大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理措施的創(chuàng)新研究

文｜周麗梅

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作具有專業(yè)性和復(fù)雜性特點(diǎn)，需要管理人員綜合考慮各部門的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)資料的整合、存儲(chǔ)與保管。傳統(tǒng)人工操作的方式呈現(xiàn)出局限性問題，不僅工作效率低下，加大了人員負(fù)擔(dān)，而且檔案資料的精確性和真實(shí)性、時(shí)效性難以得到有效保障。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理的方法，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助工作，實(shí)現(xiàn)各類數(shù)據(jù)信息的快速收集，為歸檔和保管、調(diào)用等提供可靠保障。因此，應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理現(xiàn)狀，增強(qiáng)大數(shù)據(jù)在工作中的融合度，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高工作效率

相較于傳統(tǒng)工作模式而言，運(yùn)用大數(shù)據(jù)開展檔案管理可以提高工作效率，增強(qiáng)檔案管理的便捷性。紙質(zhì)檔案管理需要對(duì)各項(xiàng)文件和資料進(jìn)行手工整理，而且對(duì)空間的占用較大，給機(jī)關(guān)單位其他工作實(shí)施造成影響。大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，可以為數(shù)字化建設(shè)增添動(dòng)力，數(shù)字化檔案的錄入和存儲(chǔ)、傳輸、保存等十分快捷，使冗雜性問題得到解決，各個(gè)部門的運(yùn)行更加順暢。尤其是針對(duì)當(dāng)前各種類型的數(shù)據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，在檔案查閱中也可以給使用人員提供便利。

（二）開發(fā)檔案價(jià)值

在過往工作中，雖然對(duì)檔案歸檔和管理的重視程度較高，但是卻忽視了檔案資源的開發(fā)和利用，導(dǎo)致其社會(huì)價(jià)值未能得到體現(xiàn)。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的深入分析，快速提取其中有價(jià)值的信息，為機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供依據(jù)。尤其是數(shù)據(jù)分析技術(shù)的運(yùn)用，可以找到海量化數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)機(jī)關(guān)單位的未來發(fā)展情況進(jìn)行預(yù)測和評(píng)估，及時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制措施，保障發(fā)展穩(wěn)定性，為和諧社會(huì)構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。無論是在短期管理還是長期發(fā)展中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)都可以為機(jī)關(guān)單位提供更具針對(duì)性的服務(wù)，使檔案的利用率得到提升。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理的問題

（一）認(rèn)識(shí)不到位

人員思想認(rèn)知是決定檔案管理工作實(shí)效性的主要因素，在當(dāng)前實(shí)踐工作中對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)知不到位，會(huì)對(duì)其實(shí)際應(yīng)用效果產(chǎn)生影響，導(dǎo)致檔案管理的作用發(fā)揮受限。仍舊停留于傳統(tǒng)思想理念下，受到傳統(tǒng)工作模式的影響較大，在檔案管理中出現(xiàn)僵化問題，導(dǎo)致整個(gè)部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率不高。尤其是在海量化數(shù)據(jù)面前，如果采用傳統(tǒng)方式將會(huì)導(dǎo)致信息處理效率和精確性受到影響。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用只停留于表面當(dāng)中，未能從數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)識(shí)別和數(shù)據(jù)分析等角度予以綜合考量。

（二）技術(shù)能力不足

在新時(shí)代環(huán)境下，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求，尤其是檔案管理中大數(shù)據(jù)應(yīng)用具有專業(yè)性特征。而部分管理人員雖然在檔案領(lǐng)域具備豐富的知識(shí)和技能，但是由于信息化素養(yǎng)不高，也會(huì)對(duì)工作模式的轉(zhuǎn)型造成限制。未能做好兩者的密切融合，導(dǎo)致檔案深層價(jià)值無法得到體現(xiàn)，計(jì)算機(jī)只是用來存儲(chǔ)檔案文件，無法滿足新時(shí)期機(jī)關(guān)單位的工作需求。檔案管理人員未能針對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，工作中面臨較大的困境。

（三）專業(yè)設(shè)備缺失

機(jī)關(guān)單位在專業(yè)設(shè)備上的投入力度不足，也會(huì)對(duì)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用成效造成影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作也呈現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)，老舊設(shè)備無法滿足海量化數(shù)據(jù)的運(yùn)算和存儲(chǔ)需求，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行緩慢，而且單一化的功能也導(dǎo)致檔案管理效率受到影響。對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不高，數(shù)字化檔案建設(shè)缺乏可靠的軟硬件支持。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)單位檔案管理措施的創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變工作理念

