工程建設項目竣工檔案數(shù)字化管理的實踐研究

左一禾 吳昊天

（成都市城市建設檔案館，四川 成都 610000）

在我國現(xiàn)階段工程建設行業(yè)發(fā)展過程中，所涉及的各方面工程項目信息量越來越多，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式來記錄這些信息則是一件十分繁重的工作內(nèi)容，而借助于先進的信息技術手段則可以有效提升檔案管理效率，并且在很大程度上節(jié)省人力、財力等方面的投入。另外，由于涉及了較多的文檔信息，依靠人工進行歸類、歸檔等操作時很容易出現(xiàn)失誤和疏忽，另外，部分從事檔案管理工作的人員并不具備扎實的能夠支持項目建設的基礎知識，對實際工程建設流程也不了解，從而難以明確接收檔案，在一定程度上降低了歸檔工作質(zhì)量，而借助于檔案數(shù)字化管理則可以有效改善這一現(xiàn)象。為指導各級檔案部門科學規(guī)范地開展檔案數(shù)字化工作，中國國家檔案局高度重視檔案數(shù)字化相關標準規(guī)范建設。2005年制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》；2009年制定了《縮微膠片數(shù)字化技術規(guī)范》；2014年印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》；2017年制定了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術規(guī)范》，以指導傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化相關工作開展。檔案數(shù)字化促進了檔案工作由傳統(tǒng)的管理、利用模式向現(xiàn)代的管理、利用模式轉(zhuǎn)變，使檔案館實現(xiàn)了真正意義上的現(xiàn)代化。目前，檢驗一個檔案館是否實現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，關鍵要看其傳統(tǒng)載體檔案是否較高程度地完成了數(shù)字化、是否通過網(wǎng)絡提供利用、能否提供系統(tǒng)檢索和實現(xiàn)社會共享。

1 工程項目檔案數(shù)字化管理存在問題

1.1 缺乏安全性

在數(shù)字化的工程建設項目檔案管理工作中，借助于數(shù)字化信息技術所存儲的都是電子文件，而這些電子文件都儲存在電腦系統(tǒng)中，一旦受到一些黑客的襲擊，很容易造成工程建設項目檔案信息的泄漏，難以有效保障電子文件的安全性。

1.2 “雙套制”檔案保存帶來資源浪費

在工程建設項目檔案數(shù)字化管理工作中，采用了“雙套制”保存方式，就是對相對應的紙質(zhì)文件和電子文件共同進行保存，在各個單位和部門的實際工作中，已經(jīng)逐漸實現(xiàn)了自動化辦公網(wǎng)絡，相互之間在傳遞、發(fā)送以及承辦檔案工作中，都是通過網(wǎng)絡環(huán)境實現(xiàn)，而在這個過程中各個單位仍然對每一個電子檔案文件對應的紙質(zhì)文件進行了整理，這在一定程度上造成了資源浪費現(xiàn)象。

1.3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)缺乏兼容性

在現(xiàn)階段我國工程項目建設實施過程中，大多數(shù)企業(yè)中都普及了電子自動化辦公系統(tǒng)，借助于這一系統(tǒng)，建筑公司可以結(jié)合自身內(nèi)部管理機制和模式實施自動化辦公。而在現(xiàn)階段工程項目建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應用過程中，這一系統(tǒng)是由檔案管理部門設計的，在設計過程中僅僅對現(xiàn)代化管理標準予以了考慮。[1]因此，在工程項目建設企業(yè)中，內(nèi)部的自動化辦公系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在軟件環(huán)境方面存在明顯差異性，難以有效轉(zhuǎn)換相互之間的數(shù)據(jù)，從而影響了后期正常收集和錄入檔案數(shù)據(jù)。

1.4 難以高效利用工程建設項目數(shù)字化檔案

在實際工程項目建設檔案管理工作中，許多管理人員的工作觀念較為傳統(tǒng)，更加熟悉紙質(zhì)版文檔，沒有充分認識到網(wǎng)絡形式中所具有的豐富資源。因此，在實際檔案管理工作中，沒有充分利用電子文檔的設計和開發(fā)，造成這項工作在人力資源方面的投入價值有所降低。

2 工程項目檔案數(shù)字化管理解決方法

2.1 更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化意識

工程建設項目實施檔案數(shù)字化管理的首要前提是相關人員更新自身觀念，認識到數(shù)字化管理是更加高效快捷的檔案管理方式。如果檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識，就會降低檔案數(shù)字化管理的效率。因此檔案管理人員首先要認識到科技所帶來的先進管理手段能夠大大提升以往的工作效率并主動樹立緊跟時代的檔案意識，改革優(yōu)化以往人工管理工程，建設竣工檔案的方式，利用數(shù)字化地管理將工程建設項目的檔案化為可見的數(shù)字資源，而不像以往只是簡單的進行紙質(zhì)存檔。每一個成功完成的工程建設項目在進行過程中都累積了非常豐富的經(jīng)驗，這些經(jīng)驗對于施工人員來說都是寶貴的財富，但以往的檔案管理方式使得這些經(jīng)驗都被存在厚厚的紙質(zhì)檔案中，難以查閱。但如果管理人員采取先進的數(shù)字化管理方式，則會起到事半功倍的效果。

