互聯(lián)網(wǎng)時代石化企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新探討

林承英(中國石化中原油田分公司檔案管理中心，河南 濮陽 457001)

1 互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著社會生活中信息技術(shù)的不斷深入，檔案管理已進入互聯(lián)網(wǎng)時代。首先，這是檔案管理從紙質(zhì)記錄到電子記錄的重大轉(zhuǎn)變。文件管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，這些文件以數(shù)字形式進行記錄、存儲和傳輸。從空間概念的發(fā)展入手，互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案工作變化可以概括為兩個方面：一是檔案資源存儲空間的變化，二是檔案資源的變化。在檔案工作者的活動空間中。從功能的角度來看，文件管理打破了傳統(tǒng)的庫存管理方式，它可以打破地理限制以向用戶提供服務(wù)，并且獲取資源的方式也發(fā)生了變化。獲取收藏資源的形式更加豐富和方便。數(shù)字檔案管理在物理空間，功能定位以及記錄，保存和傳輸方法方面面臨著全面的創(chuàng)新和變革。

近幾年來，信息技術(shù)改革將企業(yè)科技文件推向發(fā)展高潮，實現(xiàn)檔案文件閱讀、保存、更新自動化，改善了其利用方式，提高檔案的利用率，管理和科技檔案的利用價值得到了提升，這讓檔案日益受到人們的重視。但在現(xiàn)實各類檔案的運用和管理過程中，出現(xiàn)了許多影響檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用的因素[1]。

2 推進石化企業(yè)檔案管理變革與創(chuàng)新勢在必行

互聯(lián)網(wǎng)時代，推進檔案管理變革與創(chuàng)新勢在必行。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)成為可能，再加上數(shù)字信息平臺的普及，使得各種類型的數(shù)字檔案信息可以得到及時的歸檔。在接收、復(fù)制、排序和保存等之后，可以盡快將其集成，并且可以將其添加到目錄、摘要或全文給用戶，以便歸檔和組織資源。

在數(shù)字信息平臺系統(tǒng)中，可以將無紙化文件數(shù)據(jù)輸入石化企業(yè)辦公室并進行檢查，這可以減少大量的手動鏈接，并為用戶提供更便捷的文件服務(wù)，提高了文件管理工作的工作效率，并減少了由許多復(fù)雜工作引起的文件管理工作的錯誤。電子文件備份還可以降低文件丟失和損壞的風(fēng)險，并進一步確保文件管理的安全性和可靠性，這也是新時代對文件管理的新要求，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用對推進石化企業(yè)檔案管理變革與創(chuàng)新的具有重要意義。

3 石化企業(yè)檔案管理中存在的不足

3.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度還有待提高

目前，部分我國企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度不夠高，這也是我國企業(yè)檔案管理水平尚不完善的一個重要原因。具體表現(xiàn)如下：

(1)部分我國企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理的重視，認(rèn)為文件管理只是收集、歸檔文件信息，沒有認(rèn)識到文件管理工作在企業(yè)的安全生產(chǎn)中起著重要作用。

(2)部分我國企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案文件相關(guān)的設(shè)計材料、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件的保存、管理不力，使檔案處理工作欠缺，使檔案利用率較低。

(3)少數(shù)企業(yè)管理者沒有重視檔案管理工作，從而造成一些下屬在工作中出現(xiàn)疏忽、應(yīng)付問題，降低了檔案管理的水平。

3.2 保護檔案的制度不完善

在現(xiàn)實企業(yè)的經(jīng)營過程中，往往會出現(xiàn)企業(yè)的管理信息和技術(shù)外流以及機密泄露現(xiàn)象，但真正完全解決問題的企業(yè)卻很少。許多生產(chǎn)技術(shù)泄露是由于企業(yè)缺少嚴(yán)格懲罰制度造成的，發(fā)生類似情況通常是繳一定罰款后草草完成的，甚至有些只是進行了批評教育，更多的不能解釋。歸根到底還是由于企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔及管理不健全所致，使許多工作人員有意無意泄露自己所在企業(yè)的檔案，并且沒有制止出現(xiàn)這種情況，因為企業(yè)并沒有采取足夠的懲罰措施。

