技術(shù)創(chuàng)新引領(lǐng)有色金屬企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效

靳張鋁， 劉廉波， 毛亞雄

（憶備縮微科技（北京）有限公司，北京 亦莊 100176）

當(dāng)前有色金屬行業(yè)具有規(guī)模以上企業(yè)已實(shí)現(xiàn)收入達(dá)4.5 萬億，從企業(yè)發(fā)展看，不管是央企還是地方國有企業(yè)以及民營企業(yè)，都在通過聚焦主業(yè)、優(yōu)化布局、提升管理、強(qiáng)化國際合作等舉措，來提升全球競(jìng)爭(zhēng)力，已成為推動(dòng)世界有色金屬工業(yè)發(fā)展不可忽視的力量。

創(chuàng)新引領(lǐng)，日益成為企業(yè)、行業(yè)的共識(shí)與自覺行動(dòng)。企業(yè)科技投入力度加大，著力提質(zhì)增效，踐行綠色發(fā)展，已成為企業(yè)快速發(fā)展的潮流。多年以來，信息技術(shù)應(yīng)用，使有色金屬行業(yè)企業(yè)生產(chǎn)、管理發(fā)生了巨大的變革，這也為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新也迎來了最好的發(fā)展機(jī)遇，采用新技術(shù)，改變企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式，可以有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)提升管理效率、節(jié)約管理資源、達(dá)到直接為企業(yè)降低費(fèi)用、增加企業(yè)效益的目的。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

有色金屬企業(yè)館藏技術(shù)檔案占主要部分，圖紙?jiān)诩夹g(shù)檔案中又占很大的比例， 檔案資源涵蓋企業(yè)歷史沿革的記載、技術(shù)成果的真實(shí)記錄，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、重復(fù)利用、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)、輔助決策和學(xué)習(xí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等方面起到重要作用，是企業(yè)核心信息資源。知識(shí)和信息是企業(yè)重要的資產(chǎn)組成部分，在現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中起到關(guān)鍵作用，且成爆炸式增長(zhǎng)的趨勢(shì)，因此需要永久保存這些重要成果。。多年以來，隨著計(jì)算機(jī)繪圖，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)OA 在企業(yè)的應(yīng)用，歸檔原件已經(jīng)從紙質(zhì)檔案成了電子檔案，但是為了數(shù)據(jù)安全，還沿用打印出版至紙媒介上，作為電子文件的離線異質(zhì)備份進(jìn)行長(zhǎng)久存儲(chǔ)，以此方式來保證電子檔案的永久安全。紙質(zhì)備份歸檔材料占用檔案存儲(chǔ)空間大，管理成本高，效率低，工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，由此給企業(yè)的發(fā)展帶來沉重的負(fù)擔(dān)。

2 數(shù)字縮微技術(shù)特征

數(shù)字縮微技術(shù)是采用數(shù)字縮微成套設(shè)備，將歸檔電子文件批量化記錄到縮微膠片上的技術(shù)。由于縮微膠片與紙質(zhì)媒介都是備份件，作為電子檔案異質(zhì)備份，可與紙質(zhì)媒介具有相同的作用。記錄在膠片上的信息與記錄到紙媒介相比，具有體積小、密度高、壽命長(zhǎng)等優(yōu)勢(shì)，可實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館無紙化庫房管理的實(shí)施目標(biāo)。

2.1 數(shù)字縮微的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

2.1.1 存儲(chǔ)容量大、密度高

歸檔電子文件已圖像文件形式縮小影像記錄在縮微膠片上，國家檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的縮率為30倍、21倍、15倍 按其面積計(jì)算，普通縮小比率的縮小影像是原件面積的1/900、1/441和1/225， 縮微品的存儲(chǔ)容量同目前光盤的信息存儲(chǔ)容量相近似。一個(gè)館藏幾萬卷的庫房檔案，縮微后只要一至兩節(jié)檔案柜就可以存放。

2.2.2 記錄效果好，壽命長(zhǎng)

歷史已經(jīng)證明膠片可保存近百年，現(xiàn)在滌綸片的預(yù)期壽命可在500 年以上。即使在使用中損傷膠片如劃痕、斷裂等，也只是損失有限的畫幅，大部分信息不受影響。這是現(xiàn)代磁介質(zhì)數(shù)字產(chǎn)品無法替代的。用在電子檔案離線異質(zhì)備份安全性高。縮微技術(shù)有完整的國際國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，不僅能保證制作的質(zhì)量，也給廣泛應(yīng)用帶來方便。

2.2.3 易于還原拷貝和多功能使用

縮微膠片上的影像可方便地進(jìn)行拷貝、可以復(fù)制多盤，利用膠片數(shù)字化設(shè)備可以快速將縮微膠片中的影像還原成為電子檔案，再進(jìn)行數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)資源恢復(fù)、打印到紙媒介閱讀，數(shù)據(jù)復(fù)制光盤，與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，形成一個(gè)兼容并存、介質(zhì)互換，具有存取、保存、聯(lián)網(wǎng)、閱讀、檢索、利用和傳輸?shù)墓δ埽瑵M足檔案管理創(chuàng)新工作的全部需求。加流程圖。

2.2.4 法律憑證作用

數(shù)字縮微技術(shù)是以影像形式記錄的，無法進(jìn)行更改。因此，按一定標(biāo)準(zhǔn)拍攝的縮微膠片具有法律憑證作用。1990 年11 月，國家檔案局發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，其中第

