試論如何提高企業(yè)行政部門辦會(huì)質(zhì)量

企業(yè)作為一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織和市場主體，為維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，幾乎每天都離不開這樣或那樣的會(huì)議，而且不同的會(huì)議發(fā)揮著不同的功能和作用，對(duì)企業(yè)正常運(yùn)行舉足輕重。作為行政部門，提高辦會(huì)質(zhì)量、保障會(huì)議效果是其核心職能。如果辦會(huì)質(zhì)量不高，則耽誤的是一群人的時(shí)間成本，影響是的整個(gè)企業(yè)的效益。作為行政管理人員，要認(rèn)清會(huì)議活動(dòng)的本質(zhì)，找準(zhǔn)辦會(huì)的短板，從制度規(guī)范、會(huì)前準(zhǔn)備、時(shí)間管理、會(huì)議落實(shí)等角度持續(xù)改進(jìn)提升，最大程度提升會(huì)議效果，釋放會(huì)議成果，為企業(yè)創(chuàng)造會(huì)議增值。

一、各類行政會(huì)議在企業(yè)管理中的作用

決策性會(huì)議。企業(yè)在運(yùn)行過程中，根據(jù)制度規(guī)定，生產(chǎn)經(jīng)營重大事項(xiàng)需通過黨委會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)、股東會(huì)等會(huì)議做決策。這類決策性會(huì)議主要解決干不干的問題，直接關(guān)系著企業(yè)戰(zhàn)略方向和計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，其作用不言而喻。在完成決策程序后，經(jīng)理層牽頭組織落實(shí)。市場形勢(shì)瞬息萬變，經(jīng)營決策講究既快又準(zhǔn)。決策會(huì)議的及時(shí)性和效率對(duì)企業(yè)非常重要，稍有延誤和遲疑則可能帶來效益上重大損失。

工作布置類會(huì)議。企業(yè)在制定全年生產(chǎn)經(jīng)營預(yù)算和目標(biāo)后，重點(diǎn)轉(zhuǎn)向如何抓落實(shí)的問題。那么經(jīng)營管理層，就要通過一個(gè)穩(wěn)定的渠道來傳達(dá)經(jīng)營管理方略、分解任務(wù)、明確責(zé)任，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中的問題，推進(jìn)工作進(jìn)度。工作布置類會(huì)議就是這樣的一個(gè)渠道，如企業(yè)內(nèi)部的公司年度工作會(huì)、生產(chǎn)早會(huì)、生產(chǎn)周會(huì)、月度司務(wù)會(huì)、燃料分析專題會(huì)等，這些會(huì)議主要解決怎么干的問題，關(guān)系企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和績效達(dá)成。

交流討論性會(huì)議。企業(yè)在作重要決策之前，受制于企業(yè)決策層知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)局限等因素，通常會(huì)廣泛征集各部門及干部職工的意見，研究論證可行性，為科學(xué)決策提供支持。如企業(yè)內(nèi)部的務(wù)虛會(huì)、座談會(huì)、專家論證會(huì)就是如此，主要為干不干、怎什干提供依據(jù)參考，關(guān)系著企業(yè)決策的科學(xué)性和工作措施的合理性。

二、影響企業(yè)辦會(huì)質(zhì)量的主要癥結(jié)

會(huì)前準(zhǔn)備不足。不同的企業(yè)每天都在召開不同的會(huì)議，但普遍存在會(huì)議效率不高的問題，其中的原因很多，但有一個(gè)重要決定性因素，那就是會(huì)前準(zhǔn)備?，F(xiàn)實(shí)情況是，很多企業(yè)的會(huì)議組織者沒有這個(gè)意識(shí)，會(huì)前馬馬虎虎、臨時(shí)抱佛腳，將希望寄托于會(huì)中，最終的結(jié)果可想而知。

會(huì)中時(shí)間失控。我們經(jīng)?？梢钥吹?，企業(yè)里面原本計(jì)劃1個(gè)小時(shí)開完的會(huì)，結(jié)果用了兩三個(gè)小時(shí)還未結(jié)束。有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員沒有時(shí)間概念，習(xí)慣性拖堂，導(dǎo)致一群人跟著陪會(huì)。更有甚者，開會(huì)前不規(guī)劃時(shí)間，開到哪算哪，結(jié)果會(huì)議從白天開到晚上還沒完結(jié)。這些現(xiàn)實(shí)問題對(duì)企業(yè)和員工時(shí)間成本是巨大的浪費(fèi)，不加以改進(jìn)則可能給企業(yè)造成損失。

會(huì)后不了了之。有的辦會(huì)人員經(jīng)常會(huì)犯本末倒置的錯(cuò)誤，虎頭蛇尾，會(huì)議開得轟轟烈烈，在會(huì)議結(jié)束后卻不了了之，沒有通過必要的創(chuàng)造性工作，提煉并固化會(huì)議成果?；蚴?，雖然有會(huì)議紀(jì)要，但對(duì)會(huì)議決策和安排事項(xiàng)的執(zhí)行情況不聞不問，到下次會(huì)議時(shí)，有的事項(xiàng)又不得不再次“回爐”。這是對(duì)會(huì)議成果的巨大消耗，將嚴(yán)重?fù)p傷企業(yè)的運(yùn)行效率。

三、多措并舉提高企業(yè)行政部門辦會(huì)質(zhì)量

建立健全會(huì)議管理制度。要提高辦會(huì)質(zhì)量，首要任務(wù)時(shí)

