淺析新形勢(shì)下確保檔案安全的措施

王素花

（河北省科技檔案館 河北·石家莊 050011）

1 檔案安全工作的重要性

檔案是歷史的原始記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富和重要資源。確保檔案安全，事關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展，是每一個(gè)單位和每一名檔案工作者的重要責(zé)任，在任何時(shí)候任何情況下都不能疏忽和放松。檔案安全是檔案工作的底線，也是檔案工作的根基，2018年巴西國(guó)家博物館毀于大火，兩年前法國(guó)巴黎圣母院又發(fā)生重大火災(zāi)，我國(guó)也先后多次發(fā)生火災(zāi)和爆炸等安全事故，一次又一次給檔案安全敲響了警鐘。進(jìn)入新時(shí)代，檔案部門要深入貫徹落實(shí)總體國(guó)家安全觀，必須以強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感履職盡責(zé)，維護(hù)檔案安全。

檔案客觀記錄和反映了各式各樣的社會(huì)關(guān)系，涉及人民群眾的切身利益和國(guó)家的安全，如果檔案安全出現(xiàn)問題，有可能影響甚至導(dǎo)致社會(huì)安全和群眾利益受損。檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案事業(yè)的根基，也是不可觸碰的高壓線、不能逾越的底線，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。早在1956年國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》提出了“維護(hù)檔案的完整和安全”。1987年頒布、后經(jīng)修改的《檔案法》，都明確規(guī)定“維護(hù)檔案完整與安全”，強(qiáng)調(diào)要“配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全”。2016年國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》，對(duì)扎實(shí)做好新形勢(shì)下檔案安全工作提出了明確的要求。檔案人員要始終繃緊檔案安全這根弦，以高度的政治自覺扎實(shí)做好檔案系統(tǒng)防風(fēng)險(xiǎn)、抓安全、保穩(wěn)定各項(xiàng)工作。

2 現(xiàn)階段檔案安全的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境日趨復(fù)雜，危及檔案安全的傳統(tǒng)和非傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)日益增多。現(xiàn)階段存在著維護(hù)檔案安全的意識(shí)還不夠強(qiáng)，檔案安全的基礎(chǔ)還有一些薄弱環(huán)節(jié)。有的因管理不善導(dǎo)致檔案蟲蛀霉變、丟失被盜、意外損壞，有的因管理不嚴(yán)導(dǎo)致檔案被涂改、撕毀和替換，有的因工作失誤導(dǎo)致檔案資源流失、數(shù)據(jù)損毀、信息泄露，還有的發(fā)生惡意銷毀檔案、篡改檔案。有的單位在檔案室內(nèi)堆放有易燃的雜物，不符合檔案安全的要求，有的單位沒有專用的檔案室，僅在辦公室內(nèi)放幾組柜子存放檔案，給檔案安全帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。有些單位檔案安全管理制度不是很健全，需要進(jìn)一步補(bǔ)充完善。

3 確保檔案安全的措施

確保檔案安全是各級(jí)單位和檔案工作人員的責(zé)任，做好檔案安全工作，必須明確責(zé)任、落實(shí)責(zé)任，根據(jù)形勢(shì)任務(wù)的發(fā)展變化不斷完善安全防范措施，筑牢安全防線。筆者認(rèn)為新形勢(shì)下要從以下幾個(gè)方面著手提升檔案安全工作水平。

3.1 強(qiáng)化制度落實(shí)，確保檔案安全工作有章可循

（1）認(rèn)真貫徹檔案安全法律法規(guī)。各級(jí)檔案部門要積極落實(shí)貫徹新修的《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作的意見》和省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下全省檔案工作的意見》等檔案法律、政策。要增加檔案安全保密意識(shí)，充實(shí)完善單位有關(guān)檔案安全的規(guī)章制度，明確獎(jiǎng)懲規(guī)定，加大督促檢查力度，對(duì)違反檔案安全法規(guī)的行為進(jìn)行查處，使檔案安全在檔案法律法規(guī)中不缺位、有地位，明確對(duì)違反者處罰的具體規(guī)定，設(shè)立高壓線，從而使檔案安全法規(guī)制度具有威懾力、震撼力、約束力，真正起到作用、發(fā)揮實(shí)效。

（2）完善領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制。在新形勢(shì)下，只有不斷完善檔案工作體制機(jī)制，才能不斷激發(fā)檔案工作的生機(jī)活力，進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案管理體制。加強(qiáng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織檔案室建設(shè)，要根據(jù)工作實(shí)際需要，應(yīng)當(dāng)確定檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，確保建檔無(wú)盲區(qū)、存檔有處所、管檔有專人。

