淺談新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作與創(chuàng)新性思考

杜 洋

（東北大學(xué)工商管理學(xué)院 遼寧·沈陽 110819）

高等學(xué)校承擔(dān)著服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的功能與使命[1]。2020年10月13日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《深化新時(shí)代教育評(píng)價(jià)改革總體方案》，提出了完善立德樹人落實(shí)機(jī)制、促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展的育人要求[2]。面對(duì)高校發(fā)展的新導(dǎo)向，在培養(yǎng)高水平人才的過程中，高校需要切實(shí)意識(shí)到教育教學(xué)管理的重要性，完善教學(xué)管理的規(guī)章制度，創(chuàng)新教學(xué)管理思路，激發(fā)教學(xué)管理活力，才能全面提高教學(xué)質(zhì)量，助力高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。教學(xué)秘書是在高校教學(xué)管理進(jìn)程中不可缺少的一環(huán)，對(duì)于落到實(shí)處推動(dòng)新時(shí)期高等教育的高質(zhì)量發(fā)展，具有極其重要的推動(dòng)作用。

1 教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職責(zé)與特點(diǎn)

教學(xué)秘書是校院教學(xué)管理政策的執(zhí)行者，面向著教務(wù)處、院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于學(xué)院師生，起到上傳下達(dá)的樞紐作用[3]，其職責(zé)主要包括以下幾個(gè)方面。

1.1 日常管理工作

教學(xué)秘書主要的職責(zé)就是維護(hù)日常教學(xué)運(yùn)行管理的基礎(chǔ)工作，例如落實(shí)培養(yǎng)計(jì)劃、排課排考、學(xué)籍管理、實(shí)踐教學(xué)等日常管理工作。日常管理工作關(guān)系到教學(xué)運(yùn)行的穩(wěn)定性，容錯(cuò)率極低。所謂教學(xué)無小事，這類工作有著極強(qiáng)的周期性和煩瑣性，要求教學(xué)秘書具備較強(qiáng)的工作能力，將各項(xiàng)要求落到實(shí)處。

1.2 歸檔整理工作

整理教學(xué)管理運(yùn)行過程中的各類文件檔案，例如試卷成績(jī)單存檔、畢業(yè)論文歸檔、學(xué)生補(bǔ)選課、教師調(diào)串課、學(xué)籍異動(dòng)等。這些材料和檔案都是在教學(xué)評(píng)估、專業(yè)認(rèn)證中的重要支撐材料，需要做到件件查有所據(jù)。在工作過程中，教學(xué)秘書需要做到常態(tài)化管理，以便于簡(jiǎn)明、全面地整理材料，提高工作效率。

1.3 溝通協(xié)調(diào)工作

充分發(fā)揮溝通橋梁的作用，將學(xué)校和學(xué)院的政策及時(shí)地傳達(dá)給師生；同時(shí)，對(duì)于師生提出的建議以及師生在教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題也需要向?qū)W校和學(xué)院反饋。這就要求教學(xué)秘書在工作中具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和較好的服務(wù)意識(shí)，才能更有助于服務(wù)師生。

2 教學(xué)秘書在工作中面臨的問題

2.1 管理模式不夠靈活

近幾年，隨著國家對(duì)于高等教育日益重視，教育部接連召開教學(xué)工作相關(guān)會(huì)議、出臺(tái)新的政策；同時(shí)在全國高考大類招生改革以及高校學(xué)分制改革的新形勢(shì)下，高校各專業(yè)的人才培養(yǎng)模式、培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)安排等方面都在進(jìn)行著較大的變革。但是在具體執(zhí)行的過程中，現(xiàn)有的教學(xué)管理模式、課程類別設(shè)置、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理等規(guī)范和要求已然無法滿足學(xué)校學(xué)院全方位、個(gè)性化、多領(lǐng)域的育人要求及發(fā)展形勢(shì)。

