事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

任祥林

(黑龍江省交通投資集團(tuán)有限公司，黑龍江 哈爾濱 150001)

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

(1)對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。長(zhǎng)期以來(lái)，因人事檔案管理工作是屬于基礎(chǔ)性工作，有些人員以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作存在著一些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案管理工作不是單位的主要工作，不重視人事檔案管理工作，因此，一些單位未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的狀況。

(2)人事檔案管理制度不健全。制度是行動(dòng)的向?qū)В瑳](méi)有一個(gè)健全的制度，工作將無(wú)所遵循。在制度方面，事業(yè)單位雖然現(xiàn)已建立了一定的規(guī)章制度，但還不夠完善，對(duì)人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)都缺乏具體的規(guī)定，致使應(yīng)該歸檔的沒(méi)有歸檔，該整理裝訂的沒(méi)有整理裝訂，流動(dòng)檔案沒(méi)有及時(shí)清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到。

(3)人事檔案管理信息化程度不高。隨著科技的速猛發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中得到了廣泛的利用，但是一些先進(jìn)的信息技術(shù)還沒(méi)有充分地在人事檔案管理中使用，有些事業(yè)單位仍采用原始的辦法，將員工的個(gè)人信息、調(diào)動(dòng)資料等人工錄入，沒(méi)有使用電腦進(jìn)行資料檢索或閱讀檔案。這大大地降低了工作效率的提升，也影響了人事檔案管理水平的提高。

(4)人事檔案人員管理水平不高。人事檔案管理工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜且連續(xù)性極強(qiáng)的工作，沒(méi)有高素質(zhì)的人員，就不能保證檔案管理工作的質(zhì)量。人事檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，大多數(shù)人事檔案人員身兼數(shù)職，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)就直接上崗，對(duì)檔案的重要性、管檔要求不太了解，對(duì)檔案管理工作往往心有余而力不足，使人事檔案隊(duì)伍不能適應(yīng)信息化時(shí)代和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)人事檔案管理工作的要求。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策

(1)提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要想做好人事檔案管理工作，就必須提高事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，將其納入到議事日程，為人事檔案工作提供必要的人、財(cái)、物等發(fā)展條件。并建立相關(guān)的檔案管理小組，定期對(duì)人事檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以進(jìn)行及時(shí)地加以解決。

(2)建立健全人事檔案管理制度。要做好人事檔案管理工作，如果沒(méi)有相關(guān)的管理?xiàng)l例來(lái)制約，就會(huì)導(dǎo)致管理工作比較雜亂，沒(méi)有章法可循。所以應(yīng)根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作相關(guān)制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化、制度化。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。

(3)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和信息技術(shù)水平的不斷提高，人事檔案管理已全面進(jìn)入信息化管理時(shí)代。在遵守各相關(guān)保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和手段，建立新的人事檔案管理工作模式，提升人事檔案信息資源管理與利用效率。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。

(4)強(qiáng)化人事檔案人員的各方面素質(zhì)。人的素質(zhì)是人事檔案管理工作有效開(kāi)展的保證，離開(kāi)了高素質(zhì)的檔案人員，人事檔案管理工作將難以為繼。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員具備過(guò)硬的政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)責(zé)任感，要選用具有高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)從事這項(xiàng)工作。因此，事業(yè)單位要注意加強(qiáng)人事檔案隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事人事檔案管理工作。要經(jīng)常性地組織多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使人事檔案管理人員能夠及時(shí)掌握政策，不斷掌握新的知識(shí)與技能，具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，從容應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，更好地勝任人事檔案管理工作。人事檔案人員也要勤奮學(xué)習(xí)，努力提高自身的素質(zhì)與政治覺(jué)悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作。