2.2 保護電子檔案安全

針對當前階段工程建設項目數(shù)字化檔案管理存在的安全性問題，應對相關檔案安全管理機制予以完善。在工程建設項目中，許多檔案需要保密，因此，必須對檔案信息安全性予以重視。在檔案安全管理方面，可以從硬件、軟件這兩個方面入手，在硬件設備方面，盡可能采用那些高質(zhì)量、高性能的存儲設備，從而保證不會由于設備原因造成電子文件的丟失和泄漏，在軟件方面，可以使用殺毒軟件或者防火墻來防范外部的網(wǎng)絡攻擊。[2]

2.3 合理制定工作目標，減少資源浪費

檔案的數(shù)字化管理是一個長期的過程，因此在這個過程中就需要設立一些合理的短期以及長期目標。這其中長期目標的設立需要基于總體情況來考慮，盡量做到為數(shù)字化管理留下發(fā)展和擴充的地方，最重要的是長期目標需要遵循減少無用資源的原則。而短目標則需要考慮可實施性，管理人員需要按照標準化的要求來對檔案進行歸類和整理，然后利用計算機來進行編號收錄。這份工作非常需要工作人員的耐心和細心，對于不同時期檔案的數(shù)據(jù)處理也要根據(jù)實際情況來開展工作。具體來說檔案的編號入庫工作要遵循先新后舊的原則，首先處理最新的檔案，然后再處理舊檔案。另外對于已有的紙質(zhì)檔案，可以采取先重點后一般的做法對比較有價值的檔案先轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，對于一些已經(jīng)不存在保存意義的資料也可以進行清理以避免資源浪費。針對在現(xiàn)階段許多建筑企業(yè)采用的“雙套制”檔案保存方式，可以采用文字、影像等方式在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立通道，在達到檔案管理目的的同時，有效節(jié)省資源的投入。

2.4 提升自動化辦公系統(tǒng)和檔案存儲系統(tǒng)的兼容性

針對工程項目建設檔案管理工作，應保證自動化辦公系統(tǒng)和檔案存儲系統(tǒng)這兩者保持一致，保證相同的存儲標準，借助于檔案電子化建設實現(xiàn)信息共享。在系統(tǒng)中對設備、軟件、查詢、安全加密等方面都需要盡可能保持相同。同時，為了全方位高效利用資源，需要對查詢系統(tǒng)進行科學地設置，借助于查詢、網(wǎng)絡傳輸?shù)裙δ?，實現(xiàn)信息資源的共享。另外，還需要對硬件設施配備完善，在數(shù)字化檔案管理工作中，十分依賴于硬件設施，相比于傳統(tǒng)檔案管理工作，數(shù)字化管理工作所涉及的工程建設項目資料信息量十分龐大，需要對大量信息資源進行存儲，因此需要依賴于高質(zhì)量、高性能的硬件設施。進行數(shù)字化檔案管理首要的工作就是建設一個良好的硬件設施，在硬件的配置上可以采取重要設施先添置、后續(xù)設施慢慢更新?lián)Q代的策略。在設施的選擇上要按照所處理檔案的具體情況來進行考慮，對一些具有重要意義和價值的檔案應該配置較為穩(wěn)定和安全且容量較大的硬件設施，對于一些日常的檔案則可以選擇普通的硬件設施來儲存[3]。

2.5 提升數(shù)字化檔案利用率

針對當前工程項目建設數(shù)字化管理工作對數(shù)字化檔案利用率不高的問題，應及時更新各項數(shù)據(jù)，對檔案資料實時性予以保證，同時對辦公系統(tǒng)予以進一步優(yōu)化。在實際傳統(tǒng)檔案找尋工作中，許多工程建設企業(yè)仍然采用純?nèi)斯し绞?，不僅查詢時間長還容易出現(xiàn)遺漏，因此，可以加強查詢時間方面的探究，從而促進數(shù)字化檔案查詢機制效率的提升。

2.6 重視人員培訓，提升檔案管理工作水平

工程建設項目竣工檔案數(shù)字化管理是一項專業(yè)的工作，它需要具備一定計算機操作能力的人來進行管理。而以往的檔案管理人員對于全新的數(shù)字化管理系統(tǒng)接觸較少，所以單位要對檔案管理人員進行相關的培訓，幫助他們深入了解各種有關于檔案數(shù)字化存儲和管理的操作知識，做到先培訓再上崗，確保操作人員在進行數(shù)字化檔案管理時不會對檔案或者設施有所損壞。在當前時代快速發(fā)展背景下，在檔案管理工作中也應該順應時代發(fā)展的趨勢，必須加速落實數(shù)字化檔案管理工作。在實際開展工程檔案管理工作中，工程資料中通常具有較高的復雜性，因此，檔案管理對工作人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了較高要求，相關工程建設企業(yè)，在平常工作中，需要重視對檔案管理人員業(yè)務能力和專業(yè)素質(zhì)的提升。同時，在實施數(shù)字化檔案管理工作中，需要對信息安全予以重視，并借助于現(xiàn)代信息技術予以保障，尤其針對一些重要的工程項目資料信息，更需要實施嚴格加密處理。[4]

3 結(jié)語

在我國經(jīng)濟快速發(fā)展過程中，工程建設行業(yè)也得到了顯著發(fā)展。而在工程項目建設過程中，最為重要的工作內(nèi)容之一就是檔案管理工作，尤其是竣工階段的檔案管理工作。工程項目建設過程中通常會產(chǎn)生眾多檔案信息，管理工作具有較強的綜合性，而隨著信息時代的到來，在現(xiàn)階段工程項目竣工檔案管理工作中逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化管理，顯著提升了檔案管理工作的效率，并且節(jié)省了人力、物力的投入。