主體，兩者的意識(shí)將直接影響高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)，對(duì)此，高校領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息化建設(shè)的重視，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，予以檔案管理人員相應(yīng)的培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)、檔案管理以及財(cái)務(wù)信息的認(rèn)知，并通過配置掃描儀、高拍儀、監(jiān)控設(shè)備、防盜門、防火門、復(fù)印機(jī)、操作系統(tǒng)、服務(wù)器以及打印機(jī)等硬軟件設(shè)施的方式，為財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

3.2優(yōu)化管理機(jī)制，提升管理質(zhì)量

高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)包含監(jiān)督制度、流程機(jī)制以及數(shù)據(jù)備份機(jī)制、責(zé)任機(jī)制等多項(xiàng)內(nèi)容，其中責(zé)任機(jī)制應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的收集、立卷、歸檔、移交等工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化分配，方便追責(zé)。流程機(jī)制應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的保管、查閱使用等流程與環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理有序性的提升。監(jiān)督機(jī)制應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作流程與行為進(jìn)行監(jiān)督，以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展[3]。

3.3落實(shí)安全防控，提升系統(tǒng)安全

針對(duì)于安全防控優(yōu)化，應(yīng)當(dāng)注意：一是人員意識(shí)，高校應(yīng)當(dāng)重視財(cái)務(wù)檔案管理人員安全意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng)，引導(dǎo)管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的采集、傳輸以及保存的安全保密控制，并通過劃分程度等級(jí)的方式，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案安全管理效率的提升;二是防控機(jī)制，首先應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)管理人員“一式兩套”，降低檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)，并通過優(yōu)化訪問權(quán)限、防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)、系統(tǒng)修復(fù)管理的方式，保障管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，進(jìn)而達(dá)到提高高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的成效[4]。

結(jié)束語

綜上所述，財(cái)務(wù)檔案管理作為高校檔案管理的重要構(gòu)成，是高校資金運(yùn)用管理的數(shù)據(jù)支撐。在信息技術(shù)環(huán)境下，信息化建設(shè)成為財(cái)務(wù)檔案管理優(yōu)化的重要路徑，在優(yōu)化過程中，應(yīng)當(dāng)重視安全防控、管理機(jī)制以及人員設(shè)備管理等方面的優(yōu)化，以促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化落實(shí)，進(jìn)而達(dá)到提升財(cái)務(wù)檔案管理有序性的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯建華.高校財(cái)務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新探析[J].唐山師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2021，43（03）：158-160.

[2]張焱.信息化背景下高校財(cái)務(wù)檔案管理分析[J].中國管理信息化，2019，22（17）：41-42.

[3]涂小麗.淺析高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2019，30（13）：323-324.

[4]宋曉淳.高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化管理模式分析[J].才智，2019（18）：231.