智能移動(dòng)辦公在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的應(yīng)用分析

宋偉強(qiáng)，鄧惠紅

（1.啟迪（柳州）數(shù)字教育有限公司，廣西 柳州 545000；2.廣西科技大學(xué)啟迪數(shù)字學(xué)院，廣西 柳州 545006；3.廣西柳州市婦幼保健院，廣西 柳州 545001）

今年的疫情帶來(lái)很多思考，站在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，在復(fù)雜紛呈、異常激勵(lì)的競(jìng)爭(zhēng)中生存發(fā)展是企業(yè)面臨的重要命題。形成良好的智能移動(dòng)辦公習(xí)慣，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理積極意義不可置疑。

1 辦公的目的

辦公的目的是讓組織的意圖得到有效實(shí)施，從而確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利開(kāi)展。因而辦公的有效實(shí)施對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中意義重大。智能移動(dòng)辦公的意義，在于打破時(shí)間和空間的限制，以企業(yè)信息化的形式，對(duì)各方需求實(shí)現(xiàn)快速響應(yīng)及協(xié)同，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，整體提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)能力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

2 什么是移動(dòng)辦公

移動(dòng)辦公，也可稱為“3A辦公”，即辦公人員可在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything）。

移動(dòng)辦公是繼電腦無(wú)紙化辦公、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公之后的一種新型辦公模式，是企業(yè)和政府信息化建設(shè)的重要組成部分[1]。這種辦公模式利用移動(dòng)智能終端的信息化軟件，建立智能終端與辦公管理平臺(tái)一體的企業(yè)軟件應(yīng)用系統(tǒng)，借助移動(dòng)智能終端通信的便利性，擺脫時(shí)間和場(chǎng)所局限，能夠隨時(shí)處理待辦事宜、減少加班處理公文時(shí)間、避免因出差等原因不能及時(shí)審批等事宜，有利于提高管理效率，推動(dòng)效益增長(zhǎng)，對(duì)于突發(fā)性事件的處理、應(yīng)急性事件的部署有極為重要的意義[2]。

3 智能移動(dòng)辦公的發(fā)展

移動(dòng)辦公最早主要有電話會(huì)議、電話電視會(huì)議，特別是OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展和完善，大大促進(jìn)移動(dòng)辦公的發(fā)展，隨著智能手機(jī)的強(qiáng)勁發(fā)展，融合人工智能技術(shù)，移動(dòng)辦公智能化，除了OA辦公系統(tǒng)手機(jī)端的實(shí)現(xiàn)外，阿里、百度、騰訊、華為等的努力，使得智能移動(dòng)辦公出現(xiàn)百花齊放的繁榮局面。2012年～2018年，我國(guó)智能移動(dòng)辦公市場(chǎng)規(guī)模保持30%以上的速度快速增長(zhǎng)[3]。

近幾年來(lái)，智能移動(dòng)辦公需求持續(xù)增長(zhǎng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2018年中國(guó)智能移動(dòng)辦公市場(chǎng)規(guī)模在234億元左右，同比增長(zhǎng)20.8%。預(yù)計(jì)2019年～2024年復(fù)合增長(zhǎng)率為12.4%[4]。

特別是新冠疫情的原因，智能移動(dòng)辦公系統(tǒng)得到迅速推廣及應(yīng)用。2020年2月5日，阿里“釘釘”首次超過(guò)社交軟件微信，下載榜第一。2020年3月10日，“釘釘終于承受不住大家沉重的愛(ài)，崩了”。釘釘官宣布：“今日是春節(jié)假期后開(kāi)工第一天，超過(guò)1000萬(wàn)家企業(yè)組織使用釘釘在家辦公、在線辦公，釘釘視頻會(huì)議成為開(kāi)工會(huì)議的首選。”中國(guó)智能移動(dòng)辦公迎來(lái)新時(shí)代，2億人在家辦公，協(xié)同辦公，遠(yuǎn)程視頻會(huì)議，迅速成為剛需。

“學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)”學(xué)習(xí)平臺(tái)，是最好的例子，隨時(shí)隨地創(chuàng)建學(xué)習(xí)型黨組織，打破傳統(tǒng)的學(xué)習(xí)模式，集視頻、文字、聲音、圖像于一體，既有理論學(xué)習(xí)，又有時(shí)事學(xué)習(xí)等等，還可以在線考試積分，利于各行各業(yè)的黨員利用一切可以利用的時(shí)間堅(jiān)持學(xué)習(xí)。提供免費(fèi)閱讀的期刊、古籍、公開(kāi)課、歌曲、戲曲、電影、圖書(shū)等資料大大豐富了人們學(xué)習(xí)的內(nèi)容和思想內(nèi)涵。還有“強(qiáng)國(guó)視頻會(huì)議”、學(xué)習(xí)報(bào)表等等功能。無(wú)疑，黨組織利用好“學(xué)習(xí)強(qiáng)國(guó)”平臺(tái)將大大促進(jìn)單位的黨建工作建設(shè)，進(jìn)一步服務(wù)好企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展工作。中國(guó)5大移動(dòng)辦公軟件

