電力企業(yè)檔案應(yīng)急管理體系的建設(shè)分析

黃 林

(國網(wǎng)上海市電力公司電力科學(xué)研究院，上海 200437)

檔案是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著重要的作用。在當(dāng)今高風(fēng)險社會背景下，各種自然災(zāi)害、人為事故等突發(fā)事件層出不窮，嚴(yán)重威脅著檔案安全。2018年巴西國家博物館毀于大火，法國巴黎圣母院發(fā)生重大火災(zāi)，大量珍貴文物毀于一旦，再次為檔案安全工作敲響警鐘。

電力企業(yè)檔案中包含著大量有關(guān)生產(chǎn)科研的文件、圖紙和數(shù)據(jù)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供有力的支撐服務(wù)[1-3]。一旦檔案文件發(fā)生遺失損壞，將會對企業(yè)造成無法估量的損失和極為惡劣的影響，并可能產(chǎn)生嚴(yán)重的社會影響。通過建立檔案應(yīng)急管理體系，可以幫助電力企業(yè)提升自身應(yīng)急管理能力，有助于科學(xué)防范應(yīng)對檔案工作中出現(xiàn)的各種突發(fā)事件，最大限度地減輕其危害，保障檔案安全。

1 檔案應(yīng)急管理體系框架及目標(biāo)

檔案應(yīng)急管理體系不僅是檔案部門一個部門的工作，更是整個企業(yè)應(yīng)急管理體系中的重要組成部分(見圖1)。參照我國應(yīng)急管理體系，檔案應(yīng)急管理體系以“一案三制”為基本框架?！耙话浮笔侵笐?yīng)急預(yù)案，就是根據(jù)發(fā)生或可能發(fā)生的突發(fā)事件，實現(xiàn)研究制定的應(yīng)對計劃和方案?！叭啤笔侵笐?yīng)急工作的管理體制、運行機(jī)制和管理法制。

應(yīng)急管理法制是指在國家應(yīng)急管理的法律法規(guī)的框架下，制定符合企業(yè)實際的規(guī)章制度，使應(yīng)急管理工作做到規(guī)范化、制度化，是應(yīng)急管理工作開展的依據(jù)；應(yīng)急管理體制是指建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分級負(fù)責(zé)的應(yīng)急管理組織體系，是應(yīng)急管理工作開展的基礎(chǔ)；應(yīng)急管理機(jī)制是指針對突發(fā)事件全過程中各種制度化、程序化的應(yīng)急管理方法與措施，是應(yīng)急工作開展的保障；應(yīng)急預(yù)案就是根據(jù)發(fā)生和可能發(fā)生的突發(fā)事件，實現(xiàn)研究制定的應(yīng)對計劃和方案，是應(yīng)急工作開展的關(guān)鍵。

“一案三制”相互影響，互為依存，共同推進(jìn)應(yīng)急管理工作的有序開展。通過“一案三制”的應(yīng)急管理體系的建設(shè)，實現(xiàn)“覆蓋全面、運轉(zhuǎn)高效、協(xié)作順暢、保障有力”的應(yīng)急管理目標(biāo)。

通過檔案應(yīng)急管理體系建設(shè)，最終應(yīng)達(dá)到以下目標(biāo)。

(1)在平時，做好突發(fā)事件事前保障準(zhǔn)備工作。修訂應(yīng)急預(yù)案、安排有針對性的演練、開展檔案工作人員的應(yīng)急培訓(xùn)、合理部署安全應(yīng)急資源，研究應(yīng)急處理科學(xué)手段，以便在緊急情況發(fā)生時能及時有效地開展應(yīng)急保障工作。

(2)在緊急情況發(fā)生時，能及時處理決策，啟動檔案安全應(yīng)急預(yù)案協(xié)調(diào)企業(yè)各部門人員，調(diào)用內(nèi)外部資源，對突發(fā)事件進(jìn)行及時處理、控制、消除，防止在更大范圍內(nèi)的擴(kuò)散。

(3)在善后處理期間，修復(fù)重建，恢復(fù)突發(fā)事件帶來的不利影響。對整個安全應(yīng)急體系的運行情況進(jìn)行調(diào)研評估、總結(jié)經(jīng)驗，對體系的相關(guān)功能進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。對突發(fā)事件處置做出突出貢獻(xiàn)的個人，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮剟?，對事件?zé)任人、處置不力人員進(jìn)行批評和懲處。