做好頂層設(shè)計(jì)，建立健全一整套會(huì)議管理制度和流程。通過制度明確各類會(huì)議的會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，并約定會(huì)議紀(jì)律，細(xì)化會(huì)議落實(shí)、執(zhí)行檢查和結(jié)構(gòu)考核的流程。對(duì)于決策性會(huì)議，一方面要在企業(yè)章程中規(guī)定股東會(huì)、董事會(huì)及經(jīng)理層會(huì)議各自的決策范圍和權(quán)限，另一方面要建立配套的董事會(huì)議事規(guī)則、總經(jīng)理辦公會(huì)議事規(guī)則、監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則等。其他行政類會(huì)議，可通過行政會(huì)議管理制度統(tǒng)一予以規(guī)范，明確會(huì)議相關(guān)組織責(zé)任、流程和要求。

做到會(huì)前充分準(zhǔn)備。無論是什么性質(zhì)的會(huì)議，會(huì)前準(zhǔn)備都是最為重要的。應(yīng)該說，組織會(huì)議的功夫主要在會(huì)議之外，會(huì)前準(zhǔn)備環(huán)節(jié)就是其中最重要的一環(huán)。對(duì)于決策性會(huì)議，上會(huì)的議題準(zhǔn)備極其重要，需要在會(huì)前完成調(diào)查研究、資料準(zhǔn)備、求證確認(rèn)、論證溝通等工作，唯有如此，與會(huì)人員才能在較短的時(shí)間內(nèi)快速達(dá)成一致、做出決定，否則在會(huì)上不僅時(shí)間，最終可能導(dǎo)致議題“流產(chǎn)”，無法達(dá)不會(huì)議目標(biāo)。對(duì)于工作布置類會(huì)議，會(huì)前也要做足功課，提前與相關(guān)部門溝通，并就需提交的資料表明具體要求。在會(huì)議資料收集過程中要嚴(yán)格把關(guān)，倒逼對(duì)應(yīng)部門提高會(huì)議資料的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，行政辦會(huì)部門進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，并與相關(guān)部門、出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)和報(bào)告。會(huì)議最后一道程序是發(fā)布會(huì)議通知，將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息提前傳達(dá)到人，留足會(huì)前消化相關(guān)內(nèi)容的時(shí)間，確保所有與會(huì)人員應(yīng)知盡知會(huì)議涉及的內(nèi)容。

嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間。每個(gè)會(huì)議都是有時(shí)間成本的。有的會(huì)議討論很熱烈，最終莫衷一是，有的會(huì)上各抒己見，最后卻沒有一錘定音。這些現(xiàn)象每天都在上演。會(huì)議的時(shí)長本身有一定的不可控性，但通過辦會(huì)人員的專業(yè)性、創(chuàng)造性的工作是可以提高時(shí)間利用率的。首先要注重會(huì)議議程的設(shè)置，對(duì)議程內(nèi)容的先后順序進(jìn)行反復(fù)推演論證，以求達(dá)到更符合邏輯、過會(huì)更順暢的效果。其次要盡可能精準(zhǔn)設(shè)置好每個(gè)事項(xiàng)或議程內(nèi)容的時(shí)間，至少要精確到分鐘。為了幫助主持人更好的控制時(shí)間，可在會(huì)場設(shè)置報(bào)時(shí)器，在某個(gè)事項(xiàng)用時(shí)到點(diǎn)時(shí)，報(bào)時(shí)器自動(dòng)提醒，或通過辦會(huì)部門及時(shí)提醒主持人。

四、抓實(shí)會(huì)議成果的整理和應(yīng)用。原則上所有的會(huì)議都要形

成會(huì)議紀(jì)要，它就是會(huì)議本身的成果。會(huì)議紀(jì)要發(fā)布前要用心確認(rèn)各個(gè)細(xì)節(jié)，特別是決定性會(huì)議更是如此，避免模棱兩可、責(zé)任不明、沒有失效的表述。然而僅僅有會(huì)議紀(jì)要是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，關(guān)鍵在于會(huì)議成果的應(yīng)用，即抓落實(shí)，這是會(huì)外功夫的另一個(gè)重要方面。行政管理部門切不可忽視這個(gè)環(huán)節(jié)重要性，要安排專人依據(jù)會(huì)議紀(jì)要，以表格的形式將會(huì)議內(nèi)容轉(zhuǎn)化為具體化、條目化的工作任務(wù)清單，并且做到“三定”，即定責(zé)任部門、定責(zé)任人、定完成時(shí)間。后續(xù)對(duì)照清單跟蹤工作落實(shí)進(jìn)度，當(dāng)遇到進(jìn)度可能滯后的情況時(shí)，提前與責(zé)任部門或責(zé)任人溝通，督促加快節(jié)奏，確保按期完成。對(duì)于特別重要的工作，可另行形成督辦函或督辦令。工作清單和督辦函的執(zhí)行情況要定期向會(huì)議主持人或分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。對(duì)于執(zhí)行中存在客觀障礙、需要協(xié)調(diào)資源的事項(xiàng)，可根據(jù)需要組織專題推進(jìn)會(huì)，保障會(huì)議確定的事項(xiàng)件件有著落、事事有回音。對(duì)于執(zhí)行不到位的，會(huì)議督辦部門要提出考核意見，經(jīng)過一定的審批程序后與績效或獎(jiǎng)金掛鉤，體現(xiàn)到實(shí)實(shí)在在的收入上。

會(huì)議對(duì)企業(yè)運(yùn)行至關(guān)重要，會(huì)議效率的提升是一個(gè)持續(xù)不斷的過程。作為行政管理部門，要將提高辦會(huì)質(zhì)量作為頭等大事，充分發(fā)揮部門的功能和作用，創(chuàng)造性地辦好各類會(huì)議，不斷提高企業(yè)會(huì)議的質(zhì)量，為企業(yè)創(chuàng)造更大的管理價(jià)值。

作者簡介

趙云（1983年10月出生），男，漢族，籍貫：甘肅武威，大學(xué)文化。研究方向：行政管理與基層黨建。