如何利用檔案資源為地震系統(tǒng)防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)

胡榮華

社會環(huán)境的日新月異給防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)，作為防震減災(zāi)事業(yè)主要建設(shè)者的地震系統(tǒng)也面臨著如何改革和突破自身瓶頸，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的問題。正如唐太宗李世民在《舊唐書·魏徵傳》中所說：“以銅為鏡，可以正衣冠;以古為鏡，可以知興替;以人為鏡，可以明得失”。發(fā)展之路的探索首先應(yīng)從借鑒歷史開始，只有這樣才能盡量避免不走彎路，不入歧途。本文從最能真實(shí)地反映地震系統(tǒng)防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的文書檔案、人事檔案和地震專業(yè)檔案這三種檔案資源門類入手，探討三者在服務(wù)、促進(jìn)和推動地震系統(tǒng)防震減災(zāi)事業(yè)中所起到的作用，以期為如何利用檔案資源服務(wù)于防震減災(zāi)事業(yè)提供可供參考的思路和建議。

一、文書檔案對防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的服務(wù)作用

文書檔案是地震系統(tǒng)各級局機(jī)關(guān)在處理公務(wù)性事務(wù)的過程中形成的檔案，它既是地震系統(tǒng)行政管理工作的重要方面，也是地震系統(tǒng)綜合工作的重要組成部分。科學(xué)的文書檔案管理工作模式不僅有助于提高公文質(zhì)量，健全公文流轉(zhuǎn)機(jī)制，更有助于提高工作效率，形成良好的工作作風(fēng)，還能服務(wù)于防震減災(zāi)事業(yè)的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

文書檔案是地震系統(tǒng)檔案的“中樞神經(jīng)”。從時間看，它“記憶”著地震系統(tǒng)組建、發(fā)展的全過程，從1969年7月19日在周恩來總理“團(tuán)結(jié)起來，共同對地震之?dāng)场钡闹甘鞠鲁闪⒌闹醒氲卣鸸ぷ餍〗M，到1971年按照國務(wù)院國發(fā)56號文件的要求成立國家地震局（由中國科學(xué)研究院代管），到1988年按照國務(wù)院國發(fā)5號文件的要求正式成立中國地震局（國務(wù)院直屬），再到后來的一系列機(jī)構(gòu)改革和職能變化，隨之產(chǎn)生的文書檔案不僅成為了地震系統(tǒng)發(fā)展的見證，更承載了防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的歷史意義。從內(nèi)容看，它“存儲”著關(guān)乎地震系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的每一條重要的上級指示和下級請示，無論是部門間的平行業(yè)務(wù)聯(lián)系，還是辦事人員個體查找資料，都要首先查找和參考文書檔案。文書檔案作為地震系統(tǒng)傳遞信息的“樞紐”，對防震減災(zāi)事業(yè)的各項(xiàng)工作都起到很大的服務(wù)性作用。它既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)和職能部門提供科學(xué)的決策信息和依據(jù)，推進(jìn)依法行政，保障工作順利開展，又可以為單位辦事人員提供參考和借鑒資料，提高工作效率和行政管理水平。同時，文書檔案的記錄作用還能約束和監(jiān)督辦事人員的公務(wù)行為，使其自覺遵守單位相關(guān)規(guī)章制度，降低違規(guī)違紀(jì)事件的發(fā)生概率。

二、人事檔案對防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用

人事檔案是地震系統(tǒng)組織人事部門在進(jìn)行人事管理實(shí)踐活動過程中形成的檔案，與地震系統(tǒng)的每一個人都息息相關(guān)，它記載和反映了個人的成長經(jīng)歷、德能勤績和工作表現(xiàn)。對于單位來說，這些原始材料和歷史證件是人事檔案工作開展的基礎(chǔ)，是考察提拔干部的重要憑證，是人事和分配制度改革的重要依據(jù)。對于個人而言，人事檔案既是個人職業(yè)發(fā)展和職稱晉升的重要證明，也是個人權(quán)益和福利的有力保障。

地震系統(tǒng)的改革和創(chuàng)新要靠所有地震人的共同努力，只有組織和領(lǐng)導(dǎo)“知人善用”，把每一個地震人都盡量安排在適合的崗位上，才能形成最優(yōu)合力，在最大程度上促進(jìn)防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展。因此，“因事設(shè)崗，因崗設(shè)人”顯得尤為迫切和必須。這就要求組織在設(shè)置崗位分工和培養(yǎng)選拔人才之前就對職工的個人經(jīng)歷和能力有足夠的了解，而人事檔案正是對一個人的綜合信息有著最全面記錄的載體，主要包括教育背景、工作經(jīng)歷、社會關(guān)系、政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平等。查閱一個人的人事檔案就能對被查閱者有一個較為全面的認(rèn)識，可以將一個人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和歷史經(jīng)歷結(jié)合起來，從而獲得對其更立體的了解和認(rèn)識，以便確定其崗位或是否提拔。此外，基于對一個人較全面的了解，組織可以在工作中幫助其揚(yáng)長避短，調(diào)動其工作積極性，引導(dǎo)其為單位和事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，還可以在上述利用人事檔案開展人事管理實(shí)踐活動中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善地震系統(tǒng)的人事和分配制度。

