企業(yè)檔案管理的管理措施及創(chuàng)新發(fā)展

楊 靜

（中國(guó)建筑材料工業(yè)地質(zhì)勘查中心山東總隊(duì) 山東·濟(jì)南 250100）

0 引言

檔案管理是企業(yè)人財(cái)物歷史信息的統(tǒng)計(jì)部門，是其他部門獲取公司資料的主要渠道，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是企業(yè)發(fā)展的必備技能。在經(jīng)濟(jì)和科技迅速發(fā)展的今天，檔案管理往往得不到重視，其發(fā)展逐漸滯后于企業(yè)發(fā)展需求，檔案管理工作者需要在規(guī)范和鞏固現(xiàn)有舉措的基礎(chǔ)上不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，制定能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的新舉措。

1 企業(yè)檔案管理的作用

1.1 提高企業(yè)管理水平

企業(yè)檔案是企業(yè)管理工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，管理者可以通過(guò)調(diào)閱企業(yè)檔案，科學(xué)的地安排工作。企業(yè)檔案囊括了企業(yè)人力物力財(cái)力各方面發(fā)展數(shù)據(jù)，是企業(yè)人事調(diào)動(dòng)、設(shè)備管理、資金調(diào)配的重要依據(jù)?；跈n案進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，可以更好地發(fā)揮企業(yè)的人員調(diào)配優(yōu)勢(shì)，整合人才；合理調(diào)配設(shè)備，可以更好地管理企業(yè)資產(chǎn)，將設(shè)備的作用最大化；根據(jù)各部門需求，合理劃撥資金，可以規(guī)范企業(yè)財(cái)務(wù)管理，避免資金浪費(fèi)。良好的檔案管理可以提升企業(yè)管理水平，讓企業(yè)的管理工作更加規(guī)范高效。

1.2 提供企業(yè)決策依據(jù)

企業(yè)的決策關(guān)系著企業(yè)未來(lái)發(fā)展的方向，決策者不僅需要對(duì)市場(chǎng)發(fā)展有著敏銳的嗅覺，也需要充分掌握企業(yè)本身發(fā)展概況，學(xué)會(huì)揚(yáng)長(zhǎng)避短，方能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得先機(jī)。檔案管理工作通過(guò)對(duì)企業(yè)各類資料的整理歸納，為管理者提供了詳細(xì)的企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)，可以讓決策者掌握全局，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀制定出適合企業(yè)發(fā)展的策略，還為決策者提供了豐富的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，可以讓管理者參照企業(yè)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，少走彎路，提升策略制定的有效性。

1.3 保障企業(yè)信息安全

信息安全是現(xiàn)代企業(yè)格外重視的一項(xiàng)工作，無(wú)論是技術(shù)泄露還是人才與客戶流失，都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。檔案管理可以通過(guò)整合企業(yè)人力和技術(shù)資源，與員工簽訂相關(guān)協(xié)議并妥善保管，防止技術(shù)和客戶資料泄露；保護(hù)好企業(yè)產(chǎn)權(quán)憑證，做好司法人員儲(chǔ)備，防止技術(shù)和產(chǎn)權(quán)糾紛；做好重要文件的備份和存檔，防止丟失。在科技快速發(fā)展的今天，檔案管理要緊跟時(shí)代步伐，做好信息安全工作，保障企業(yè)信息安全。

1.4 見證企業(yè)發(fā)展

通過(guò)對(duì)企業(yè)以往發(fā)展資料的收集，企業(yè)檔案見證了企業(yè)的發(fā)展歷程，是一個(gè)企業(yè)一路走來(lái)的證明。檔案管理的見證作用不僅有利于企業(yè)文化的建立，在與其他企業(yè)合作時(shí)也可以作為重要的信用憑證。檔案既記錄了企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，也在無(wú)形中形成了一種企業(yè)文化。良好的企業(yè)文化可以營(yíng)造融洽的工作氛圍，提升員工凝聚力和認(rèn)同感。一個(gè)有歷史有底蘊(yùn)的企業(yè)，在尋求商務(wù)合作時(shí)往往更有競(jìng)爭(zhēng)力，其輝煌的發(fā)展歷程會(huì)增加合作者的合作意向，促進(jìn)企業(yè)間合作。

2 檔案管理的管理措施

2.1 建立專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)

