基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的國(guó)企內(nèi)部控制探析

金玉寶

（中國(guó)鐵塔股份有限公司張掖市分公司，甘肅 張掖 734000）

近年來(lái)，我國(guó)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)化改革過(guò)程加快，出現(xiàn)了大量的并購(gòu)和重組事例，但很多重組之后的國(guó)有企業(yè)出現(xiàn)了集團(tuán)內(nèi)部各下屬單位財(cái)務(wù)、內(nèi)控制度不統(tǒng)一，信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況，一些下屬單位依舊采用獨(dú)立組網(wǎng)、內(nèi)部監(jiān)督的方式進(jìn)行管理，引發(fā)各種舞弊和違規(guī)行為，集團(tuán)總部卻無(wú)法進(jìn)行有效的財(cái)務(wù)監(jiān)管。本文從基于總部ERP系統(tǒng)環(huán)境下如何實(shí)現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)有效內(nèi)部控制的問(wèn)題入手進(jìn)行分析，探討導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題的影響因素及提升嵌入ERP系統(tǒng)內(nèi)控能力的對(duì)策。

一、ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)及企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

1.ERP系統(tǒng)的概念及特點(diǎn)

ERP是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning）的英文簡(jiǎn)稱，指以信息技術(shù)為基礎(chǔ)建立的以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)和員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，可以提供跨地區(qū)、跨部門、跨公司整合實(shí)時(shí)信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源的整合。ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)是通過(guò)信息平臺(tái)把企業(yè)的人力資源、財(cái)務(wù)資源、物資供應(yīng)、產(chǎn)品、供銷及相應(yīng)的管理流、資金流、信息流、增值流等緊密地集成起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。

2.企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理依法依規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率和效益，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

國(guó)有企業(yè)在重組前往往都有自己的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，重組后面臨物資資源管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)資源管理、信息資源管理等系統(tǒng)的整合。在整合過(guò)程中，由于內(nèi)部各下屬單位財(cái)務(wù)制度不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)不一致，容易發(fā)生各種舞弊和違規(guī)的行為，不利于集團(tuán)總部進(jìn)行有效監(jiān)管。ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制在資源整合、信息共享方面目標(biāo)是一致的。為了防范風(fēng)險(xiǎn)，提升工作效率和經(jīng)營(yíng)效益，重組企業(yè)有必要在建立統(tǒng)一ERP系統(tǒng)的同時(shí)，將統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部控制嵌入企業(yè)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)二者融合，這既有利于國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，也有利于加強(qiáng)國(guó)企改革風(fēng)險(xiǎn)管控。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1.內(nèi)控意識(shí)和內(nèi)控文化不強(qiáng)

重組后的國(guó)有企業(yè)，盡管領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員和財(cái)務(wù)人員對(duì)內(nèi)部控制比較重視，但具體到業(yè)務(wù)部門的員工個(gè)體，對(duì)內(nèi)控的重視程度認(rèn)識(shí)不一。有些部門員工注重業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)及績(jī)效目標(biāo)，認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)發(fā)展、績(jī)效目標(biāo)關(guān)系不大；有些部門員工對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控過(guò)度依賴ERP系統(tǒng)，在工作量大時(shí)，只是機(jī)械地執(zhí)行系統(tǒng)操作，對(duì)外部環(huán)境變化引起的系統(tǒng)差錯(cuò)容易忽視。

企業(yè)文化建設(shè)既是開展內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，也是企業(yè)做大做強(qiáng)的保障。許多國(guó)有企業(yè)文化做到了口號(hào)鮮明，方案上墻，但在日常管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、客戶服務(wù)和員工的行為習(xí)慣中卻體現(xiàn)得不明顯，還未做到潛移默化。

2.內(nèi)部控制制度更新滯后于業(yè)務(wù)發(fā)展

國(guó)有企業(yè)在做大做強(qiáng)的同時(shí)，會(huì)更多地進(jìn)入陌生的領(lǐng)域開拓新興業(yè)務(wù)，在市場(chǎng)機(jī)會(huì)稍縱即逝的情況下，企業(yè)往往急于建立業(yè)務(wù)流程，以方便拓展業(yè)務(wù)，固有的內(nèi)控制度不能與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)新出現(xiàn)或偶爾發(fā)生的業(yè)務(wù)缺乏完善的控制措施。比如，合同條款、稅率等審核沿用老系統(tǒng)，容易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。

3.專業(yè)內(nèi)控人員不足

有些企業(yè)過(guò)于注重市場(chǎng)前端部門人員配置，對(duì)管控部門人員進(jìn)行壓縮，兼崗復(fù)用導(dǎo)致加班現(xiàn)象普遍，工作量大時(shí)工作人員疲于應(yīng)付，容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。例如，某國(guó)企下屬公司財(cái)務(wù)部定編3人，對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)預(yù)算管理、資金管理、資產(chǎn)管理、會(huì)計(jì)核算、收入稽核、稅務(wù)管理、投資管理等模塊操作，對(duì)外負(fù)責(zé)業(yè)財(cái)融合、財(cái)務(wù)監(jiān)督等大量工作，自我提升能力還不高，對(duì)新業(yè)務(wù)、新模塊系統(tǒng)知識(shí)更新慢。

