全流程無紙化會議系統(tǒng)
——推動企事業(yè)會議信息化高效進行

王 峽

（國家電力投資集團信息技術有限公司，北京 100080）

0 引言

國企、中央企業(yè)、事業(yè)單位各種會議較多，為解決這些痛點，公司從會前準備會議到會后歸檔，資料銷毀等，造成了最大的人力和物力浪費，而且安全性較差、不環(huán)保等缺點，為解決這些痛點，公司上線了全流程無紙化會議系統(tǒng)，會前會后資料歸檔可在全流程無紙化線上進行，具有高安全、高效率、節(jié)能、環(huán)保等特點。

1 無紙化會議系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

在政協(xié)第十二屆會議期間，正式停止提供紙稿，而根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，改變紙稿內(nèi)容便可為大會節(jié)省近兩百萬的會議費用。普通企業(yè)規(guī)模不會那么大，但是國有企業(yè)、中央企業(yè)事業(yè)單位同樣各類會議事務較多，每年會議的紙張和印刷費用也同樣驚人。無紙會議系統(tǒng)是無紙化辦公的重要組成部分，隨著科技的不斷進步，它依靠通信技術、視頻軟件、電子文件存儲、音頻技術等多種技術手段來實現(xiàn)，徹底顛覆了傳統(tǒng)會議模式的紙張浪費、人力浪費、會議內(nèi)容安全性差等缺點?；贐S和CS體系結構的全流程無紙化系統(tǒng)（見圖1），使用嵌入式機頂盒作為與桌面相連的控制器的PAD顯示設備，具有實時交互功能。無紙會議系統(tǒng)整合了會前準備、會議控制、會后整理等其他各階段的內(nèi)容，通過PAD顯示器進行用戶交互，通過因特網(wǎng)進行交互，使企業(yè)能夠節(jié)省大量會議紙張，提高溝通效率，減輕會議執(zhí)行者的工作量，同時通過網(wǎng)上表格展示和提醒會議內(nèi)容，能夠大大節(jié)省人力成本，利用系統(tǒng)電子化展示的特點能更好地展示會議內(nèi)容，提高會議質(zhì)量，保證會議內(nèi)容的機密性。今天，無紙化辦公系統(tǒng)已廣泛應用于黨政機關、銀行、企事業(yè)單位，并以其穩(wěn)定、安全、實用等特點被廣泛認同。

圖1 無紙化會議系統(tǒng)網(wǎng)絡架構圖

2 無紙會議系統(tǒng)需求與設計

用戶管理功能，用戶管理可通過后臺管理對用戶進行添加、刪除和修改，并根據(jù)工作內(nèi)容劃分帳戶的權限和可視化功能?？商砑?、刪除、修改、綁定會場管理終端的會場管理功能。

設備管理功能，可以根據(jù)會議的級別和權限來管理使用的設備，例如：新建和更改電子銘牌顯示，移動終端分組編號，會議內(nèi)容的權限劃分，遠程控制設備終端的啟動和重啟動。

會議管理功能，主要用于維護會議信息，包括：會議創(chuàng)建，刪除會議，設置會議內(nèi)容主題，設置會議席位，開始和結束會議 ，導出會議資料，上傳會議資料文件，以及提醒會議日程，關聯(lián)會議文件并發(fā)送到桌面終端，設定會議保密等級，標記會議重點文件。

文件管理功能，文件管理功能可以添加，刪除，修改，預覽，查看文件，對于會議期間生成的文件筆記和注釋記錄，系統(tǒng)會自動集中保存到服務器上，并根據(jù)需要下載發(fā)送。

會議簽到功能，會議簽到可通過電子簽名、面部識別等方式完成。

其他非功能需求，非功能需求包括可滿足7×24小時連續(xù)工作的系統(tǒng)，同時配有備份系統(tǒng)，可在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時迅速切換到備用系統(tǒng)。該系統(tǒng)應該能夠滿足數(shù)據(jù)的安全和完整性要求，避免數(shù)據(jù)丟失和泄露，表1對系統(tǒng)進行了詳細的功能劃分。

表1 無紙會議系統(tǒng)的功能劃分

3 全程無紙化會議系統(tǒng)的具體應用實例

3.1 會議簽到

與傳統(tǒng)會議用紙表格簽到相比，無紙化會議系統(tǒng)通過事先輸入與會者信息并提醒與會者，與會人員在到達會議室后，可通過桌面交互屏幕中的簽到功能以電子簽名或面部卡采集方式進行簽到，超時未簽到的與會人員系統(tǒng)將自動提醒，同時會議系統(tǒng)將記錄每次會議的與會情況，通過在線方式，會議組織人員可以迅速了解到與會人員的到會情況。

3.2 桌面顯示器

后顯示屏可通過系統(tǒng)后臺快速生成并上傳與會人員的各種信息，如姓名、單位或其他自定義信息，受益于桌牌觸摸屏的顯示功能，可自定義桌牌顯示背景，顯示字體，使桌牌顯示更清晰明了。與傳統(tǒng)桌面品牌準備和印刷準備時間和紙張消耗量無關。

