加強(qiáng)醫(yī)院病案室信息化管理的方法及措施研究

朱玉萍

（山西省平定縣人民醫(yī)院，山西 平定）

0 引言

有效的病案室管理對(duì)于整合病例信息、提高醫(yī)院的工作效率具有重要意義，但是由于醫(yī)院的病案室管理涉及到多個(gè)科室，流程繁復(fù)，在進(jìn)行整理的過(guò)程中極易出現(xiàn)遺漏或者偏差，對(duì)于整理人員的整理匯編能力也有很高的要求，一旦其中的某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞就會(huì)嚴(yán)重影響病案室的管控質(zhì)量[1]。信息化的管理方法則有效解決了上述問(wèn)題，通過(guò)對(duì)病案室資料進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析歸類(lèi)管理，不僅能夠提高管理的效率，同時(shí)簡(jiǎn)便了提取資料的途徑，顯著提高工作效率。本文通過(guò)分析醫(yī)院病案室管理的重要性及不足之處，給出信息化管理的方法和措施，以期醫(yī)院能夠構(gòu)建完善的病案室信息化管理制度。

1 醫(yī)院病案室信息化管理的重要性

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化管理滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，醫(yī)院也不例外，尤其針對(duì)醫(yī)院病案室，繁多的病案信息資料，不使用信息化管理，則需要耗費(fèi)大量的人力物力來(lái)整理匯編這些病案信息，查找相關(guān)病案資料的過(guò)程也十分繁瑣且費(fèi)時(shí)，使得醫(yī)院日常工作效率下降。而信息化管理，能夠用較少的人力物力，較為快速地將所有的病案資料整理匯編，同時(shí)具有易于查找、存檔、不易丟失等諸多優(yōu)點(diǎn)，因此，對(duì)于醫(yī)院病案室實(shí)施信息化管理對(duì)于醫(yī)院的管理工作是必不可少的[2]。

2 醫(yī)院病案室信息化管理的缺點(diǎn)

2.1 管理制度陳舊，管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)參差不齊

很多醫(yī)院雖然實(shí)行了病案室信息化管理，但并沒(méi)有同步更新管理制度，沒(méi)有針對(duì)信息化管理制定相應(yīng)的制度，使得醫(yī)護(hù)人員缺乏相應(yīng)的管理意識(shí)，例如非信息化管理時(shí)代病案室是由專(zhuān)人看守的，查找借閱病案資料也需要經(jīng)過(guò)一系列手續(xù)，但實(shí)行信息化管理后，病案室無(wú)人看守，供查閱病案資料使用的計(jì)算機(jī)可以任意使用，這導(dǎo)致非醫(yī)院人員也能夠查找病案資料，極易造成患者個(gè)人隱私的泄露，甚至引發(fā)醫(yī)患糾紛[3]。信息化管理要求相關(guān)管理人員熟練使用計(jì)算機(jī)，能夠解決基本的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，同時(shí)還具備一定的醫(yī)學(xué)背景及檔案管理知識(shí)。但現(xiàn)實(shí)是病案室的工作人員背景復(fù)雜，醫(yī)學(xué)、臨床、護(hù)理、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)等都有，且人員流動(dòng)性較強(qiáng)，使得日常工作中無(wú)法統(tǒng)一步調(diào)以提高工作效率。

2.2 缺乏硬件設(shè)施

信息化管理對(duì)于環(huán)境要求較高，不僅需要配備多臺(tái)計(jì)算機(jī)及打印設(shè)備，這些機(jī)器在運(yùn)作時(shí)會(huì)散發(fā)大量熱量，電子設(shè)備由于靜電關(guān)系容易吸附灰塵，多臺(tái)設(shè)備同時(shí)運(yùn)作需要安全的用電保障，這就需要一個(gè)通風(fēng)散熱良好、沒(méi)有灰塵積聚、電力設(shè)施完善的辦公環(huán)境，這些硬件設(shè)施是高效率工作的保障。但是許多醫(yī)院缺乏這樣的條件去配備這樣的工作環(huán)境，硬件設(shè)施的缺失使得信息化管理工作無(wú)法有效推進(jìn)，而原有的信息化管理方式及設(shè)備無(wú)法有效滿足信息處理的需要，造成工作效率的下降。

2.3 信息化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

病案的信息包括病人的個(gè)人信息、具體的就診情況、治療過(guò)程及用藥明細(xì)等，屬于病人和醫(yī)院的重要信息，不可泄露給第三方[4]。信息化管理系統(tǒng)是依靠計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)搭建的，病案系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，管理系統(tǒng)的安全性就顯得至關(guān)重要。一般的管理系統(tǒng)都缺乏足夠的保障措施，一旦遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊，極易導(dǎo)致病案資料的外泄，甚至還會(huì)影響其他的醫(yī)療系統(tǒng)，給患者及醫(yī)院帶來(lái)嚴(yán)重的影響。同時(shí)缺乏專(zhuān)業(yè)的人才建立有效的安保系統(tǒng)以防止網(wǎng)絡(luò)入侵，這些都會(huì)導(dǎo)致信息化管理無(wú)法發(fā)揮其本身的優(yōu)勢(shì)，甚至降低工作效率。

