《信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》中檔案著錄規(guī)則的修訂建議*

張 衍，陳子琪

自1987年頒布以來(lái)，《信息與文獻(xiàn) 參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》已歷經(jīng)兩次修訂(2005年版和2015年版，以下將2015年版簡(jiǎn)稱為“新標(biāo)準(zhǔn)”)。新標(biāo)準(zhǔn)在標(biāo)準(zhǔn)名稱、適用范圍及著錄項(xiàng)目等多個(gè)方面做出重大修訂，其中就包括增添“檔案、輿圖、數(shù)據(jù)集和其他”4種文獻(xiàn)類型標(biāo)識(shí)及列舉相關(guān)的文獻(xiàn)著錄示例[1]Ⅲ。但在新標(biāo)準(zhǔn)全文中，關(guān)于檔案著錄的內(nèi)容較少。明確檔案文獻(xiàn)的著錄是一個(gè)“小而專”的問題，但對(duì)人文學(xué)者來(lái)講，它是一個(gè)基礎(chǔ)性的問題，對(duì)促進(jìn)學(xué)術(shù)知識(shí)的發(fā)現(xiàn)、提高數(shù)據(jù)庫(kù)的可用性、滿足人文學(xué)者的數(shù)字學(xué)術(shù)需求具有重要意義。

(1)“4.1 專著”和“4.6 電子資源”分別給出有關(guān)檔案的著錄格式示例，原文如下：

[9] 中國(guó)第一歷史檔案館，遼寧省檔案館.中國(guó)明朝檔案總匯[A].桂林：廣西師范大學(xué)出版社，2001.[1]3

[2] 北京市人民政府辦公廳.關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)北京市企業(yè)投資項(xiàng)目核準(zhǔn)暫行實(shí)施辦法的通知：京政辦發(fā)[2005]37號(hào)[A/OL].(2005-07-12)[2011-07-12].http：//china.findlaw.cn/fagui/p_l/39934.html.[1]7

(2)“8.2 題名”中規(guī)定題名著錄項(xiàng)包括檔案名等著錄內(nèi)容，原文如下：

題名包括書名、刊名、報(bào)紙名、專利題名、報(bào)告名、標(biāo)準(zhǔn)名、學(xué)位論文名、檔案名、輿圖名、析出的文獻(xiàn)名等。題名按著錄信息源所載的內(nèi)容著錄。[1]9

(3)“附錄B”的文獻(xiàn)類型和標(biāo)識(shí)代碼規(guī)定[A]作為檔案的標(biāo)識(shí)代碼。

從上述內(nèi)容不難看出，新標(biāo)準(zhǔn)并未明確界定“檔案”及其適用范圍，也未給出詳細(xì)的檔案著錄規(guī)則。也因如此，學(xué)界發(fā)現(xiàn)檔案著錄實(shí)踐存在3個(gè)問題：一是“檔案，A”涵義失當(dāng)，造成部分文獻(xiàn)在實(shí)踐中著錄混亂[2]；二是新標(biāo)準(zhǔn)中的檔案著錄規(guī)則尚不明確[3]；三是新標(biāo)準(zhǔn)中檔案著錄示例有誤[4-5]。

新標(biāo)準(zhǔn)中檔案類型文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)和有關(guān)著錄示例的增加確實(shí)反映出標(biāo)準(zhǔn)修訂的一大進(jìn)步，但也不能忽略其檔案著錄規(guī)則仍有改進(jìn)空間。目前學(xué)界的相關(guān)探討多為“提出問題”，而給出具體修訂意見的文章寥寥。有鑒于此，本文旨在分析新標(biāo)準(zhǔn)中檔案著錄規(guī)則現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從檔案學(xué)界對(duì)“檔案概念與檔案現(xiàn)象”的共識(shí)出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前檔案著錄實(shí)踐中存在的問題，提出新標(biāo)準(zhǔn)中檔案著錄規(guī)則的修訂建議，在提高新標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)性的同時(shí)，也有助于學(xué)者在學(xué)術(shù)研究過(guò)程中準(zhǔn)確地識(shí)別文獻(xiàn)類型，開展原文獻(xiàn)的查找及引文分析。