作為企業(yè)檔案管理的執(zhí)行部門，檔案管理機(jī)構(gòu)是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的。因此，在設(shè)立該機(jī)構(gòu)之前要充分考慮到企業(yè)實(shí)際情況，根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)、檔案數(shù)量等做出合理規(guī)劃。隨著科技進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作的專業(yè)性逐漸增強(qiáng)，對(duì)從業(yè)人員的要求也逐步提高，在人員配備方面，企業(yè)要選拔和招聘具有專業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)能力的人才。在機(jī)構(gòu)設(shè)立方面，檔案管理部門應(yīng)該做到獨(dú)立運(yùn)行，擁有完善的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，不應(yīng)受其他部門或領(lǐng)導(dǎo)越級(jí)指揮。檔案管理機(jī)構(gòu)不僅是一個(gè)保存檔案的部門，也是一個(gè)為企業(yè)提供強(qiáng)大數(shù)據(jù)信息支撐的部門。一個(gè)專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，可以歸納整理企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，配合其他部門開展工作，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

2.2 制定規(guī)范的檔案管理制度

檔案管理制度要嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定并結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際狀況合理制定，不僅要合理合法，也不能脫離實(shí)際。檔案管理制度要明確各方職責(zé)，從部門領(lǐng)導(dǎo)到一線工作者要有明確的規(guī)章制度約束和指導(dǎo)，做到有規(guī)可循，方便員工執(zhí)行和責(zé)任落實(shí)。規(guī)范的檔案管理制度不僅要符合當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的需要，也要結(jié)合時(shí)代發(fā)展和企業(yè)發(fā)展需求，不斷完善創(chuàng)新。檔案管理制度是檔案管理者的標(biāo)桿，制度是否科學(xué)規(guī)范，決定了檔案管理工作的成功與否，因此，檔案管理制度的制定者要博采眾長(zhǎng)、仔細(xì)考量，制定出一套科學(xué)合理、規(guī)范高效的管理制度。

2.3 保障檔案的安全

保障檔案安全是檔案管理的首要任務(wù)，是企業(yè)信息安全的重要保障。檔案按照其類型可分為紙質(zhì)類和電子類。對(duì)于紙質(zhì)檔案的安全問(wèn)題，要做好防潮、防火、防蟲蛀等工作，將紙質(zhì)檔案按照年份或者類別歸類存放并做好防盜和備份工作，組織工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提升職業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。隨著計(jì)算機(jī)和電子辦公的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量逐漸增多，在簡(jiǎn)化了管理工作的同時(shí)，也為檔案安全保障工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。對(duì)于電子檔案的防護(hù)，首先在硬件方面要保證其安全可靠，做好定期檢查和殺毒工作，構(gòu)筑防火墻，防止黑客和同類企業(yè)入侵。在管理人員上，要做好職前調(diào)查，確保工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，簽署保密協(xié)議并進(jìn)行定期培訓(xùn)，以降低檔案從內(nèi)部流出的可能性，防止企業(yè)核心檔案泄露。

2.4 提升檔案利用效率

企業(yè)檔案建立的初衷便是服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，如何提升檔案使用效率是檔案管理的發(fā)力點(diǎn)。企業(yè)檔案囊括了企業(yè)過(guò)去與現(xiàn)在的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，可以為管理者提供豐富的參考資料和經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)查閱企業(yè)檔案，管理者可以節(jié)省大量時(shí)間，提升工作效率。如何提升檔案的使用效率：首先，員工要做好檔案的歸類整理、檢查更新和檢索工作，方便使用者取閱。其次，檔案管理部門因與其他部門積極溝通交流，讓其他部門的工作者了解檔案涵括的種類和作用，做好資源共享，在需要時(shí)可以及時(shí)提供，以幫助其更好的進(jìn)行工作。企業(yè)檔案管理者應(yīng)該不斷挖掘檔案的潛力，把檔案管理做成協(xié)助企業(yè)發(fā)展的工具書，為企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。

3 企業(yè)檔案管理的發(fā)展創(chuàng)新

3.1 做好設(shè)備更新?lián)Q代

檔案的存放設(shè)備是保障檔案安全、提升檔案管理水平的基礎(chǔ)。在科技發(fā)展日新月異的今天，市場(chǎng)上提供了很多新型的檔案處理設(shè)備，如多功能檔案存儲(chǔ)柜、電子檔案館等。很多企業(yè)檔案由于年限較久，會(huì)出現(xiàn)紙張破損、標(biāo)注損毀等狀況，嚴(yán)重影響了檔案的保存和調(diào)閱。在紙質(zhì)檔案的保存方面要及時(shí)修補(bǔ)破損缺失內(nèi)容，更換檔案存放設(shè)備，為檔案提供更好的存放環(huán)境，保障紙質(zhì)檔案的安全，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，可以將紙質(zhì)檔案整理掃描制成電子檔案，以防止檔案丟失和提高查閱效率。在電子檔案方面采用最新的信息處理和存儲(chǔ)設(shè)備，提升檔案處理和存儲(chǔ)能力，及時(shí)將老舊、故障設(shè)備進(jìn)行替換升級(jí)，防止檔案丟失。

