解讀如何做好新時(shí)期地勘單位的檔案管理工作

文｜王佳

地勘單位的檔案管理工作和行政檔案管理工作有著本質(zhì)的區(qū)別，檔案管理的主要對象是地質(zhì)勘查的相關(guān)資料，與一般級別的行政管理資料管理的目標(biāo)和屬性有所不同，這明確了地勘單位檔案管理工作的重要地位。地質(zhì)檔案資料主要是指在地質(zhì)勘查工作開展過程中，對整個(gè)開發(fā)過程的項(xiàng)目確認(rèn)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料的整理和數(shù)據(jù)的編寫，以及最后驗(yàn)收的描述，屬于地質(zhì)勘測工作的總結(jié)性資料，并以報(bào)告的形式形成地質(zhì)檔案，地勘單位的地質(zhì)檔案具有一定的專業(yè)性和現(xiàn)實(shí)性，在整個(gè)工作過程中具有較強(qiáng)的實(shí)用性，地勘單位的地質(zhì)資料對國家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和地勘單位本身都具有重要的利用價(jià)值。

一、地勘單位的檔案管理工作目前存在的問題分析

（一）管理人員管理意識薄弱和管理體系不夠健全

通過對目前地勘單位檔案管理工作的了解可以發(fā)現(xiàn)相關(guān)人員檔案管理意識薄弱，檔案管理機(jī)制存在較大的問題，地勘單位檔案資料具有十分重要的作用，這與薄弱的檔案管理意識形成了鮮明的對比，屬于不正常的管理現(xiàn)象。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國地勘單位得到了全面的發(fā)展和進(jìn)步，這就導(dǎo)致一些單位領(lǐng)導(dǎo)只注重發(fā)展單位經(jīng)濟(jì)，將工作重心放在經(jīng)濟(jì)效益上，而對于地質(zhì)資料的檔案管理工作沒有引起足夠的重視，管理形式上存在很大的問題，這就造成了檔案管理工作的停滯不前現(xiàn)象。此外，由于檔案管理工作的重視程度缺乏，很多地勘單位的管理機(jī)制存在不健全的現(xiàn)象，檔案管理的組織和機(jī)構(gòu)有待提升和完善。同時(shí)，在檔案管理人員的設(shè)置上也極度缺乏，檔案管理的相關(guān)規(guī)章和制度以及保管和利用工作都存在不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作效率低下。同時(shí)，也對檔案資料的安全保存產(chǎn)生了一定的威脅，容易造成資料丟失和資料不健全的后果，在地質(zhì)資料形成報(bào)告以后，很多資料都停留在技術(shù)人員的手中，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔和收集，這也容易造成資料的流失，對以后資料的查閱和利用帶來了很大的不便。

（二）管理人員素質(zhì)不高和管理基礎(chǔ)條件相對較差

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促進(jìn)我國很多行業(yè)體制發(fā)生了改革，精簡機(jī)構(gòu)成員節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本是當(dāng)今很多企業(yè)的主要改革方向和重點(diǎn)。由于人員的缺少，導(dǎo)致檔案管理專職人員缺失，有限的檔案管理工作人員需要承擔(dān)大量的管理工作，工作任務(wù)大，工作周期長，同時(shí)檔案管理工作本身又十分的復(fù)雜和煩瑣，這就很容易造成檔案管理工作人員產(chǎn)生反感，工作情緒不高，缺乏工作的積極性和責(zé)任感。同時(shí)由于地勘單位對檔案管理工作得不夠重視，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面缺乏投入和支持，嚴(yán)重阻礙了地勘單位檔案管理工作的順利開展和進(jìn)行，有效的保存檔案管理資料是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，地勘單位沒有積極的建設(shè)檔案管理工作室來保存檔案資料，導(dǎo)致資料的分類處理和保存利用等工作的開展受到了一定的限制。由于基礎(chǔ)設(shè)施投入和支持力度不夠也阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，使很多檔案管理手段和工作流程都停留在傳統(tǒng)的落后階段。

（三）檔案資料的利用率低下

地勘單位對檔案資料的高效利用是檔案管理工作的最終目的和價(jià)值，也是體現(xiàn)檔案管理工作重要性的具體體現(xiàn)。很多地勘單位目前關(guān)于資料的利用率相對較低，缺乏主動(dòng)利用意識，也缺乏對檔案資料的二次開發(fā)，使檔案資料長時(shí)間處在保密管理的狀態(tài)下，而且嚴(yán)格控制了單位團(tuán)體和個(gè)人對資料的應(yīng)用，部門與部門之間關(guān)于資料交流相對缺乏，使很多檔案資料沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