2 應(yīng)急管理法制建設(shè)

應(yīng)急管理法制建設(shè)是應(yīng)急管理體系的基礎(chǔ)和保障。2008年國家檔案局根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《突發(fā)事件應(yīng)對法》等法律法規(guī)制定了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，這是我國檔案應(yīng)急管理工作的綱領(lǐng)性文件，對于有效預(yù)防、及時處理和解決檔案工作中的突發(fā)事件，確保檔案資源的安全具有重要的現(xiàn)實意義。企業(yè)可參照這些文件，制定本企業(yè)在應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)和管理組織體系、應(yīng)急預(yù)案體系、監(jiān)測預(yù)警、應(yīng)急隊伍、應(yīng)急保障能力、績效考核等方面的規(guī)章制度。通過規(guī)章制度的制定，明確崗位職責(zé)，規(guī)范處置流程，優(yōu)化資源保障，確保應(yīng)急管理體系在日常工作中能夠有效開展。

3 應(yīng)急管理體制建設(shè)

企業(yè)檔案應(yīng)急管理體制主要是指建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)的組織體系，明確部門、人員的職責(zé)分工，從而保障應(yīng)急管理工作的有序開展。通過建立健全的應(yīng)急管理體系，明確各機(jī)構(gòu)和人員在應(yīng)急管理工作中的權(quán)力與責(zé)任，從而形成科學(xué)高效、協(xié)作聯(lián)動的突發(fā)事件應(yīng)急管理機(jī)制，規(guī)范突發(fā)事件應(yīng)急管理流程。

企業(yè)應(yīng)成立檔案安全應(yīng)急管理專項小組，作為檔案安全應(yīng)急管理的常設(shè)機(jī)構(gòu)，指揮協(xié)調(diào)相關(guān)類別的突發(fā)事件應(yīng)對和處置工作。為保證應(yīng)急體系的正常運轉(zhuǎn)，小組成員應(yīng)由多部門共同組成，除企業(yè)檔案管理人員，還應(yīng)包括信息運維人員、安全保衛(wèi)人員、后勤保障人員等，以便協(xié)調(diào)聯(lián)動，共同應(yīng)對突發(fā)事件，確保突發(fā)或重大事件下能及時高效地開展應(yīng)急救援。應(yīng)急管理小組還可以邀請外部專家加入，定期向?qū)＜彝▓髴?yīng)急工作相關(guān)情況，提供企業(yè)相關(guān)資料和信息，獲取專家技術(shù)支持。

在日常狀態(tài)下，應(yīng)急管理小組負(fù)責(zé)制定發(fā)布重大災(zāi)害、檔案損毀、泄密等突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，組建應(yīng)急隊伍，指導(dǎo)開展應(yīng)急演練；組織開展檔案安全檢查與安全隱患排查，檢驗人員、裝備、技術(shù)等應(yīng)急應(yīng)對能力；組織開展檔案安全考核評價，落實安全工作責(zé)任制；組織開展應(yīng)急科學(xué)研究；組織檔案安全工作相關(guān)培訓(xùn)和宣傳工作。

當(dāng)緊急情況發(fā)生時，應(yīng)急管理小組負(fù)責(zé)指揮和協(xié)調(diào)應(yīng)急處置，啟動應(yīng)急預(yù)案；評估緊急狀態(tài)，決定是否請求外部支援；負(fù)責(zé)事后調(diào)研評估、總結(jié)經(jīng)驗，并對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。

4 應(yīng)急管理機(jī)制建設(shè)

應(yīng)急管理機(jī)制是突發(fā)事件全過程中各種系統(tǒng)化、制度化、程序化、規(guī)范化和理論化的方法和措施，是應(yīng)急管理體系的關(guān)鍵要素。應(yīng)急管理機(jī)制建設(shè)將有利于識別安全隱患，變被動處置為主動防范；有利于檔案管理人員了解各種可能發(fā)生的突發(fā)事件及其應(yīng)對措施，及時對突發(fā)事件做出響應(yīng)和處置，避免事件的擴(kuò)大或升級；有利于增強(qiáng)應(yīng)急管理工作的主動性，及時調(diào)配應(yīng)急資源，使突發(fā)事件應(yīng)對處置的各個環(huán)節(jié)有章可循。