另外，企業(yè)既懂管理又懂ERP系統(tǒng)的IT復(fù)合型人才較少，一些系統(tǒng)外包維護(hù)公司由于自身原因，造成支撐人員和服務(wù)顧問(wèn)更換頻繁，這些情況都不利于企業(yè)ERP系統(tǒng)的維護(hù)與提升。

4.內(nèi)控管理技術(shù)優(yōu)化不足

（1）稅務(wù)管理內(nèi)控相對(duì)薄弱

雖然企業(yè)通過(guò)建設(shè)一級(jí)架構(gòu)的稅務(wù)管理系統(tǒng)，按月從相關(guān)系統(tǒng)和稅務(wù)臺(tái)賬自動(dòng)提取標(biāo)準(zhǔn)化稅基數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)總部一點(diǎn)為各級(jí)公司出具標(biāo)準(zhǔn)化納稅申報(bào)表，但其他功能尚不完善。比如，在稅收優(yōu)惠和稅收籌劃方面涉及較少；缺乏增值稅普通發(fā)票的自動(dòng)識(shí)別功能等，增加了網(wǎng)上查驗(yàn)發(fā)票的工作量。

（2）內(nèi)控管理系統(tǒng)功能需加強(qiáng)

首先是工程財(cái)務(wù)管理模塊中紙質(zhì)版合同與系統(tǒng)電子版比對(duì)功能缺失，應(yīng)付款模塊往往缺乏到期款的提醒功能。其次是初始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)審核規(guī)則存在缺陷，依賴于錄入人員對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性把關(guān)；數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，模塊間數(shù)據(jù)傳導(dǎo)因系統(tǒng)協(xié)議不同出現(xiàn)滯后的情況。最后是資產(chǎn)管理模塊延展功能亟待開發(fā)。

（3）內(nèi)部控制績(jī)效評(píng)價(jià)尚未完善，外部監(jiān)督亟須加強(qiáng)

目前，一方面，許多國(guó)有企業(yè)績(jī)效評(píng)價(jià)體系側(cè)重于業(yè)務(wù)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)效益和價(jià)值提升，對(duì)內(nèi)部控制績(jī)效評(píng)價(jià)僅體現(xiàn)在扣分項(xiàng)，內(nèi)容不具體，無(wú)法全面反映內(nèi)控效果。另一方面，企業(yè)內(nèi)控監(jiān)督往往采用內(nèi)部審計(jì)，容易當(dāng)局者迷，缺乏外部審計(jì)和信息系統(tǒng)監(jiān)管機(jī)制，無(wú)法全面判斷ERP系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀。

三、改善ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策

1.培養(yǎng)內(nèi)控意識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)控文化建設(shè)

推進(jìn)國(guó)有企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)及執(zhí)行體系化、規(guī)范化，認(rèn)真梳理查找現(xiàn)有ERP系統(tǒng)缺陷、風(fēng)險(xiǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，做到有針對(duì)性地改進(jìn)優(yōu)化。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理，繪制Visio流程圖，厘清風(fēng)險(xiǎn)種類并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，編制“風(fēng)險(xiǎn)清單”和《內(nèi)部控制手冊(cè)》，并根據(jù)分支機(jī)構(gòu)試運(yùn)行內(nèi)控手冊(cè)的情況進(jìn)一步修訂完善，確保覆蓋所有業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)且各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)相互制約。加強(qiáng)員工內(nèi)控手冊(cè)培訓(xùn)，擴(kuò)大內(nèi)控文化宣傳，不斷培訓(xùn)員工的內(nèi)控防范意識(shí)和信息安全意識(shí)，樹立正確的內(nèi)控觀念，實(shí)現(xiàn)全員、全業(yè)務(wù)、全流程內(nèi)控機(jī)制。

2.及時(shí)調(diào)整企業(yè)內(nèi)部控制制度，確保內(nèi)控持續(xù)有效

在深化國(guó)企市場(chǎng)化改革的形勢(shì)下，內(nèi)部控制工作想要持續(xù)有效發(fā)揮作用，關(guān)鍵在于根據(jù)內(nèi)外部情況、企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化不斷調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控制度，確保內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。企業(yè)必須針對(duì)內(nèi)外部重大變化進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析，匹配相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。相關(guān)部門內(nèi)控責(zé)任人針對(duì)內(nèi)外部環(huán)境變化需要保持高度敏感，及時(shí)分析外部情況變化可能給企業(yè)新業(yè)務(wù)發(fā)展帶來(lái)的實(shí)際影響和潛在風(fēng)險(xiǎn)，提出內(nèi)部控制調(diào)整具體意見。ERP系統(tǒng)支撐人員根據(jù)企業(yè)制定的制度和內(nèi)控負(fù)責(zé)人的調(diào)整意見對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完善，確保企業(yè)內(nèi)部控制制度持續(xù)有效。

