RPA 在企業(yè)財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用初探

宋婷

（福建永榮錦江股份有限公司，福建 福州 350000）

一、RPA概述

RPA是一種創(chuàng)新的流程優(yōu)化技術(shù)，通過計算機(jī)編程或輔助軟件模擬人的操作，按照人設(shè)計的規(guī)則自動執(zhí)行流程任務(wù)，該流程任務(wù)一般具有規(guī)則明確、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、重復(fù)率高的特點(diǎn)。RPA與一般軟件或程序的區(qū)別在于：普通程序是由人員操作，RPA則是由機(jī)器代替人工自動執(zhí)行程序。流程自動化可實(shí)現(xiàn)以下功能：鍵盤、鼠標(biāo)操作自動化、可自動輸入密碼，實(shí)現(xiàn)用戶自動登入、不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)搬運(yùn)、定時定期執(zhí)行程序等。RPA與人工智能（AI）結(jié)合后，RPA機(jī)器人就具備了認(rèn)知能力，可以讀取圖片、文字等。2016-2017年，四大會計師事務(wù)所將財稅場景的RPA機(jī)器人引入國內(nèi)后，RPA在企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)之間快速推進(jìn)，推動了RPA在人事、采購等各種業(yè)務(wù)場景的應(yīng)用。

二、RPA財務(wù)機(jī)器人應(yīng)用價值

（一）提高工作效率、降低企業(yè)成本

首先，RPA機(jī)器人可以代替人工工作，并且實(shí)現(xiàn)24小時不間斷的工作，效率至少是人工的效率3倍。其次，伴隨信息化建設(shè)的發(fā)展，多軟件、多系統(tǒng)已成為企業(yè)的常態(tài)，依靠人力完成跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在系統(tǒng)之間的流轉(zhuǎn)，勢必會增加極大的工作量，制約企業(yè)效率的提升。此時RPA就是一雙手，可以幫助串聯(lián)起不同的系統(tǒng)，達(dá)到人機(jī)協(xié)同的效果，實(shí)質(zhì)上提升企業(yè)的效率。

（二）降低錯誤率

引入RPA財務(wù)機(jī)器人，讓RPA財務(wù)機(jī)器人按照既定的規(guī)則自動執(zhí)行，可以避免人工失誤，提升了工作成果的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，同時在集團(tuán)企業(yè)里，可以通過RPA執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和口徑，有效地執(zhí)行集團(tuán)制度和財務(wù)政策，可解決會計水平不齊帶來的風(fēng)險；同時還可以防范數(shù)據(jù)造假，可一定程度上控制欺詐風(fēng)險產(chǎn)生。

（三）不影響現(xiàn)有系統(tǒng)的功能與穩(wěn)定性

目前工作的運(yùn)用的工具一般有EXCEL、WORD、PPT等Office軟件，以及更高級別的ERP、OA、CRM、SRM等流程協(xié)同軟件，而RPA機(jī)器人為不同于以上工具和軟件的獨(dú)立平臺。這就決定了它不會影響已有的軟件系統(tǒng)。在幫助企業(yè)提升效能的過程中，保持企業(yè)已有的系統(tǒng)功能平穩(wěn)、運(yùn)行可靠。

（四）促進(jìn)財務(wù)轉(zhuǎn)型

引入RPA財務(wù)機(jī)器人，可以幫助財務(wù)人員從重復(fù)的核算工作中解放出來，更專注于財務(wù)分析、內(nèi)控、成本控制、預(yù)算、項目管理、稅收籌劃等戰(zhàn)略財務(wù)職能和業(yè)務(wù)財務(wù)職能。財務(wù)人員能夠花更多的時間研究公司業(yè)務(wù)，基于財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供業(yè)務(wù)提升方案，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，做好業(yè)務(wù)風(fēng)險控制等。

