財(cái)務(wù)檔案管理在信息時(shí)代如何改革創(chuàng)新

張路遙

摘?要：圖像化、信息化和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，給各單位帶來了改善工作流程的時(shí)代機(jī)遇。而財(cái)務(wù)檔案管理的信息化模式從工作方向、系統(tǒng)思維及運(yùn)行模式等方面為該領(lǐng)域帶來了極大的改革與創(chuàng)新，使得財(cái)務(wù)檔案管理工作更科學(xué)、更準(zhǔn)確、更便捷、更高效。

關(guān)鍵詞：檔案管理;財(cái)務(wù);信息化

由于包括報(bào)賬憑據(jù)等管理的實(shí)際依托物質(zhì)形式較為紛繁復(fù)雜，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作具有內(nèi)生的復(fù)雜性。該特性不僅僅局限于檔案本身的復(fù)雜性，還在于管理模式設(shè)計(jì)以及實(shí)現(xiàn)路徑的復(fù)雜性，對財(cái)務(wù)檔案管理人員是較為艱巨的挑戰(zhàn)。而財(cái)務(wù)檔案可為主體制制定綜合決策提供依據(jù)，避免無謂的浪費(fèi)，提高單位運(yùn)行管理的效率，為工作開展提供前提保障。

一、信息化時(shí)代財(cái)務(wù)檔案管理與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵異同

1.物質(zhì)性。信息化時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案管理依托的物質(zhì)形式及實(shí)現(xiàn)方式所需的物質(zhì)條件發(fā)生了較大的變化。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理，可視為“人+票據(jù)+保管庫”及依托其制定的制度流程的有機(jī)組合。

2.思維性。財(cái)務(wù)檔案管理的信息化解放了“人腦”，有效減少了人力的無謂損耗，使得繁雜的財(cái)務(wù)檔案管理工作目標(biāo)不是完成工作，而是高效完成工作與創(chuàng)新工作方式的結(jié)合體，最終達(dá)到系統(tǒng)統(tǒng)籌的目標(biāo)。這一變化要求管理人員需要具有系統(tǒng)性的思維，將財(cái)務(wù)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)作為系統(tǒng)的一部分，總體組裝，按照制度指導(dǎo)有機(jī)結(jié)合，從而塑造系統(tǒng)性的管理思維。

二、信息化時(shí)代財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問題

1.財(cái)務(wù)檔案管理工作硬件采用效果不理想

現(xiàn)階段，各單位財(cái)務(wù)部門正處于逐步推進(jìn)信息及電算化改革的普及階段，在各方面，信息化思想、技術(shù)、模式等都得到了初步運(yùn)用。但就財(cái)務(wù)檔案管理這一領(lǐng)域來講，信息化時(shí)代所帶來的新工具、新路徑以及新模式并未在運(yùn)行中取得理想效果。

2.財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏系統(tǒng)性思維

信息化賦能的財(cái)務(wù)檔案管理工作對于傳統(tǒng)領(lǐng)域是革命性的，財(cái)務(wù)檔案管理的本質(zhì)沒有發(fā)生改變，但其生產(chǎn)工具發(fā)生了巨大的變化。而由于慣性特征，大部分相關(guān)工作人員并未從傳統(tǒng)性財(cái)務(wù)檔案管理工作中轉(zhuǎn)變思維方式，形成了可使用生產(chǎn)工具，但不具有知識(shí)儲(chǔ)備和認(rèn)知突破的能力。在這一現(xiàn)象下，主體通常不具備創(chuàng)新性，因此在該領(lǐng)域工作的改革創(chuàng)新有愛。

三、信息化時(shí)代財(cái)務(wù)管理改革創(chuàng)新方向、邏輯及模式，管理工具及工作流程的創(chuàng)新及效率和應(yīng)用模式的創(chuàng)新

管理工具的創(chuàng)新，重點(diǎn)在于應(yīng)用場景的創(chuàng)新。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員不是IT及硬件研發(fā)人員，不具有管理工作自身的創(chuàng)新，但財(cái)務(wù)檔案管理人員具有特殊的檔案管理專業(yè)性。具體來說，利用信息化技術(shù)創(chuàng)新管理手段是優(yōu)化檔案管理模式的基礎(chǔ)。

