人事檔案管理中存在的不足與優(yōu)化策略研究

李玉嬌

（中海油能源發(fā)展股份有限公司采油服務(wù)分公司，天津 300130）

人事檔案的作用與價(jià)值主要體現(xiàn)在兩方面，一是人事檔案詳細(xì)記錄了個(gè)人多方面的信息，組織可以通過人事檔案了解工作人員的個(gè)人經(jīng)歷以及相關(guān)信息，進(jìn)而對(duì)工作人員的能力、品德等有基本的了解，便于合理安排工作崗位，做到人盡其才，最大限度挖掘人力資源的價(jià)值；二是個(gè)人轉(zhuǎn)崗、離職以及退休等需要以人事檔案作為憑證，與個(gè)人切身利益息息相關(guān)。目前，從人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在的問題包括重視程度不足、檔案材料造假、檔案審核不到位以及檔案利用效率低下等，基于此，有必要對(duì)此進(jìn)行深入分析，以解決這些問題，促進(jìn)人事檔案管理制度的完善。

一、人事檔案管理中存在的不足

1.對(duì)人事檔案管理重視程度不足

首先，是個(gè)人對(duì)人事檔案重視程度不足，在填寫相關(guān)材料時(shí)具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導(dǎo)致檔案信息失真，給后續(xù)一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失，現(xiàn)階段，勞動(dòng)人口流動(dòng)性較強(qiáng)，參與的社會(huì)活動(dòng)類型多樣化，這導(dǎo)致人事檔案的材料收集難度增加[1]，并且相關(guān)材料形成部門缺乏材料意識(shí)，在填寫材料時(shí)不規(guī)范或者審核不嚴(yán)格，給人事檔案管理造成了一定的困難；再次，是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員管理意識(shí)薄弱，認(rèn)為只要確保人事檔案不損壞、不丟失、不泄密即可，在實(shí)際工作過程中敷衍了事，對(duì)于如何科學(xué)管理人事檔案以及充分發(fā)揮人事檔案作用缺乏關(guān)注與了解；最后，是領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調(diào)整等方面的作用，對(duì)人事檔案管理工作缺乏關(guān)注，對(duì)于實(shí)際工作狀況缺乏了解，導(dǎo)致人事檔案管理工作沒有發(fā)揮出相應(yīng)的作用。

2.人事檔案資料質(zhì)量不高

人事檔案資料質(zhì)量不高具體表現(xiàn)為檔案資料的真實(shí)性難以得到保障，存在檔案材料造假的情況；材料檔案的完整性難以得到有效保障，存在檔案材料遺漏的情況。具體來說，導(dǎo)致人事檔案資料質(zhì)量不高的原因有以下幾方面：一是人事檔案材料的收集工作過于被動(dòng)化，人事檔案管理機(jī)構(gòu)往往是被動(dòng)收集檔案材料，只有本人遞交或者其他部門轉(zhuǎn)遞時(shí)才能收集到相關(guān)資料，在平時(shí)工作中沒有落實(shí)好檔案材料收集工作[2]。這就導(dǎo)致在限期審核或者檔案檢查時(shí)，往往在倉促之間收集或者補(bǔ)充相關(guān)檔案材料，難以嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料審核程序，使得一些虛假材料被歸入檔案當(dāng)中，對(duì)后續(xù)人事檔案利用造成一定的影響，包括職級(jí)評(píng)定、干部選拔任命、薪資調(diào)整等。甚至于部分別有用心之人會(huì)利用虛假材料蒙騙組織，謀取不正當(dāng)利益，造成了極為惡劣的影響；二是相關(guān)材料歸檔不及時(shí)，人事檔案管理人員在接收到本人提交或者其他部門轉(zhuǎn)遞的材料時(shí)不及時(shí)進(jìn)行處理，造成檔案材料積壓，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致人事檔案中部分材料缺失，造成了嚴(yán)重后果。

3.人事檔案審核不嚴(yán)格

要充分確保人事檔案的真實(shí)性，就必須要在材料歸檔時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行審核程序，剔除其中虛假的材料，尤其是年齡、工齡、入黨時(shí)間、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱以及任職情況等重要信息，對(duì)于原始材料依據(jù)必須要加強(qiáng)審核。然而現(xiàn)實(shí)情況是人事檔案管理工作人員在工作過程中敷衍了事，審核檔案材料時(shí)違反審核程序或者簡化審核程序，對(duì)于疑似虛假的材料沒有進(jìn)行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性難以得到有效保障，對(duì)于后續(xù)人員選拔、崗位、待遇調(diào)整等工作造成了嚴(yán)重影響。

4.人事檔案利用率較低

人事檔案與其他類型的檔案不同，其本身具有一定的特殊性，保密性要求較高，要調(diào)閱人事檔案需要進(jìn)行審批，限制性條件較多，這就導(dǎo)致人事檔案整體利用率較低。在大部分情況下，為保障人事檔案安全以及防止信息泄露，人事檔案不允許外帶，這在一定程度上限制人事檔案的利用，除了在人事任命、崗位調(diào)整、職稱評(píng)定、定資以及退休等事務(wù)中用到人事檔案外，其余時(shí)間人事檔案都被嚴(yán)密保管[3]。此外，人事檔案中多為中遠(yuǎn)期的材料，所記錄的信息與本人的實(shí)際情況存在一定的脫節(jié)，缺乏本人近期情況的記錄，難以全面反映本人的情況，這也是人事檔案利用率較低的重要原因。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的優(yōu)化策略

