辦公室公文檔案管理規(guī)范化分析

摘要：辦公室公文檔案有著內(nèi)容分散、前后連貫、使用價值等特點，對其進行規(guī)范化管理可以提升公文檔案管理的效率和質(zhì)量，也是檔案科學管理和信息化管理的基礎，是辦公室管理規(guī)范化的重要組成部分。公文檔案管理規(guī)范化工作貫穿于公文制發(fā)和收文到公文立卷與的全部過程，辦公室管理需要全面細致地推進檔案管理規(guī)范化工作。本文首先簡要闡述辦公室公文檔案管理規(guī)范化的重要性，再從公文制發(fā)、公文分類、案卷完善和過程指導四個方面論述辦公室檔案管理規(guī)范化的要求，為辦公室公文檔案管理工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：公文檔案;檔案管理;規(guī)范化

辦公室工作包含處理日常行政事務、傳達信息、內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)等，辦公室公文則是辦公室工作的記錄和結(jié)果，是需要保存的重要資料。鑒于辦公室公文的特點及重要性，辦公室公文檔案管理是行政管理工作的關鍵要素，更是開展行政工作和協(xié)助領導完成相關事務的核心環(huán)節(jié)。辦公室公文檔案管理工作完成的好與否，更是行政管理工作水平的評價依據(jù)之一，而開展辦公室公文檔案規(guī)范化管理是公文檔案管理工作良好有序進行的前提和保障。因此，加強辦公室公文檔案管理規(guī)范化，提升公文檔案管理質(zhì)量，對于提升辦公室工作和優(yōu)化組織行政管理體系都有著深遠的意義。

一、辦公室公文檔案管理規(guī)范化的重要性

辦公室公文檔案管理規(guī)范化與檔案管理質(zhì)量之間有著緊密的聯(lián)系，它在提升公文檔案管理效率、保障公文信息化管理和促進公文科學化管理等方面都有著積極的作用。總結(jié)辦公室公文檔案管理的特點和規(guī)律，選擇科學的管理方法，規(guī)范辦公室公文內(nèi)容和管理流程，將有效提升辦公室公文檔案管理效率;公文檔案信息化管理是時代需求和未來趨勢，信息化在辦公管理領域的應用已經(jīng)在各種組織內(nèi)實踐和普及，辦公室公文檔案管理規(guī)范化是其信息化管理的基礎，如果辦公室公文檔案管理雜亂無序，其信息化進程也難以推進;辦公室公文檔案科學化管理提出了精細、準確等高于傳統(tǒng)的要求，加之《檔案法》的分布和實施，對公文檔案管理也提出科學化管理要求，從公文制發(fā)到案卷整理都實踐規(guī)范化將為公文檔案科學管理目標的實現(xiàn)保駕護航。

二、辦公室公文檔案管理規(guī)范化的要求

（一）規(guī)范公文制發(fā)，奠定檔案管理基礎

辦公室公文檔案管理包含對公文的分類、存檔、調(diào)用等，公文檔案是由大量的公文構(gòu)成，而公文內(nèi)容和格式的規(guī)范化對于檔案管理中的分類和存檔都有著積極的影響。規(guī)范公文制發(fā)需要做到所有環(huán)節(jié)的標準和規(guī)范，首先是規(guī)范公文的格式，針對辦公室工作目的，按照對應的公文體格式進行公文制發(fā)，正確使用公文種類和結(jié)構(gòu)排列;其次是規(guī)范公文簽發(fā)手續(xù)，對于公文簽發(fā)過程中的落款、主送、標題、印發(fā)等內(nèi)容是否按標準和要求履行做好重點檢查，確保公文簽發(fā)準確規(guī)范;再者，規(guī)范公文載體和形式，選擇相同大小的紙張、打印和裝訂方式，要求簽發(fā)過程中字跡清晰，保證公文內(nèi)容的完整。由此看來，公文制發(fā)規(guī)范化涵蓋了公文起草到簽發(fā)的所有過程，其中還關注公文內(nèi)容和流轉(zhuǎn)過程的各個細節(jié)，而這些需要嚴格按照通用或內(nèi)部規(guī)定的公文格式、管理辦法去提升公文制發(fā)的規(guī)范性。

