大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的應用

楊偉紅

（珠海橫琴能源發(fā)展有限公司，廣東 珠海 519031）

企業(yè)檔案記錄了多種多樣的信息，這些信息對于企業(yè)分析用戶需求，或者分析市場發(fā)展動向等工作中能起到至關(guān)重要的作用，若檔案信息存在質(zhì)量問題就會導致企業(yè)受損，故現(xiàn)代企業(yè)非常重視檔案，基本都展開了檔案管理工作。但傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多問題，管理效果差強人意，故企業(yè)需要采用新方法進行檔案管理，使得大數(shù)據(jù)分析法走入人們視野，企業(yè)使用該方法可以充分發(fā)揮檔案作用，做好檔案管理工作，因此有必要對該方法的應用展開相關(guān)研究。

1 大數(shù)據(jù)分析法的實現(xiàn)方案

大數(shù)據(jù)分析法的實現(xiàn)方案大體分為兩個步驟，分別為檔案大數(shù)據(jù)生成、大數(shù)據(jù)挖掘，各步驟具體內(nèi)容如下。

1.1 檔案大數(shù)據(jù)生成

大數(shù)據(jù)分析法的應用前提是企業(yè)本身擁有大數(shù)據(jù)，故在實現(xiàn)方案中，企業(yè)必須先生成檔案大數(shù)據(jù)。檔案大數(shù)據(jù)的生成方法包含兩個環(huán)節(jié)：第一將現(xiàn)有檔案中的信息全部電子化，隨后借助計算機等設(shè)備進行整理，形成基礎(chǔ)檔案大數(shù)據(jù)；第二采用數(shù)據(jù)搜集技術(shù)繼續(xù)搜集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，將搜集所得全部導入基礎(chǔ)檔案大數(shù)據(jù)中，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)更新，保障檔案大數(shù)據(jù)實用價值。另外，在檔案大數(shù)據(jù)生成的數(shù)據(jù)信息搜集環(huán)節(jié)中，企業(yè)要做好數(shù)據(jù)信息預處理工作，即需要提取各數(shù)據(jù)信息的特征，根據(jù)特征識別數(shù)據(jù)信息，依照識別結(jié)果對數(shù)據(jù)信息分類，可使數(shù)據(jù)信息進入對應信息項目，避免數(shù)據(jù)信息混亂的現(xiàn)象發(fā)生[1]。

1.2 大數(shù)據(jù)挖掘

大數(shù)據(jù)挖掘是大數(shù)據(jù)分析法的核心步驟，目的是挖掘大數(shù)據(jù)中有價值數(shù)據(jù)信息，再對有價值數(shù)據(jù)信息進行深入挖掘，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)，企業(yè)可根據(jù)管理進行各種趨勢分析，諸如用戶需求變化趨勢分析、市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢分析等。大數(shù)據(jù)挖掘的主要技術(shù)手段是智能技術(shù)，該項技術(shù)可依照預設(shè)智能邏輯運作，故企業(yè)在挖掘中要先設(shè)計好智能邏輯，依照大數(shù)據(jù)挖掘目的，企業(yè)首先要構(gòu)建數(shù)據(jù)信息價值判斷邏輯。例如將所有數(shù)據(jù)信息暫時設(shè)定為有價值數(shù)據(jù)信息，隨后對所有數(shù)據(jù)信息的字段等進行識別，如果發(fā)現(xiàn)兩個及以上的數(shù)據(jù)信息完全相同，則刪除多余數(shù)據(jù)信息，剩余數(shù)據(jù)信息既為有價值信息，其次設(shè)計深入挖掘邏輯。例如圍繞“用戶需求”關(guān)鍵詞，將所有包含該關(guān)鍵詞的有價值數(shù)據(jù)信息列出，再根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的生成時間進行排列，可知用戶需求的變化原因、用戶當下需求、用戶需求發(fā)展方向等。