1.提高對(duì)人事檔案管理的重視程度

人事檔案涉及組織領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理機(jī)構(gòu)以及本人三方主體，因此，要重點(diǎn)強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)者、檔案管理機(jī)構(gòu)以及本人的檔案意識(shí)，提高其對(duì)于人事檔案的重視程度，全面認(rèn)識(shí)檔案的作用與價(jià)值。首先，組織領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注人事檔案管理工作，適時(shí)了解人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，積極指導(dǎo)相關(guān)工作人員履行自身職責(zé)，切實(shí)有效落實(shí)人事檔案管理的各項(xiàng)工作。同時(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)者要為人事檔案管理工作提供基本保障，包括人員培訓(xùn)、資金投入、設(shè)施完善等，為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)[4]；其次，檔案管理機(jī)構(gòu)要轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視人事檔案管理工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)工作人員業(yè)務(wù)能力、思想政治素養(yǎng)的培訓(xùn)，建立一支具有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、政治思想素質(zhì)過硬的人事檔案管理隊(duì)伍；最后，人事檔案所有者要摒棄舊思想，深刻認(rèn)識(shí)人事檔案對(duì)于個(gè)人前途以及發(fā)展的影響，積極了解相關(guān)政策以及規(guī)定，支持配合檔案管理人員的工作，提供真實(shí)有效的個(gè)人信息。

2.完善人事檔案管理機(jī)制

針對(duì)人事檔案材料質(zhì)量不高的問題，檔案管理機(jī)構(gòu)要深入分析背后的原因，從而完善人事檔案管理制度，以保障人事檔案的真實(shí)性。首先，在人事檔案材料收集方面，要制定明確的工作流程，除了本人提交以及其他部門轉(zhuǎn)遞以外，檔案管理機(jī)構(gòu)在平時(shí)工作中要及時(shí)了解檔案材料歸檔情況，對(duì)于缺少的材料要及時(shí)督促本人或者相關(guān)部門提交，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，避免事到臨頭才倉促收集相關(guān)材料；其次，要建立嚴(yán)格的歸檔制度，接收到相關(guān)材料后要及時(shí)做好歸檔工作，避免材料積壓，導(dǎo)致材料丟失，要及時(shí)將相關(guān)材料補(bǔ)充到人事檔案中，以確保人事檔案的完整性。

3.強(qiáng)化人事檔案審核制度

人事檔案是人事任命、崗位調(diào)整、職稱評(píng)定、定資以及退休等事務(wù)的重要依據(jù)，其重要性不言而喻，保障人事檔案真實(shí)性與完整性是利用人事檔案的必要前提，因此，必須要強(qiáng)化人事檔案的審核制度。首先，要建立材料審核機(jī)制，檔案管理機(jī)構(gòu)要從材料收集以及歸檔環(huán)節(jié)加強(qiáng)審核，避免隨意或者盲目收集材料，要確保檔案材料的規(guī)范性，從源頭上剔除虛假材料，確保人事檔案可以客觀地反映本人的真實(shí)情況，從而為后續(xù)相關(guān)工作的開展奠定基礎(chǔ)；其次，要構(gòu)建人事檔案審核的常態(tài)機(jī)制，鑒于人事檔案材料丟失、造假等問題的頻繁發(fā)生，有必要構(gòu)建人事檔案審核的常態(tài)機(jī)制，將檔案審核工作落實(shí)在實(shí)際工作當(dāng)中，做好“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”制度，全面落實(shí)任前檔案審核機(jī)制[5]，將過去的后期挽回轉(zhuǎn)變?yōu)樵缙陬A(yù)防，嚴(yán)懲人事檔案造假的行為責(zé)任人，保障人事檔案的客觀性與充分性，避免人員選聘決策不當(dāng)；最后，要加強(qiáng)人事檔案監(jiān)管力度，人事檔案涉及到多個(gè)部門單位，因此，必須要強(qiáng)化監(jiān)管力度，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作有序開展。

4.提高人事檔案利用率

人事檔案利用率偏低的原因除了人事檔案的保密性要求外，關(guān)鍵在于目前的人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，這就導(dǎo)致檔案調(diào)閱、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等手續(xù)比較繁瑣，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間、精力，基于此，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，以現(xiàn)代化技術(shù)手段提高人事檔案利用效率[6]。目前，數(shù)字化檔案以及其他各項(xiàng)輔助技術(shù)都發(fā)展成熟，完全具備信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，因此，人事檔案管理機(jī)構(gòu)可以嘗試采用信息化手段，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用信息化手段完成檔案材料的收集、整理、歸檔以及查詢等工作，這樣不僅可以顯著提升人事檔案管理效率，同時(shí)也能提高人事檔案的利用率。此外，數(shù)字化檔案也更便于保存，可以有效降低人事檔案管理成本，并且也可以杜絕檔案材料涂改造假，切實(shí)保障檔案材料真實(shí)有效。

三、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段隨著人事檔案管理中存在的問題不斷凸顯，已經(jīng)嚴(yán)重影響了人事檔案的利用價(jià)值，因此，必須要積極轉(zhuǎn)變思想觀念，并落實(shí)于行動(dòng)，重點(diǎn)解決當(dāng)下存在的問題，保障人事檔案的公信力，充分發(fā)揮其作用。