淺談加強(qiáng)通信工程檔案管理的途徑

姚荷英

5G作為新一代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)不僅自身成為新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)，同時(shí)還與大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等行業(yè)緊密結(jié)合，共同推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展，將成為中國(guó)新一輪高質(zhì)量發(fā)展的核心引擎。據(jù)國(guó)新辦新聞發(fā)布會(huì)，2020年我國(guó)新建5G基站數(shù)達(dá)58萬(wàn)個(gè)，推動(dòng)共建共享5G基站33萬(wàn)個(gè)，5G終端連接數(shù)已超過(guò)2億。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)5G提出的強(qiáng)烈需求，以5G為代表的通信工程建設(shè)項(xiàng)目越來(lái)越多，也形成數(shù)據(jù)巨大的通信工程檔案。作為工程建設(shè)的一部分，通信工程檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，雖然不直接作用于工程建設(shè)，但它滲透于各方面，貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程，具有特殊的地位和作用。但是，由于種種原因，通信工程檔案管理存在較多問(wèn)題，將對(duì)后續(xù)通信工程的事后監(jiān)管、維修、改造等造成不利影響，最終影響我國(guó)通信服務(wù)質(zhì)量，甚至危及國(guó)家安全。加強(qiáng)通信工程檔案管理對(duì)于加強(qiáng)通信工程質(zhì)量工作，提高我國(guó)通信工程質(zhì)量，確?！靶禄ā睉?zhàn)略順利實(shí)施具有重要的意義。

一、通信工程檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文件材料形成質(zhì)量有待提高

文件材料的質(zhì)量是檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國(guó)通信工程歸檔文件材料質(zhì)量存在諸多問(wèn)題。一是文件材料中表格格式不統(tǒng)一，同一種類表格格式各異，設(shè)計(jì)不規(guī)范。二是文件簽署手續(xù)不完備。有些缺少施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)及建設(shè)單位負(fù)責(zé)人簽字或公章，存在合同、協(xié)議無(wú)雙方簽章的情況，有些存在一人同時(shí)扮演多個(gè)角色簽名現(xiàn)象。三是竣工圖編制不規(guī)范。用施工圖代替竣工圖無(wú)任何變更情況標(biāo)識(shí)說(shuō)明;有些竣工圖雖然作了修改和變更標(biāo)識(shí)，但其修改和標(biāo)識(shí)方法不統(tǒng)一;需重新繪制的竣工圖沒(méi)有按規(guī)定重新繪制。四是施工原始資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草;使用不規(guī)范的漢字，或者書(shū)寫(xiě)材料未使用能永久保存的材料;修改后不加蓋單位章或沒(méi)有修改人的簽字。[1]

（二）歸檔文件材料收集不全

一是合同協(xié)議、批復(fù)文件、施工記錄性文件、工程交接文件、竣工驗(yàn)收文件等關(guān)鍵性文件材料缺漏;二是設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收文件未與設(shè)備文件同時(shí)歸檔;三是試驗(yàn)、試通記錄文件仍保留在工程人員手中;四是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的視頻和電子文件未歸檔現(xiàn)象較嚴(yán)重;五是軟件系統(tǒng)隨機(jī)文件材料缺失嚴(yán)重，軟件著作權(quán)證書(shū)收集不全;六是進(jìn)口設(shè)備商檢文件收集不全。

（三）檔案整理質(zhì)量不高

主要表現(xiàn)為：文件材料分類不科學(xué)，未按建設(shè)檔案項(xiàng)目檔案分類思想和要求進(jìn)行分類;文件材料裝訂質(zhì)量不高，大量使用禁用的膠條等材料裝訂;裝訂成冊(cè)的文件無(wú)頁(yè)碼，在封面無(wú)頁(yè)碼情況下未對(duì)成冊(cè)文件材料編寫(xiě)頁(yè)碼;整理時(shí)空白表格沒(méi)有剔除;案卷封面填寫(xiě)不規(guī)范，采用設(shè)計(jì)方、施工方卷盒卷皮。

（四）信息化程度低

許多單位并未把通信工程檔案管理工作納入本單位檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，收集、整理、保管、利用等過(guò)程仍采用傳統(tǒng)手工方法，管理效率低，檢索利用不方便;工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件基本未歸檔，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率低。

二、導(dǎo)致問(wèn)題的原因

（一）缺乏針對(duì)性的制度

盡管國(guó)家制定有規(guī)范所有工程建設(shè)檔案管理的制度，如《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》，但由于通信工程與電子政務(wù)工程存在較大的差異性，需要專門的檔案管理制度或標(biāo)準(zhǔn)加以約束和規(guī)范。由于國(guó)家層面沒(méi)有針對(duì)通信工程建設(shè)檔案的管理制度，導(dǎo)致在通信工程建設(shè)檔案在收集、整理過(guò)程中，存在標(biāo)準(zhǔn)不一，管理依據(jù)不明確的現(xiàn)象。尤其是現(xiàn)有的制度原則要求多，操作性要求少，基層檔案人員需要的操作性強(qiáng)的制度缺乏。

（二）監(jiān)管缺失

國(guó)家層面，在通信工程項(xiàng)目中未把通信工程檔案納入相關(guān)監(jiān)管工作，驗(yàn)收制未在通信工程建設(shè)中得到較好貫徹，參與建設(shè)單位缺乏做好檔案工作的壓力和動(dòng)力。在業(yè)主層面，業(yè)主單位未把通信工程項(xiàng)目檔案工作納入工程計(jì)劃，未將通信工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入有關(guān)人員崗位責(zé)任，未將通信工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入有關(guān)人員的考核，更未把通信工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入合并條款和付款條件。