3.3 檔案文件存儲形式不統(tǒng)一不利歸檔

在檔案管理的每一階段，由于活動的多樣化產(chǎn)生了內(nèi)容豐富的技術(shù)和管理文件，有圖紙、文件、光盤和磁帶等等。檔案人員發(fā)現(xiàn)，在實施檔案歸檔的過程中，存在收集到的文件資料不完整，項目檔案使用率低，檔案管理滯后的情況，甚至存在事后補檔案交差的現(xiàn)象。比如項目開工之初，項目主管人員就根據(jù)科技文件的管理需要，編制了一份檔案歸文件清單，但由于缺少科技文件的管理，以及缺少一種統(tǒng)一存儲介質(zhì)，在存儲和查找時很難高效地調(diào)整，在項目開發(fā)的各個階段，仍有一部分文件不能及時歸檔。

3.4 保密意識和保密能力上的不足

檔案收集及歸檔以往的管理或技術(shù)成果，也可以從側(cè)面反映出單位或企業(yè)的管理創(chuàng)新能力和技術(shù)研發(fā)能力。但實際上，許多管理人員在保密意識方面存在一定的不足，甚至不了解保密法的有關(guān)內(nèi)容。他們單方面認(rèn)為，市場經(jīng)濟中沒有任何秘密可以保留。也有一些從事科技檔案管理的人員不是專職檔案管理人員。他們還在日常工作中從事科學(xué)研究工作，沒有時間照顧到檔案。也有一些檔案管理員普遍認(rèn)為，遵守國家有關(guān)法律和政策可以確保對檔案進行保密，但他們并未意識到法規(guī)外的泄漏情況。

3.5 檔案管理者的專業(yè)能力存在參差不齊現(xiàn)象

部分檔案人員和負(fù)責(zé)記錄檔案的成員思想道德水平較低，對歸檔管理工作糊弄了事，缺乏職業(yè)心理和責(zé)任感。目前部分檔案工作人員自認(rèn)為他們的經(jīng)濟收入、物質(zhì)條件和社會地位與某些行業(yè)有很大的不同，從而對工作產(chǎn)生怨恨情緒，思想上誤入歧途，道德也發(fā)生了搖動，導(dǎo)致事業(yè)不強、職業(yè)感淡薄、奉獻(xiàn)心和敬業(yè)精神缺乏，不注意提高職業(yè)道德修養(yǎng)，不注意精益求精，不注重主動學(xué)習(xí)和自覺提高，從而影響檔案管理水平的提高。

部分檔案工作者專業(yè)知識缺乏，職業(yè)素質(zhì)較差。近幾年來，檔案管理部門的本科以上學(xué)歷人員不斷增加，但真正擁有檔案專業(yè)學(xué)歷，接受過系統(tǒng)教育和培訓(xùn)的人很少，大多是“半路出家”，通過自學(xué)及一定工作經(jīng)驗，就認(rèn)為自己了解了檔案專業(yè)知識，不少企業(yè)檔案管理者中，具有高級職稱的員工占比較低。檔案工作者素質(zhì)欠缺，直接影響到檔案管理工作中新技術(shù)和新方法的使用與推廣，極大地阻礙了科技檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。