3.2 加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)是提升其使用效率、充分發(fā)揮作用的一項(xiàng)重要手段。隨著自動(dòng)辦公的普及，傳統(tǒng)的檔案管理手段難以滿足高速便捷的工作需要，數(shù)字化檔案的管理優(yōu)勢(shì)逐漸凸顯，相較于常規(guī)的管理措施，數(shù)字化檔案管理可以更加方便快捷的調(diào)閱檔案，讓工作者更快地獲取需要的資料，提升工作效率。檔案數(shù)字化不是簡(jiǎn)單地把檔案錄入電腦，它要求管理工作者轉(zhuǎn)變思維，積極采用最新的檔案處理技術(shù)，將檔案進(jìn)行分析處理，納入分類檢索和層級(jí)調(diào)閱功能，最終形成一個(gè)集錄入、分類、檢索、查閱、反饋為一體的智能數(shù)字化系統(tǒng)。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作往往繁雜枯燥，從業(yè)者在具備一定專業(yè)知識(shí)的前提下，還需要具備認(rèn)真負(fù)責(zé)、腳踏實(shí)地等職業(yè)素養(yǎng)。專業(yè)的檔案管理人才可以更好地處理企業(yè)檔案，發(fā)揮檔案管理的作用。企業(yè)可以通過(guò)員工培訓(xùn)，提升員工在專業(yè)知識(shí)方面的水平；組織員工交流，相互分享工作經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步；通過(guò)外派學(xué)習(xí)，到檔案管理工作優(yōu)秀的單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，博采眾長(zhǎng)，提升整體管理水平，打造學(xué)習(xí)型檔案管理部門。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期連續(xù)的工作，在人員結(jié)構(gòu)方面要注意老中青結(jié)合，并注意做好銜接工作。

3.4 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案管理雖然重要，卻往往得不到重視。在管理者眼中，他們大多只是把檔案管理看成存放一些資料的地方，不懂檔案管理，更不知道檔案管理的價(jià)值。在員工眼中，檔案管理只不過(guò)是一個(gè)考核和收集工作材料的地方，只是一個(gè)無(wú)關(guān)緊要的部門。由于對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期滯后于企業(yè)發(fā)展，并形成惡性循環(huán)，久而久之，檔案管理便真的一無(wú)是處了。為發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，轉(zhuǎn)變員工理念和強(qiáng)化檔案管理意識(shí)尤為重要。作為企業(yè)的管理者，要主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，了解其重要性。建立檔案管理部門與其它部門的溝通機(jī)制，發(fā)揮檔案管理的作用。作為企業(yè)員工，要轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的看法，思考其能為工作帶來(lái)哪些便利并付諸行動(dòng)。

3.5 提升服務(wù)能力

隨著信息化的發(fā)展，要想提升企業(yè)的整體實(shí)力，就必須具備強(qiáng)大的信息收集和處理能力。企業(yè)的檔案管理部門作為企業(yè)發(fā)展資料的存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)，在不斷提升自身能力的前提下，應(yīng)該逐步向服務(wù)型部門轉(zhuǎn)變，為其它部門提供強(qiáng)大的信息支持，以實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。作為匯聚企業(yè)發(fā)展各類數(shù)據(jù)的部門，應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理好各項(xiàng)資料的整理工作，在收集整理檔案的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)，結(jié)合各部門需求，制成有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料并主動(dòng)提供給相關(guān)部門。同時(shí)加強(qiáng)與企業(yè)各個(gè)部門的溝通，形成良性的供給與反饋機(jī)制，在合作中不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。提升服務(wù)意識(shí)不能只停留在口頭上，要建立完善的考核機(jī)制，并與員工績(jī)效考核掛鉤，逐步轉(zhuǎn)變員工服務(wù)理念，提升檔案管理部門的服務(wù)能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的過(guò)往，是一個(gè)企業(yè)的重要財(cái)富。做好檔案管理不僅可以保存以往的發(fā)展憑證，也可以提升未來(lái)發(fā)展效率。檔案管理工作經(jīng)過(guò)先輩們的不斷豐富創(chuàng)新，已經(jīng)形成了一些優(yōu)秀的方法和經(jīng)驗(yàn)，但是隨著經(jīng)濟(jì)和科技的進(jìn)步，企業(yè)對(duì)于檔案管理的要求也逐步提升，檔案管理工作也需要推陳出新，不斷完善，只有這樣才能更好的服務(wù)與企業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。