2.4 醫(yī)院負(fù)責(zé)人重視程度不夠

信息化管理前期需要投入較大的人力物力，但是醫(yī)院相關(guān)的負(fù)責(zé)人缺乏對(duì)病案室資料管理的重視程度，導(dǎo)致前期準(zhǔn)備工作無(wú)法順利進(jìn)行，并且極易打擊工作人員的信心。硬件設(shè)施設(shè)備更新的不及時(shí)，安全保障系統(tǒng)搭建的不完善，管理人員的素質(zhì)缺失，都與醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人不夠重視有直接關(guān)系，這也直接導(dǎo)致了信息化管理無(wú)法有效推進(jìn)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院病案室信息化管理的方法及措施

3.1 健全管理制度，提高管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

更新完善管理制度，例如，病案室應(yīng)該全天配備安保人員，進(jìn)出需要登記。檔案室的計(jì)算機(jī)全部設(shè)置密碼，及時(shí)維護(hù)更新。查閱病案資料時(shí)，首先確認(rèn)醫(yī)院相關(guān)人員信息，并在計(jì)算機(jī)上登記使用的時(shí)間。通過(guò)諸多制度的設(shè)置以確保病案資料的安全，并且使得醫(yī)院人員能夠迅速查找到相關(guān)的病案資料。提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使得管理人員具備基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)和維護(hù)系統(tǒng)的技能、檔案管理的知識(shí)以及與醫(yī)療相關(guān)的法律法規(guī)和基礎(chǔ)的醫(yī)學(xué)、護(hù)理等知識(shí)，培養(yǎng)具備綜合型能力的檔案管理人才。并且吸收專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，以提高病案資料的管理效率。

3.2 完善硬件設(shè)施，加大對(duì)病案室建設(shè)的投入

信息化管理對(duì)病案室具有較高的要求，完善相應(yīng)的硬件設(shè)施即需要醫(yī)院相關(guān)部門(mén)加大對(duì)病案室建設(shè)的投入力度，病案室應(yīng)該設(shè)置在通風(fēng)、容易找的環(huán)境，且室內(nèi)每臺(tái)計(jì)算機(jī)都應(yīng)該配備單獨(dú)的散熱設(shè)備，配備中央空調(diào)，幫助計(jì)算機(jī)有效散熱，定期進(jìn)行室內(nèi)的大清掃。除硬件設(shè)施外，管理模式的軟件開(kāi)發(fā)也同樣重要，為實(shí)現(xiàn)信息快速收集和共享，便于檢索的利用，從而有效提高病案室信息化管理工作效率[5]。

3.3 提高信息化系統(tǒng)的安全性

招聘專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)絡(luò)安全人才，開(kāi)設(shè)專(zhuān)線，建設(shè)單獨(dú)的防腐網(wǎng)絡(luò)，對(duì)患者病案進(jìn)行等級(jí)加密[6]。提高醫(yī)護(hù)人員的安全意識(shí)，在使用信息系統(tǒng)中應(yīng)嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，避免不當(dāng)操作引起的系統(tǒng)性問(wèn)題。

3.4 強(qiáng)化醫(yī)院整體的檔案管理意識(shí)

醫(yī)護(hù)人員及病案室管理人員都應(yīng)該具備足夠的檔案管理意識(shí)，通過(guò)各種宣傳手段、演講使醫(yī)院整體深刻意識(shí)到檔案管理工作的重要性和價(jià)值，并對(duì)信息化管理模式進(jìn)行深入的講解[7]。檔案管理人員也應(yīng)該摒棄陳舊的管理思想，學(xué)習(xí)信息化管理下的新管理方式及管理意識(shí)。醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人也需要加強(qiáng)對(duì)病案室的認(rèn)知，意識(shí)到有效的病案室管理系統(tǒng)對(duì)于提升醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量、提高工作效率是具有重要作用的，重視對(duì)信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

病案數(shù)量的急劇增加給病案的管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，利用信息化管理的方式對(duì)于解決傳統(tǒng)管理手段的缺陷作用顯著，同時(shí)許多大型醫(yī)院的信息化管理在遠(yuǎn)程醫(yī)療、患者跟蹤治療、科研的方面獲得了廣泛的應(yīng)用[8]。通過(guò)對(duì)醫(yī)院病案室信息化管理的重要性及缺點(diǎn)進(jìn)行分析，針對(duì)檔案管理制度的完善、管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的提升、硬件設(shè)備的升級(jí)及信息系統(tǒng)的安全維護(hù)方面給出了相應(yīng)的建議，希望實(shí)現(xiàn)高效的病案室信息化管理。