提高石油企業(yè)采購管理水平的分析

石彬，王洋 (中海石油 (中國) 有限公司天津分公司，天津 300452)

1 研究現(xiàn)狀及背景

當(dāng)今世界正面臨百年未有之大變局，國家油氣體制改革、國企改革、市場化進(jìn)程加快，石油企業(yè)應(yīng)該深入分析外部形勢變化和公司的發(fā)展現(xiàn)狀，不斷規(guī)范企業(yè)管理，完善企業(yè)制度。而采辦管理是企業(yè)項目管理中的重要組成部分，只有不斷優(yōu)化采辦管理，才能不斷降低采辦成本、保證采辦質(zhì)量，增強石油企業(yè)的市場競爭力，從多方面促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。

2 石油企業(yè)采購管理中存在的問題

2.1 采購信息管理系統(tǒng)不夠完善

在信息化發(fā)展的時代，招標(biāo)采購信息化的發(fā)展有利于提高采辦管理水平，實現(xiàn)采辦一體化管理。不過目前的石油企業(yè)采購與招標(biāo)信息系統(tǒng)還不夠完善[1]，在穩(wěn)定性與功能性還存在一定的不足。例如，目前物資類采辦需求手動分配模式下，需求部門與采辦經(jīng)辦人不能通過現(xiàn)有的采辦信息系統(tǒng)進(jìn)行直接對接，在采辦系統(tǒng)運行過程中經(jīng)常會出現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法及時獲取和更新的問題，由于采辦系統(tǒng)不順暢，影響采辦效率的問題。

2.2 采購模式選擇相對較為單一

目前石油企業(yè)采購招標(biāo)管理模式相對較為單一，只有集中采購和分散采購兩種模式[2]。集中采購是對采購活動進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理。需求單位就所需的貨物、工程或者服務(wù)提出采購需求，由采購部門集中統(tǒng)一采購，提高采辦效率與效益。分散采購則適用于企業(yè)下屬各單位之間差異性較大，不能形成規(guī)模效應(yīng)的采購。實際上兩種不同的采購模式，均有不同的優(yōu)勢劣勢和適用范圍，在實際采購過程中應(yīng)該根據(jù)石油企業(yè)不同的發(fā)展階段，選擇不同的采購模式，根據(jù)實際情況靈活運用，綜合考慮各種影響因素，才能最大限度的提高采辦管理水平。

2.3 采購審批權(quán)限設(shè)置不夠合理，審批監(jiān)督不到位

目前石油企業(yè)部分審批權(quán)限設(shè)置不夠合理，審批權(quán)限等級劃分不夠清楚，采購審批權(quán)限設(shè)置的領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點過多，審批流程過長，這樣就造成了采辦時效的延長，進(jìn)而會影響整個采辦項目的順利開展。如果采辦策略都是“一事一議”的單項審批，采購過程審批就會增加，沒有提高審批管理的價值。

2.4 供應(yīng)商管理存在需要完善的地方

目前石油企業(yè)的供應(yīng)商管理系統(tǒng)還不夠完善，導(dǎo)致無法形成采購全過程的閉環(huán)管理，供應(yīng)商的資源缺乏主動調(diào)整優(yōu)化，如果由于供應(yīng)商對合規(guī)風(fēng)險管控不到位，合同執(zhí)行管理就會存在失控的風(fēng)險。如果供應(yīng)商績效考核體系不夠完善，就會導(dǎo)致無法對供應(yīng)商的實際業(yè)務(wù)水平做出準(zhǔn)確的評價，難以對供應(yīng)商管理提出有效的整改措施和建議。如果對供應(yīng)商的質(zhì)量管理不到位，就會容易導(dǎo)致生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)過程中出現(xiàn)產(chǎn)品或者服務(wù)質(zhì)量不滿足的風(fēng)險。因此，對供應(yīng)商進(jìn)行合規(guī)管理是石油企業(yè)采購管理的重點工作。

2.5 采購招標(biāo)市場分析不夠合理

目前石油企業(yè)采辦招投標(biāo)領(lǐng)域還存在一些風(fēng)險問題，價格合理性分析不夠充分。不同程度存在直接引用供應(yīng)商出具的價格合理性說明來論證相關(guān)費率的合理性。例如，采辦人員沒有做好充分的市場調(diào)研和分析，直接采用某公司出具的產(chǎn)品利潤率低的自述觀點，無實質(zhì)性的價格合理性分析，沒有出具高質(zhì)量的市場分析報告。

