鐵路站房項目自購物資管理存在問題分析與對策

胡新虎，譚海燕

（鄭萬鐵路客運專線河南有限責任公司 物資設(shè)備部，河南鄭州 450000）

0 引言

根據(jù)《鐵路建設(shè)物資采購供應(yīng)管理辦法》（鐵總物資〔2015〕116號）規(guī)定，施工單位采購的建設(shè)物資統(tǒng)稱為自購物資，由施工單位作為采購方進行自主采購與供應(yīng)。建設(shè)單位應(yīng)督促施工單位根據(jù)國家、中國國家鐵路集團有限公司、各鐵路建設(shè)單位及施工企業(yè)相關(guān)規(guī)定，制定自購物資采購供應(yīng)管理辦法，規(guī)范自購物資采購供應(yīng)行為［1］。在項目實際建設(shè)中，由于站房項目建設(shè)規(guī)模小、投資少，在管理上易形成“重站前、輕站房”思想，而施工單位自身物資管理水平也參差不齊。因此，亟待加強和規(guī)范鐵路站房項目自購物資管理，從而保證工程質(zhì)量、控制工程投資。

1 存在問題

1.1 基礎(chǔ)管理

（1）管理制度不健全、不完善。制度是管理工作的基礎(chǔ)，如果制度建設(shè)不健全，“用制度管人、用流程管事”就無法奏效。部分施工單位制定了自購物資管理制度，但與建設(shè)單位的物資管理制度和專項管理辦法不銜接、不對應(yīng)；部分施工單位的制度重在計劃與采購管理，現(xiàn)場管理和項目結(jié)合不夠緊密，對現(xiàn)場驗收、檢驗檢測和發(fā)放管理等程序的規(guī)定不夠具體，針對性和可操作性不強。

（2）管理人員數(shù)量少、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。鐵路站房施工單位普遍存在建設(shè)規(guī)模小、管理人員少等現(xiàn)象。對物資管理人員配備不夠重視，存在數(shù)量不足、專業(yè)水平不高等問題，部分施工單位僅配備1位物資管理人員，且工作重心側(cè)重于采購，缺乏現(xiàn)場管控；對管理人員培訓不到位，導致其不能系統(tǒng)地了解相關(guān)自購物資管理制度，對工作流程掌握不清楚，工作效率大幅降低。

1.2 采購程序

（1）采購方式不符合國家規(guī)定。鐵路站房項目單項設(shè)備、材料合同估算價格普遍不高，施工單位多以非公開招標方式采購，對于達到依法公開招標規(guī)模的物資，未嚴格按照《工程建設(shè)項目貨物招標投標辦法》（七部委2005年第27號令）、《必須招標的工程項目規(guī)定》（國家發(fā)展改革委2018年第16號令）等要求選擇采購方式，多采取公開談判方式代替公開招標［2-3］。

（2）采購流程不完善。部分施工單位存在采購信息發(fā)布不規(guī)范、采購文件編制不嚴謹、采購程序簡單隨意等問題，未形成閉環(huán)管理，有一定管理漏洞和廉政風險。

（3）評審不規(guī)范。評審委員會多由項目部領(lǐng)導和部門負責人等內(nèi)部人員組成，未抽調(diào)專家建立評審組。評審過程不規(guī)范、不嚴謹，存在尺度不一或未按要求評審等問題。

（4）采購資料歸檔不完善。部分施工單位未建立采購檔案，對于采購過程資料、中標遞交文件及其他重要資料，未按建設(shè)項目檔案管理要求進行管理。

1.3 合同及供應(yīng)商管理

（1）合同簽訂不規(guī)范。部分施工單位簽訂物資采購合同時，未嚴格執(zhí)行有關(guān)物資采購及合同管理辦法要求，出現(xiàn)合同條款與采購文件約定內(nèi)容不一致、合同條款簡單且未對質(zhì)量責任進行約定、合同金額與成交金額不一致等現(xiàn)象。

（2）供應(yīng)商管理不完善。部分施工單位未按照鐵路建設(shè)項目供應(yīng)商關(guān)系管理辦法要求，對存在不良行為的供應(yīng)商未進行記錄和上報、未在信用評價考核中扣分，存在管理偏軟現(xiàn)象［4］。