2 大數(shù)據(jù)分析法的優(yōu)勢

2.1 準確性高

相比于其他分析法，大數(shù)據(jù)分析法的準確率更高，原因在于現(xiàn)代企業(yè)在檔案管理中要處理的數(shù)據(jù)信息量級龐大，其中關(guān)系更是錯綜復雜，故采用其他分析方法難以根據(jù)準確邏輯進行分析，且容易受到信息質(zhì)量因素的影響，導致最終結(jié)果可能存在誤差。例如某企業(yè)用戶檔案中的信息存在不對稱現(xiàn)象，故采用其他方法無法檢查出信息不對稱問題，最終結(jié)果就一定會出現(xiàn)誤差，而誤差結(jié)果會誤導企業(yè)做出錯誤決策，因此不利于企業(yè)發(fā)展。但使用大數(shù)據(jù)分析法可以避免這種現(xiàn)象發(fā)生，原因在于該方法能夠建立數(shù)據(jù)信息關(guān)系，若數(shù)據(jù)信息本身存在誤差，則數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)系難以生成，或者扭曲，因此企業(yè)能直接發(fā)現(xiàn)錯誤現(xiàn)象。諸如利用大數(shù)據(jù)分析法建立成本、資金消耗兩項信息之間的關(guān)系，如果存在信息不對稱問題，則大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的形式可能是：成本小于資金消耗總量。而這種現(xiàn)象在正常情況下不可能發(fā)生的，因此只要確認資金使用無異常，就可以判斷信息不對稱，再逐步排查可解決問題，再次進行大數(shù)據(jù)分析可得準確結(jié)果[2]。

2.2 效率高

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中最大的問題就是效率低下，原因在于該項工作目前依舊依賴人工，而人工的工作能力有限，故工作效率偏低，加之檔案中數(shù)據(jù)信息量級日益劇增，使得人工不能高效完成工作，因此暴露出效率低的問題。但大數(shù)據(jù)分析法的使用解決了這一問題，即大數(shù)據(jù)分析法在一定程度上可以取代人工，因此人工能力上的限制不會影響到工作效率。而技術(shù)手段的工作效率遠超人工，可以在數(shù)十分鐘內(nèi)處理數(shù)十萬以上的數(shù)據(jù)，說明大數(shù)據(jù)分析法的效率更高，例如在檔案信息更新管理中，大數(shù)據(jù)分析法可以借助互聯(lián)網(wǎng)第一時間搜集所有新出現(xiàn)的數(shù)據(jù)，并且迅速整理進檔案，這是人工難以做到的。

3 大數(shù)據(jù)分析法在企業(yè)檔案管理中的具體應用方式

3.1 用于企業(yè)創(chuàng)新

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的重要動力，一家缺乏創(chuàng)新力的企業(yè)難以長遠，故現(xiàn)代企業(yè)都非常重視自身創(chuàng)新力，但即使在高度重視背景下，絕大多數(shù)企業(yè)依舊存在創(chuàng)新力不足的問題。原因在于企業(yè)創(chuàng)新力來源于人工，而人工不可能始終保持創(chuàng)新力，至少在很長一段時間內(nèi)，人工都無法找到創(chuàng)新點，也很難提出有建設(shè)價值的創(chuàng)新建議。但依靠大數(shù)據(jù)分析法，企業(yè)能夠從檔案管理工作著手，分析海量數(shù)據(jù)信息，根據(jù)分析結(jié)果可知企業(yè)當前的不足，這樣就找到了創(chuàng)新點，再針對創(chuàng)新點進行思考即可實現(xiàn)創(chuàng)新，說明企業(yè)在該方法的幫助下保持了良好的創(chuàng)新力。例如某企業(yè)就使用大數(shù)據(jù)分析法進行了檔案管理工作，過程中借助分析法的各種技術(shù)手段，對內(nèi)部某部門檔案資料進行了動態(tài)監(jiān)督，隨后發(fā)現(xiàn)該部門在工作中經(jīng)常會遇到技術(shù)層面的阻礙，說明該部門的崗位結(jié)構(gòu)需要創(chuàng)新，要增設(shè)技術(shù)型崗位，企業(yè)可以此為依據(jù)做出調(diào)整，使部門工作更加順暢，帶來了更多的經(jīng)濟收益[3]。

