如何在事業(yè)單位檔案管理中開展精細化管理分析

摘要：精細化管理對于事業(yè)單位人事檔案管理工作有著重要意義，本文首先明確了事業(yè)單位人事檔案管理的必要性，其后具體分析了事業(yè)單位人事檔案精細化管理要求的提出，并圍繞如何在事業(yè)單位人事檔案管理中開展精細化管理提出了幾點對策，以期可供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;必要性;精細化管理

1 引言

人事檔案管理工作是機關事業(yè)當中必不可少的一項重要工作，可以為事業(yè)單位各項工作的開展和制定發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。為了更好地使人事檔案管理工作服務于事業(yè)單位的發(fā)展，本文提出精細化管理理念，通過在事業(yè)單位人事檔案管理中開展精細化管理工作，促進檔案管理水平的提高。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

人事檔案記載了事業(yè)單位人員的個人履歷、技能水平、業(yè)績考核等信息，這些信息不僅清晰地反映了單位職工的日常工作表現(xiàn)和思想品德，而且也與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系接轉等緊密相關。因此，進一步做好人事檔案管理工作具有一定的必要性。

第一，是合理開發(fā)人才資源的重要依據(jù)。人事檔案是人才信息的重要承載，關系到單位工作人員的考核、調動、升職等諸多事項，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。因此，在實際工作中，優(yōu)化和改進人事檔案管理工作，對單位合理運用人才發(fā)揮著十分重要的作用。

第二，是推動事業(yè)單位良性運轉的關鍵。加強人事檔案管理工作，對職工隊伍的成長有一個清晰的認識和了解，不僅幫助單位發(fā)掘人才和留住人才，而且有助于單位人才培養(yǎng)及素質提升工作的開展，進而充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，助推單位的創(chuàng)新發(fā)展。

第三，是改進人事檔案管理工作現(xiàn)存問題和不足的現(xiàn)實需要。受體制、機制等多種因素的影響，有的事業(yè)單位人事檔案管理工作中領導的積極性較低，忽視了檔案管理的重要性，有的缺少現(xiàn)代化的管理手段等問題，直接影響了人事檔案管理的科學化水平。因此，進一步創(chuàng)新與優(yōu)化人事檔案管理工作，不僅能夠大大提升人才資源的有效配置，同時還能夠解決檔案管理工作中的不合理問題。

3 事業(yè)單位人事檔案精細化管理要求的提出

3.1精細化管理的內涵

與傳統(tǒng)的管理理念相比，精細化管理強調的是管理的“精”與“細”，是現(xiàn)代化管理的重要組成部分。精細化管理模式的提出，在提高管理質量、效率方面具有重要作用，是在常規(guī)管理模式上的一個深化發(fā)展。精細化管理方法主要看重以下幾個方面：強調管理人員職責的合理分配，明確相關人員工作內容;在提高管理質量的同時，有效降低成本，提供更高質量、更為精細的服務。基于時代的發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案資料不斷增加，進一步增加了管理嫩度，針對檔案資料雜亂、繁多的問題，必須做好明確分工、恪守職責，全面提高檔案管理的精細化水平。

3.2精細化管理的要求

在事業(yè)單位人事檔案精細化管理中，具體要求可歸納為“精、準、細、嚴”四個字，為有效提高人事檔案管理水平，必須從嚴抓住四大關鍵點，完善人事檔案管理制度，做到精益求精，保證管理及時性、準確性。在人事檔案管理工作執(zhí)行過程中，必須重視執(zhí)行細節(jié)，滿足細化管理的基本要求;同時，必須對各種管理制度執(zhí)行效果進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題并提出相應的解決對策，切實滿足精細化管理要求。