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華為官宣：“華為云WeLink吸取華為數(shù)字化辦公實(shí)踐，融合消息，郵件，會(huì)議、音視頻，小程序等服務(wù)，打造新一代智能辦公云服務(wù)平臺(tái)，高效連接企業(yè)的團(tuán)隊(duì)、知識(shí)、loT，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型高效聯(lián)接、智能辦公、開(kāi)放生態(tài)、安全防護(hù)?！?。

4 智能移動(dòng)辦公的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

此前，智能移動(dòng)辦公遲遲沒(méi)有得到廣泛推廣使用，無(wú)疑在對(duì)其有效性的擔(dān)憂，認(rèn)為沒(méi)有現(xiàn)場(chǎng)辦公的有效溝通及可控，最終導(dǎo)致結(jié)果的不可控。下面對(duì)其優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)進(jìn)行分析。

智能移動(dòng)辦公的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)分析表

5 如何讓智能移動(dòng)辦公更好服務(wù)經(jīng)營(yíng)管理

因于本次新冠疫情的原因，大量組織使用移動(dòng)辦公、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等智能工具，使得智能移動(dòng)辦公深入人心。社會(huì)發(fā)展和趨勢(shì)發(fā)出明確信號(hào)，智能移動(dòng)辦公的必然性和強(qiáng)烈需求，推廣智能移動(dòng)辦公是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求?？萍夹畔⒓夹g(shù)發(fā)展，更多企業(yè)轉(zhuǎn)向數(shù)字化實(shí)踐。智能移動(dòng)辦公載體提供員工管理、任務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理、辦公管理、通訊、協(xié)同文檔、視頻會(huì)議等集大成及工具，靈活有效運(yùn)用，大大促進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理上新臺(tái)階，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。

5.1 從企業(yè)管理者開(kāi)始實(shí)施

移動(dòng)辦公出現(xiàn)了幾十年，一直沒(méi)有得到足夠重視、充足的應(yīng)用和廣泛使用，主要是基于管理者們對(duì)傳統(tǒng)辦公的依靠和移動(dòng)辦公有效性等認(rèn)可不高。目前，很多企業(yè)認(rèn)識(shí)到智能移動(dòng)辦公及時(shí)讓決策者掌握全面準(zhǔn)確的企業(yè)內(nèi)部情況，提高決策效能，讓管理更加有效。

（1）智能移動(dòng)辦公能夠讓企業(yè)管理者快速全面掌控整體及時(shí)有效的系統(tǒng)信息，及時(shí)作出管控反應(yīng)。將適合移動(dòng)辦公的業(yè)務(wù)梳理出來(lái)，通過(guò)系統(tǒng)完美實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的效能化，是企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵路徑。

（2）智能移動(dòng)辦公實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的智能化，提高運(yùn)作效率，提升經(jīng)營(yíng)管理的規(guī)范性，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。智能化管理可以讓企業(yè)經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題、方法、知識(shí)等有效管理，有效傳播、共享、利用，產(chǎn)生共鳴、反思，促使員工采取更合適的方法措施，規(guī)避同樣錯(cuò)誤，減少不必要的重復(fù)工作。

企業(yè)管理者充分認(rèn)識(shí)到智能移動(dòng)辦公的重要作用和意義，通過(guò)自上而下的推廣使用智能移動(dòng)辦公，產(chǎn)生良好作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)良性發(fā)展。

5.2 打造善于高效、協(xié)同的辦公人員

同樣，讓員工充分認(rèn)識(shí)到智能移動(dòng)辦公的重要作用和意義，才能提高員工推行和使用智能移動(dòng)辦公的積極性。解決人與人之間的協(xié)同技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的普及、信息的加速流通，人與人之間信息交換的頻率越來(lái)越高，對(duì)于協(xié)同和交換的需求比以往更加強(qiáng)烈。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交換文件、共同創(chuàng)作、協(xié)同編輯的情況也越來(lái)越常態(tài)化，這樣才能使效率最大化[5]。