1.4 進場驗收及保管

（1）進場驗收不重視。鐵路站房項目進場物資品種多、樣式雜，部分施工單位僅進行數(shù)量清點和合格證查驗，未對重要物資進行委外檢測或檢測項目不全，如未按照GB 50325—2020《民用建筑工程室內(nèi)環(huán)境污染控制標準》對建筑裝修材料進行抽查復檢，未按照GB/T 25975—2018《建筑外墻外保溫用巖棉制品》對巖棉板憎水率等指標進行復檢。部分施工單位未建立重要物資進場驗收臺賬，或建立了臺賬但關(guān)鍵信息記錄不全，不具備可追溯性。

（2）監(jiān)理管控不嚴。存在對進場物資驗收管控不嚴、審查核驗質(zhì)量證明文件不細致、報驗表格簽字不規(guī)范等問題。

（3）現(xiàn)場保管不到位。受場地因素制約，存在物資堆放混亂、標志牌缺少、存儲條件不符合鐵路物資保管技術(shù)規(guī)程等問題［5-6］。

2 對策與建議

2.1 明確管理責任

對于鐵路站房項目自購物資管理，應(yīng)遵循分類管理、分級負責原則：

（1）建設(shè)單位作為建設(shè)項目管理的責任主體，應(yīng)對建設(shè)項目自購物資承擔管理責任，按合同約定對施工單位自購物資管理工作進行監(jiān)督檢查；

（2）施工單位作為自購物資管理的責任主體，應(yīng)對自購物資的采購、組織供應(yīng)、質(zhì)量監(jiān)控和資金結(jié)算等工作負責；

（3）監(jiān)理單位作為自購物資進場、使用的監(jiān)理主體，應(yīng)按規(guī)定承擔監(jiān)理檢測責任。施工及監(jiān)理單位內(nèi)部要健全管理機構(gòu)，明確采購供應(yīng)管理各環(huán)節(jié)的責任人及其責任，嚴控采購、生產(chǎn)、驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保管理規(guī)范。

2.2 完善基礎(chǔ)管理制度

（1）建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《鐵路建設(shè)物資采購管理辦法》（鐵物資〔2015〕116號），建立自購物資管理專項制度，完成頂層設(shè)計。如某建設(shè)單位為加強鐵路站房項目自購物資管理，圍繞鐵路站房項目自購物資采購供應(yīng)和質(zhì)量管理重點，先后制定和發(fā)布《物資設(shè)備管理辦法》《物資設(shè)備質(zhì)量管理辦法》《自購物資設(shè)備管理辦法》《供應(yīng)商管理辦法》《現(xiàn)場試驗及過程質(zhì)量控制管理辦法》《原材料及拌和站過程質(zhì)量控制管理辦法》《關(guān)于進一步加強混凝土原材料源頭質(zhì)量控制的通知》《關(guān)于進一步規(guī)范房建及客服工程物資質(zhì)量管理的通知》等多個制度和要求，形成一套完善的自購物資管理制度體系。

（2）施工、監(jiān)理單位應(yīng)做好配套制度辦法的建立。根據(jù)建設(shè)單位管理要求，結(jié)合企業(yè)管理制度及時制定項目物資、設(shè)備管理辦法，在制定過程中進行系統(tǒng)思考和論證，辦法與業(yè)務(wù)流程要深度結(jié)合，具有系統(tǒng)性和可操作性，防止出現(xiàn)業(yè)務(wù)空轉(zhuǎn)、制度與流程沖突、內(nèi)容空泛不合理等問題。制度建立后，應(yīng)重視執(zhí)行和落實，并配備相應(yīng)考核，確保實現(xiàn)規(guī)范化管理目標［7-8］。

2.3 提升管理隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)

（1）加強源頭管控。項目招標時，將對物資管理負責人的要求一并納入招標文件，從源頭上管控管理人員從業(yè)結(jié)構(gòu)，使物資管理隊伍達到專業(yè)精、素質(zhì)高，為高質(zhì)量完成站房建設(shè)提供強有力的人才保證。