企業(yè)檔案應(yīng)急管理機(jī)制可分為運行機(jī)制、保障機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制等。

4.1 運行機(jī)制管理建設(shè)

建立覆蓋全面的檔案應(yīng)急處置體系，應(yīng)包括事前防范準(zhǔn)備、事中應(yīng)急響應(yīng)、事后搶救修復(fù)。

4.1.1 事前防范準(zhǔn)備

事前防范準(zhǔn)備是企業(yè)開展應(yīng)急管理工作的首要環(huán)節(jié)，只有在突發(fā)事件發(fā)生之前，做好各項準(zhǔn)備工作，從而提高潛在風(fēng)險的預(yù)見性，做到未雨綢繆。

檔案無論是實體還是電子信息在其生成、保管、利用服務(wù)、鑒定銷毀等各個階段都會面臨的安全風(fēng)險。在開展檔案安全管理工作時，大部分檔案中存在的安全風(fēng)險都是潛在的，并不是很明顯。在正常情況下都是比較正常的，但是一旦遇到極端情況，就會立馬顯現(xiàn)出來，從而造成無法估量的損失或極為惡劣的影響。

檔案安全風(fēng)險存在于多個方面, 主要包括環(huán)境、技術(shù)、管理三個方面。其中, 環(huán)境風(fēng)險包括了自然環(huán)境災(zāi)害(如地震、颶風(fēng))和非自然(如火災(zāi)、斷電)因素；技術(shù)風(fēng)險包括了檔案系統(tǒng)故障、存儲介質(zhì)故障和病毒感染等因素；人為風(fēng)險包括了檔案損毀、檔案遺失、檔案泄密等因素。

通過對檔案生命周期內(nèi)每一個環(huán)節(jié)內(nèi)檔案的真實性、保密性、抗毀性、有效性及可用性等安全屬性進(jìn)行風(fēng)險識別和風(fēng)險評估，充分認(rèn)識檔案可能面臨的各種安全威脅，發(fā)現(xiàn)安全隱患，評估事故發(fā)生的可能性、事故的發(fā)生程度及事故危害程度，從而采取有針對性的措施，盡可能降低安全風(fēng)險發(fā)生的概率，并對這些安全風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控，最大限度地確保檔案的安全。

4.1.2 事中應(yīng)急響應(yīng)

事中應(yīng)急響應(yīng)是指突發(fā)事件發(fā)生時，檔案部門需要及時做出反應(yīng)，采取措施化解危機(jī)，保護(hù)檔案安全，相關(guān)研究重點主要集中在應(yīng)急響應(yīng)流程與策略、信息報送等方面。

在應(yīng)急狀態(tài)下，以檔案安全應(yīng)急管理專項小組為中心，成立應(yīng)急現(xiàn)場指揮部，負(fù)責(zé)指揮、協(xié)調(diào)應(yīng)急處置工作。檔案安全應(yīng)急隊伍應(yīng)迅速判斷突發(fā)事件狀態(tài)及影響范圍，判斷事件級別，啟動相對應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，采取針對性措施搶救檔案和人員，控制消除危機(jī)。首先要對受災(zāi)區(qū)域進(jìn)行排險工作，搜尋、標(biāo)記和轉(zhuǎn)移目標(biāo)，應(yīng)按照先人員、檔案，再材料、設(shè)備的順序開展應(yīng)急工作。

在應(yīng)對突發(fā)事件時，可請檔案專家參與對事件的分析評估和研判，提出應(yīng)急處置措施，提供技術(shù)支持，必要時到現(xiàn)場參與應(yīng)急處置工作。

4.1.3 事后搶救修復(fù)

事后搶救修復(fù)是指突發(fā)事件結(jié)束后，集中力量采取各種措施對受損檔案及檔案室進(jìn)行搶救修復(fù)和恢復(fù)重建的過程。主要在災(zāi)情調(diào)查評估、搶救修復(fù)、善后總結(jié)等方面開展。