1 明確界定“檔案，A”及其適用范圍

新標(biāo)準(zhǔn)中并未明確界定何為檔案。作為新加入的文獻(xiàn)類型，定義不明，易造成部分文獻(xiàn)在實(shí)踐中著錄混亂[2]。新標(biāo)準(zhǔn)的主要起草人之一陳浩元在《GB/T 7714新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)舊標(biāo)準(zhǔn)的主要修改及實(shí)施要點(diǎn)提示》[6]中指出，“檔案，A”指的是分類保存以備查考的文件和材料，如人事檔案、科技檔案、法律法規(guī)、政府文件。陳浩元的定義涉及檔案、文件(政府文件或公務(wù)文件)、材料、法律法規(guī)等多種概念，在文獻(xiàn)著錄時(shí)應(yīng)予以區(qū)分：

(1)檔案。我國(guó)檔案學(xué)界一般認(rèn)為檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[7]6。從內(nèi)容屬性上，檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。

著錄涉及的檔案主要有兩種形式：一種是檔案典藏機(jī)構(gòu)以編纂形式公開出版的文獻(xiàn)出版物；另一種是未經(jīng)匯編整理的檔案。新標(biāo)準(zhǔn)在“4.1 專著”示例[9]中的《中國(guó)明朝檔案總匯》系檔案文獻(xiàn)匯編，即以零散的檔案材料為依據(jù)，按照特定主題集中整理形成的出版作品。本文建議此類劃入“普通圖書，M”?！皺n案，A”專指著者利用檔案典藏機(jī)構(gòu)未經(jīng)匯編整理出版的檔案。

(2)文件。文件系國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄[8]。檔案與文件既有聯(lián)系又有區(qū)別。隨著文件對(duì)產(chǎn)生者效用的降低而不斷發(fā)生文件階段的變更，即從現(xiàn)行文件到半現(xiàn)行文件再到非現(xiàn)行文件。并非所有文件都會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案，只有經(jīng)過(guò)價(jià)值鑒定具有持續(xù)性價(jià)值的部分文件會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案。從此層面而言，文件是檔案的源頭之一，但檔案并非全部由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，還包括大量非文件類的原始性記錄物。

文件數(shù)量大，被著錄的幾率高，可單獨(dú)設(shè)置為一類文獻(xiàn)類型，其標(biāo)識(shí)代碼根據(jù)文件的英文Records可縮寫為RS或REC。示例[2]是北京市人民政府辦公廳政府信息公開內(nèi)容，屬于現(xiàn)行文件，宜劃入RS或REC。

(3)材料或資料是現(xiàn)實(shí)中最接近檔案、與檔案關(guān)系最為密切的概念(事物)。從邏輯上講，這兩個(gè)概念的外延有大面積重合，且資料的外延一般來(lái)說(shuō)要大于檔案。凡是對(duì)人們研究、解決某一問題有一定價(jià)值的所有相關(guān)信息均可稱之為資料，比如：文件、檔案、圖書、報(bào)刊、文章、錄音錄像乃至文物等[7]13。宜根據(jù)引用資料的詳細(xì)文獻(xiàn)類型分別予以著錄。

(4)法律法規(guī)。在實(shí)踐過(guò)程中，部分出版單位因無(wú)法認(rèn)同把“法律法規(guī)”歸于“檔案，A”，而將其歸為“其他，Z”[2]。

2 選擇與界定檔案著錄要素

新標(biāo)準(zhǔn)中的檔案著錄示例要素有主要責(zé)任者或其他責(zé)任者、題名、出版項(xiàng)、頁(yè)碼、文獻(xiàn)類型及載體標(biāo)識(shí)代碼、獲取和訪問路徑。因檔案資源的特殊性，必須將上述部分要素加以選擇與界定，以提高著者和編輯著錄的準(zhǔn)確性。

2.1 主要責(zé)任者或其他責(zé)任者

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息，具有連續(xù)性、有機(jī)性、真實(shí)性、自然性與長(zhǎng)久保存等特質(zhì)，不同于圖書是由著作者編著、印刷與出版[9]25。依據(jù)檔案的“來(lái)源原則”，檔案的主要責(zé)任者是檔案的形成者，如社會(huì)組織、個(gè)人或家族。

當(dāng)責(zé)任者主體為單個(gè)社會(huì)組織時(shí)，著錄應(yīng)保留名稱中1949年中華人民共和國(guó)建國(guó)前特有的朝代或政權(quán)信息，以“()”加以標(biāo)識(shí)。著錄過(guò)程需遵照由上至下的規(guī)則逐級(jí)標(biāo)注。針對(duì)以外文文字書寫的組織名稱，還應(yīng)當(dāng)另以“.”分隔上下級(jí)。

