規(guī)范低保檔案管理的研究

劉 宇

（四平市社會(huì)救助服務(wù)中心，四平 136000）

0 引言

低保檔案的管理質(zhì)量會(huì)決定著其作用的有效發(fā)揮，為了更好的解決現(xiàn)階段相關(guān)部門在這方面存在的不足，提高檔案管理的規(guī)范性，需要將這些問(wèn)題發(fā)掘出來(lái)，并將其產(chǎn)生的原因了解清楚，從而能夠結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性的運(yùn)用有效的措施減少和避免不規(guī)范操作帶來(lái)的不利影響，提升檔案管理質(zhì)量。

1 影響低保檔案管理規(guī)范性的因素

1.1 管理制度不健全

一些部門在檔案管理制度方面缺乏重視，而相關(guān)人員在此方面的工作積極性也較低，因而難以實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范性，甚至低保檔案丟失等問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生。檔案管理制度的缺乏，不僅對(duì)管理工作效率產(chǎn)生不利影響，還會(huì)在問(wèn)題出現(xiàn)后導(dǎo)致無(wú)法明確責(zé)任人的問(wèn)題，給部門工作的順利進(jìn)行帶來(lái)一定的難度。

1.2 專業(yè)意識(shí)不足

現(xiàn)階段一些檔案管理工作者由于專業(yè)意識(shí)缺乏，使得部門檔案管理工作受到一定程度的阻礙。同時(shí)對(duì)于相關(guān)法律知識(shí)不夠了解，導(dǎo)致其在工作過(guò)程中無(wú)法發(fā)揮責(zé)任心，甚至難以保證居民資料的完整性與真實(shí)性，造成檔案的管理工作失去意義。因此，在相關(guān)人員專業(yè)意識(shí)的培養(yǎng)方面需要進(jìn)一步提升重視程度。

1.3 設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后

雖然越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)已經(jīng)更新了相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了工作效率的提升。但是目前依然有很多部門由于多種原因未能及時(shí)將先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備運(yùn)用到檔案管理的工作之中。尤其信息技術(shù)已經(jīng)普及，它的運(yùn)用能夠?qū)⒕用竦捅n案的管理工作簡(jiǎn)化，并且提升效率與便利性。

1.4 缺乏系統(tǒng)性

進(jìn)行居民檔案的管理工作需要一定的系統(tǒng)性，但一些部門在這一方面的工作有待提升，導(dǎo)致整個(gè)管理工作缺乏系統(tǒng)性。同時(shí)相關(guān)人員計(jì)算機(jī)操作技術(shù)不成熟也是影響系統(tǒng)操作的原因之一。因此，為了提升部門檔案管理水平，將低保檔案管理的系統(tǒng)性提升也是十分必要的。

2 提升低保檔案管理規(guī)范性的有效措施

2.1 建立完善的管理制度

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)了解低保檔案管理人員的具體工作流程以及其職權(quán)情況，才能夠更好的滿足檔案管理工作的要求。完善管理制度，首先需要將居民檔案的重視程度增強(qiáng)，才能從根本上提升管理質(zhì)量，并綜合考慮需要的設(shè)備。例如，檔案功能和所需數(shù)量。其次，需要正確了解居民檔案管理的步驟以及技術(shù)，便于更好制定出能夠與之適應(yīng)的管理措施[1]。最后，要將責(zé)任明確落實(shí)到各個(gè)檔案管理人員中，使他們能夠在清楚自身目標(biāo)的基礎(chǔ)上，更加規(guī)范而有序的開(kāi)展工作，促進(jìn)部門檔案管理水平的提升，從而使低保檔案管理的規(guī)范性進(jìn)一步提高。

2.2 開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)

針對(duì)相關(guān)檔案管理工作人員專業(yè)意識(shí)不足的現(xiàn)狀，可以通過(guò)開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)來(lái)改善與提升。例如，可以通過(guò)招納基礎(chǔ)能力強(qiáng)，并具備較高的技能與責(zé)任感的人員，將低保檔案管理的質(zhì)量提升。同時(shí)，可以開(kāi)展專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)課堂，增強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，并在此過(guò)程中不斷提升檔案管理的技能與相關(guān)法律知識(shí)，增加在管理工作方面的責(zé)任心。并且可以適當(dāng)增加考核，促進(jìn)其學(xué)習(xí)效率以及積極性的提升。另外，還要加強(qiáng)對(duì)于安全意識(shí)的培訓(xùn)工作，保證部門低保檔案的管理過(guò)程中信息的安全性，減少安全隱患。

2.3 引用先進(jìn)設(shè)備

對(duì)于組織機(jī)構(gòu)的檔案管理設(shè)備的作用不能忽視，保證設(shè)備能夠發(fā)揮良好的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的高效率管理，能夠在很大程度上提高管理質(zhì)量，從而保證其規(guī)范性。因此，工作人員要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)需求，及時(shí)跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，利用先進(jìn)的設(shè)備取代過(guò)去效率低的設(shè)備，使檔案管理工作可以滿足多方面的需要，使檔案資源實(shí)現(xiàn)共享與遠(yuǎn)程咨詢等服務(wù)，通過(guò)信息化平臺(tái)的利用，能夠?qū)⒐芾眢w系進(jìn)一步完善。另外，為了更好的提升服務(wù)水平，相關(guān)檔案管理人員要明確設(shè)備的操作規(guī)范，提高管理技術(shù)，從而增強(qiáng)自身居民低保檔案管理能力，提升管理質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)管理

加強(qiáng)檔案的動(dòng)態(tài)管理，需要使相關(guān)管理部門提升信息的傳達(dá)速度，便于檔案部門能夠?qū)⑵浼皶r(shí)進(jìn)行處理。在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，人們的需求會(huì)產(chǎn)生很多變化，通過(guò)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理的措施，能夠保證低保政策的合理性，使真正有需要的居民享受到補(bǔ)貼，確保部門居民低保檔案管理的規(guī)范性。例如，民政局可以在特定的時(shí)間對(duì)居民的檔案材料進(jìn)行審核與規(guī)劃，并且及時(shí)將發(fā)生變更的情況上報(bào)，通知到各個(gè)部門，并做好實(shí)時(shí)記錄。為了使管理工作不出現(xiàn)延時(shí)的問(wèn)題，還要安排相關(guān)的督查人員進(jìn)行監(jiān)督，使相關(guān)人員將居民信息及時(shí)管理[2]。另外，對(duì)于檔案的書(shū)寫質(zhì)量也需要注意，良好的質(zhì)量能夠保證低保檔案整理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)差錯(cuò)。而為了確實(shí)地避免這樣的狀況，相關(guān)人員需要在初始環(huán)節(jié)確保書(shū)寫質(zhì)量，部門方面可以通過(guò)制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度來(lái)加強(qiáng)管理水平，從而促進(jìn)居民檔案管理規(guī)范性的提升。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，低保檔案管理的規(guī)范性對(duì)于社會(huì)的發(fā)展與民生有著重要作用。低保檔案管理人員要在明確影響規(guī)范性管理因素的基礎(chǔ)上，運(yùn)用合理有效的措施，結(jié)合實(shí)際情況，將檔案的管理質(zhì)量率提升，減少和避免由于管理問(wèn)題帶來(lái)的不利影響，使我國(guó)民生事業(yè)能夠有進(jìn)一步的發(fā)展。