3.2 用于決策分析

企業(yè)在自身的不斷發(fā)展中要做出無數(shù)個決策，這些決策決定了企業(yè)經(jīng)營方向，主導了企業(yè)盈虧，甚至是“生死”，因此企業(yè)必須結(jié)合實際情況作出正確決策。在這一條件下，企業(yè)應當先全面了解實際情況，這時就要使用到檔案資料，但如果檔案資料內(nèi)數(shù)據(jù)信息不完整、不對稱，甚至存在虛假信息，企業(yè)就很容易作出錯誤決策。面對這種情況，企業(yè)可對自身經(jīng)營生產(chǎn)及管理活動過程進行全面監(jiān)督，同步設(shè)計完整數(shù)據(jù)信息項目，隨后利用技術(shù)手段去搜集數(shù)據(jù)信息，以保障數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，而高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息可組成檔案，使得企業(yè)能直接根據(jù)檔案作出正確決策。例如某企業(yè)就利用技術(shù)手段建立了業(yè)務項目檔案資料，根據(jù)資料進行了決策分析，發(fā)現(xiàn)該業(yè)務項目當前的經(jīng)濟產(chǎn)能大幅降低，降幅約為57%，利潤已經(jīng)非常稀薄，若繼續(xù)展開該業(yè)務項目會使得企業(yè)成本虧損，故企業(yè)停止該業(yè)務項目，將資金投入到其他優(yōu)勢項目中，做到了資金的合理調(diào)用，而這一切得益于大數(shù)據(jù)分析法。

3.3 用于檔案深化

在企業(yè)以往的檔案管理工作中，企業(yè)人員往往會遇到數(shù)據(jù)信息難以理解的問題，原因在于要理解數(shù)據(jù)信息，就必須了解數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)，但因為數(shù)據(jù)信息量級龐大，所以人工難以透徹了解數(shù)據(jù)信息管理，也就導致企業(yè)人員不能很好的理解數(shù)據(jù)信息內(nèi)涵，這種現(xiàn)象說明企業(yè)檔案管理人員不能深化檔案，難以給企業(yè)其他人員提供可理解性高的資料。面對這一問題，大數(shù)據(jù)分析法可以為企業(yè)檔案管理提供數(shù)據(jù)可視化幫助，即利用技術(shù)手段對大數(shù)據(jù)進行自動挖掘，從而能夠獲得數(shù)據(jù)信息特征等內(nèi)涵信息，隨后依照內(nèi)涵信息進行對接即可，使得檔案深化，數(shù)據(jù)易于理解。例如我國交通部門曾與國內(nèi)知名導航地圖企業(yè)合作，在春節(jié)期間利用大數(shù)據(jù)分析法對春運時人口遷徙數(shù)據(jù)進行了分析，所有人都可以通過軟件對大數(shù)據(jù)進行觀察，通過圖案分布與變化了解人口遷徙的情況，而這種做法對于任意企業(yè)而言都非常重要，只要管理人員提供檔案資料，再通過大數(shù)據(jù)進行處理、挖掘，就能實現(xiàn)大數(shù)據(jù)可視化，使得數(shù)據(jù)信息更易于理解[4]。

3.4 用于檔案安全管理

企業(yè)檔案內(nèi)的資料具有十分重要的作用，且其中很多資料都關(guān)系到企業(yè)機密，因此不能隨意外泄，但因為現(xiàn)代企業(yè)普遍會利用網(wǎng)絡(luò)來存放、管理檔案，所以網(wǎng)絡(luò)中的安全隱患會威脅檔案資料，諸如病毒入侵、惡意攻擊等，如果不加緊防護會使得企業(yè)遭受打擊。但一般的網(wǎng)絡(luò)安全防護手段都存在一些缺陷，例如某些安全防護軟件更新速度緩慢，而病毒或攻擊方式層次不窮，因此不能有效防護，這時使用大數(shù)據(jù)分析法可以幫助企業(yè)做好檔案安全管理工作，原因在于該方法能夠?qū)n案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行監(jiān)督，對于所有未得到認可的信息或者訪問請求進行控制，同時分析這些疑似病毒或攻擊的信息特征、訪問方式特征，可實施更新病毒庫，下一次可準確識別，故檔案安全性得到保障。

4 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作非常重要，但因為以往方式方法的缺陷，所以很多企業(yè)在該項工作上都存在問題，故需要得到改善，而大數(shù)據(jù)分析法可實現(xiàn)改善目的。在這種情況下，企業(yè)應當深刻認識到大數(shù)據(jù)分析法的價值與優(yōu)勢，采用相關(guān)手段實現(xiàn)該方法，再將該方法應用于檔案管理工作的各個層面，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)分析法作用，全面優(yōu)化檔案管理工作。