圖書館灰色文獻資源庫建設(shè)對策研究

黃 輝，鄧銀花（廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學院圖書館）

灰色文獻數(shù)量巨大、種類繁多，具有較高的學術(shù)價值、文獻價值、商業(yè)價值和歷史價值，已經(jīng)受到世界各國圖書館界的高度重視［1］，并日益成為圖書館重要的館藏資源類型，在豐富圖書館館藏資源、開展讀者信息服務等方面發(fā)揮著重要作用。但是，相對其他文獻類型來講，圖書館對于灰色文獻的征集、加工整理、開發(fā)利用都有待進一步加強。2018 年12 月6—7 日，第一屆全國灰色文獻年會在東莞圖書館召開，會議對灰色文獻開發(fā)利用的現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢、現(xiàn)實意義、版權(quán)建設(shè)、服務方式等進行了深入討論，標志著我國圖書館灰色文獻建設(shè)進入了全新階段。那么，圖書館應當如何有效開展灰色文獻資源建設(shè)與服務呢？本研究從灰色資源庫建設(shè)入手，對圖書館灰色文獻資源建設(shè)策略進行研究探討。

1 灰色文獻概述

1.1 灰色文獻及其種類

灰色文獻一般是指非公開發(fā)表的文獻，其信息來源及種類繁多，如由各級政府、學術(shù)界、工商業(yè)界產(chǎn)生的會議報告、學術(shù)論文、商業(yè)報告及內(nèi)部流通的郵件、講話稿、交換資料等，以電子或印刷版形式傳播且不受商業(yè)出版控制，屬于非公開出版，流通范圍小或半公開狀態(tài)［2］?；疑墨I介于黑色與白色文獻之間（白色文獻一般指可公開發(fā)行的文獻，黑色文獻多指具有嚴格的保密要求、不允許公開發(fā)行的文獻），其獲取渠道多元化，涵蓋多種類的文獻信息。①地方志。地方志是地方特色突出的灰色文獻，主要記錄某個行政區(qū)域范圍內(nèi)社會歷史、經(jīng)濟、政治、自然環(huán)境變化的情況。地方綜合年鑒以系統(tǒng)化的方式記載行政區(qū)多個方面的變動情況，可看作是年度資料性文獻。②家譜。家譜是散落于民間的特殊歷史文獻，紀錄某個家族的延續(xù)及散布情況，為研究地方史、地方科技、經(jīng)濟、社會的發(fā)展提供了豐富的佐證資料。③非物質(zhì)文化遺產(chǎn)文獻。非物質(zhì)文化遺產(chǎn)是當?shù)孛袼住L土人情、地方文藝、科技、文化等的集合。④名人傳記、手稿、書信等。在漫長的歷史發(fā)展中，有一些貢獻突出、知名度高、對社會發(fā)展起到重要作用的杰出人物，這些人物的言行、思想、成果凝聚而成的人文精神對社會造成了巨大影響。⑤企業(yè)文獻。企業(yè)文獻又稱企業(yè)科技文獻，是企業(yè)的科研人員在市場調(diào)查、技術(shù)分析、專利發(fā)明等過程中產(chǎn)生的文獻，具有很高的技術(shù)參考和理論指導價值，能充分反映行業(yè)的科技情報信息。⑥網(wǎng)絡文獻。大量網(wǎng)絡文獻資源通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)大范圍傳播，其涵蓋的范圍極廣，幾乎涵蓋了所有的文獻類型。⑦政府文獻。由政府部門及其專門機構(gòu)發(fā)行的文獻資料，一般分為行政性文獻和科技文獻，具體表現(xiàn)為會議資料、中央及地方各級政府的行政法令及統(tǒng)計報告、法律及司法部門的有關(guān)法令條文，全國性科技目錄指導文件、各種手冊、工具書和指南等。圖書館獲取灰色文獻后，出于資源建設(shè)與資源利用的目的，要對灰色文獻進行適度二次加工，才能更好地提供給讀者借閱和使用，這就對圖書館員的信息收集和整理能力提出了更高的要求。