三、RPA財務(wù)機(jī)器人的主要應(yīng)用場景

在企業(yè)中，財務(wù)工作可能存在以下痛點(diǎn)，第一，集團(tuán)化公司存在幾千甚至上萬個賬戶，每天都需要查詢每個賬戶的流水信息，雖然大部分賬戶開通了銀企直連，但還是存在部分小銀行沒有銀企直連，或是監(jiān)管戶無法辦理銀企直連的情況，這部分的銀行需要人工手動下載銀行流水。第二，銷售量大的企業(yè)，每個月可能會面臨著開具上千至上萬張的銷售發(fā)票，若ERP系統(tǒng)未與開票系統(tǒng)打通，還需要人工錄入開票信息，或是導(dǎo)入開票信息。第三，ERP財務(wù)系統(tǒng)中憑證不能自動在后臺生成，需要人工執(zhí)行生成憑證或手動錄入憑證信息。第四，在月末與供應(yīng)商、客戶進(jìn)行對賬工作，仍依靠人工制作對賬單。第五，期末合并報表及科目附注均為由人工在EXCEL中操作。以上痛點(diǎn)問題均可以用RPA財務(wù)機(jī)器人得到優(yōu)化，提升效率，解放重復(fù)人工的勞動力。以下列舉部分可運(yùn)用RPA財務(wù)機(jī)器人工具的業(yè)務(wù)場景。

（一）在銷售業(yè)務(wù)中會計處理場景中的應(yīng)用

銷售業(yè)務(wù)一般流程為：客戶回款或公司給予賒銷額度，客戶下訂單，經(jīng)內(nèi)部審核通過后，通知倉儲部門備貨，并聯(lián)系物流公司派車，裝車后發(fā)往客戶處。RPA財務(wù)機(jī)器人在銷售業(yè)務(wù)中會計處理流程可應(yīng)用的場景有：第一，銷售回款：可通過U-Key統(tǒng)一管理、遠(yuǎn)程映射的方式，讓RPA機(jī)器人每天多次自動獲取流，自動整理貨款明細(xì)導(dǎo)入系統(tǒng)，生成收款單并自動生成相應(yīng)的憑證；若為承兌匯票回款，也可自動U-Key登錄網(wǎng)銀系統(tǒng)抓取收到的電子承兌匯票，在系統(tǒng)中自動生錄入票面信息，生成收款單并自動生成相應(yīng)的憑證。第二，銷售訂單審核：在實(shí)際業(yè)務(wù)中，部分公司財務(wù)需對銷售訂單進(jìn)行審核，審核價格、披露訂單毛利情況等，審核內(nèi)容均為可標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則，可采用RPA財務(wù)機(jī)器人來代替人工審核。第三，收入確認(rèn)：可用RPA機(jī)器人自動導(dǎo)出金稅系統(tǒng)的開票明細(xì)，同步導(dǎo)出ERP系統(tǒng)中的銷售數(shù)據(jù)，然后比對開票明細(xì)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，確認(rèn)一致后，用RPA機(jī)器人自動在系統(tǒng)生成單據(jù)和憑證。第四，銷售對賬：RPA機(jī)器人可在ERP系統(tǒng)中自動導(dǎo)出銷售數(shù)據(jù)，按照既定的規(guī)則計算應(yīng)收對賬數(shù)據(jù)，并在預(yù)設(shè)的對賬單模板中自動填列，形成完整的對賬單后，自動打印或通過電子郵件發(fā)送至客戶的郵箱，后續(xù)人員只要跟蹤客戶的回函情況即可。