2.2 工作方法較為保守

教學(xué)秘書的工作周期性相對(duì)較強(qiáng)，因此工作方法大多比較傳統(tǒng)，缺乏一定的自主思考。例如在每年9月份統(tǒng)計(jì)應(yīng)屆畢業(yè)生四六級(jí)通過率的數(shù)據(jù)時(shí)，按照以往的工作經(jīng)驗(yàn)，教學(xué)秘書需要通過畢業(yè)班的學(xué)委聯(lián)系對(duì)應(yīng)班級(jí)畢業(yè)生進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，所以統(tǒng)計(jì)難度相對(duì)較大、響應(yīng)時(shí)間長。此外，不同歸口統(tǒng)計(jì)同類別數(shù)據(jù)的要求不一樣，也會(huì)導(dǎo)致教學(xué)秘書需要組織老師、學(xué)生對(duì)同一類事項(xiàng)重復(fù)申報(bào)，工作效率低，準(zhǔn)確率也未必有保障。

2.3 師生交流平臺(tái)搭建較少

教學(xué)秘書是搭建師生溝通橋梁的關(guān)鍵，但在實(shí)際工作中，往往存在傳達(dá)通知響應(yīng)時(shí)間長，或者師生有教學(xué)、專業(yè)相關(guān)的問題時(shí)，缺少相應(yīng)的反饋渠道。例如在開展學(xué)生選課、專業(yè)選擇、推免等工作過程中，學(xué)院都會(huì)組織宣講會(huì)解讀教學(xué)文件，但效果甚微，落實(shí)到具體問題，學(xué)生仍不知如何操作，對(duì)此造成人力和時(shí)間上的較大浪費(fèi)。如何吸引師生將政策傳達(dá)到位，并在師生遇到問題時(shí)快速溝通情況，仍存在一定困難。

2.4 教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)專業(yè)性不強(qiáng)

教學(xué)秘書的隊(duì)伍往往流動(dòng)性大、缺乏穩(wěn)定性，但教務(wù)工作安排緊密，因此大部分教學(xué)秘書都是直接上手，以口口相傳、老帶新的形式進(jìn)行，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在開展工作之初不知道該做什么、怎么做，服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感仍需加強(qiáng)。同時(shí)在全國范圍內(nèi)，高校對(duì)于維護(hù)教學(xué)運(yùn)行基層結(jié)構(gòu)的教學(xué)秘書卻鮮有相關(guān)的培訓(xùn)，一定程度上限制教學(xué)秘書的個(gè)人能力的提升與發(fā)展。

3 教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新性思考

3.1 熟悉崗位職責(zé)，創(chuàng)新管理模式

（1）明確崗位職責(zé)，熟練掌握教學(xué)周期規(guī)律。教學(xué)秘書雖然會(huì)面對(duì)一些突發(fā)性、臨時(shí)性的事務(wù)，但總體上還是熟能生巧的工作。在熟悉工作內(nèi)容和教學(xué)規(guī)律的基礎(chǔ)上，對(duì)于工作才能有更深刻的理解。了解教學(xué)周期，適當(dāng)提前分解任務(wù)開展相關(guān)工作，可以更加從容地應(yīng)對(duì)各項(xiàng)工作安排。

（2）構(gòu)建多元化的教學(xué)管理模式。在應(yīng)對(duì)新時(shí)期教學(xué)管理工作時(shí)，面對(duì)多樣化、個(gè)性化人才培養(yǎng)的需要，構(gòu)建多元化的教學(xué)管理模式。對(duì)于授課、實(shí)踐、分流推免、競(jìng)賽等各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)環(huán)節(jié)的管理需要更加靈活，例如引入翻轉(zhuǎn)課堂、慕課等形式的課程并在制度上予以適度保障等，給予師生在規(guī)章制度要求范圍內(nèi)適度的自由選擇空間與尺度，在促進(jìn)個(gè)性化、多領(lǐng)域的育人需求同時(shí)有利于教學(xué)管理工作良性、可持續(xù)的發(fā)展。