1.2 灰色文獻的基本特征

（1）灰色文獻信息形態(tài)的隱性特征?；疑墨I的信息形態(tài)具備前沿性、時效性和動態(tài)性三種隱性特征［3］。①企業(yè)文獻因其內(nèi)容的特殊性，具有前沿性的特征，其反映的信息往往是該領(lǐng)域最前沿的信息，如一線的市場調(diào)查情況、科技發(fā)展動態(tài)、最新的科技報告等。學術(shù)研究活動的最新成果也會以灰色文獻資源的形式呈現(xiàn)，例如某些前沿的學術(shù)會議文獻。閱讀這類文獻可掌握行業(yè)發(fā)展最新的信息動態(tài)。在現(xiàn)有的灰色文獻中，國際級的科技報告前沿性最為突出，科研群體對于此類文獻的欲求較大，但是往往此類文獻較難獲取。②行業(yè)標準、軟件專利等灰色文獻具有明顯的時效性特征，其傳播速度極快，即使是制定前的討論版本也會以極快的速度在行業(yè)內(nèi)傳播。此外，這類文獻甚至還沒有來得及正式面世就已經(jīng)被后續(xù)版本替代，其傳遞范圍相對狹窄，具有極強的專業(yè)性，可以令專業(yè)人員第一時間掌握最新動態(tài)和研究成果。③灰色文獻不受出版規(guī)律限制，某些周期較長的研發(fā)項目往往會發(fā)布階段性的信息動態(tài)，具有很強的動態(tài)性。如國際科技前沿的重大項目會以初步報告、進展報告、中間報告、分題報告等方式分階段反映或發(fā)布，某些數(shù)學理論研究的周期可達數(shù)十年甚至上百年。

（2）灰色文獻信息質(zhì)量的差異性特征。以灰色文獻為載體的信息具有初始預備性、行業(yè)規(guī)范性和權(quán)威性的特征［4］。由于灰色文獻的信息質(zhì)量在格式等方面與公開發(fā)表的科技期刊論文的格式、表述等相比較為隨意，灰色文獻具有初始預備性的特征。在行業(yè)或系統(tǒng)內(nèi)，文獻形式通常是統(tǒng)一而規(guī)范的，如專利文獻和標準文獻，其技術(shù)成熟度很高且又作為一種依據(jù)和規(guī)范提出，所以大多具有統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范性特征。而政府內(nèi)部報告、學術(shù)會議報告等，雖然未公開發(fā)布，但均經(jīng)國家政府機構(gòu)批閱，或?qū)I(yè)委員會審核過，因此具備很強的權(quán)威性特征。

2 圖書館灰色文獻資源庫建設(shè)現(xiàn)狀與問題

2.1 圖書館灰色文獻資源庫建設(shè)現(xiàn)狀

國外極其重視灰色文獻資源建設(shè)，很早就進行了相關(guān)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)并取得了進展。1985 年，法國牽頭建設(shè)了歐洲灰色文獻情報系統(tǒng)（System for Information on Grey Literaturein Europe，SIGLE），注重對歐洲區(qū)域范圍內(nèi)的文獻進行開發(fā)。目前，SIGLE 依然是歐洲學術(shù)界最重要的信息情報來源之一，其披露提供的文獻情報包括許多重要的前沿研究［5］。此外，位于荷蘭阿姆斯特丹的灰色網(wǎng)絡國際公司在1992 年創(chuàng)建了灰色文獻網(wǎng)絡服務——Grey.Net，專門提供與國際學術(shù)會議相關(guān)的灰色文獻，該網(wǎng)絡平臺從2005 年起針對某個前沿專題每年推出3 期專題文章，并于2010 年對圖書館學和圖書情報學研究人員開放了其專題知識庫，是當前國際上最重要的學術(shù)會議文獻來源之一［6］。1996 年，美國國家自然科學基金資助國會圖書館建立了美國網(wǎng)絡數(shù)字博碩士論文圖書館，吸引了全球眾多大學圖書館及圖書館聯(lián)盟加盟，是目前最大的全球性灰色論文共建共享聯(lián)盟，讀者可以免費在線檢索該論文庫的題名、摘要和部分內(nèi)容，付費會員可以下載全文［7］。