2.6 采購招標(biāo)人員業(yè)務(wù)能力參差不齊

目前石油企業(yè)部分采購人員缺乏一線的現(xiàn)場經(jīng)驗，對技術(shù)要求不夠了解，招標(biāo)采購的經(jīng)驗不足，導(dǎo)致在編制招標(biāo)文件時對技術(shù)要求的描述不夠準(zhǔn)確，采辦的標(biāo)段劃分不夠合理，評標(biāo)方法設(shè)置不夠科學(xué)，這樣就會導(dǎo)致評標(biāo)結(jié)果難以滿足業(yè)務(wù)生產(chǎn)單元的需要。例如，在評標(biāo)方法的選擇上，由于采購人員經(jīng)驗不足，對最低價評標(biāo)辦法和綜合評標(biāo)辦法的優(yōu)勢和劣勢沒有分析清楚，選用的評標(biāo)辦法推薦的供應(yīng)商沒有滿足業(yè)務(wù)單元的需要，甚至引起后續(xù)的投訴和合同糾紛問題。采辦人員對市場分析調(diào)研經(jīng)驗不足，對采辦的供應(yīng)市場狀況、價格和技術(shù)水平不夠了解，在商務(wù)談判中難以爭取到主動權(quán)，沒有做到“貨比三家”，很容易被投標(biāo)人牽著鼻子走，沒有爭取到企業(yè)的最大經(jīng)濟利益。如果由于采購招標(biāo)人員的經(jīng)驗不足，在采購招標(biāo)需求管理階段沒有形成系統(tǒng)的統(tǒng)籌分析，就會導(dǎo)致無法形成預(yù)測需求管理工作模式，無法為提前采辦、主動采辦和規(guī)模采辦創(chuàng)造條件。

3 實施改進(jìn)石油企業(yè)采購管理的措施

3.1 完善采購管理信息系統(tǒng)

石油企業(yè)應(yīng)該高度重視采辦信息系統(tǒng)的建設(shè)，通過構(gòu)建供應(yīng)鏈可視化跟蹤平臺，實現(xiàn)各部門的信息共享，實施業(yè)務(wù)范圍技術(shù)評估工作。做好信息化發(fā)展的規(guī)劃工作，并對采辦過程中出現(xiàn)的各種系統(tǒng)問題向信息部門進(jìn)行匯總并反饋，不斷優(yōu)化持續(xù)改善系統(tǒng)的穩(wěn)定性，健全信息化管理制度。采辦部門還應(yīng)通過加強與各業(yè)務(wù)單元的溝通交流，建立溝通協(xié)調(diào)機制。同時應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)與各業(yè)務(wù)部門就采辦業(yè)務(wù)問題進(jìn)行溝通 ，并做好相關(guān)信息的查詢與反饋。

3.2 優(yōu)化招標(biāo)采購模式

石油企業(yè)應(yīng)對同質(zhì)化嚴(yán)重、重復(fù)性、有利于形成規(guī)模效應(yīng)的物資和服務(wù)，通過“長協(xié)+訂單”的商務(wù)模式，形成集中采辦、品類采辦模式的長效機制，并進(jìn)一步擴大訂單的覆蓋范圍，積極推進(jìn)主動采購和預(yù)測性采購，不斷提高采辦效率，縮短采辦周期。對于一些差異化、采購流程比較短、緊急采購，建立統(tǒng)一規(guī)范的分散采購體系。集中采購與分散采購在石油企業(yè)采購業(yè)務(wù)中是相輔相成的，實際采購過程中不能單一的推行一種采購模式，應(yīng)該認(rèn)真分析兩種采購模式的適用條件，既發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)規(guī)模采購的優(yōu)勢，又能兼顧業(yè)務(wù)的靈活性和時效性。

3.3 完善審批權(quán)限的設(shè)置，加強審批過程的監(jiān)督

石油企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步完善審批權(quán)限的設(shè)置，落實“放管服”的管理理念。通過石油企業(yè)總部進(jìn)行的簡政放權(quán)、放管結(jié)合，持續(xù)優(yōu)化采購服務(wù)，由總部負(fù)責(zé)重點一級集中采購和重點項目采購，突出問題導(dǎo)向。通過嚴(yán)格控制外部單一來源采辦，大力推進(jìn)競爭性采辦。通過加強對采購流程的監(jiān)督，對采辦審批時限進(jìn)行規(guī)定，進(jìn)一步提高了采辦效率。通過減少“一事一議”的單項審批，減少了采購過程審批，進(jìn)一步提高了審批管理價值。