（三）業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)制是保障建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的有效措施。但調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在通信工程建設(shè)過(guò)程中業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作缺位，用事后要求代替事前交底和事中指導(dǎo)。

（四）參與人員檔案責(zé)任不明確檔案意識(shí)差

通信工程建設(shè)責(zé)任制度未明確參與人員檔案管理責(zé)任，也無(wú)法進(jìn)行考核。參與通信工程建設(shè)的人員沒(méi)經(jīng)過(guò)相應(yīng)的檔案培訓(xùn)，未實(shí)現(xiàn)檔案工作交底，檔案意識(shí)差。

（五）監(jiān)理缺位

據(jù)對(duì)監(jiān)理工作的檢查，發(fā)現(xiàn)其中有三分之一的工程監(jiān)理存在監(jiān)理到位率低的問(wèn)題，相當(dāng)一部分工程總監(jiān)形同虛設(shè);有些現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員僅是一些施工單位的退休人員，文化素質(zhì)很低，根本不能勝任正常監(jiān)理工作;有些工地的監(jiān)理人員甚至連最基本的監(jiān)理日記都記不完整，錯(cuò)字白字連篇;有的監(jiān)理日記沒(méi)有記載相關(guān)監(jiān)理內(nèi)容，只是記些施工流水帳，工程旁站監(jiān)理記錄沒(méi)有或不完整，有些記錄根本沒(méi)有反映旁站監(jiān)理中發(fā)生問(wèn)題和解決問(wèn)題的內(nèi)容;有的旁站記錄的內(nèi)容、時(shí)間甚至與施工日記記載的完全不符，一看就知是胡亂編造的;還有工程沒(méi)有相關(guān)的音像資料，有些工程就連起碼的工程照片也拿不出一張，沒(méi)有按規(guī)定留下應(yīng)有的音像資料[2]。

三、加強(qiáng)通信工程檔案管理的途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

在國(guó)家層面加強(qiáng)針對(duì)通信工程檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，建立健全覆蓋通信工程檔案管理全過(guò)程、全方位的制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。如檔案主管部門與通信主管部門聯(lián)合出臺(tái)《通信工程檔案管理規(guī)定》，明確歸檔范圍、管理原則要求、驗(yàn)收要求，歸屬與流向等。出臺(tái)《通信工程檔案管理規(guī)范》，進(jìn)一步細(xì)化通信工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，落實(shí)主體責(zé)任

檔案管理部門要積極爭(zhēng)取參與通信工程建設(shè)，按照工信部對(duì)通信工程質(zhì)量監(jiān)督要求，與建設(shè)主管部門、項(xiàng)目法人、施工單位、質(zhì)量監(jiān)督單位和監(jiān)理單位加強(qiáng)溝通;有針對(duì)性地加大對(duì)信息通信工程檔案管理工作的檢查和指導(dǎo)力度;按照誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，對(duì)檔案存在的問(wèn)題進(jìn)行追究整改。

建立相應(yīng)的全程跟蹤質(zhì)量管理體系，把通信工程檔案質(zhì)量管理工作納入到工程建設(shè)管理體系中去;建立項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，對(duì)工程文件資料明確現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員的質(zhì)量管理責(zé)任;把工程文件資料質(zhì)量檢查工作列入工程進(jìn)度計(jì)劃中去，并定期進(jìn)行檢查;建立通信工程檔案的更改、補(bǔ)充制度，以維護(hù)和確保信息通信工程檔案的準(zhǔn)確性;規(guī)范收集范圍，并建立收集材料的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

推行通信工程檔案交底制，采用事前進(jìn)行檔案交底制度，增強(qiáng)工程建設(shè)人員檔案意識(shí)。加大通信工程檔案培訓(xùn)力度，加強(qiáng)通信工程檔案培訓(xùn)教材建設(shè)。

（四）實(shí)行工程檔案管理與工程建設(shè)同步

嚴(yán)格落實(shí)檔案工作四同步要求，在簽定有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)提出明確要求，把檔案的收集、整理納入信息通信工程項(xiàng)目合同條款;檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查工程檔案的收集整理情況;在進(jìn)行工程項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并做出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。

（五）嚴(yán)格把好通信工程檔案竣工驗(yàn)收關(guān)

進(jìn)一步細(xì)化驗(yàn)收要求，分階段進(jìn)行驗(yàn)收，將項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、竣工圖的編制和工程設(shè)計(jì)變更單位的落實(shí)情況作為驗(yàn)收重點(diǎn)，對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。

（六）加強(qiáng)通信工程檔案管理信息化

加大對(duì)通信工程檔案信息化的投入，給通信工程檔案管理工作配強(qiáng)配齊檔案信息化所需的軟、硬件。加強(qiáng)通信工程建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔管理，將歸檔接口建設(shè)納入通信工程管理信息系統(tǒng)建設(shè)全過(guò)程，將電子文件歸檔和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率納入通信工程檔案驗(yàn)收范圍。加快制定通信工程檔案信息化工作規(guī)范出臺(tái)速度，引導(dǎo)通信工程檔案信息化走向規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

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