（二）在采購業(yè)務(wù)中會計處理場景的應(yīng)用

采購業(yè)務(wù)一般流程為：需求部門提請采購需求單，需求單經(jīng)審批通過后，由采購員接單進(jìn)行供應(yīng)商詢比價或發(fā)起招標(biāo)流程，待確定供應(yīng)商后，采購員發(fā)起采購訂單以及采購合同。完成合同簽訂后，通知供應(yīng)商發(fā)貨，若需支付預(yù)付款的，則在發(fā)貨前發(fā)起付款流程。待貨物驗(yàn)收入庫后，采購員發(fā)起供應(yīng)商對賬流程，對賬完畢后通知供應(yīng)商開具發(fā)票，待財務(wù)審核發(fā)票無誤后，發(fā)起支付貨款流程。RPA財務(wù)機(jī)器人在采購業(yè)務(wù)中可應(yīng)用的場景有：第一，貨物驗(yàn)收入庫會計處理：貨物驗(yàn)收入庫后，會計需要在ERP系統(tǒng)內(nèi)完成存貨核算的任務(wù)，并生成相應(yīng)的憑證，該步驟規(guī)則清晰明確，可由RPA財務(wù)機(jī)器人代替人工執(zhí)行。第二，發(fā)票信息錄入及會計處理：供應(yīng)商提供已開具的發(fā)票，會計需要對發(fā)票進(jìn)行審核，審核無誤后的發(fā)票方可接收，并在系統(tǒng)生成相應(yīng)的憑證。該步驟可由RPA機(jī)器人代替人工操作。采用RPA機(jī)器人結(jié)合OCR識別技術(shù)，由專業(yè)的掃描儀掃描或者用手機(jī)端軟件拍攝發(fā)票，識別讀取紙質(zhì)發(fā)票信息。RPA機(jī)器人從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出入庫單明細(xì)，將讀取到的發(fā)票信息與入庫單明細(xì)自動進(jìn)行匹配核對，需核對的信息包括品名、規(guī)格、數(shù)量、金額等。核對無誤后，RPA機(jī)器人在系統(tǒng)中將讀取到的發(fā)票信息自動填列，并生成沖減暫估，以及發(fā)票的憑證。第三，采購對賬：RPA機(jī)器人可在ERP系統(tǒng)中自動導(dǎo)出采購數(shù)據(jù)，按照既定的規(guī)則計算應(yīng)付對賬數(shù)據(jù)，并在預(yù)設(shè)的對賬單模板中自動填列，形成完整的對賬單后，自動打印或通過電子郵件發(fā)送至供應(yīng)商的郵箱，后續(xù)人員只要跟蹤供應(yīng)商的回函情況即可。

（三）在資金管理場景中的應(yīng)用

RPA財務(wù)機(jī)器人在資金管理場景中的應(yīng)用有：第一，網(wǎng)銀流水下載：通過U-Key統(tǒng)一管理、遠(yuǎn)程映射的方式，RPA財務(wù)機(jī)器人可自動登陸網(wǎng)銀，下載網(wǎng)銀流水。第二，銀企對賬：由RPA機(jī)器人自動完成網(wǎng)銀流水下載，然后從ERP財務(wù)系統(tǒng)中自動導(dǎo)出銀行日記賬明細(xì)，與獲取的網(wǎng)銀流水一一匹配核對，核對結(jié)束后，可將核對的結(jié)果發(fā)至經(jīng)辦人郵箱，經(jīng)辦人員通過郵箱下載核對的結(jié)果，若有匹配不上的，需要轉(zhuǎn)至人工進(jìn)行判斷錯誤原因。在該場景中，要保證RPA機(jī)器人能夠核對出準(zhǔn)確的結(jié)果，需要注意一點(diǎn)，在錄入銀行流水憑證時，要按照日期逐筆金額依次錄入，不能將多筆流水合并生成一筆分錄。

（四）在稅務(wù)管理場景中的應(yīng)用

RPA財務(wù)機(jī)器人在稅務(wù)方面可執(zhí)行納稅申報及稅費(fèi)計提等會計處理流程。相關(guān)內(nèi)容如下：第一，納稅申報：RPA財務(wù)機(jī)器人在期末登錄ERP系統(tǒng)，從系統(tǒng)中自動導(dǎo)出增值稅認(rèn)證數(shù)據(jù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，編制涉稅數(shù)據(jù)信息并審核校驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。審核無誤后，RPA財務(wù)機(jī)器人自動執(zhí)行納稅申報任務(wù)，根據(jù)申報表模板生成當(dāng)月的納稅申報數(shù)據(jù)。同時在ERP系統(tǒng)中發(fā)起稅費(fèi)付款申請單，經(jīng)審批后，登入金稅系統(tǒng)填寫申報信息，完成稅務(wù)申報及扣款。第二，會計處理：根據(jù)RPA機(jī)器人在期末編制的涉稅數(shù)據(jù)信息，進(jìn)入ERP財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)填制單據(jù)，并生成當(dāng)月稅費(fèi)計提的憑證分錄。