3.3 多種媒體播放

作為無紙會議的一項基本功能，多媒體播放就是在會議開始前，將會議需要的音頻、視頻PPT或其他文件提前上傳到無紙會議系統(tǒng)進行查看和調(diào)用，方便會議組織者對會議內(nèi)容進行解釋。演講者可以在講解過程中通過控制演講按鈕來控制文檔，包括上一頁、下一頁、放大或縮小等操作，同時桌面屏幕終端還可以為演講提供注釋。

3.4 投票方式

投票和表決內(nèi)容可通過無紙化會議系統(tǒng)設置，桌面型移動終端可快速收集投票和表決內(nèi)容。與傳統(tǒng)的舉手表決和紙面表決相比，該系統(tǒng)能夠快速統(tǒng)計和記錄表決結果，并在主屏幕上顯示結果，提高了會議效率。

3.5 屏幕同步

熒屏同步可以同步演講者的演講內(nèi)容，也可以指定要同步某個桌面屏幕以便于顯示，例如將某個桌面終端上的注釋反向同步到一個大屏幕上。確保每個參加者都能了解會議的內(nèi)容，并隨時根據(jù)自己的需要查閱會議的其他文件，了解會議的背景，使會議能夠更加科學、有效地進行。

4 無紙會議系統(tǒng)應用效益分析

4.1 會議的效率

傳統(tǒng)會議模式，通過對系統(tǒng)使用后的分析，在會議開始前三天，各部門需要開始提交會議議程和會議資料，而且需要花費大量人力物力和時間將會議資料打印、整理。采用無紙會議系統(tǒng)，只需提前一個工作日向會議保障人員提交電子文件，節(jié)省了會議準備的整理、裝訂等工作。與此同時，會議過程中，與會人員可快速查找和查找會議相關資料和文檔，使會議的效率大大提高。

4.2 強應變能力

采用傳統(tǒng)會議模式，資料打印需使用大量紙張，如果資料在后期有改動，可能需要重新打印，這往往導致準備工作不充分，傳統(tǒng)方式受紙張影響，材料在出現(xiàn)差錯和改動后，需重新裝訂打印，耗費大量人力物力。而且采用無紙化會議系統(tǒng)，若出現(xiàn)資料更改只需在管理后臺重新上傳即可，在資料臨時更改的情況下，時間不再匆忙，應變能力大增。

4.3 會議安全保密

傳統(tǒng)會議模式下的會議材料均采用紙面材料。各個部門分別打印出的數(shù)據(jù)，如果有數(shù)據(jù)修改的情況，導致原始數(shù)據(jù)被丟棄，同時原始數(shù)據(jù)很容易存在丟失的現(xiàn)象。而對于保密會議，會議結束后，還要安排專人負責收集會后資料并進行銷毀，回收人員不清楚會前有多少資料準備，因此在回收時也無法從數(shù)量上控制，極易造成資料泄漏丟失的情況。利用無紙化會議系統(tǒng)，會議所涉及的所有資料都將統(tǒng)一上傳保存在服務器，會議召開時通過服務器發(fā)送到桌面終端，管理后臺可以對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的集中管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可追溯集中管理，大大提高會議的安全性。

4.4 節(jié)省人力和物力

利用無紙會議系統(tǒng)，可將原本需要多個部門多人共同完成的打印、裝訂、分發(fā)資料工作統(tǒng)一交給會議保障處人員，大大降低了人力成本，提高了工作效率。并可完全省去傳統(tǒng)會議所使用的大量資料打印所消耗的紙張和耗材費用，節(jié)省會議使用成本。就作者所在的某集團應急指揮中心而言，該中心擁有一個大型可容納150人的會議室和3個可容納30人的小型會議室，統(tǒng)計了該系統(tǒng)上線后半年的使用情況，見表2。

表2 使用無紙會議系統(tǒng)的好處統(tǒng)計

在系統(tǒng)上線半年后，調(diào)查用戶對系統(tǒng)的使用情況，收集系統(tǒng)使用情況，95%的用戶認為系統(tǒng)有利于工作，方便提高效率。在短期內(nèi)，無紙會議系統(tǒng)的部署可能會增加額外的經(jīng)濟投入，但是從長期來看，無紙會議系統(tǒng)的部署不僅可以降低會議成本，同時也可以提高會議質(zhì)量，確保會議的安全、保密，使與會人員的互動變得更加方便和有效。

5 結束語

無紙會議系統(tǒng)正逐步取代傳統(tǒng)會議模式，它能解決傳統(tǒng)會議模式的諸多不足，提高會議效率，降低辦公成本，無紙化會議模式將越來越受到企業(yè)和會議組織者的重視。在這一階段，政府和企業(yè)都在大力提倡無紙化辦公，推行電子文件和移動辦公，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路。無紙會議系統(tǒng)在現(xiàn)階段還處于相對初級的階段，隨著技術的不斷進步和因特網(wǎng)的不斷發(fā)展，無紙化會議系統(tǒng)將會變得更加高效方便，無紙化會議系統(tǒng)將是未來的發(fā)展趨勢，隨著技術的不斷進步，未來將會有越來越多的大型企業(yè)和機構使用無紙化會議系統(tǒng)進行更高效、節(jié)能、環(huán)保的交流。