隨著社會和市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國公民的權(quán)利意識開始覺醒，人們即將進(jìn)入權(quán)利時代，對人事檔案的利用需求必然與日俱增。人事檔案中所記錄的諸如工齡、工資、職務(wù)、職級等重要個人信息，對于辦理個人事務(wù)來說是非常重要的依據(jù)，如果沒有相關(guān)檔案，可能很多手續(xù)和事情都無法辦理。比如，這幾年地震系統(tǒng)剛逐步完成養(yǎng)老保險改革，每一位在職和退休職工的檔案都要通過審查才能完成這項(xiàng)工作，這其中人事檔案的重要性不言而喻，人事檔案的管理工作功不可沒。此外，組織在選拔、任用和提拔干部以及個人進(jìn)行職稱評定和工作調(diào)動時，人事檔案作為信證，對其的審查也是非常重要的工作環(huán)節(jié)。人事檔案與地震系統(tǒng)內(nèi)的每一個地震人的切身利益都密切相關(guān)，良好的人事檔案管理能推動單位人事和分配制度的改革，而良好的、公平合理的人事和分配制度又能反過來促進(jìn)單位職工充分發(fā)揮其主觀能動性，激發(fā)地震系統(tǒng)實(shí)干創(chuàng)業(yè)的工作熱情，使地震人更加積極地投身到防震減災(zāi)事業(yè)的建設(shè)中去，為地震系統(tǒng)的創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)。

三、地震專業(yè)檔案對防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的推動作用

地震專業(yè)檔案是在從事地震科研、地震監(jiān)測預(yù)報、地震應(yīng)急與救援、震害防御等有關(guān)的基礎(chǔ)理論和應(yīng)用研究、地震觀測儀器研制和基本建設(shè)等活動中直接形成的具有保存價值的科技文件材料，歸檔范圍包括地震管理、地震監(jiān)測與地震預(yù)測預(yù)報、地震工程、地震對策、地震科學(xué)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)計量和環(huán)境保護(hù)及其他。地震專業(yè)檔案對防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的推動作用主要是通過對地震專業(yè)檔案的開發(fā)利用實(shí)現(xiàn)的，主要有以下三個方面：一是地震監(jiān)測與預(yù)報。地震救援工作需要開發(fā)和利用以往的處理經(jīng)驗(yàn)才能在地震發(fā)生時對震級、震害、次生災(zāi)害等做出科學(xué)的判斷，及時有效地制定和執(zhí)行應(yīng)急救援方案，開展災(zāi)后評估和恢復(fù)工作，為有效保障人民群眾生命財產(chǎn)安全和開展災(zāi)后重建工作提供重要支撐;二是地震科學(xué)研究需要開發(fā)和利用以往的科研成果和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)才能創(chuàng)新發(fā)展提高科技成果轉(zhuǎn)化效率。地震系統(tǒng)現(xiàn)已有一批成熟的科技成果轉(zhuǎn)化產(chǎn)品投入市場，產(chǎn)生了顯著的社會和經(jīng)濟(jì)效益，比如高速鐵路地震預(yù)警系統(tǒng)，核電站地震儀表系統(tǒng)，水庫大壩和大型工程建筑形變觀測儀器，高層建筑地震監(jiān)測儀器，橋梁和高層振動位移監(jiān)測系統(tǒng)等專業(yè)設(shè)備儀器;三是防震減災(zāi)文化建設(shè)需要開發(fā)和利用以往的文件、照片、聲像和實(shí)物等地震檔案資源才能為編研出版科普宣傳作品、開展科普宣傳工作提供和豐富創(chuàng)作素材，通過對這些真實(shí)、直觀、權(quán)威的檔案資料進(jìn)行深度挖掘和編研，可以讓公眾了解防震減災(zāi)工作，加深對防震減災(zāi)工作的認(rèn)同感。比如，地震系統(tǒng)以“5.12”全國防災(zāi)減災(zāi)日、湖北省科技活動周、“7.28”唐山大地震紀(jì)念日、全國科普日、國際減災(zāi)日、全國憲法日、“4.15”全民國家安全教育日等活動作為宣傳契機(jī)，在充分利用地震專業(yè)檔案資源的基礎(chǔ)上，創(chuàng)作出了許多高質(zhì)量的防震減災(zāi)科普宣傳文化作品，并積極開展防震減災(zāi)“六進(jìn)”宣傳教育活動，赴多地設(shè)立“楚震科普角”宣傳點(diǎn)、開展防震減災(zāi)科普講座，向公眾普及防災(zāi)減災(zāi)文化、地震科學(xué)知識和防震減災(zāi)服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的成果，使群眾了解了防震減災(zāi)工作的內(nèi)容和重要意義，提升了地震行業(yè)的影響力和公信力。

四、總結(jié)

隨著防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)。檔案雖“無聲”，但我們要通過有效利用讓其“發(fā)聲”。運(yùn)用科學(xué)化和現(xiàn)代化的檔案管理工作模式，充分利用好地震系統(tǒng)的文書檔案、人事檔案和專業(yè)檔案等各種檔案資源為防震減災(zāi)事業(yè)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，為促進(jìn)地震系統(tǒng)創(chuàng)新發(fā)展提供重要助動力。希望本文可以為如何利用檔案資源服務(wù)于防震減災(zāi)事業(yè)提供有益參考。

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