示例1：（清）內(nèi)閣典籍廳

示例2：（民）福建省政府秘書處第一科

示例3：廣州市教育局

示例4：United States Department of Education. Institute of Education Sciences. National Center for Education Statistics

責(zé)任者為單個(gè)個(gè)人時(shí)，著錄需采用姓在前名在后的形式標(biāo)注。以外文文字書寫的姓全大寫，名可用縮寫字母指代并省略縮寫點(diǎn)。

示例1：張廷玉

示例2：HOOVER H

當(dāng)責(zé)任者同時(shí)涉及多個(gè)社會(huì)組織或個(gè)人主體時(shí)，責(zé)任者之間應(yīng)以“，”分隔。

示例1：中華人民共和國(guó)商務(wù)部，中華人民共和國(guó)民政部

示例2：連振釵，林起廳，黃廳琮

示例3：UnitedStatesDepartmentofHealthand Human Services， United States Department of Education

示例4：HOOVER H，F(xiàn)REEDMAN T，GEORGEF

2.2 題名

檔案管理的過(guò)程中，依據(jù)來(lái)源原則、尊重全宗與尊重原始順序的原則，檔案學(xué)界發(fā)展出控制層級(jí)作為檔案編排具體實(shí)施的方法。國(guó)際上檔案編排的5 個(gè)層級(jí)為：典藏庫(kù)(repository)、全宗(record group/collection/fonds)、系 列(series)、案卷(file folder/file unit)與單件(item)。一般而言，檔案人員在執(zhí)行編排工作時(shí)，通常以全宗、系列、案卷與單件等4層級(jí)作為基本的檔案控制層級(jí)[9]45。我國(guó)官方的檔案管理中采用3級(jí)控制層級(jí)，即：全宗、案卷、件。

檔案與其他資源的特殊之處在于其每一控制層級(jí)均有獨(dú)立的題名且意涵不同。這就需要新標(biāo)準(zhǔn)在題名項(xiàng)明確指出應(yīng)標(biāo)引哪一層級(jí)或哪幾層級(jí)的題名。本文建議根據(jù)使用者引用檔案資源的深度，逐級(jí)標(biāo)引題名，每一層級(jí)的題名之間用“·”區(qū)分，其中檔案的全宗名必須予以標(biāo)注。若檔案原件中只著錄有文件題名，則只標(biāo)注全宗名和文件名即可。

以中國(guó)第二歷史檔案館館藏為例，全宗·案卷·件的順序題名標(biāo)注如下：

示例1：北洋政府檔案·交通部·中華民國(guó)六年郵政事物總論

以美國(guó)國(guó)家檔案館館藏為例，record group·series·item的順序題名標(biāo)注如下：

示例2：Record Group 306：Records of the U.S. Information Agency，1900-2003·Moving Images Relating to U.S.Domestic and International Activities，1982-1999·Education of Johnny Schnell-1962

2.3 出版項(xiàng)

出版項(xiàng)包括出版地、出版者、出版日期、公告日期、更新日期、引用日期等。對(duì)應(yīng)到檔案資源，應(yīng)該是檔案的典藏地、典藏單位、檔案的形成時(shí)間、引用檔案的日期。其中，典藏地宜詳細(xì)標(biāo)注檔案典藏地的具體城市名稱。典藏單位另以“：”連接于典藏地之后。

示例1：北京：中國(guó)第一歷史檔案館

示例2：Kew：The National Archives

檔案的形成時(shí)間是指其具體形成日期或是形成檔案的起止跨度日期。日期統(tǒng)一以阿拉伯?dāng)?shù)字按照年月日順序進(jìn)行標(biāo)注。當(dāng)檔案中標(biāo)注有其他紀(jì)年形式時(shí)，還應(yīng)另將原紀(jì)年以“()”形式附后。

示例1：1949-12-24

示例2：1939-01-20（民國(guó)廿八年一月二十日）

若檔案形成時(shí)間中的月份或日期等信息不明，則著錄時(shí)無(wú)需具體標(biāo)注到月份或日期，而是應(yīng)當(dāng)以檔案原件典藏單位的著錄時(shí)間為準(zhǔn)。針對(duì)國(guó)外檔案材料中常用“circa”表示推測(cè)檔案形成時(shí)間的情況，著錄時(shí)可在時(shí)間前用“c”縮寫加以標(biāo)識(shí)，并以“-”連接檔案形成的起止跨度日期。

