圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)探究

馬金山

（蘭陵縣大仲村鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 山東蘭陵 277718）

在信息化快速發(fā)展的趨勢(shì)下，圖書(shū)館資料和檔案的管理也順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展步伐。圖書(shū)館資料和檔案館的傳統(tǒng)管理已不能滿足人們的需求。圖書(shū)館資料和檔案館的現(xiàn)代信息技術(shù)被應(yīng)用到管理中，行政部門(mén)可以更好地適應(yīng)市場(chǎng)需求，并且正在適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，從而加快了圖書(shū)館信息管理的發(fā)展進(jìn)程。本文探討了圖書(shū)和資料信息管理的好處，分析了信息管理中存在的問(wèn)題，并提出了有效的策略來(lái)提高圖書(shū)和資料管理的水平。

一、圖書(shū)資料檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低

圖書(shū)館工作人員通常遵循相關(guān)的國(guó)家政策和部門(mén)規(guī)章制度，對(duì)工作知之甚少，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)管理、索引、檢索、編輯、研究和復(fù)制檔案信息化也缺乏了解。只能執(zhí)行最基本的操作，認(rèn)為書(shū)籍和材料的管理僅集中在檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)上，而不關(guān)注資源的開(kāi)發(fā)和使用，并且錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案計(jì)算機(jī)化是適當(dāng)?shù)募堎|(zhì)文件的轉(zhuǎn)換。這是一個(gè)電子文件，這導(dǎo)致檔案和信息服務(wù)的管理水平低下，檔案材料無(wú)法很好地使用。

（二）對(duì)圖書(shū)資料檔案管理的觀念比較陳舊

圖書(shū)館發(fā)展和速度的領(lǐng)先方向是管理圖書(shū)館資料和檔案的概念，當(dāng)前管理圖書(shū)館管理員的概念仍然保留在傳統(tǒng)的管理方式中，仍然保留在檔案的日常管理中。隨著書(shū)籍和材料數(shù)量以及工作量的不斷增加，采用原始概念不僅不能很好地使用文件，而且在一定程度上會(huì)導(dǎo)致工作中的問(wèn)題，這無(wú)疑增加了文件管理人員的數(shù)量。只有改變傳統(tǒng)觀念，我們才能與時(shí)俱進(jìn)，成功完成文件管理工作。

（三）對(duì)圖書(shū)資料檔案管理意識(shí)淡薄

圖書(shū)資料檔案管理工作是圖書(shū)館工作的重要環(huán)節(jié)，是圖書(shū)館工作的核心和基礎(chǔ)。有很多的管理人員，在從傳統(tǒng)的管理模式過(guò)渡到信息化的管理模式中缺乏認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，以至于在管理的過(guò)程中沒(méi)有形成很好的管理機(jī)制和管理模式。

二、加強(qiáng)圖書(shū)資料檔案信息化管理建設(shè)的對(duì)策

（一）要從根本上提升圖書(shū)資料檔案管理信息化

目前為止，各個(gè)圖書(shū)館都已經(jīng)將檔案管理工作融入到信息化的建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理模式正悄悄地與現(xiàn)代的信息化管理相融合，但由于受技術(shù)的限制，檔案工作還僅限于登記、掃描、上傳等最基本的工作狀態(tài)和模式。檔案信息化管理只處于低級(jí)管理狀態(tài)，從而導(dǎo)致圖書(shū)資料的利用率大大地降低。而圖書(shū)管理信息化，就是要加大對(duì)文獻(xiàn)的重視化程度，通過(guò)技術(shù)手段，運(yùn)用數(shù)字、影像、動(dòng)漫等技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加工，以原有的紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，采取現(xiàn)代手段形成符合檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)資料，以圖文并茂的形式呈現(xiàn)在大眾面前，保證檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

（二）要加強(qiáng)圖書(shū)館的信息化和現(xiàn)代化的建設(shè)