3.2 加強(qiáng)源頭管理，確保單位各門類檔案安全

（1）嚴(yán)格檔案歸檔管理，做到應(yīng)歸盡歸。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局8號(hào)令、10號(hào)令，各單位采取切實(shí)可行的措施做好檔案收集歸檔工作，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案管理人員移交，實(shí)行集中管理，做到應(yīng)收盡收，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者擅自處理。文件材料的歸檔工作應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。檔案室使用的檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的要求。特殊載體的檔案應(yīng)使用專門的檔案裝具。檔案工作人員應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)檔案工作的保密規(guī)定，確保國(guó)家機(jī)密和檔案的安全。檔案工作人員每年應(yīng)對(duì)所保存的檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核查，做到賬、物（卷）相符。

（2）將新型檔案載體納入檔案資源建設(shè)范疇。各單位要將新型檔案載體和門類納入檔案資源建設(shè)范疇，建立健全新型檔案載體和門類的具體管理制度，及時(shí)跟進(jìn)可能產(chǎn)生新型檔案載體和門類的部門，掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等各種信息系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔文件類型，定期或不定期的開展歸檔工作，嚴(yán)格按照新載體的保管要求，加強(qiáng)新載體檔案的管理，強(qiáng)化和提升音像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案和專業(yè)檔案管理水平，避免檔案資源流失。

（3）強(qiáng)化檔案出入庫(kù)管理。建立健全檔案出入庫(kù)管理制度，凡檔案閱覽利用、數(shù)字化掃描、檔案移交和接收等任何形式的檔案利用出入庫(kù)，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)審批制度，按制度辦理借閱手續(xù)，當(dāng)面進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，否則檔案禁止出入庫(kù)。利用完畢的檔案，要及時(shí)還卷入庫(kù)，盡可能地減少檔案在檔案庫(kù)房外的滯留時(shí)間。破損嚴(yán)重檔案，一般禁止調(diào)閱和出庫(kù)，并及時(shí)修裱。

（4）加強(qiáng)檔案信息安全管理。按照國(guó)家規(guī)定的信息安全分級(jí)、等級(jí)建立信息系統(tǒng)和安全防護(hù)體系，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，建立健全各項(xiàng)安全管理制度，保障設(shè)備和軟件安全可用，確保信息不會(huì)被輕易篡改或竊取。照片、錄音、錄像等檔案，也要積極通過(guò)復(fù)制、轉(zhuǎn)換為數(shù)字光盤等手段，進(jìn)行備份。有條件的單位可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份，實(shí)行異地存放，最好實(shí)行遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域的異地存放。無(wú)論采取何種備份方式，都要在備份過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)范，確保檔案原件及復(fù)制件內(nèi)容信息的一致性。要認(rèn)真做好備份檔案的交接工作，要有具備符合標(biāo)準(zhǔn)要求的備份檔案和數(shù)據(jù)的保管條件，要加強(qiáng)備份復(fù)制件或備份數(shù)據(jù)的維護(hù)，確保備份檔案或數(shù)據(jù)安全。

3.3 改善檔案保管條件，防范各類檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

（1）嚴(yán)格庫(kù)房安全管理。嚴(yán)格按照“八防”標(biāo)準(zhǔn)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理。檔案庫(kù)房嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁帶火種進(jìn)入庫(kù)區(qū)。庫(kù)區(qū)禁止堆放雜物、個(gè)人物品、易燃易爆危險(xiǎn)物品，要定期對(duì)庫(kù)區(qū)進(jìn)行清掃、巡視和檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)告，及時(shí)解決。禁止從事與檔案管理無(wú)關(guān)的任何活動(dòng)。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護(hù)知識(shí)，定期進(jìn)行檔案安全檢查。

定時(shí)記錄溫濕度，掌握溫濕度變化規(guī)律，能夠根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)。建立定期蟲霉檢查制度，包括破損檔案跟蹤檢測(cè)、原蟲霉情況及有無(wú)新滋生蟲霉等，要設(shè)置固定觀測(cè)點(diǎn)，每季抽查一次，對(duì)蟲霉的觀測(cè)每年6-9月每周抽查一次，做好檢查記錄，適時(shí)更換過(guò)期防治藥品，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和杜絕檔案霉變或蟲蛀現(xiàn)象的產(chǎn)生和蔓延。對(duì)庫(kù)內(nèi)窗戶、照明設(shè)備及各種電器、線路、管線等要經(jīng)常檢查，并定期維護(hù)更換。庫(kù)房管理人員要熟練掌握庫(kù)區(qū)滅火等設(shè)施設(shè)備的操作使用。要充分發(fā)揮庫(kù)區(qū)監(jiān)控設(shè)備的作用，實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

建立庫(kù)房管理卷，包括各種核查登記表冊(cè)、管理日志、調(diào)卷單、各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬、檢查報(bào)告等。節(jié)假日期間庫(kù)房無(wú)人值守的，進(jìn)行封閉處理，同時(shí)，建立單獨(dú)登記簿，對(duì)庫(kù)房封庫(kù)、啟庫(kù)登記時(shí)間、責(zé)任人等。