（2）加強培訓。項目開工后，建設(shè)單位應(yīng)向施工、監(jiān)理單位的物資管理人員進行管理制度交底；施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立內(nèi)部培訓考核體系，通過以會代培、集中授課等方式，加強人員培訓；項目部應(yīng)鼓勵物資管理人員立足崗位，開展有針對性的自我學習，本著“干什么、學什么，缺什么、補什么”原則，時學時新，提高從業(yè)技能，滿足物資管理新要求。

（3）加強組織交流。以點帶面，組織各參建單位進行物資管理經(jīng)驗交流，如組織站房項目物資管理人員到站前施工單位，觀摩學習補短板、交流經(jīng)驗促提高。

（4）加強廉政建設(shè)。開展經(jīng)常性廉潔從業(yè)教育，堅持廉政建設(shè)與生產(chǎn)施工同部署、同檢查、同考核，做到“兩手抓、兩手硬”，不斷增強物資管理人員主動防范廉政風險的意識；深入查找物資廉政建設(shè)風險點，通過集體決策、陽光操作、信息化技術(shù)等具體措施，打造一支嚴守紀律、廉潔從業(yè)的優(yōu)秀隊伍。

2.4 強化采購管理

遵循“到位不越位”原則，按照鐵路建設(shè)物資管理規(guī)定和施工合同約定，督促施工單位依法合規(guī)地進行自購物資采購。采購行為必須符合國家招標規(guī)定及其他相關(guān)規(guī)定；根據(jù)施工組織設(shè)計節(jié)點工期要求，綜合考慮物資設(shè)備生產(chǎn)周期、運輸條件等因素，合理安排采購。在采購大宗或重要自購物資時，應(yīng)從以下幾方面加強管理：

（1）明確監(jiān)管職責。成立自購物資采購監(jiān)管領(lǐng)導小組，明確監(jiān)管職責，通過梳理監(jiān)管重點，制定有針對性的監(jiān)管措施。

（2）明確采購計劃批復要求。對工程質(zhì)量和安全有直接影響的自購物資采購，應(yīng)審核采購資格要求設(shè)定和技術(shù)要求是否符合相關(guān)規(guī)定，如不符合則要求施工單位予以更正。

（3）明確采購程序要求。對采購公告發(fā)布、專家評委抽調(diào)等關(guān)鍵事項進行要求，并據(jù)此進行監(jiān)管。

（4）明確采購備案要求。采購完成后，督促施工單位對采購合同進行備案，建設(shè)單位據(jù)此向監(jiān)理及其他單位或部門發(fā)布供應(yīng)商名單，非名單內(nèi)廠家不得參與供應(yīng)。督促施工單位根據(jù)TB 10443—2016《鐵路建設(shè)項目資料管理規(guī)程》相關(guān)要求，做好項目采購資料的收集與保管，保證原始資料的完整性和合規(guī)性。

（5）明確專項檢查要求。由建設(shè)單位定期或不定期開展自購物資采購專項檢查活動，以提升和規(guī)范站房施工單位自購物資管理［9］。

2.5 規(guī)范現(xiàn)場驗收及使用

（1）建設(shè)單位應(yīng)按照“源頭把關(guān)、過程控制、精細化管理”原則，加強對自購物資的質(zhì)量控制、完善物資設(shè)備進場前后的質(zhì)量控制程序、規(guī)范物資內(nèi)業(yè)資料管理，確保進場物資質(zhì)量有保證、可追溯。

（2）施工單位應(yīng)嚴格按照項目建設(shè)驗收程序及有關(guān)采購合同等資料，進行自購物資的檢查、驗收。鐵路站房項目涉及標準多，且多為國家標準，施工單位必須做好相關(guān)標準收集學習，確保不漏項。

（3）監(jiān)理單位應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)管責任，在施工單位對自購物資檢查合格的基礎(chǔ)上，嚴格按照驗收標準規(guī)定進行檢驗、見證取樣或平行檢驗等檢查檢測工作。

（4）必要時，建設(shè)單位可委托有相應(yīng)資質(zhì)的檢測機構(gòu)，對進場自購物資設(shè)備質(zhì)量進行抽檢，檢測不合格的，檢測費用由施工單位承擔，不合格物資立即清退出場，并由責任單位承擔相應(yīng)責任。

