信息化檔案管理體系的構(gòu)建與實(shí)施

曹思敏

摘要：檔案管理是直接對(duì)檔案的實(shí)體以及相關(guān)的檔案信息進(jìn)行管理，檔案涉及到一個(gè)企業(yè)的員工的個(gè)人隱私，需要企業(yè)不斷重視對(duì)于檔案管理體系的建設(shè)，盡可能的保障管理人員、管理設(shè)備以及管理制度的不斷完善，盡最大努力保護(hù)企業(yè)工作人員的隱私安全，提高企業(yè)的管理能力和管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化;管理體系;檔案管理

前言

社會(huì)企業(yè)在信息化時(shí)代背景下發(fā)展速度快，對(duì)于信息的掌握程度以及獲取方式都發(fā)生一些變化。在信息化不斷發(fā)展的階段，對(duì)于電子檔案管理工作的要求也在不斷提高，信息化的檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)。為盡可能滿足社會(huì)各方勢(shì)力對(duì)于檔案管理的要求，相關(guān)部門必須要加強(qiáng)對(duì)信息化檔案進(jìn)行管理的水平，著重關(guān)注檔案管理體系的搭建，要求相關(guān)管理人員要不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理新途徑，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展新趨勢(shì)，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法不斷推進(jìn)信息化檔案管理體系的建立，推動(dòng)檔案管理朝著信息化、科學(xué)化的方向發(fā)展，有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，不斷優(yōu)化管理人員的管理能力，為企業(yè)的健康發(fā)展助力。

1 檔案管理工作的重要性

我國(guó)的檔案資源眾多，其中包括過去的相關(guān)信息以及具體工作信息，其能夠有效保障各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，對(duì)于現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理體系建立具有非常重要的意義。首先，檔案可以成為具有真實(shí)意義的歷史憑證，是進(jìn)行工作決策的重要保障，其來源于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開展，具有真實(shí)性以及客觀性的特點(diǎn)。其中絕大多數(shù)的檔案都是由當(dāng)事人在管理工作進(jìn)行過程中親筆書寫，有一小部分需要領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和簽字才能生效。在一般的管理過程中，如果想要最大限度的發(fā)揮好信息資源的價(jià)值，必須要做好檔案管理工作，對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行偏碼、排序，將編碼錄入相關(guān)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理人員進(jìn)行管理，與此同時(shí)，最大限度的節(jié)省查找檔案的時(shí)間，提高檔案資源的利用率。

依托國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，通過檔案信息管理平臺(tái)，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、信息資源及檔案進(jìn)行收集、整合、維護(hù)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔、整編、分類、報(bào)表、借閱、移交一鍵完成。同時(shí)，在企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案信息資源即時(shí)共享，增強(qiáng)了辦公能力，形成信息化檔案管理體系。電力企業(yè)檔案管理的信息量極大，涉及到多個(gè)部門的方方面面，包括具有極高保存利用價(jià)值的文字、圖片、聲像等檔案資料，其價(jià)值也是無法用金錢估量的。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理設(shè)備不受重視

檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不到位，許多企業(yè)在設(shè)置相關(guān)的檔案管理部門時(shí)，對(duì)于涉及到整個(gè)企業(yè)的各部門管理檔案沒有輔以相應(yīng)的設(shè)備支持，一方面，在進(jìn)行檔案管理過程中缺乏專業(yè)性;另一方面，對(duì)于大型的精準(zhǔn)度要求比較高的設(shè)備沒有專業(yè)的人員進(jìn)行管理。除此之外，設(shè)備檔案的管理一般都由非專業(yè)管理人才進(jìn)行管理，他們中的大部分人對(duì)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)并不了解，對(duì)于管理過程中涉及到的理論知識(shí)、整合能力等都有所欠缺、況且對(duì)于檔案信息資源的管控能力不足，導(dǎo)致在對(duì)檔案進(jìn)行存檔的過程中在工作交接方面存在問題，不具備系統(tǒng)性以及前瞻性。

