淺析企業(yè)標準化信息管理系統(tǒng)的設(shè)計

中機生產(chǎn)力促進中心□雷 鍵

1 引言

隨著科學技術(shù)的發(fā)展， 生產(chǎn)的社會化程度越來越高， 生產(chǎn)規(guī)模越來越大， 技術(shù)要求越來越復雜， 分工越來越細， 這就必須通過制定和使用標準來保證各生產(chǎn)部門的活動， 在技術(shù)上保持高度的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)， 以使生產(chǎn)正常進行。所以， 我們說標準化為組織現(xiàn)代化生產(chǎn)創(chuàng)造了前提條件。 那么標準如何更好更有效地被使用， 這就需要專業(yè)的管理系統(tǒng)來支持。 該系統(tǒng)應該是一個一年365 天、 每天24 小時連續(xù)、高效、 可靠， 集實用性和先進性為一體的標準信息系統(tǒng)， 能夠?qū)ζ髽I(yè)標準體系和標準資源進行有效管理， 并且實現(xiàn)標準的數(shù)字化管理過程、 標準資源數(shù)據(jù)管理、 標準咨詢和服務的信息化。

2 系統(tǒng)設(shè)計

（1） 系統(tǒng)總體設(shè)計思想

為適應標準化工作的需要， 在設(shè)計標準化信息管理系統(tǒng)時， 應至少考慮以下幾點：

1） 用戶操作界面簡單直觀。 無論是信息的展示， 還是可以進行的操作， 都能以簡單的頁面元素來表達， 用戶不用依賴太多的專業(yè)知識，只需通過簡單的點擊、 選擇等就能完成大部分功能的操作。

2） 管理員操作界面簡單直觀。 系統(tǒng)采用SqlServer 數(shù)據(jù)庫， 管理員可以直觀地查看數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)， 并可以通過系統(tǒng)模塊中提供的導入功能將大批量的數(shù)據(jù)快速導入到數(shù)據(jù)庫中， 同時采用數(shù)據(jù)庫備份功能避免發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失。

3） 高效性。 在長時間的運行過程中， 保證系統(tǒng)24 小時連續(xù)不斷地高效運行。

4） 安全性。 系統(tǒng)應采用以個人為單位的安全權(quán)限設(shè)置， 保證不同用戶按不同權(quán)限登錄系統(tǒng)， 保證標準化信息的安全。 瀏覽全文可采用專用PDF 插件來保證標準全文的安全， 系統(tǒng)應提供詳細的日志使數(shù)據(jù)有源可追溯。 數(shù)據(jù)庫可采用日備份、 周備份、 月備份機制保證數(shù)據(jù)的安全。

（2） 系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)可采用標準的B/S 架構(gòu)， 客戶端為支持HTTP Web 應用訪問的各種瀏覽器， 服務器端采用tomcat 為Web 應用程序服務器， 開發(fā)語言為JAVA。

系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)采用四個層次： 數(shù)據(jù)層、安全層、 應用層、 用戶層。

數(shù)據(jù)層： 主要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲管理，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和文件系統(tǒng)進行相對獨立的存儲，并且設(shè)定相應的分類處理， 確保系統(tǒng)可以按照存儲要求、 數(shù)據(jù)類型進行擴展；

安全層： 起到銜接用戶應用系統(tǒng)和業(yè)務數(shù)據(jù)的作用。

應用層： 實現(xiàn)標準化信息系統(tǒng)的業(yè)務流程，主要包含標準導入、 標準全文查看、 流程等系統(tǒng)功能。

用戶層： 提供用戶認證功能， 實現(xiàn)多角色的用戶分類管理， 并且對用戶的信息進行記錄，與各個應用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

3 企業(yè)標準化信息管理系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計

企業(yè)標準化信息管理系統(tǒng)主要功能模塊包括： 標準查詢、 標準體系管理、 文件管理、 標準實施與監(jiān)督、 標準信息服務、 系統(tǒng)功能、 安全管理等。 包含了常規(guī)標準化工作的管理以及對標準文件的共享、 控制， 同時又保證了文檔的安全。

（1） 主頁面

主頁面包括標準化公告、 待辦事宜、 最新下載等基本模塊。

（2） 標準查詢

通過查詢標準庫中的標準屬性得到所查詢的結(jié)果。 數(shù)據(jù)檢索采用組合式、 模糊查詢方式，便于技術(shù)人員快速查詢， 了解標準情況。

（3） 標準體系管理

標準體系管理是建立企業(yè)標準體系的核心內(nèi)容。 它將企業(yè)的技術(shù)標準、 工作標準、 管理標準、 相關(guān)的標準資料按照標準體系規(guī)則進行分類歸納， 最終以結(jié)構(gòu)樹的形式呈現(xiàn)給用戶，用戶可以查看不同節(jié)點下的內(nèi)容。