隨著包括數(shù)據(jù)庫、信息鏈、數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)的發(fā)展，以及保管為主要應(yīng)用場景的財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)逐漸落后于時(shí)代，而以信息化、數(shù)據(jù)化為代表的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、運(yùn)營及數(shù)據(jù)分析等，讓大量榮成信息發(fā)揮作用的技術(shù)應(yīng)用場景正在興起，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理項(xiàng)。數(shù)字化、信息化、便捷性方向發(fā)展，需要在工作中加大對于數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建構(gòu)建包括系統(tǒng)性數(shù)據(jù)庫、調(diào)用皆可許可協(xié)議在內(nèi)的現(xiàn)代化財(cái)務(wù)檔案體系，最終達(dá)到為信息化時(shí)代，財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化提供便利的目的。因此，包括人工智能所、智能計(jì)算機(jī)、紅外探測儀、智能密集架以及新建財(cái)務(wù)檔案管理軟件集成系統(tǒng)等軟硬件條件應(yīng)該得到滿足。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新式的完成財(cái)務(wù)檔案各類資料的圖像化、信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)化及有效存儲(chǔ)，內(nèi)部或借助于專業(yè)團(tuán)隊(duì)構(gòu)建。適合本單位實(shí)際工作需要的信息化財(cái)務(wù)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以本單位整體財(cái)務(wù)檔案管理工作為目標(biāo)的管理流程及創(chuàng)新化。工作流程的創(chuàng)新在于信，依托信息化技術(shù)，改革和創(chuàng)新原有工作模式，以新工作流程塑造管理模式形成。形成財(cái)務(wù)檔案管理工作的閉環(huán)，確保在工具革新的情況下，財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的安全性、科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和高效性。具體來說，在實(shí)際工作中自收集整理起已歸檔保管為橋梁的，利用反饋體系，并構(gòu)建有效的反饋后再完善監(jiān)督系統(tǒng)，形成財(cái)務(wù)檔案管理的。閉環(huán)模式借助信息技術(shù)對于時(shí)間與空間的滲透性，提高閉環(huán)構(gòu)建的有效性，充分利用現(xiàn)有信息化與數(shù)據(jù)化囊括的云計(jì)算，大數(shù)據(jù)等分析先進(jìn)技術(shù)，從財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)化，到數(shù)據(jù)調(diào)用，處理分析，輸出結(jié)果反饋及模式再完善整個(gè)。并依此制定著相應(yīng)的管理制度，同時(shí)明確各環(huán)節(jié)對應(yīng)崗位的職責(zé)，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與激勵(lì)工作，最終構(gòu)建出一個(gè)科學(xué)高效的財(cái)務(wù)檔案管理信息化運(yùn)行閉環(huán)模式。

管理邏輯及思維系統(tǒng)的改革創(chuàng)新。第一、最為重要的基礎(chǔ)性工作是提升管理人員素質(zhì)。財(cái)務(wù)檔案與單位主體的健康穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展息息相關(guān)。財(cái)務(wù)檔案管理人員作為實(shí)際實(shí)踐行為中不可替代的有機(jī)主體，其包括工作水平、業(yè)務(wù)能力、知識(shí)儲(chǔ)備在內(nèi)的綜合專業(yè)素質(zhì)對管理效果具有實(shí)際意義上的直接影響。注重提升管理人員的業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。

第二，培養(yǎng)管理人員系統(tǒng)性思維與整體性邏輯，使財(cái)務(wù)檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理由于其內(nèi)生的復(fù)雜特性導(dǎo)致，導(dǎo)致管理人員在開展工作時(shí)不能將一份工作作為整體來對待，在時(shí)間和空間上過度的切分，最終形成了財(cái)務(wù)檔案管理落后，因此必須通過激勵(lì)機(jī)制來優(yōu)化整個(gè)單位的財(cái)務(wù)管理工作。

注重人才的審批與培養(yǎng)。信息化時(shí)代的財(cái)務(wù)檔案管理工作需要具有整體、系統(tǒng)性、一時(shí)的復(fù)合性。管理人員財(cái)務(wù)檔案管理要步入信息化、數(shù)字化行列，并改變原來單一的工作崗位架構(gòu)，逐步優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)的組成機(jī)構(gòu)。在對于人才的引進(jìn)和培養(yǎng)中，要抓住技能與認(rèn)知兩個(gè)重點(diǎn)，著重關(guān)注管理、信息技術(shù)操作、財(cái)務(wù)管理與知識(shí)系統(tǒng)構(gòu)建研究等幾類專業(yè)性人才，優(yōu)先符合考慮復(fù)合性人才。

目前，財(cái)務(wù)檔案管理、信息化管理已成為較為明確的時(shí)代趨勢。通過信息化管理，能夠有效解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的缺陷，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率，將管理人員從具體事物中，一定程度的解放出來，思考與實(shí)際信息化時(shí)代下的管理工作改革與創(chuàng)新。

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