2.2檔案信息化建設(shè)管理人員缺少專業(yè)性

在信息化背景下，檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)要求不斷提高。檔案工作不僅僅只是簡(jiǎn)單的接受、管理，在現(xiàn)階段，對(duì)于檔案管理人員提出更高的要求，需要檔案管理人員能夠熟練使用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件;除此之外，還需要了解相關(guān)檔案管理規(guī)范，對(duì)信息錄入有一定的認(rèn)識(shí)。目前，許多檔案管理人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案管理人員隊(duì)伍不能滿足現(xiàn)階段的管理需求，缺少專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，況且檔案管理人員在進(jìn)行管理工作過程中缺乏積極性，因此當(dāng)他們面對(duì)新設(shè)備、新技術(shù)時(shí)不能夠熟練使用相關(guān)技術(shù)。

3 信息化檔案管理體系建設(shè)的實(shí)現(xiàn)方式

3.1建立完善的信息化檔案管理體系

在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，需要管理人員利用現(xiàn)代信息化技術(shù)搭建完善的檔案管理體系，培養(yǎng)相關(guān)管理人員的管理意識(shí)以及使用先進(jìn)技術(shù)的水平。通過設(shè)立完善的信息化管理體系，能夠最大限度的促進(jìn)檔案信息化管理體系的建立，優(yōu)化管理模式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化管理。

3.2增強(qiáng)檔案人員專業(yè)培訓(xùn)，創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案管理

想要建立信息化管理體系的前提在于加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)提高自身管理意識(shí)，與此同時(shí)能夠順利將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中去。相應(yīng)的管理部門還可以引進(jìn)專業(yè)的管理型人才，可以在市場(chǎng)上進(jìn)行招聘，通過福利政策以及相應(yīng)的薪資政策吸引人才主動(dòng)向檔案管理靠攏。除此之外，還可以與名校進(jìn)行合作，聘請(qǐng)專業(yè)的管理型教師到企業(yè)當(dāng)中進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理意識(shí)。

在檔案管理過程中，除了要注重檔案管理體系的信息化建設(shè)之外，作為檔案管理人員還要將創(chuàng)新的思維融入到檔案服務(wù)的過程中。創(chuàng)新性的檔案利用辦法，要求檔案管理人員要在立足社會(huì)檔案信息服務(wù)的前提下，充分提升檔案信息的附加價(jià)值，注重檔案信息服務(wù)系統(tǒng)的軟件建設(shè)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行合理的劃分來促進(jìn)檔案信息的合理使用?？梢酝ㄟ^建立移動(dòng)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)來促進(jìn)移動(dòng)檔案信息共享機(jī)制的形成，最大程度上突破時(shí)間和空間的限制，讓廣大用戶可以隨時(shí)隨地查詢和使用檔案信息。同時(shí)作為檔案信息管理人員，還要對(duì)各種檔案信息，進(jìn)行有效的分類，加工，整理，不僅要在檔案工作過程中對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合，推進(jìn)用計(jì)算機(jī)管理控制系統(tǒng)來對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合管理，提升檔案管理的信息化水平。

3.3加強(qiáng)安全管理體系建設(shè)

由于整個(gè)檔案管理系統(tǒng)涉及到企業(yè)員工的個(gè)人隱私，為防止安全隱患的發(fā)生，給員工造成不必要的麻煩，因此企業(yè)在建設(shè)檔案管理體系的過程中，沒還需要不斷關(guān)注對(duì)于檔案管理體系的安全建設(shè)，可以利用GPS技術(shù)或GIS技術(shù)，對(duì)整個(gè)檔案庫進(jìn)行24小時(shí)全方位監(jiān)控，以此保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。

結(jié)語

本文通過對(duì)檔案管理體系建設(shè)方面存在的問題，進(jìn)行分析研究，從根本上找到建立健全檔案管理體系的方式，既保障企業(yè)檔案管理體系的完善，又推進(jìn)整個(gè)檔案管理體系安全系數(shù)的增加，為國(guó)家未來的發(fā)展助力。

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