國內(nèi)的灰色文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對較晚，但是也已經(jīng)建成了部分重要數(shù)據(jù)庫。以學位論文為例，主要包括中國學位論文全文數(shù)據(jù)庫（CDDB）、中國優(yōu)秀博碩士學位論文全文數(shù)據(jù)庫（CDMD）、CALIS 學位論文數(shù)據(jù)庫［8］。CDDB、CDMD 分別由我國論文數(shù)據(jù)提供商萬方及清華同方構(gòu)建，其涵蓋了國內(nèi)外自然科學、社會科學多種領(lǐng)域不公開發(fā)表的論文文獻，數(shù)據(jù)庫中的論文數(shù)量已經(jīng)超過了10 萬篇，年增幅達到3萬篇，相關(guān)的光盤也以季度更新。中國科學信息技術(shù)研究所于1968 年構(gòu)建了“中國學術(shù)會議數(shù)據(jù)庫”，該庫收錄了自1968 年至今的外文學術(shù)會議文獻及1982 年至今的國內(nèi)學術(shù)會議文獻，截至2020 年，該庫收錄了1,000 余場學術(shù)會議的10 余萬篇學術(shù)論文，每年涉及600 余個學術(shù)會議，約增補論文1.5 萬余篇，覆蓋自然科學、工程技術(shù)、農(nóng)林、醫(yī)學等領(lǐng)域［9］。此外，中國科學信息技術(shù)研究所還創(chuàng)建有“中國國際科技論文和專利數(shù)據(jù)庫”“中國科技論文引文數(shù)據(jù)庫”“國家科技成果轉(zhuǎn)化項目庫”“ISTIC 專利分析數(shù)據(jù)庫”等灰色文獻資源庫，可為我國政府創(chuàng)新決策及企業(yè)科技創(chuàng)新提供重要的數(shù)據(jù)支撐。

綜上所述，國外對灰色文獻的建設(shè)較早，已經(jīng)形成集中化程度較高、國際影響力較大的管理中心，可用科學的標準與規(guī)范制度來進行文獻開發(fā)工作，整體規(guī)模比較大。國內(nèi)灰色文獻建設(shè)較晚，使用人員以國內(nèi)為主，文獻集中化管理方面做得比較好，但是數(shù)據(jù)庫之間缺少交流，許多數(shù)據(jù)庫需要付費或者政府機構(gòu)才能使用，仍具有較大的發(fā)展空間。

2.2 圖書館灰色文獻資源庫建設(shè)存在的問題

2.2.1 灰色文獻資源庫收集范圍有待完善

現(xiàn)有文獻分為灰色、白色與黑色三種類型，其中灰色文獻在整個文獻系統(tǒng)中的比例較大，且具備較高的潛藏挖掘開發(fā)價值。但是，以當前圖書館界對灰色文獻所做的收集、開發(fā)工作來看，其開發(fā)程度仍比較低、收集覆蓋范圍有限。結(jié)合現(xiàn)有的文獻開發(fā)利用情況可以發(fā)現(xiàn)，專利產(chǎn)品、會議報告以及學位論文較受圖書館界關(guān)注，而對于互聯(lián)網(wǎng)文獻與企業(yè)文獻的收集則極其有限，存在發(fā)展不均衡的問題。前幾種灰色文獻的生成機構(gòu)多為專業(yè)化科研機構(gòu)、機關(guān)單位以及高等院校，圖書館與這幾類主體間存有聯(lián)系，文獻獲取與開發(fā)的難度低，開發(fā)階段無需投入較高的人力物力。而互聯(lián)網(wǎng)文獻的生成主體較為離散，圖書館與其契合度不夠緊密，可能在消耗較高的開發(fā)成本后依然難以獲取令人滿意的建設(shè)成果。因此，我國圖書館界在建設(shè)灰色文獻資源庫時，更注重論文等資源庫的建設(shè)，如中國學位論文數(shù)據(jù)庫等，但是企業(yè)、政府報告等灰色文獻缺少系統(tǒng)化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)支持。

2.2.2 灰色文獻資源庫的價值有待進一步挖掘

長期以來，國內(nèi)圖書館界未能給予灰色文獻資源庫足夠的關(guān)注，其隱藏的開發(fā)價值未引起廣大圖書館員和專家的重視。一些嗅覺敏銳的數(shù)據(jù)服務商從出版發(fā)行的角度、以營利需求為切入點構(gòu)建了商業(yè)灰色數(shù)據(jù)庫，但數(shù)據(jù)服務商在構(gòu)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)時更注重追求經(jīng)營利益?；疑墨I由于“灰色”特性，其具有的價值并不能快速、大范圍體現(xiàn)，而其所蘊含的社會價值、經(jīng)濟價值、學術(shù)價值與歷史價值難于估量。例如現(xiàn)代遺傳科學的始祖孟德爾在經(jīng)過7 年的無數(shù)次雜交試驗后，整理出了全面詳細的數(shù)據(jù)，證明了基因是導致生物遺傳的核心因素，他在一次會議上發(fā)布了相關(guān)論文和數(shù)據(jù)，屬于半公開發(fā)表的灰色文獻。但由于會議主辦方不夠重視的原因，僅向社會發(fā)行了40份會議記錄，加之流通緩慢的因素，在這篇重要論文發(fā)表整整40 年后才進入公眾視野，導致人類遺傳科學發(fā)展被拖慢了近半個世紀。目前，我國不少大型公共圖書館甚至尚未開展針對灰色文獻的搜集、整理、建庫工作，更不用說挖掘其潛在的價值。圖書館界必須高度重視灰色文獻，深入挖掘、公開灰色文獻的真實價值，使其發(fā)揮潛藏的實質(zhì)化效用。