標準體系管理包括： 標準體系框架管理、標準體系明細管理、 標準體系統(tǒng)計。

（4） 技術(shù)文件管理

技術(shù)文件管理包括： 文件類別、 文件號、文件名稱、 館藏號、 電子文本、 生效日期、 文本語言、 出版日期、 狀態(tài)、 錄入時間、 備注等屬性。

此模塊支持多版本文檔管理， 能夠?qū)ξ臋n的版次及更改記錄進行管理。 基本功能包括：文檔添加、 刪除、 查詢、 修改等操作， 還可以將目錄生成excel 報表。

（5） 貫標意見反饋

貫標意見反饋模塊與標準體系明細管理模塊關(guān)聯(lián)。 在標準體系明細管理界面中， 可直接點擊企業(yè)標準名稱進行貫標意見反饋， 且可查看企業(yè)標準的所有貫標意見及處理信息， 從而形成用戶對標準實施工作的監(jiān)督。

（6） 標準宣貫

可上傳各種標準培訓資料、 標準案例分析、培訓視頻等供下載， 可進行分類管理。

（7） 標準復審

標準需要定期進行復審以確定標準是否繼續(xù)有效或限制使用或作廢等， 對審查時間超過用戶確定的復審年限的標準進行復審， 并實現(xiàn)對復審信息的查詢、 排序、 報表等操作。

（8） 標準模板下載

提供標準模板及其他模板的上傳下載， 為用戶提供統(tǒng)一的標準模板下載功能。

（9） 標準信息服務

標準信息服務包括： 企業(yè)標準化消息、 公司外部消息、 公司標準公告、 法律法規(guī)、 標準知識。

（10） 標準匯編資料管理

標準匯編資料管理， 包括對標準匯編資料的添加、 刪除、 修改、 查詢、 排序、 報表等功能。

（11） 期刊資料管理

期刊資料管理， 包括對期刊資料的添加、刪除、 修改、 查詢、 排序、 報表等功能。

（12） 圖書資料管理

圖書資料管理， 包括對圖書資料的添加、刪除、 修改、 查詢、 排序、 報表等功能。

（13） 標準檔案資料管理

標準檔案資料管理， 包括對標準檔案資料的添加、 刪除、 修改、 查詢、 排序、 報表等功能。

（14） 標準發(fā)放管理

對標準、 文檔等資料的發(fā)放管理， 建立發(fā)放信息庫， 記錄資料等的發(fā)放情況， 包括： 發(fā)放人、 發(fā)放接收人、 發(fā)放時間、 發(fā)放資料名稱及內(nèi)容、 資料性質(zhì)、 發(fā)放數(shù)量、 備注等屬性。

（15） 借閱管理

德國人把目光投向了一個數(shù)量龐大的人群，那就是全職媽媽。這些媽媽經(jīng)過一定的培訓，就成為了身兼母親和護理員兩職的可用人才。有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，目前德國1.1萬多家養(yǎng)老機構(gòu)的62萬從業(yè)人員中，超過60%都是非全職的。在1.2萬居家護理企業(yè)的27萬從業(yè)人員中，非全職的比例甚至超過了70%，絕大部分都是全職媽媽。

對標準、 文檔等資料的借閱管理， 建立資料借閱信息庫， 記錄資料等的借閱情況， 包括借閱資料名稱、 借閱人、 借閱時間、 借閱數(shù)量、應歸還日期等屬性。

標準借閱用于紙質(zhì)標準資料查詢借閱， 通過網(wǎng)上添加借閱信息， 可完成對資料借閱信息的管理， 包括借閱登記、 歸還、 借閱信息統(tǒng)計、借閱歷史瀏覽、 借閱催還等功能。

（16） 日志管理

記錄登陸系統(tǒng)的用戶信息及其操作。 包括用戶代碼、 姓名、 登陸時間、 IP 以及登陸系統(tǒng)后的操作， 包括網(wǎng)站訪問量、 用戶所訪問的欄目， 并可進行統(tǒng)計分析， 包括用戶登錄統(tǒng)計、登錄IP 統(tǒng)計、 訪問峰值統(tǒng)計、 標準訪問、 文件訪問、 用戶訪問欄目統(tǒng)計等。

屬性包括： 用戶代碼、 用戶名稱、 訪問時間、 標準（文件） 編號、 用戶訪問IP。

管理包括： 登錄日志、 訪問日志、 數(shù)據(jù)日志。

（17） 數(shù)據(jù)導入導出

提供對系統(tǒng)所用數(shù)據(jù)的導入導出功能。 數(shù)據(jù)導入可用于用戶批量的數(shù)據(jù)錄入操作， 數(shù)據(jù)導出可用于數(shù)據(jù)的備份。

包括： 標準級別設(shè)置、 標準狀態(tài)設(shè)置、 標準密級設(shè)置、 標準模板分類設(shè)置、 標準公告分類設(shè)置等， 設(shè)置完成后可方便用戶在使用相應功能時， 提供相應數(shù)據(jù)源。