2.2.5 縮小保存空間

企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增長(zhǎng)，必然帶來歸檔資源的增長(zhǎng)，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理模式，給檔案管理和利用帶來越來越多的困難。若將這些以紙張為載體的信息制成縮微品， 這樣就可以使保存空間節(jié)省85-98%。以35mm 卷式膠片為例，每卷長(zhǎng)度為30M 計(jì)算，可以記錄約1 萬頁A4 原件，其重約 5 噸、體積為6 立方米的100 萬頁21 條規(guī)定:" 各級(jí)種類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件，具有與檔案原件同等的效力。" 這就為檔案原件的再生性保護(hù)提供了法律依據(jù)。的紙質(zhì)檔案，制作成縮微膠片的總重量只有18 公斤，體積僅為0.01 立方米，是紙質(zhì)檔案體積約為1/1000。這樣不僅節(jié)省了保存空間，也節(jié)省了信息保存和管理的經(jīng)費(fèi)。

2.2.6 安全級(jí)別高

縮微品作為電子檔案離線異質(zhì)備份的模式，安全性能高，不受電磁信號(hào)干擾破化，不拍計(jì)算機(jī)病毒的侵?jǐn)_，可拷貝雙份異地存儲(chǔ)，也是異地備份成本最低的選擇方式。

2.2.7 便于長(zhǎng)期保存

片基銀鹽縮微膠片制成的縮微品，在合理的沖洗和保管條件下，可進(jìn)行長(zhǎng)期保存。 老化實(shí)驗(yàn)測(cè)試證明，由安全片基銀鹽縮微膠片制成的縮微品可以保存800 年以上。對(duì)那些不易長(zhǎng)期保存的檔案、圖紙和資料等原件上的信息，可以數(shù)字化以后，利用數(shù)字縮微設(shè)備記錄至縮微膠片上，就可以長(zhǎng)期保存下去。

3 構(gòu)建數(shù)字化檔案館無紙化檔案庫房技術(shù)創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)方法

企業(yè)檔案部門接收電子檔案時(shí)，按照行業(yè)規(guī)定批量轉(zhuǎn)換成歸檔電子文件格式，（PDF、JPG、TIFF），上傳到檔案信息化系統(tǒng)相應(yīng)的目錄下，在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建關(guān)聯(lián)信息。同時(shí)將歸檔格式的文件使用COM 機(jī)【（Computer-Output Microfilm) 計(jì)算機(jī)信息輸出至縮微膠片設(shè)備】將電子文件曝光到膠片上，再使用膠片沖洗機(jī)完成顯影、定影、沖洗烘干等工藝，完成批量化的電子檔案縮微品備份，進(jìn)行長(zhǎng)期保存，一旦信息系統(tǒng)中電子文件與磁介質(zhì)電子檔案?jìng)浞萃瑫r(shí)損壞時(shí)，可以將縮微品利用縮微膠片數(shù)字化設(shè)備快速還原成為電子檔案。如圖1。

圖1 采用數(shù)字縮微技術(shù)的電子檔案離線異質(zhì)備份制作與恢復(fù)工作流程

對(duì)于企業(yè)信息化工作普及以前的紙質(zhì)檔案，可以通過數(shù)字化加工完成數(shù)字檔案的收集，工作流程如圖2。

圖2 紙質(zhì)資料數(shù)字化（數(shù)字檔案）的離線異質(zhì)備份制作與恢復(fù)工作流程

4 企業(yè)數(shù)字檔案館無紙化庫房管理模式

圖3 企業(yè)檔案部門收集保存管理模式轉(zhuǎn)變模型

5 數(shù)字檔案館無紙化庫房管理模式政策依據(jù)

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出：“持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。積極響應(yīng)數(shù)字中國建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合”；同時(shí)提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制( 即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制( 即不再生成紙質(zhì)檔案) 管理試點(diǎn)；……加強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)研究與應(yīng)用”。顯然，單套、單軌制的提出，意味著國家積極推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新，和推動(dòng)檔案管理要無紙化庫房管理模式的決心，為企業(yè)落實(shí)這一目標(biāo)，提供了有利的政策支持，數(shù)字縮微技術(shù)應(yīng)用，對(duì)電子檔案永久保存進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新， 是當(dāng)前唯一行之有效的技術(shù)解決方案，良好的政策環(huán)境，給廣大檔案管理工作者提供了開展創(chuàng)新管理應(yīng)用的機(jī)遇。

6 技術(shù)保證條件

6.1 國產(chǎn)化制作縮微品與恢復(fù)電子文件的數(shù)字縮微成套設(shè)備

圖4 國產(chǎn)化數(shù)字縮微品制作與電子文件恢復(fù)工作的成套設(shè)備

6.2 企業(yè)檔案管理具體技術(shù)實(shí)施方案

憶備縮微科技（北京）有限公司是國產(chǎn)化數(shù)字縮微成套設(shè)備廠商，在該技術(shù)領(lǐng)域默默耕耘十多年，為勘察設(shè)計(jì)行業(yè)、政府機(jī)關(guān)等單位開展了多個(gè)數(shù)字縮微技術(shù)應(yīng)用，其構(gòu)建的數(shù)字檔案館的離線異質(zhì)備份的應(yīng)用實(shí)例，對(duì)于無論是需要永久保存的基建電子檔案，還是政府機(jī)關(guān)的重要文件，利用數(shù)字縮微高新技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，都起到了引領(lǐng)和示范良好的應(yīng)用效果。