2.2.3 灰色文獻資源庫建設(shè)資金投入不足

改革開放以來，由于社會經(jīng)濟的快速發(fā)展及國家的高度重視，我國對公共文化事業(yè)尤其是圖書館的建設(shè)力度不斷加強，推動了公共圖書館事業(yè)的快速發(fā)展，各個地區(qū)的公共圖書館也在資源與政策的多重支持下，不斷擴建、完善了各自的文獻資源庫。但是，我國公共圖書館界卻未能及時搜集、存儲灰色文獻，灰色文獻在當前圖書館資源庫中的比例不足3%［10］。專門的灰色文獻資源庫建設(shè)情況普遍不夠理想，面對灰色文獻信息數(shù)量快速生成、增長的現(xiàn)狀，圖書館界應當迅速作出反應，投入一定的資金及資源，著手灰色資源庫的建設(shè)工作。相比灰色文獻資源庫，圖書館一般會將大眾型數(shù)據(jù)庫建設(shè)放到更重要的位置上，這是由于論文、電子書等數(shù)據(jù)庫可以使文獻應用工作保持更高的流通率，但也應該認識到，灰色資源占了總文獻信息量的20%以上［11］，這是無法忽視的信息量。尤其是在越來越多重要的互聯(lián)網(wǎng)自媒體資訊、學術(shù)會議、商業(yè)報告出現(xiàn)的當下，圖書館灰色資源庫建設(shè)資金投入不足的問題更為凸顯。

3 圖書館灰色文獻資源庫建設(shè)對策

3.1 完善灰色文獻資源庫的采集范圍

灰色文獻的信息來源遍及各個領(lǐng)域，圖書館可以通過以下途徑提升灰色文獻收集覆蓋的范圍，獲取更全面、更具價值的灰色文獻。首先，成立專門的收集機構(gòu)（部門），對相關(guān)人員進行培訓，使工作人員充分了解各種灰色文獻的內(nèi)容與特點，加深對灰色文獻的認識，進而擴寬文獻獲取渠道。其次，構(gòu)建灰色文獻的存儲專藏系統(tǒng)，對采集到的灰色文獻進行細致分類并分庫存儲，如將個人文獻及企業(yè)文獻分別存儲、將紙質(zhì)文獻掃描成電子文獻再分庫存儲。最后，拓寬文獻采集渠道，在本館自建采集系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，加強與其他圖書館的合作力度，通過交換、購買等方式完善文獻資料采集范圍，進一步擴充館藏。有條件的圖書館還應當積極與政府相關(guān)部門保持聯(lián)系，定期獲取未公開發(fā)行的內(nèi)部出版物的相關(guān)資料，同時與高等院校溝通，獲取學位論文，關(guān)注本區(qū)域乃至世界范圍內(nèi)專家學者召開的學術(shù)性會議資料。此外，參與各類企業(yè)舉辦的產(chǎn)品展覽會，獲得最新產(chǎn)品信息。例如，香港資訊行公司在建設(shè)中國商業(yè)報告庫時，收錄了大量與中國宏觀經(jīng)濟、金融、市場、行業(yè)等有關(guān)的專家會議資料、評論文章，以及政府提供的各種年度報告，是當前國內(nèi)最為全面的一個灰色經(jīng)濟類資源咨詢庫［12］。