3.2 利用信息化手段，創(chuàng)新工作方法

（1）建立歸檔數(shù)據(jù)庫，整理詳細(xì)的存檔材料。教學(xué)秘書的工作離不開大量的信息和數(shù)據(jù)，包括培養(yǎng)計(jì)劃制定的過程、試卷大綱的存檔記錄、學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)等相關(guān)教學(xué)活動(dòng)的記錄。可以通過建立完備的歸檔數(shù)據(jù)庫，對(duì)文檔資料進(jìn)行規(guī)范化管理。在建立歸檔數(shù)據(jù)庫時(shí)，充分考慮校院存檔要求和各個(gè)歸口部門的數(shù)據(jù)需求，錄入完整詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息。雖然在錄入初期會(huì)相對(duì)煩瑣，但是在后續(xù)工作中，只需要日常維護(hù)及調(diào)取數(shù)據(jù)即可。

（2）適當(dāng)利用VBA、Python等編程軟件，提高工作效率。在熟練掌握office辦公軟件技能的基礎(chǔ)上，掌握VBA、Python等編程方式的基礎(chǔ)知識(shí)，能夠在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高檢索的效率，減少重復(fù)性的工作。例如在統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生四六級(jí)通過率時(shí)，只需要提取學(xué)生歷次考試數(shù)據(jù)，經(jīng)過簡(jiǎn)單的VBA函數(shù)編寫，即可分別對(duì)全體畢業(yè)生歷次四級(jí)和六級(jí)成績(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和比較，得到準(zhǔn)確的通過率結(jié)果，僅需耗時(shí)1小時(shí)左右，極大地提高的工作效率和精確度。

3.3 拓展溝通渠道，打破溝通壁壘

（1）利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高通知發(fā)布效率。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，高校師生發(fā)布、獲取信息的方式愈發(fā)趨于多樣化，而教學(xué)管理信息多數(shù)都有極強(qiáng)的時(shí)效性，充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊軟件，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等平臺(tái)，有利于保障通知的實(shí)效性和全覆蓋。

學(xué)校及學(xué)院教務(wù)部門也可以采取建立微信公眾號(hào)等方式，以圖文形式展示對(duì)政策制度進(jìn)行解讀。豐富教學(xué)管理公眾號(hào)的內(nèi)容，對(duì)于提升高校的社會(huì)關(guān)注程度也有一定的幫助。

（2）拓寬反饋渠道，構(gòu)建反饋閉環(huán)?？梢酝ㄟ^增加教務(wù)系統(tǒng)的互動(dòng)性、及時(shí)性相關(guān)功能，增強(qiáng)師生之間的聯(lián)系，形成閉環(huán)反饋，達(dá)到即刻反饋的效果；同時(shí)也可以每1-2周組織開展線上線下教學(xué)接待活動(dòng)，拉近校院、師生之間的距離，切實(shí)有效解決問題。

3.4 穩(wěn)定教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)，構(gòu)建高水平隊(duì)伍

（1）構(gòu)建穩(wěn)定專業(yè)的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)。維護(hù)教學(xué)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，建設(shè)高水平專業(yè)化的教學(xué)秘書隊(duì)伍，是提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。教學(xué)秘書的工作煩瑣且個(gè)人價(jià)值很難得到體現(xiàn)。學(xué)校學(xué)院也可以建立適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情和主觀能動(dòng)性，形成良性循環(huán)，從而使教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)更加穩(wěn)定。

（2）定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。校院應(yīng)重視教學(xué)秘書的專業(yè)性知識(shí)，定期組織培訓(xùn)會(huì)，提高教學(xué)秘書辦公能力，提升專業(yè)管理水平，構(gòu)建專業(yè)的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)新時(shí)代教學(xué)管理模式的需求。

4 總結(jié)

綜上所述，隨著《深化新時(shí)代教育評(píng)價(jià)改革總體方案》進(jìn)一步落實(shí)，以及高等教育教學(xué)改革的進(jìn)一步深入，高校教學(xué)安排和內(nèi)容形式均有較大變化，這對(duì)落實(shí)教學(xué)管理政策的教學(xué)秘書也提出了更高的要求。教學(xué)秘書需要在熟悉崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，提高個(gè)人工作水平，并結(jié)合校院管理需求創(chuàng)新管理模式，創(chuàng)新工作方法；同時(shí)高校也需要構(gòu)建專業(yè)的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)，激活教學(xué)秘書的主觀能動(dòng)性，形成良性循環(huán)。