（五）其他財務(wù)方面的應(yīng)用

RPA財務(wù)機(jī)器人還可應(yīng)用于內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來核對、資金調(diào)撥單處理以及合并報表及附注編制等場景。第一，內(nèi)部關(guān)聯(lián)方往來核對：由RPA財務(wù)機(jī)器人登入ERP系統(tǒng)導(dǎo)出各家公司的內(nèi)部往來明細(xì)，自動執(zhí)行內(nèi)部往來核對的工作，核對結(jié)束后將不符的差異點(diǎn)反饋至財務(wù)人員，轉(zhuǎn)為人工判斷不符原因。第二，資金調(diào)撥單制單及會計處理：RPA根據(jù)自動導(dǎo)出的銀行流水，自動篩選出內(nèi)部關(guān)聯(lián)方的往來流水信息。登入ERP系統(tǒng)，根據(jù)篩選出的往來信息，自動填制資金調(diào)撥單。再根據(jù)預(yù)設(shè)的往來分錄模板，自動生成資金往來的會計憑證。第三，合并報表及附注編制：當(dāng)存在異構(gòu)系統(tǒng)時，系統(tǒng)無法完成合并報表和附注編制。此時可用RPA財務(wù)機(jī)器人代替人工，完成線下合并報表和報表附注的編制工作。需要預(yù)先設(shè)置好合并報表合并抵消和附注的取數(shù)和計算邏輯，例如內(nèi)部交易數(shù)據(jù)要從ERP中如何取數(shù)，如何計算抵消金額以及如何編制抵消分錄等。

四、RPA財務(wù)機(jī)器人目前應(yīng)用中存在的問題

（一）AI技術(shù)還不成熟，特殊情況還需要人工干預(yù)

目前AI技術(shù)還不成熟，在實(shí)際操作中，RPA財務(wù)機(jī)器人實(shí)施的時候會運(yùn)用到OCR識別技術(shù)。對于非標(biāo)準(zhǔn)格式的文件，OCR識別的準(zhǔn)確性無法達(dá)到100%，會影響到機(jī)器人實(shí)施的最終效果。例如在RPA財務(wù)機(jī)器人自動審核費(fèi)用報銷、銷售訂單等場景中，會用到OCR技術(shù)識別合同、發(fā)票等文件。當(dāng)發(fā)票有破損褶皺，或是合同為非標(biāo)準(zhǔn)格式，或文件為圖片格式時，OCR就無法準(zhǔn)確識別文件信息。

另外，當(dāng)實(shí)施的場景條件發(fā)生變化的時候，RPA機(jī)器人無法相應(yīng)地做出正確的反饋，會出現(xiàn)異常的情況。例如：在做銀企對賬的時候，RPA財務(wù)機(jī)器人會將自動下載網(wǎng)銀流水，RPA財務(wù)機(jī)器人可以按照既定的規(guī)則讀取網(wǎng)銀流水上的信息，并與系統(tǒng)導(dǎo)出的銀行日記賬核對。若銀行的網(wǎng)銀流水的格式發(fā)生了變化，則RPA財務(wù)機(jī)器人則無法讀取信息了，就會發(fā)生異常。

當(dāng)出現(xiàn)以上無法準(zhǔn)確識別或者發(fā)生異常情況時，就需要人工干預(yù)，轉(zhuǎn)為人工操作。這樣就無法達(dá)到預(yù)期提升效率，提高準(zhǔn)確率的目標(biāo)。