擺脫傳統(tǒng)理念的限制，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的價(jià)值，在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍和風(fēng)氣，使大數(shù)據(jù)的應(yīng)用成為常態(tài)化。應(yīng)該結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況加快信息化建設(shè)進(jìn)程，注重大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)成果的講解，使工作人員能夠了解大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，結(jié)合檔案管理實(shí)現(xiàn)有效融合，構(gòu)建全新的服務(wù)模式，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位服務(wù)水平的提升。加強(qiáng)對(duì)工作人員的思想教育，根據(jù)機(jī)密檔案和公開檔案的特點(diǎn)提高大數(shù)據(jù)應(yīng)用的針對(duì)性，維護(hù)機(jī)關(guān)單位的利益。管理人員應(yīng)該主動(dòng)增進(jìn)與領(lǐng)導(dǎo)人員的交流溝通，根據(jù)我國當(dāng)前大數(shù)據(jù)領(lǐng)域相關(guān)政策和法規(guī)，提高在實(shí)踐工作中的融合度，以便為決策提供更加可靠的信息，構(gòu)建高效化檔案管理體系，體現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的便捷性和精確性特點(diǎn)。

（二）構(gòu)建人才隊(duì)伍

一支高水平的人才隊(duì)伍，可以為檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障，有助于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用效果的增強(qiáng)，真正解決檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的困境。首先，應(yīng)該注重先進(jìn)人才的引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的全面優(yōu)化和調(diào)整，為新時(shí)期檔案管理注入充足的活力。在人才招聘中，應(yīng)該關(guān)注其專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)，通過全方位地考核，使其在工作崗位中發(fā)揮自身價(jià)值，真正做到人盡其才。尤其是青年工作者的引入，可以為檔案管理帶來新的理念和方法，改善當(dāng)前工作格局。其次，應(yīng)該注重對(duì)人才的專業(yè)化培訓(xùn)。檔案管理涉及較為復(fù)雜的內(nèi)容，因此在日常工作中還應(yīng)該實(shí)施專業(yè)化培訓(xùn)，尤其是要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，提升管理人員的信息化素養(yǎng)。通過專業(yè)講座，增進(jìn)管理人員和專業(yè)的溝通互動(dòng)，使其能夠熟練運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等開展工作。

（三）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該注重設(shè)備的更新?lián)Q代，通過專項(xiàng)撥款的方式支持機(jī)關(guān)單位的數(shù)字化建設(shè)工作，構(gòu)建完善的硬件環(huán)境，通過設(shè)備功能的優(yōu)化，滿足新時(shí)期檔案管理的新要求。加強(qiáng)對(duì)資金使用的嚴(yán)格監(jiān)管，除了要對(duì)各類設(shè)備的信息進(jìn)行綜合分析與對(duì)比外，還要增強(qiáng)設(shè)備的適用性，真正為機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作服務(wù)。此外，應(yīng)該增進(jìn)與第三方科技公司的合作，尤其是在檔案管理信息平臺(tái)的構(gòu)建中，應(yīng)該充分發(fā)揮科技公司的技術(shù)優(yōu)勢，為平臺(tái)開發(fā)、功能設(shè)計(jì)與拓展提供保障。從機(jī)關(guān)單位檔案管理的需求出發(fā)，對(duì)平臺(tái)功能予以優(yōu)化，確保系統(tǒng)具備可擴(kuò)展性，為將來工作模式改革留出足夠的空間。

（四）實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是改革發(fā)展的重要推動(dòng)力，因此在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)時(shí)也應(yīng)該以技術(shù)創(chuàng)新為核心，改變檔案信息利用率低的問題。首先，在資源共享中應(yīng)該發(fā)揮大數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)的作用。對(duì)當(dāng)前云檔案管理系統(tǒng)功能加以全面優(yōu)化，增進(jìn)各個(gè)部門之間的溝通交流，使信息得到快速傳遞與共享，為歸檔和管理提供保障。尤其是在基礎(chǔ)性檔案的收集和整理中，可以借助于云檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源的單獨(dú)存儲(chǔ)。其次，還應(yīng)該發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)的作用，為數(shù)據(jù)分析與計(jì)算提供技術(shù)支持。通過對(duì)機(jī)關(guān)單位相關(guān)數(shù)據(jù)的計(jì)算，可以為日常工作提供指導(dǎo)，滿足使用者的多元化需求。最后，還應(yīng)該加快智能檢索系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案的分類管理，幫助使用者通過快速檢索找到相關(guān)內(nèi)容。逐步實(shí)現(xiàn)檢索算法的優(yōu)化，提高檢索的精確性和效率。

（五）加強(qiáng)安全管理

機(jī)關(guān)單位很多檔案具有保密性特點(diǎn)，而在大數(shù)據(jù)背景下，信息平臺(tái)的應(yīng)用也存在一定安全隱患，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案形成威脅。因此應(yīng)該增強(qiáng)系統(tǒng)防護(hù)能力，降低大數(shù)據(jù)帶來的負(fù)面影響。促進(jìn)系統(tǒng)安全防護(hù)等級(jí)的提升，可以運(yùn)用防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)和身份識(shí)別技術(shù)等進(jìn)行保護(hù)，此外也需要針對(duì)系統(tǒng)和軟件漏洞加以及時(shí)修復(fù)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該通過轉(zhuǎn)變工作理念、構(gòu)建人才隊(duì)伍、引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備、實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新和加強(qiáng)安全管理等途徑，提高檔案管理中大數(shù)據(jù)的融合度，使機(jī)關(guān)單位的發(fā)展真正做到與時(shí)俱進(jìn)。