3.注重人才培養(yǎng)，加快推進(jìn)系統(tǒng)智能化進(jìn)程

人才是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的第一資源，企業(yè)要緊跟經(jīng)營(yíng)發(fā)展和ERP系統(tǒng)漸進(jìn)需求，開展人才培養(yǎng)、外部交流。對(duì)內(nèi)針對(duì)ERP系統(tǒng)專業(yè)性很強(qiáng)的特點(diǎn)，加大培訓(xùn)力度和頻次，不斷提高工作人員專業(yè)化水平，培養(yǎng)既懂會(huì)計(jì)、審計(jì)，又懂ERP系統(tǒng)更新和智能化應(yīng)用的復(fù)合型人才。要積極鼓勵(lì)專業(yè)人員參加注冊(cè)信息系統(tǒng)審計(jì)師考試，為拓展信息系統(tǒng)升級(jí)和內(nèi)控工作儲(chǔ)備人才。對(duì)外加強(qiáng)與系統(tǒng)外包維護(hù)公司溝通，確保外部經(jīng)驗(yàn)成熟人員的穩(wěn)定，建設(shè)內(nèi)外協(xié)調(diào)的系統(tǒng)維護(hù)支撐團(tuán)隊(duì)，提升系統(tǒng)維護(hù)的能力，防范安全風(fēng)險(xiǎn)。

4.完善系統(tǒng)模塊功能，推進(jìn)技術(shù)優(yōu)化

（1）拓展稅務(wù)管理系統(tǒng)功能，提升稅務(wù)管控和籌劃能力

企業(yè)稅務(wù)管理系統(tǒng)必須從專業(yè)功能向綜合管理轉(zhuǎn)變，向涉稅風(fēng)險(xiǎn)管理、涉稅統(tǒng)計(jì)分析、涉稅知識(shí)管理發(fā)展。例如，某國(guó)企稅務(wù)系統(tǒng)與稅務(wù)平臺(tái)軟件整合應(yīng)用，建成了網(wǎng)絡(luò)軟硬件一體的Aisino ERP系統(tǒng)，幫助企業(yè)進(jìn)行稅收籌劃及納稅風(fēng)險(xiǎn)防范，提升企業(yè)稅務(wù)管理能力。

（2）完善系統(tǒng)內(nèi)控模塊功能，

隨著電子發(fā)票及電子檔案的合規(guī)合法以及移動(dòng)互聯(lián)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等數(shù)字化技術(shù)的普及，企業(yè)ERP系統(tǒng)得以不斷完善新功能，更好地發(fā)揮其共享、管控、監(jiān)督效能，例如：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入修改稽核、應(yīng)付款預(yù)警、資產(chǎn)全生命周期管理、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳送等等。通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+N”系統(tǒng)平臺(tái)，迅速、精準(zhǔn)地傳遞海量數(shù)據(jù)，提升效率和效益，減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率。

（3）完善內(nèi)部控制績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，引入外部審計(jì)加強(qiáng)內(nèi)控監(jiān)督

通過(guò)完善內(nèi)部控制績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，激發(fā)相關(guān)部門工作人員的工作積極性和責(zé)任心。企業(yè)除了運(yùn)用好業(yè)務(wù)監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督、審計(jì)監(jiān)督等內(nèi)部監(jiān)督方式外，還應(yīng)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)總部和分支機(jī)構(gòu)ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)控設(shè)計(jì)和流程執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，以旁觀者清的專業(yè)視角，篩查內(nèi)部控制的盲點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題反饋給企業(yè)，企業(yè)不斷糾錯(cuò)，不斷完善內(nèi)控系統(tǒng)，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)論

隨著信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)型正迅速融入企業(yè)經(jīng)營(yíng)中。本文分析了國(guó)企改革中基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，從內(nèi)部控制重視程度不夠、制度優(yōu)化不及時(shí)、ERP專業(yè)人力資源培養(yǎng)不足、技術(shù)融合更新較慢等方面剖析了內(nèi)部控制問(wèn)題產(chǎn)生的原因，并從加強(qiáng)內(nèi)控文化建設(shè)、提升制度變革能力、重視人才培養(yǎng)、推進(jìn)技術(shù)融合優(yōu)化等方面提出了解決對(duì)策。企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)建設(shè)，將管理理念、管理目標(biāo)、內(nèi)控規(guī)范的流程固化于信息系統(tǒng)中，以系統(tǒng)方式實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合，杜絕人為干預(yù)，為集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管和管理決策提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。