（19） 安全管理

包括： 用戶管理、 公司部門管理、 功能權(quán)限設(shè)置、 數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置、 角色制定、 批量授權(quán)、標準授權(quán)。

（20） 用戶管理

用戶管理用于管理系統(tǒng)的用戶， 可與OA或門戶系統(tǒng)集成。

（21） 部門管理

部門管理用于管理企業(yè)的組織機構(gòu)， 維護部門信息， 可與OA 或門戶系統(tǒng)集成。

（22） 角色管理

可設(shè)置角色信息， 并可為角色授權(quán)， 這樣在為用戶指定角色的同時也將角色所具有的權(quán)限賦予給了用戶。 管理員可自定義角色信息，方便管理員分配權(quán)限。

（23） 系統(tǒng)備份

系統(tǒng)開始運行后， 在SqlServer 數(shù)據(jù)庫中設(shè)置 “自動備份” 任務， 可以按每天、 每周、 每月定時自動對數(shù)據(jù)庫進行整體備份， 以保證一旦發(fā)生系統(tǒng)崩潰的情況下恢復數(shù)據(jù)。 為保證備份的安全， 在服務器的備份分區(qū)可分別建立三個備份目錄： “日備份”、 “周備份”、 “月備份”。 每天備份的數(shù)據(jù)庫保存在“日備份” 目錄下； 每周備份的數(shù)據(jù)庫保存在 “周備份” 目錄下； 每月備份的數(shù)據(jù)庫保存在 “月備份” 目錄下。 “日備份” 保留最近七天的數(shù)據(jù)備份；“周備份” 保留最近四周的數(shù)據(jù)備份； “月備份” 保留最近12 個月的數(shù)據(jù)備份。

4 系統(tǒng)接口

系統(tǒng)通過靈活定義的接口可以與企業(yè)門戶等系統(tǒng)進行用戶數(shù)據(jù)同步， 并可實現(xiàn)單點登錄功能。 可根據(jù)各應用系統(tǒng)架構(gòu)和部署環(huán)境來選擇合適的系統(tǒng)集成方式， 并定義相應的接口接收和發(fā)送數(shù)據(jù)。

（1） 單點登錄

標準化信息管理系統(tǒng)的用戶和組織機構(gòu)數(shù)據(jù)可由企業(yè)的統(tǒng)一門戶系統(tǒng)統(tǒng)一管理。 用戶目錄需要與應用系統(tǒng)完成用戶組織機構(gòu)的數(shù)據(jù)同步。

企業(yè)統(tǒng)一身份認證門戶系統(tǒng)向標準化信息管理系統(tǒng)發(fā)送用戶和組織機構(gòu)數(shù)據(jù)進行驗證，從而達到單點登錄的目的。

（2） 常用業(yè)務集成

標準化信息管理系統(tǒng)中的內(nèi)容， 通過企業(yè)門戶系統(tǒng)中標簽頁將主要欄目直接在企業(yè)門戶系統(tǒng)中展現(xiàn)， 用戶選擇 “更多” 時， 頁面則進入標準化信息管理系統(tǒng)的具體欄目列表， 方便用戶查看到最新信息。

標準化信息管理系統(tǒng)為企業(yè)門戶提供獲取標準公告、 標準體系規(guī)范、 企業(yè)標準管理、 技術(shù)文件管理數(shù)據(jù)的Web 接口， 通過WebService 方式把接口服務發(fā)送到門戶系統(tǒng)中展現(xiàn)。

（3） 待辦任務集成

待辦事項將用戶在標準化信息管理系統(tǒng)中需要處理的任務集中展示。 用戶通過待辦事項能夠快速辦理工作中的待辦工作， 方便用戶進行統(tǒng)一操作， 并提高了工作效率。

待辦事項在企業(yè)門戶系統(tǒng)中只進行展現(xiàn)和提醒， 不涉及具體的業(yè)務處理流程， 用戶處理具體的待辦事項時， 由標準化信息管理系統(tǒng)進行控制。

5 系統(tǒng)的部署

標準化信息管理系統(tǒng)需要建立應用服務器和數(shù)據(jù)庫服務器， 該系統(tǒng)僅在企業(yè)內(nèi)部使用，企業(yè)內(nèi)部用戶通過局域網(wǎng)實現(xiàn)對系統(tǒng)的訪問，見圖1。

圖1

6 結(jié)束語

企業(yè)標準化信息管理系統(tǒng)應在系統(tǒng)安全可靠的前提下， 強調(diào)系統(tǒng)的可操作性、 可維護性和開放擴展性。 應根據(jù)企業(yè)自身特點， 為企業(yè)定制或適當調(diào)整系統(tǒng)中的權(quán)限控制、 標準體系、審批流程等功能模塊。