（二）若無明確規(guī)則的業(yè)務(wù)，無法應(yīng)用RPA財務(wù)機(jī)器人

雖然RPA能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約人力成本、時間成本，提高工作效率，為企業(yè)賦能，但目前RPA財務(wù)機(jī)器人還存在局限性，RPA機(jī)器人能夠?qū)嵤┑囊粋€必備條件為：場景必須是一個高度標(biāo)準(zhǔn)型的工作流程，規(guī)則要相當(dāng)明確。若場景無法梳理出標(biāo)準(zhǔn)的流程和規(guī)則，則就無法運(yùn)用RPA機(jī)器人工具。從這個問題可以看出，RPA機(jī)器人目前的智能化還有待提高，對于脫離規(guī)則的業(yè)務(wù)無法有效執(zhí)行。

（三）后續(xù)需投入運(yùn)營成本

RPA機(jī)器人是基于ERP、CRM、SRM等系統(tǒng)上，更高層次的一種軟件系統(tǒng)。若要實(shí)現(xiàn)RPA機(jī)器人能夠穩(wěn)定使用，則需要保證以上這些系統(tǒng)要處于相對穩(wěn)定的狀態(tài)。當(dāng)ERP、CRM、SRM系統(tǒng)升級時或需要做部分開發(fā)的時候，可能會導(dǎo)致RPA機(jī)器人無法正常使用。如果需要讓RPA保持正常使用，需要投入成本對RPA進(jìn)行維護(hù)或者更新。

五、RPA財務(wù)機(jī)器人應(yīng)用策略

（一）建立反饋優(yōu)化機(jī)制，構(gòu)建穩(wěn)定運(yùn)行環(huán)境

為了能使RPA能夠持續(xù)穩(wěn)定的為企業(yè)提供服務(wù)，企業(yè)需要建立關(guān)于RPA機(jī)器人的問題跟蹤反饋和優(yōu)化的機(jī)制。首先要設(shè)立專人或組織，跟蹤檢查RPA機(jī)器人的運(yùn)行效率和質(zhì)量，一是要跟蹤RPA機(jī)器人的使用效率是否有降低并挖掘降低的原因，或是RPA機(jī)器人的利用率是否還有提升的空間。二是要檢查RPA機(jī)器人執(zhí)行操作的準(zhǔn)確性，分析是否有出現(xiàn)偏差以及出現(xiàn)偏差的原因，及時反饋給相關(guān)人員進(jìn)行整改。其次還需要設(shè)置流程優(yōu)化的機(jī)制，當(dāng)業(yè)務(wù)或者流程變化的時候，能夠快速地做出響應(yīng)，同時優(yōu)化RPA機(jī)器人的流程和規(guī)則，使得RPA機(jī)器人能夠持續(xù)有效地運(yùn)作。另外企業(yè)應(yīng)及時的評估軟件和硬件的穩(wěn)定情況，以及運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。對適配的軟件和硬件應(yīng)及時更新，以滿足RPA機(jī)器人能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）RPA機(jī)器人與AI深度結(jié)合

RPA機(jī)器人執(zhí)行的均為重復(fù)性的規(guī)則明確的指令，而AI（人工智能）是一門綜合性新學(xué)科，它的實(shí)際應(yīng)用主要有：機(jī)器視覺、人臉識別、智能搜索、定理證明、自動程序設(shè)計、智能控制、語言和圖像理解等。當(dāng)RPA與AI人工智能結(jié)合之后，可具備自動學(xué)習(xí)、分析和輔助決策的功能。可幫助企業(yè)更好地應(yīng)用于業(yè)務(wù)場景中，滿足企業(yè)更多的需求。

六、結(jié)束語

綜上所述，RPA財務(wù)機(jī)器人與AI人工智能技術(shù)的融合應(yīng)用，可以幫助企業(yè)財務(wù)獲得了效率的提升，同時還可以防范錯誤發(fā)生，一定程度上降低了企業(yè)成本。同時可以避免人工失誤，提升了工作成果的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。能夠讓財務(wù)人員從簡單機(jī)械的工作中解放出來，更多地思考如何實(shí)現(xiàn)財務(wù)的轉(zhuǎn)型和價值提升。