二、新時(shí)期地勘單位的檔案管理工作面臨的新形勢分析

新形勢下地勘單位檔案管理工作主要面臨兩個(gè)方面的創(chuàng)新和改變。首先是隨著信息技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化背景下地勘單位的檔案管理工作面臨著新的發(fā)展轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效的促進(jìn)地勘單位檔案管理工作的效率提升，使整個(gè)管理工作變得更加科學(xué)化和規(guī)范化。另外新形勢下，地勘單位檔案管理工作應(yīng)該突出檔案管理的服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，發(fā)揮地勘檔案資料的最大利用價(jià)值，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)和不同的領(lǐng)域，這對地勘單位檔案管理工作來說是一個(gè)重要的發(fā)展機(jī)遇，但是也是很大的挑戰(zhàn)。目前，我國地勘單位很多檔案資料管理工作的現(xiàn)代化程度相對較低，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施投入不足，這就阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展，地勘單位管理人員應(yīng)該積極的發(fā)揮先進(jìn)信息技術(shù)的作用和價(jià)值，發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，打破傳統(tǒng)檔案資料管理的模式和思想束縛，促進(jìn)地質(zhì)資料管理工作向數(shù)字化和信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變，為后續(xù)的資料利用和資料查閱工作打下良好的基礎(chǔ)，創(chuàng)造優(yōu)良和便捷的儲(chǔ)存條件，更好地滿足社會(huì)對資料利用需求，隨著信息化技術(shù)手段種類的增多，信息傳播速度加快，在這種高度化信息傳播的背景下，地勘單位檔案管理工作應(yīng)該突破區(qū)域束縛，面向社會(huì)大眾，實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)的工作目標(biāo)，傳統(tǒng)的檔案資料保存和接收都是紙質(zhì)版，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理和數(shù)字化資料已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，以新的服務(wù)理念和服務(wù)方式來提升地勘單位檔案資料管理工作的質(zhì)量和效率，對有效發(fā)揮資料的價(jià)值具有重要的促進(jìn)作用。

三、如何做好新時(shí)期地勘單位的檔案管理工作

（一）對地勘單位的檔案資料進(jìn)行分類管理

地勘單位檔案資料種類繁多，內(nèi)容涉及面廣泛，所以對檔案資料進(jìn)行分類管理是整個(gè)管理工作的重點(diǎn)，對檔案資料進(jìn)行收集和整理最終實(shí)現(xiàn)歸檔，可以避免與其他無關(guān)資料和行政資料混為一談，促進(jìn)管理工作規(guī)范化和科學(xué)化，地質(zhì)資料是地勘單位的重要數(shù)據(jù)，對地質(zhì)資料的有效管理是檔案管理工作的重中之重，加強(qiáng)地質(zhì)資料和其他類資料的分類，在一定程度上提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也為檔案資料的利用提供了便利的條件和基礎(chǔ)。

（二）有效的運(yùn)用信息技術(shù)手段提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，給我國眾多行業(yè)帶來了巨大的變革和機(jī)遇，地勘單位也面臨著這樣的問題，傳統(tǒng)的檔案管理觀念和手段已經(jīng)無法滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求，構(gòu)建檔案信息化管理和建設(shè)是新形勢下檔案管理工作的基本發(fā)展方向，也是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，有效提高檔案管理信息化工作水平，對促進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有重要的推動(dòng)作用。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理和檔案服務(wù)的工作體系，對實(shí)現(xiàn)檔案資料社會(huì)化服務(wù)具有重要的意義，地勘單位一方面要全面地加強(qiáng)資料的數(shù)字化發(fā)展，建立相關(guān)數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫，提升檔案資料的利用率最終實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值。另一方面還要加強(qiáng)檔案資料的信息化管理，建立高效的信息化管理系統(tǒng)，目的是提高資料管理工作的水平和效率。

（三）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

地勘單位檔案管理工作對管理工作人員的要求相對較高，由于檔案管理工作具有專業(yè)性，現(xiàn)實(shí)性和連續(xù)性等特點(diǎn)，這就對管理工作提出了更高的要求。地勘單位需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，確保檔案管理工作人員具有一定的技術(shù)水平和專業(yè)水準(zhǔn)，才能確保整個(gè)管理工作的完整性和準(zhǔn)確性。一方面地勘單位需要招聘和引進(jìn)大量的檔案管理專業(yè)型人才，增加人員成本的投入，在人員的選擇上，要求管理人員具備一定的地質(zhì)勘查專業(yè)能力，同時(shí)有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，并通過專業(yè)技術(shù)考核，才能參與檔案管理工作，另一方面，單位需要培養(yǎng)內(nèi)部優(yōu)秀的人才，通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高內(nèi)部專業(yè)人才的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)，構(gòu)建合理和科學(xué)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，對提高整體檔案管理工作的水平和效率具有重要的促進(jìn)作用。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

資料的儲(chǔ)存和歸檔工作對整個(gè)地勘單位的檔案管理具有重要的意義，需要地勘單位建立綜合檔案室對檔案進(jìn)行集中化管理，有效的開展地勘單位的檔案管理工作，促進(jìn)管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，通過建立綜合檔案室做好檔案的集中化管理，是地勘單位檔案管理工作的重中之重。

四、結(jié)語

通過以上對如何做好新時(shí)期地勘單位的檔案管理工作的分析和討論，可以知道，新形勢下加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，認(rèn)識檔案管理工作的重要性，是做好地勘單位檔案管理工作的關(guān)鍵，提高思想認(rèn)識是做好管理工作的基本前提，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，地勘單位面臨更多的發(fā)展機(jī)遇。在這種形勢下，需要加強(qiáng)檔案管理工作的流程化和規(guī)范化，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，有效的運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和信息手段，不斷的完善檔案管理工作體系，提高檔案資料的利用率，實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值，為地勘單位經(jīng)濟(jì)的發(fā)展打好基礎(chǔ)。