檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

任祥林

(黑龍江省交通投資集團(tuán)有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000)

1 檔案的特點

(1)專業(yè)性。檔案屬于專業(yè)檔案，是重要的查詢根據(jù)和法律依據(jù)。在進(jìn)行房產(chǎn)交易及產(chǎn)權(quán)登記、房產(chǎn)抵押與處理房產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃時檔案成為重要依據(jù)。其中包括房屋生存的主要數(shù)據(jù)、圖形及證據(jù)記載、業(yè)主的信息資料、配套設(shè)施設(shè)備(電梯、水暖、商服等)。當(dāng)前，檔案多處在紙質(zhì)載體階段，尚未完全實現(xiàn)信息化管理。

(2)私密性。檔案中記載著業(yè)主與用戶的個人信息，這些是購房者在購房后向物業(yè)公司提供的個人信息數(shù)據(jù)，在法律方面具有保密性，是公民的個人隱私。物業(yè)公司不得泄露購房者任何相關(guān)信息，一旦購房者信息被泄露，物業(yè)公司將承擔(dān)一切法律責(zé)任。在現(xiàn)實工作中，已經(jīng)發(fā)生過諸多事件，應(yīng)引起相關(guān)部門相關(guān)人員關(guān)注。

(3)動態(tài)性。在房產(chǎn)交易不斷活躍，以及產(chǎn)權(quán)變更頻繁等現(xiàn)實情況下，檔案的及時更新成為當(dāng)前必須加以關(guān)注的問題，尤其是一些特殊房產(chǎn)，檔案及時更新工作需要尤為關(guān)注，涉及購房者的物權(quán)及經(jīng)濟(jì)利益的問題。這一特性將隨著時間的發(fā)展，更加突出。

2 檔案管理的原則

(1)業(yè)務(wù)對應(yīng)原則。如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護(hù)以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。檔案管理應(yīng)該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當(dāng)調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。

(2)規(guī)范管理原則。檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨行、標(biāo)新立異、自搞一套。

(3)安全至上原則。檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，要注重安全問題。保存檔案的場所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。檔案需要配備專人負(fù)責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的實體安全和信息安全。

3 做好檔案管理的措施

(1)加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。從物業(yè)企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜配備專業(yè)性強(qiáng)、自動化程度高的手搖式檔案柜組；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案管理范圍不斷拓展。

(2)要強(qiáng)化檔案人員的依法管檔意識。按照有關(guān)制度規(guī)定，物業(yè)企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。對制度的執(zhí)行情況，檔案人員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合，強(qiáng)化監(jiān)督、檢查工作。要求檔案人員依法管檔，加大執(zhí)行制度的力度。要求檔案人員要熟悉《中華人民共和國檔案法》內(nèi)容，并精通其他相關(guān)法律，加強(qiáng)法律意識，增強(qiáng)合法性和保密性。依法制定嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，定期檢查，并指導(dǎo)檔案管理人員不斷進(jìn)行知識更新，有效為購房者提供檔案幫助。

(3)利用現(xiàn)代技術(shù)手段實現(xiàn)信息化管理。實現(xiàn)信息化管理，需要進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)化統(tǒng)計分析和評定。建議各物業(yè)公司使用統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫或軟件，采用房產(chǎn)交易中心的管理方式，將數(shù)據(jù)和基本信息系統(tǒng)化輸入，便于歸檔、查檔和數(shù)據(jù)變更。同時增加專人管理，利用秘鑰或者指紋輸入系統(tǒng)，增加保密性。建議相應(yīng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用簡潔的單窗口方式，人性化設(shè)計的人機(jī)交互界面，易于檔案工作人員能準(zhǔn)確地掌握，并快速查詢。同時，為了檔案的完整性，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并將相應(yīng)照片和圖紙制成圖片格式，打印后，將相關(guān)影印件裝訂成冊，并與電子數(shù)據(jù)庫序號排列相同。這樣可以實現(xiàn)紙質(zhì)與數(shù)據(jù)庫有效“整體歸一”，使得相關(guān)資料保存性強(qiáng)，切記及時備份，對經(jīng)歷的修改也要做詳實記錄。

(4)積極開展檔案的利用工作。隨著社會的進(jìn)步，檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，在為企業(yè)評定資質(zhì)、資質(zhì)升級、保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密、提高企業(yè)的經(jīng)營效益、服務(wù)水平、甚至在物管企業(yè)推出項目時，檔案都能提供第一手資料。因此，物業(yè)部門一定要重視檔案的開發(fā)利用，做好調(diào)查研究，了解業(yè)主的需求，從而有針對性地為業(yè)主提供他們所需要的服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案的價值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這也是我們保存檔案的真正目的所在。