4 在事業(yè)單位人事檔案管理中開展精細化管理的幾點對策

4.1完善人事檔案管理制度，實現(xiàn)機制精細化

事業(yè)單位人事檔案管理中開展精細化管理工作，必須要結合單位和部門實際健全相關的制度和體系，確保人事檔案管理工作有章可循，關鍵還要將各項制度落到實處。在實際工作中，檔案管理人員必須要嚴格執(zhí)行人事檔案的收集、整理、審核、歸檔等制度，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學性。一是定期填寫職工情況履歷表或者變動情況表，確保檔案的動態(tài)管理;二是定期對檔案進行歸檔、整理和補充。凡與員工密切相關的材料，如職稱材料、工資材料、獎懲材料等要及時歸檔，對發(fā)現(xiàn)問題的檔案材料要及時予與糾正，發(fā)現(xiàn)失真的檔案材料要嚴格核實，以確保材料的真實性。同時，要結合單位實際，不斷調整和完善管理的工作細則，建立標準化的大業(yè)務制度，要求檔案管理人員日常工作過程中準確執(zhí)行各項標準，以保證精細化管理的力度。

4.2強化檔案人才建設，打造精細化管理隊伍

打造精細化管理隊伍是優(yōu)化檔案管理工作的關鍵。一方面，要重視提升檔案人員的素質，加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，及時更新自身知識體系，不斷提高業(yè)務水平和工作能力，特別是熟練掌握信息技術操作技能，適應信息化發(fā)展的要求，為檔案管理工作有序開展提供有力保障。此外，必須要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設，要選擇政治可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案管理工作，要重視對檔案人員的職業(yè)道德教育，增強他們的社會責任感，讓他們有足夠的能力勝任此項工作。

4.3信息技術賦能檔案管理，支撐精細化管理工作

事業(yè)單位在人事檔案精細化管理工作中，要充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，使作為信息傳遞載體的文件在網(wǎng)絡空間能規(guī)范、智能流轉及管理，減少人為操作的失誤和干預，數(shù)字轉型背景下文件與檔案的關系如下圖1所示。

圖1 數(shù)字轉型背景下文件與檔案的關系

信息技術賦能事業(yè)單位人事檔案精細化管理具體需做好以下幾點工作：一是依據(jù)《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》和《數(shù)字檔案室建設指南》等標準和指南提出系統(tǒng)需求報告，設計符合業(yè)務規(guī)范要求的檔案管理流程和功能，確保系統(tǒng)功能齊全、穩(wěn)定流暢運轉。二是開發(fā)利用數(shù)字技術與工具，提升系統(tǒng)的智能化水平。數(shù)字時代，檔案人員和用戶對檔案業(yè)務的智能化需求和期待越來越高，因此需要重點關注文件分類、鑒定、處置與利用業(yè)務的交互式智能設計與實現(xiàn)。三是實現(xiàn)檔案的動態(tài)化管理，提高利用價值。及時做好新增材料的分類、錄入工作，及時更新人員基本信息。除此之外，面對數(shù)字化系統(tǒng)可能存在的風險，要對管理的流程進行嚴格把控，必須加大數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理，及時進行信息備份和系統(tǒng)升級，防止出現(xiàn)網(wǎng)絡信息涉密的風險，確保檔案資料的安全。與此同時，檔案管理人員應適應數(shù)字時代的發(fā)展要求，提升數(shù)字技術應用能力 ：一是積極參加信息化技術相關業(yè)務培訓學習，豐富知識結構 ;二是要追蹤新型數(shù)字技術的迭代升級，分析其在檔案管理工作中的應用效果，以數(shù)字技術應用提升檔案服務水平。

5 結語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理中，精細化管理方法的應用具有重要意義，可有效提高檔案管理效率與規(guī)范性。對此，事業(yè)單位必須建立起的精細化檔案管理制度，加強檔案人才建設，并積極順應時代的發(fā)展，推廣信息化技術實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，全面提升檔案精細化管理水平。

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作者簡介：湛晶（1984-），女，湖南長沙人，中級館員，碩士，工作方向：檔案管理。