示例1：1736（乾隆元年）

示例2：c1884

示例3：c1917-c1930

另外，針對(duì)電子檔案的引用，還應(yīng)特別標(biāo)注引用檔案的具體日期附于檔案形成時(shí)間之后。著錄時(shí)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字并依照[YYYY-MM-DD]格式加以標(biāo)注。

2.4 頁(yè)碼

頁(yè)碼即檔案的編號(hào)。編號(hào)包括檔號(hào)以及縮微號(hào)、光盤編號(hào)、磁帶(盤)編號(hào)等。其中檔號(hào)是最根本的必備要素，它反映和固定檔案在案卷及全宗內(nèi)的排列順序?？s微號(hào)和光盤號(hào)則是館藏機(jī)構(gòu)賦予特殊載體檔案制品的編號(hào)。著錄時(shí)按照檔號(hào)在前，其他編號(hào)在后的順序標(biāo)注，不同的編號(hào)間以“，”分隔。不同類別的檔案或不同館藏機(jī)構(gòu)的檔號(hào)設(shè)置各有不同，著錄時(shí)要注意遵照館藏實(shí)際情況進(jìn)行標(biāo)注。

以福建省檔案館館藏為例，檔號(hào)按照“全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)(張)號(hào)”格式著錄如下：

示例1：0001-001-000013-0032

以英國(guó)國(guó)家檔案館館藏為例，檔號(hào)著錄格式如下：

示例2：C6-452-69

2.5 電子資源載體和標(biāo)識(shí)代碼

電子資源載體類型標(biāo)識(shí)在新標(biāo)準(zhǔn)中表現(xiàn)為磁帶、磁盤、光盤、聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)4種形式。而針對(duì)檔案中還可能存在的縮微膠片的特殊載體類型，建議增加“MF”作為其載體類型標(biāo)識(shí)。

3 給出正確的檔案著錄示例

示例可在一定程度上發(fā)揮參考作用。新標(biāo)準(zhǔn)中的檔案著錄示例[4]有誤，系新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案的定義不明所致。示例有誤破壞了學(xué)術(shù)研究的規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)，也影響新標(biāo)準(zhǔn)的推廣與權(quán)威性。本文建議將檔案著錄格式確定為如下形式：

[序號(hào)]責(zé)任者.題名[文獻(xiàn)類型標(biāo)識(shí)代碼/載體類型標(biāo)識(shí)代碼].典藏地：典藏單位，檔案形成時(shí)間：頁(yè)碼[引用日期].獲取和訪問路徑.

示例：

[1]柯臺(tái)山.柯臺(tái)山文書·手稿與著作·手稿·港九脫險(xiǎn)記手稿[A/OL].臺(tái)北：中研院臺(tái)史所檔案館，1942-07-12（民國(guó)31年7月12日）：T1050_02_02_001[2020-07-01]. http：//tais.ith.sinica.edu.tw/sinicafrsFront/search/search_detail.jsp?xmlId=0000311766&checked=&unchecked=0000311766.

[2]澳門基本法協(xié)進(jìn)會(huì).澳門基本法協(xié)進(jìn)會(huì)·基本法協(xié)進(jìn)會(huì)·澳門基本法協(xié)進(jìn)會(huì)會(huì)議記錄冊(cè)[A].澳門：澳門檔案館，1995-01-05：MO/AH/APLBM/03/012.

[3] Royal Commission on Government in England. Records created or inherited by the Ministry of Housing and Local Government，and of successor and related bodies · Records of Commissions · Royal Commission on Local Government in England（Redcliffe-Maud Commission）：Minutes，Papers and Maps · Research Unit on School Management and Government： interim report 1967[A]. Kew： The National Archives，1966-1967：HLG 69/940.

[4] U.S. Court of Appeals for the Fourth Circuit. Record Group 276：Records of the U.S.Courts of Appeals，1891-1992·Briefs and Appendices，1892-1996·AnneP.Newmanet al.v.Piggie Park Enterprises，Inc.，1966-1967 ·Appellants’Brief [A/OL]. Philadelphia：National Archives at Philadelphia，1966-10-03：75677517[2020-07-01].https：//catalog.archives.gov/id/75677517.