4.2 保障機(jī)制

建立檔案安全應(yīng)急資源保障體系，從人才、設(shè)施、資金、技術(shù)等方面為檔案安全應(yīng)急管理工作提供堅實可靠的資源保障，免除檔案安全應(yīng)急管理工作的“后顧之憂”。合理儲備應(yīng)對自然災(zāi)害檔案應(yīng)急物資，包括以下幾類。

(1)配備防災(zāi)設(shè)備，如火警警報器、高壓細(xì)水霧滅火系統(tǒng)等消防設(shè)備。

(2)配備檔案修復(fù)設(shè)備，如冷凍干燥機(jī)、消毒設(shè)備等。

(3)儲備足夠的檔案裝具和檔案用品，以便及時更換在災(zāi)害中受損的裝具和用品。

(4)建設(shè)科技支撐體系，推廣運用現(xiàn)有技術(shù)、學(xué)習(xí)國外先進(jìn)技術(shù)，提升檔案安全應(yīng)急的科學(xué)性。加強(qiáng)檔案自然災(zāi)害應(yīng)急技術(shù)設(shè)備的研發(fā)和推廣應(yīng)用，配備防災(zāi)設(shè)備、檔案修復(fù)設(shè)備和應(yīng)急技術(shù)設(shè)備，為檔案安全應(yīng)急管理提高技術(shù)保障。

4.3 監(jiān)督管理機(jī)制

建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，可以有效地激勵檔案人員的主觀能動性，推動各項應(yīng)急管理工作有效開展。完善應(yīng)急管理的宣傳培訓(xùn)：一是明確培訓(xùn)對象，不同的人在應(yīng)急管理中有不同的職責(zé)和工作，要因人而異，根據(jù)實際情況設(shè)定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容和合適的培訓(xùn)方式；二是完善培訓(xùn)內(nèi)容，檔案安全應(yīng)急管理培訓(xùn)內(nèi)容，不僅要有理論方面的知識，還要有實踐案例方面的分析。增強(qiáng)員工對檔案工作突發(fā)事件的防范意識和應(yīng)對能力，達(dá)到遇事不慌、積極應(yīng)對的目的。

建立檔案工作考核評價機(jī)制，細(xì)化企業(yè)檔案工作考核評價指標(biāo)，將檔案安全應(yīng)急工作列入考核指標(biāo)，督促安全責(zé)任落實到位，做到獎懲有據(jù)。

5 應(yīng)急預(yù)案

應(yīng)急預(yù)案就是根據(jù)發(fā)生和可能發(fā)生的突發(fā)事件，實現(xiàn)研究制定的應(yīng)對計劃和方案。應(yīng)急預(yù)案是應(yīng)急管理的行動指南，是有效應(yīng)對突發(fā)事件的重要手段。企業(yè)可根據(jù)檔案風(fēng)險評估的結(jié)果，綜合考慮風(fēng)險控制成本和風(fēng)險造成的影響，依據(jù)安全需求，合理編制有針對性的專項應(yīng)急預(yù)案，從而科學(xué)有效地開展突發(fā)事件應(yīng)對處置工作，合理配置應(yīng)對突發(fā)事件的相關(guān)資源，提高應(yīng)急決策的科學(xué)性和實效性。

應(yīng)急預(yù)案的生命在于其針對性和可操作性，而應(yīng)急演練是檢驗應(yīng)急預(yù)案針對性和可操作性的最好方式。應(yīng)根據(jù)實際情況采取實戰(zhàn)演練、桌面推演或其他方式，保證應(yīng)急處置的高效性、參與的廣泛性、資源配置最優(yōu)性和協(xié)同處置的聯(lián)動性。

6 結(jié)語

檔案應(yīng)急管理是一項綜合長期的工作，企業(yè)通過規(guī)范的制度體系建設(shè)，實現(xiàn)對檔案實體和電子信息的有效管控。采用內(nèi)部機(jī)制強(qiáng)化日常監(jiān)督，結(jié)合獎懲機(jī)制、績效考核等手段，對應(yīng)急管理措施進(jìn)行強(qiáng)化落實，確保檔案應(yīng)急管理工作的有效開展，提升整體檔案安全水平。