（二）評估分類公文，保障檔案管理前提

辦公室公文根據(jù)其來源可以分為辦公室制發(fā)和收文，公文的評估分類需要在此基礎上進行。針對辦公室制發(fā)類公文，公文簽發(fā)后，需要經(jīng)歷一段時間的事務過程，在公文涉及的各項事務都已完成后，檔案管理人員就需要對階段時間內(nèi)積累的公文進行評估和分類，并著手開始檔案整理立卷工作。針對收文類公文，則需要明確其公文流轉(zhuǎn)和相關事務已經(jīng)結(jié)束，再根據(jù)組織公文分類原則進行分類并著手立卷。檔案人員要對公文進行篩選和整理，依據(jù)重要程度、涉及內(nèi)容、發(fā)文單位等選擇公文的保存方式和時長，以滿足日后相關人員快速查閱和公文的要求。公文重要性和類別的評估是一項重要的工作，在遵循公文檔案管理的原則之上，還需要檔案人員具備相應的能力和積極的工作態(tài)度，一是檔案人員要對公文檔案規(guī)范化管理保持高度重視，促進檔案管理和工作機制能夠融洽協(xié)調(diào)，精簡公文檔案管理流程，促進檔案管理效率提升;二是強化檔案人員的責任意識，要讓公文檔案管理成為檔案管理日常工作的一部分，避免日常工作和檔案管理工作的沖突。

（三）完善案卷材料，優(yōu)化公文檔案資料

辦公室公文檔案資料完整、方法科學和規(guī)范裝訂等都將成為檔案規(guī)范化管理的影響因素，因此，及時完善案卷材料和優(yōu)化公文檔案資料是辦公室公文檔案管理規(guī)范化的關鍵。首先，檔案管理人員在開展檔案管理工作之前，要檢查案卷材料是否完整，對于其中缺少的材料要及時的催收，以免重要資料在傳閱過程中流失，確保資料的完整性;其次，檔案管理人員要核對案卷材料的相關事務是否已經(jīng)完結(jié)，避免無端增加檔案管理的工作環(huán)節(jié)，對于未完結(jié)事項則要跟進，確保檔案管理工作的持續(xù)性和及時性;最后，檔案人員要采用相同的裝訂方法，做到公文檔案裝訂整齊、潔凈、有序，便于后期使用人員查閱和使用檔案。

（四）指導管理過程，提升檔案管理能力

辦公室公文檔案管理有著復雜、繁瑣、專業(yè)等特點，在開展檔案管理工作時，許多參與檔案管理工作的人員常有可能是臨時借調(diào)、兼職人員，即使是專職從事辦公室公文檔案管理人員也有可能并非專業(yè)人員。因此，需要對檔案管理過程做好監(jiān)督和指導，為公文檔案規(guī)范化管理提供高素質(zhì)專業(yè)人才隊伍，綜合提升組織內(nèi)部的公文檔案管理能力。一是要強化組織內(nèi)部專業(yè)檔案人員的培訓工作，開展公文制發(fā)、公文檔案管理方法、檔案立卷原則、公文簽發(fā)流程等專業(yè)內(nèi)容的培訓，還要融入檔案管理人員素養(yǎng)的培養(yǎng);二是優(yōu)化組織內(nèi)部檔案管理人員配置，以實踐辦公室公文檔案管理規(guī)范化為目標，結(jié)合組織內(nèi)部實際情況，配置相應數(shù)量和質(zhì)量的檔案管理人力資源，確保檔案規(guī)范化管理得以推進;三是配備檔案管理的各類設備，滿足檔案規(guī)范化管理的硬件要求，讓檔案管理規(guī)范化真正落于實處。

三、結(jié)束語

綜上所述，辦公室公文記錄各類機關和事業(yè)組織的日常管理及制度，而辦公室公文檔案管理既全面記錄組織的過往歷史，也會對日后工作提供信息參考支持，是行政管理的重要組成部分。辦公室公文檔案管規(guī)范化是提升檔案管理質(zhì)量的基本途徑，是辦公室工作效率和水平的體現(xiàn)，更是社會發(fā)展對辦公室公文檔案管理提出的時代要求。加強辦公室公文檔案管理規(guī)范化，需要從公文制發(fā)和收文到公文歸檔的所有環(huán)節(jié)去落實，還需要培養(yǎng)相應的檔案管理人才隊伍，綜合提升組織檔案管理能力，在完成辦公室公文檔案管理任務的同時，還將有效發(fā)揮公文檔案的利用價值。

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作者簡介

周培出生年月：1987年6月性別：女民族：漢族，籍貫：山東菏澤學歷：大學本科研究方向：檔案管理。