4 推進檔案管理變革必須重塑檔案管理的觀念

4.1 重塑觀念之一：公開

思想的落后是最大的落后。面對不斷變化的外部世界，檔案管理員不僅可以小心翼翼地保護自己的位置，而且還敢于走出“舒適區(qū)”，接受新觀念、新理論、新技術(shù)等。以積極的態(tài)度面對由于環(huán)境變化而出現(xiàn)的新情況和新問題，石化企業(yè)必須積極進行應(yīng)對以適應(yīng)環(huán)境變化。目前的優(yōu)勢是石化企業(yè)越來越意識到解放思想的重要性，從被動等待轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有袆?，這增加了歸檔的強度。開放自己的思維，便可以積極學(xué)習(xí)其他學(xué)科和行業(yè)的高級理論以及成功的經(jīng)驗，各種新技術(shù)的引入，極大地促進了文件管理的發(fā)展。石化企業(yè)要打破思維定勢，以更加開放的思維方式研究文件管理中可能出現(xiàn)的新情況和問題，并促進文件管理各個方面的改革和創(chuàng)新，尤其是開發(fā)新的管理模型，實現(xiàn)文件管理的轉(zhuǎn)換和更新[2]。

4.2 重塑觀念之二：創(chuàng)新

缺乏創(chuàng)新是困擾檔案領(lǐng)域很長一段時間的主要問題，盡管近年來許多檔案館進行了一系列探索和針對業(yè)務(wù)的創(chuàng)新實踐。但是，總的來說，石化企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域的創(chuàng)新并不令人滿意，主要表現(xiàn)為缺乏創(chuàng)新意識，創(chuàng)新動力不足，創(chuàng)新能力不足以及創(chuàng)新效果不佳。創(chuàng)新是文件管理可持續(xù)發(fā)展的必然要求和動力來源。社會變革、經(jīng)濟發(fā)展、政策調(diào)整和技術(shù)進步正在改變檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境，當(dāng)創(chuàng)新的步伐無法跟上環(huán)境的變化時，它們就會出現(xiàn)并加劇各種問題和矛盾，這反過來阻礙了文件管理的發(fā)展。面對技術(shù)變革帶來的挑戰(zhàn)，例如二合一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開發(fā)模型的挑戰(zhàn)，管理數(shù)字工作對象的挑戰(zhàn)以及快速用戶服務(wù)方法的挑戰(zhàn)增加等方面[3]，檔案管理員必須重新認(rèn)識和重新定位文件管理工作，增強對服務(wù)改革和創(chuàng)新的認(rèn)識，然后促進文件管理工作和集成的創(chuàng)新發(fā)展與社會息息相關(guān)。

筆者認(rèn)為，石化企業(yè)文件管理創(chuàng)新中最重要的是不僅要從技術(shù)層面上，而且要從運行機制中找創(chuàng)新方向和思路。首先，充分利用信息技術(shù)發(fā)展的最新成果。其次，通過推廣各種信息技術(shù)來利用其他行業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)驗。隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的發(fā)展，創(chuàng)新管理不斷涌現(xiàn)。石化企業(yè)必須從人性化需求的角度考慮創(chuàng)新文件管理工作，聚合基于互聯(lián)網(wǎng)的人員、資源和服務(wù)，不斷加強三者之間的聯(lián)系以建立信任和依賴性，建立牢固的連接關(guān)系，并在文件管理中創(chuàng)建“連接一切”的新生態(tài)[4]。

5 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案管理的內(nèi)容和重點發(fā)生了重大變化。為增進檔案管理的效果，要基于傳統(tǒng)管理的模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的管理模式與大互聯(lián)網(wǎng)時代的管理模式融合起來，特別是在提高檔案利用率、共享率上下功夫，要做好檔案的宣傳工作，引導(dǎo)企業(yè)管理人員從管理檔案中找到管理經(jīng)驗、管理做法，科技人才善于從科技檔案中找到未來科技創(chuàng)新的潛力和方向，挖掘檔案的共享價值。為了實現(xiàn)上述目的，就要制定更加細(xì)化、更具操作性的實施辦法，利用互聯(lián)網(wǎng)時代的優(yōu)勢，改進電子文件歸檔和儲存管理，實現(xiàn)有序有效利用，推進檔案管理工作的變革和與時俱進。