圖書(shū)館的發(fā)展和建設(shè)具有一定的依賴(lài)性和局限性，為提高信息化工作質(zhì)量，就需要政府大力扶植，投入大量的人力、物力和財(cái)力，使圖書(shū)館建設(shè)工作能夠具備扎實(shí)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和現(xiàn)代化的設(shè)施。圖書(shū)館要以政府的大力投入為契機(jī)，結(jié)合實(shí)際需要，把政府的建設(shè)資金，積極地投入到信息化建設(shè)中去。不但要有高效的現(xiàn)代化管理機(jī)構(gòu)并配備專(zhuān)業(yè)的管理人員，還要有現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，使每個(gè)去圖書(shū)館查找資料的人員都能夠在一定范圍內(nèi)自己進(jìn)行操作，能最快、最準(zhǔn)確地找到自己需要的資料，這樣就可以實(shí)現(xiàn)整合資源建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)質(zhì)分配。通過(guò)圖書(shū)館的信息和現(xiàn)代化建設(shè)，來(lái)最大限度地提升圖書(shū)管理人員人性化和個(gè)性化的服務(wù)意識(shí)，為社會(huì)提供更快捷、更方便的服務(wù)，對(duì)圖書(shū)管理的社會(huì)效益也在不斷提升。

（三）要重視檔案信息化工作，做到信息資源共享

圖書(shū)管理工作要想突破局域性，謀求共同發(fā)展，就要以無(wú)界化的網(wǎng)絡(luò)空間為基礎(chǔ)，整合高校、科研、公共等圖書(shū)館，保證圖書(shū)資料檔案管理工作能夠有統(tǒng)一的格局。打破圖書(shū)資料的空間限制，要讓它更好地為人們服務(wù)。要與云空間、騰訊等網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)資料和信息共享，是圖書(shū)檔案信息共享和交換的有效的途徑。這就需要圖書(shū)管理工作者高度重視，通過(guò)對(duì)信息的相互交換，不但能夠提升檔案管理人員的工作效率，還能提高檔案管理人員的工作效能。

（四）要提高檔案管理人員的工作技能和水平

盡管計(jì)算機(jī)化已進(jìn)入文件管理業(yè)務(wù)，包括文件管理的所有方面，但仍需要手動(dòng)協(xié)助來(lái)實(shí)現(xiàn)最佳管理的目標(biāo)。建立評(píng)估，識(shí)別和存儲(chǔ)文件的相關(guān)機(jī)制，建立有關(guān)數(shù)據(jù)借用和存儲(chǔ)的報(bào)告，并為文件存儲(chǔ)的期限，范圍和標(biāo)準(zhǔn)提供適當(dāng)?shù)谋ＷC。選擇和培訓(xùn)高素質(zhì)的檔案管理人員，使其具有創(chuàng)新的管理和意識(shí)概念，正確掌握計(jì)算機(jī)化服務(wù)平臺(tái)和操作技能，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)和解決工作問(wèn)題，并表現(xiàn)出色。定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提供交流平臺(tái)，提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)和主動(dòng)性，為公眾提供更多優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著在線信息的不斷傳播，圖書(shū)館資料和檔案的管理也被集成到信息管理中。圖書(shū)館工作是對(duì)社會(huì)責(zé)任的履行，它的基礎(chǔ)是檔案的有效管理。它必須得到先進(jìn)信息技術(shù)的支持，高度重視檔案管理的內(nèi)容和方法，提高工作效率和工作優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)物資圖書(shū)館和檔案館的工作，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前，許多圖書(shū)館已經(jīng)意識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和趨勢(shì)，并且已經(jīng)在圖書(shū)館文件管理中實(shí)現(xiàn)和使用了信息結(jié)構(gòu)，但是由于許多原因，信息管理的好處還沒(méi)有得到充分的開(kāi)發(fā)和體現(xiàn)。本文分析和討論了有關(guān)圖書(shū)館和檔案館管理的相關(guān)信息問(wèn)題，希望能在現(xiàn)代圖書(shū)館管理中發(fā)揮參考作用。