以某鐵路站房項目工程材料進場檢驗程序為例，相應(yīng)步驟如下：

第1步，材料進場后，由物資人員初步對質(zhì)保單（出廠質(zhì)量檢驗報告）進行查驗核對，對材料外形、外觀進行初步驗收檢查。驗收不合格或出廠檢驗報告與材料不相符的，直接退貨。

第2步，物資部門填寫材料進場報驗單，通知試驗室取樣檢驗，并附上材料質(zhì)保單。

第3步，試驗室通知現(xiàn)場監(jiān)理見證取樣，并根據(jù)進場報驗單填寫進場臺賬和取樣記錄。

第4步，試驗室及時開展材料檢驗，檢驗合格后向監(jiān)理單位報驗并簽字確認；同時，及時通知物資部門進行產(chǎn)品標識，并允許投入使用。檢驗不合格的，及時通知物資部門處理。

對于材料質(zhì)量檢驗，必須嚴格按照檢驗批進行，確保進場、委托試驗、報驗、合格標識等環(huán)節(jié)保持一致。檢驗合格的，應(yīng)嚴格按照TB/T 2631—1995《鐵路物資倉庫技術(shù)保管規(guī)定》保管，做到分類存放、上苫下墊、標識清楚。出庫時，按照先進先出順序，并保證憑證齊全、手續(xù)齊備、數(shù)量準確［10］。

2.6 強化履約考核

建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)合同約定，定期組織對參建單位自購物資管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容如下：

（1）制度建設(shè)。重點檢查是否建立健全自購物資管理制度體系并有效運行，是否結(jié)合實際制定科學規(guī)范、切實可行的自購物資管理制度。

（2）采購管理。重點檢查采購計劃、采購方式、采購信息發(fā)布和采購程序是否依法合規(guī)。

（3）采購文件編制是否合理、合規(guī)。

（4）采購場所是否符合要求。

（5）評審是否規(guī)范。是否按規(guī)定組建評標委員會或談判小組，評標評審過程是否合規(guī)。

（6）合同管理。重點檢查合同關(guān)鍵要素是否齊全，合同條款關(guān)鍵內(nèi)容與采購文件及供應(yīng)商響應(yīng)內(nèi)容是否一致，是否及時簽訂合同。

（7）物資供應(yīng)。重點檢查物資供應(yīng)組織是否有序，是否滿足建設(shè)進度要求。

（8）倉儲使用管理。重點檢查倉儲設(shè)施是否符合要求。

（9）入庫、進場物資是否按規(guī)定驗收、存儲。

（10）物資入庫記錄、出庫記錄、質(zhì)量證明文件是否齊全。

（11）質(zhì)量管理。重點檢查是否按要求組織質(zhì)量抽檢和檢測，是否按規(guī)定處置、反饋產(chǎn)品質(zhì)量問題，臺賬記錄是否健全，是否使用不合格物資。

（12）供應(yīng)商關(guān)系管理。重點檢查是否按要求開展供應(yīng)商日常不良行為認定和信用評價。

（13）廉政風險防控。重點檢查是否按規(guī)定建立物資管理廉政風險防控機制，排查、識別、防范和控制廉政風險等。

（14）在自購物資管理檢查中，發(fā)現(xiàn)施工、監(jiān)理、設(shè)計單位及物資設(shè)備供應(yīng)商存在違約行為，構(gòu)成不良行為認定標準的，應(yīng)按規(guī)定進行信用評價考核。

3 結(jié)束語

鐵路站房項目自購物資費用約占施工合同的50%，做好自購物資管理，不僅關(guān)系到施工成本，也關(guān)系到工程進度和質(zhì)量。參建各方在建設(shè)管理過程中必須對鐵路站房項目自購物資管理工作引起重視，從加強制度及隊伍建設(shè)、依法合規(guī)采購、精心組織供應(yīng)、嚴格控制質(zhì)量等多角度予以審視和優(yōu)化管理，從而實現(xiàn)對鐵路站房項目自購物資的高標準管理，提升鐵路客站建設(shè)品質(zhì)和水平。