移動(dòng)辦公需要員工對(duì)自我有較強(qiáng)的控制能力、工作能力及溝通協(xié)作能力。而移動(dòng)辦公對(duì)全員及時(shí)有效協(xié)同的效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)辦公。此外，員工對(duì)公司信息共享的需求，使得企業(yè)信息更透明，便于員工掌握了解，并作出更有利于公司的決策。

5.3 營(yíng)造移動(dòng)辦公的良好企業(yè)文化及氛圍

將智能移動(dòng)辦公作為企業(yè)文化的重要組成部分，增強(qiáng)員工向心力，追求高效、協(xié)同、卓越是企業(yè)永恒的主題。鼓勵(lì)員工積極利用科技創(chuàng)新成果推動(dòng)企業(yè)提升效率，展現(xiàn)公司時(shí)代意識(shí)，對(duì)外提升多邊合作的高效溝通及業(yè)務(wù)的快速協(xié)同，對(duì)內(nèi)促進(jìn)更開(kāi)放、高效、低成本的辦公效應(yīng)，形成高度協(xié)同發(fā)展新模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)良好發(fā)展。

5.4 適當(dāng)鼓勵(lì)智能移動(dòng)遠(yuǎn)程辦公，給企業(yè)注入新活力

日常辦公中，給人員選擇，如一周當(dāng)中選擇1天～2天遠(yuǎn)程辦公。其意義有著多樣性，如增強(qiáng)員工的積極性和自主性，從而增強(qiáng)企業(yè)的靈活性和多樣性，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性。從自上而下到自下而上的轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人員能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)員工心往一處想、勁往一處使，企業(yè)智能移動(dòng)辦公一體化、全員參與的局面。于勝泳（隨辦創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官）預(yù)測(cè)未來(lái)5年～10年中，主流辦公模式將是在家辦公，這也是隨辦未來(lái)發(fā)展的愿景，大家不必前往公司，而是通過(guò)隨辦平臺(tái)，借助可穿戴設(shè)備等智能硬件進(jìn)行遠(yuǎn)距離的溝通協(xié)作，保證隨時(shí)隨地響應(yīng)，跨越距離的障礙，達(dá)到甚至超越面對(duì)面的工作效果[6]。

5.5 通過(guò)移動(dòng)辦公進(jìn)一步增強(qiáng)協(xié)企業(yè)內(nèi)部協(xié)同能力

把溝通交流的活留給華為、騰訊、阿里、飛書(shū)等系統(tǒng)，企業(yè)只需充分利用和提升各類(lèi)辦公應(yīng)用，有效運(yùn)用管控功能、文檔管理、流程靈活處理、組織結(jié)構(gòu)合理、項(xiàng)目管理科學(xué)、客戶管理系統(tǒng)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)全面及時(shí)、數(shù)據(jù)分析有效，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的最大協(xié)同。

該周報(bào)通過(guò)文檔協(xié)同表格，迅速實(shí)現(xiàn)公司一周項(xiàng)目匯總及透明化辦公，同時(shí)需要協(xié)同的事項(xiàng)，各方意見(jiàn)及需求一目了偶然，有效提升辦公效率和成果。

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5.6 通過(guò)移動(dòng)辦公了解員工思想動(dòng)態(tài)

及時(shí)了解和掌握員工的思想狀態(tài)、動(dòng)態(tài)，保證員工以良好的狀態(tài)進(jìn)入工作狀態(tài)，減少企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)生不可控、甚至人為的安全事件。比如通過(guò)工會(huì)活動(dòng)或措施，鼓勵(lì)員工每周通過(guò)智能辦公系統(tǒng)分享1個(gè)～2個(gè)個(gè)人或家庭的生活片段等方式，從而了解到員工的生活狀態(tài)等方式，達(dá)到更充分了解和掌握員工狀態(tài)的目的。對(duì)家庭或者個(gè)人出現(xiàn)思想狀態(tài)的員工，單位有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)疏導(dǎo)，起到有效規(guī)避因員工思想問(wèn)題導(dǎo)致的不穩(wěn)定因素，為企業(yè)長(zhǎng)治久安發(fā)展保駕護(hù)航。

6 結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，智能移動(dòng)辦公技術(shù)不斷提高，其功能更加完善、多樣豐富，系統(tǒng)穩(wěn)定安全，辦公更開(kāi)放更便捷，大大提高辦公效率。另一方面，其更符合綠色高效的時(shí)代發(fā)展潮流，節(jié)約時(shí)間，減少成本。充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，利用5G網(wǎng)絡(luò)萬(wàn)物互聯(lián)優(yōu)勢(shì)，最大可能實(shí)現(xiàn)智能遠(yuǎn)程辦公，讓企業(yè)管理更明確、方便、可控，向管理要效益，從根本上提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，讓企業(yè)健康發(fā)展。