（2）加強(qiáng)安全設(shè)施設(shè)備建設(shè)。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)、紅外線感應(yīng)系統(tǒng)及其他類型的視頻監(jiān)控裝置，庫(kù)房門應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)及防盜感應(yīng)裝置，如位于平房或樓房一層，應(yīng)于窗戶處如裝防護(hù)欄或防盜鎖，有條件的應(yīng)安裝高技術(shù)含量的防介入報(bào)警系統(tǒng)。還應(yīng)該配備滿足消防需要的消防設(shè)備，有條件的應(yīng)建立先進(jìn)的消防系統(tǒng)，庫(kù)房區(qū)配火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，采用惰性氣體、潔凈氣體或細(xì)水霧滅火系統(tǒng)滅火。有條件的單位檔案庫(kù)房都要配置溫濕度調(diào)控設(shè)施設(shè)備，使庫(kù)房溫濕度保持在標(biāo)準(zhǔn)要求范圍內(nèi)，存放音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案的庫(kù)房，要安裝防電磁等設(shè)施，涉密計(jì)算機(jī)房等要有信息屏蔽設(shè)施。檔案安全保管保護(hù)等設(shè)施設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)范要求安全使用，定期校驗(yàn)，及時(shí)請(qǐng)專業(yè)人員檢修、保養(yǎng)。各種電器、線路，需由專人按技術(shù)規(guī)范安裝管理，空調(diào)等功率大的電器應(yīng)使用專門供電線路，配置穩(wěn)壓、穩(wěn)頻或不間斷供電電源和過(guò)載保護(hù)裝置，檔案庫(kù)區(qū)要安裝防雷電設(shè)施。各種設(shè)施設(shè)備線路要定期檢查與維護(hù)，保證運(yùn)行狀態(tài)良好。

（3）積極開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，是保護(hù)檔案原件的最快速高效的辦法。有條件的單位要把其作為一項(xiàng)檔案安全工程、檔案方便利用工程和檔案室的一種方向性工作、必要性工作、基礎(chǔ)性工作來(lái)開展。已經(jīng)開展檔案數(shù)字化工作的單位，要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加快進(jìn)度。沒有啟動(dòng)的，要?jiǎng)?chuàng)造條件盡快啟動(dòng)。要按照安全保密、價(jià)值優(yōu)先、實(shí)用優(yōu)先、開放優(yōu)先等原則，以全宗為單位開展數(shù)字化掃描工作，特別是對(duì)那些利用率高、涉及民生的檔案，要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化；要加快重要聲像、音像、照片等載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。有數(shù)字件、縮徽件、復(fù)印件等復(fù)制件的檔案原件，一律以復(fù)制件代替原件提供利用，減少檔案原件的使用率，避免檔案原件在管理、利用過(guò)程中受損。

3.4 強(qiáng)化檔案安全教育培訓(xùn)，增強(qiáng)安全保障能力

（1）積極組織開展檔案安全宣傳教育。提高檔案干部職工安全意識(shí)，增強(qiáng)安全保障能力，是檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。要經(jīng)常性地通過(guò)參觀展覽、展主題活動(dòng)、參加培訓(xùn)等活動(dòng)，宣傳貫徹國(guó)家有關(guān)檔案安全管理方面的規(guī)定，普及檔案安全知識(shí)，強(qiáng)化相關(guān)檔案人員的安全防范意識(shí)，切實(shí)做到警鐘長(zhǎng)鳴，筑牢檔案安全的思想防線。

（2）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和安全技能培訓(xùn)。掌握必要的檔案安全知識(shí)，是對(duì)檔案工作人員的起碼要求。要將檔案安全防范的內(nèi)容作為培訓(xùn)重點(diǎn)納入年度檔案專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，重點(diǎn)針對(duì)檔案安全特殊性要求、相關(guān)法律法規(guī)、安全體系建設(shè)、檔案館防災(zāi)工作指南、突發(fā)事故處理預(yù)案的編制與實(shí)施、安全檢查和事故隱患整改的措施與方法、檔案安全技能訓(xùn)練等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，使全體檔案工作人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，掌握與工作崗位相適應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、安全保障知識(shí)和技能，提高檔案安全防范水平。

各單位一定要深入學(xué)習(xí)落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于堅(jiān)持底線思維、著力防范化解重大風(fēng)險(xiǎn)的重要指示精神，堅(jiān)決貫徹黨中央和國(guó)務(wù)院關(guān)于安全生產(chǎn)的各項(xiàng)決策部署。要保持高度警醒，提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任，把安全工作抓實(shí)抓細(xì)抓到位。認(rèn)真落實(shí)關(guān)于確保檔案安全的一系列工作要求，進(jìn)一步筑牢檔案安全防線，毫不放松抓好檔案安全工作，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展。