3.2 規(guī)范并推廣灰色文獻資源庫的利用

圖書館在完成灰色文獻采集工作的基礎(chǔ)上，要迅速進行分編整理工作，并在整理過程中對文獻的具體內(nèi)容和價值進行專業(yè)的評價、篩選，明確文獻的典藏范圍與利用方案。首先，結(jié)合文獻的具體內(nèi)容制定編目規(guī)則和文獻目錄，在目錄系統(tǒng)中呈現(xiàn)文獻的基本信息，如責任者、文獻篇名、收藏單位與相關(guān)人員，對具備地方特性的文獻加以備注。著錄過程中，要添加描述文獻基本特征的字段，在更新圖書館的索引庫時也要注重增添灰色文獻這一類別，通過設(shè)置期刊檢索、論文匯編、教材文件、論著與內(nèi)部刊物等文獻分類項目，形成系統(tǒng)化、模塊化的文獻規(guī)范化管理，使得無論是檢索與利用還是管理工作都變得更便捷有效。其次，除了建設(shè)紙質(zhì)資源庫，還要建設(shè)專門的數(shù)據(jù)資源庫，并提供遠程及鏡像查詢服務，使讀者可以通過多種入口查找和獲取灰色文獻的相關(guān)信息，通過升級圖書館信息管理系統(tǒng)模塊或是增加外接接口等方式，將灰色文獻資源庫納入到一站式檢索服務，并通過微信、博客、網(wǎng)頁、OPAC等信息窗口發(fā)布相關(guān)文獻信息，加強灰色數(shù)據(jù)庫的宣傳力度［13］。最后，打造圖書館灰色文獻資源庫品牌，提供相關(guān)的系列專業(yè)服務并進行專題宣傳，提高圖書館灰色資源庫的影響力。例如，邀請行業(yè)內(nèi)的專家開展講座、征集與文獻有關(guān)的獲獎論文等，通過系列化服務活動推動灰色資源庫的有效利用，充分激發(fā)讀者對于灰色文獻的興趣，最終提高圖書館資源庫知名度，形成有影響力的品牌。

3.3 重點建設(shè)特色灰色文獻資源庫

建設(shè)灰色文獻資源庫，不僅要完善資源庫的范圍，更要突出建設(shè)有區(qū)域特色、行業(yè)特色、創(chuàng)新性強的灰色數(shù)據(jù)資源庫，推動我國社會經(jīng)濟和科技的發(fā)展。如我國科技部和財政部在創(chuàng)立“國家科技成果轉(zhuǎn)化項目庫”時，充分考慮了將成果轉(zhuǎn)化為社會項目的可能性，從新產(chǎn)品、新技術(shù)、新材料、新工藝、新系統(tǒng)應用等方面出發(fā)，著力打造能為國家科技成果轉(zhuǎn)化提供信息支持服務的公益性數(shù)據(jù)庫，大量收錄由財政資金支持產(chǎn)生并可轉(zhuǎn)化的應用型科技灰色文獻，對推動我國當前的經(jīng)濟發(fā)展、科技創(chuàng)新發(fā)展、成果轉(zhuǎn)化具有非常重要和積極的意義［14］。中國科學技術(shù)信息研究所圍繞當前我國經(jīng)濟、科技快速發(fā)展的背景，創(chuàng)建了“ISTIC 專利分析數(shù)據(jù)庫”，通過該庫提供的科技灰色文獻服務系統(tǒng)平臺以及研發(fā)建設(shè)的中國數(shù)字資源唯一標識系統(tǒng)平臺等，為我國科技企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和政府科技創(chuàng)新決策提供了重要的數(shù)據(jù)支撐，并為社會各界的科學研究提供了關(guān)鍵技術(shù)研究文獻及技術(shù)應用示范案例的參考。截至目前，中國科學技術(shù)信息研究所已形成了一批擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的專利、軟件系統(tǒng)、工具和模型，擁有“科技創(chuàng)新輔助決策支持系統(tǒng)”“ISTIC 專利信息檢索與分析平臺”等系統(tǒng)和平臺，這些成果進一步提升了其對創(chuàng)新主體的服務能力，在行業(yè)內(nèi)得到廣泛好評［9］。高校圖書館在建設(shè)特色灰色文獻資源庫工作中較為有利，如醫(yī)學院圖書館可組織建設(shè)具有該校醫(yī)學特色的文獻資源庫，采集到更全面、專業(yè)化的文獻，讀者可通過在線預覽的方式閱讀灰色文獻，也可通過有效渠道下載特色灰色文獻資源庫的數(shù)據(jù)，還可打造特色灰色文獻資源庫網(wǎng)絡交流平臺，加強特色灰色資源庫的社會服務功能。