3.4 完善供應(yīng)商管理

石油企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格按照供應(yīng)商管理制度的要求對供應(yīng)商進(jìn)行管理[2]，落實供應(yīng)商管理的主體責(zé)任，嚴(yán)把供應(yīng)商入庫關(guān)，認(rèn)真審核供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、生產(chǎn)能力等因素，避免問題供應(yīng)商進(jìn)入庫內(nèi)。對于法人、股東、歷史信息、注冊地址等信息進(jìn)行統(tǒng)一匯總查重，避免出現(xiàn)在同一標(biāo)段出現(xiàn)投標(biāo)人存在董、監(jiān)、高交叉任職及交叉持股的情況出現(xiàn)，從源頭規(guī)避供應(yīng)商圍標(biāo)，規(guī)避審計的風(fēng)險。加強供應(yīng)商的考核管理，考核內(nèi)容包括但不限于交貨期、質(zhì)量、服務(wù)、合同重大變更，供應(yīng)商違約情況等，考核內(nèi)容均以量化打分的方式開展。加強供應(yīng)商的評價管理，對供應(yīng)商企業(yè)經(jīng)營存續(xù)狀態(tài)、信用風(fēng)險和檔案信息進(jìn)行及時更新，對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行全景管理及全過程的動態(tài)管理，通過共享供應(yīng)商管理信息，實現(xiàn)供應(yīng)商的封信防控和合作雙贏。

3.5 對招標(biāo)市場情況進(jìn)行深入了解

石油企業(yè)的采購人員應(yīng)在采購需求階段分析采購需求、技術(shù)要求，對供應(yīng)市場進(jìn)行深入調(diào)研，不能生搬硬套以往類似合同的采購經(jīng)驗制定采購策略，應(yīng)該結(jié)合業(yè)務(wù)需求分析、采購支出分析以及供應(yīng)市場分析結(jié)果制定合理的采購策略，考慮總擁有成本最低，制定合理的采購策略，出具高質(zhì)量的市場分析報告，爭取市場的主動權(quán)，最大限度控制采購成本。通過各個審批節(jié)點加強對采購價格合理性說明的審核，杜絕此類采辦管控風(fēng)險。另外，可以通過建立價格庫的方法，對采購歷史合同價格、市場價格、采購策略進(jìn)行匯總、分析及對比，并不斷對價格庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新及信息共享。采購人員通過對比價格庫的數(shù)據(jù)，即可分析采購價格偏高的原因，分析是否由于原材料價格上漲造成采購成本增加，更好的控制采購成本。

3.6 加強采購招標(biāo)人才的培養(yǎng)與管理

石油企業(yè)應(yīng)加強采購招標(biāo)人員的采購隊伍建設(shè)，全面提高采辦招標(biāo)人員的專業(yè)素質(zhì)[3-4]。通過開展采購業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過積極引導(dǎo)采購人員加強市場調(diào)研和分析，掌握市場動態(tài)，通過不斷培養(yǎng)，全面推動采辦人員專業(yè)素質(zhì)，打造“技術(shù)+商務(wù)”型高素質(zhì)、專業(yè)化的采辦隊伍建設(shè)。通過不斷暢通員工的職業(yè)發(fā)展通道，打造“專業(yè)精、服務(wù)好”的高素質(zhì)專業(yè)化采購隊伍。通過科學(xué)設(shè)立采辦考核管理指標(biāo)，建立和完善人才激勵及約束機制，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)采購招標(biāo)人員在采購工作中存在各種問題，及時進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)處理，做到管好人、用好人，嚴(yán)格控制好采購風(fēng)險。

4 結(jié)語

綜上可知，石油企業(yè)應(yīng)該積極正視目前采購管理過程中的各種不足，對影響招標(biāo)采購管理的各種因素進(jìn)行分析和對比，不斷創(chuàng)新優(yōu)化和完善采購管理，加強采購人員隊伍建設(shè)，建立系統(tǒng)規(guī)范的采購管理體系，才能降低采辦成本，提高采辦效率，規(guī)避采購風(fēng)險，保障采購活動的順利進(jìn)行。