中小型科研機(jī)構(gòu)軟件資產(chǎn)分類管理淺析

■ 中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院 張衡

隨著信息化時(shí)代和全球化知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)暴的到來(lái)，各類正版化軟件已經(jīng)成為企事業(yè)單位和各類研科研機(jī)構(gòu)資產(chǎn)的重要組成部分和必不可少的重要生產(chǎn)工具，中小型科研機(jī)構(gòu)除了采購(gòu)使用日常辦公型軟件外，為確?？蒲泄ぷ髂芰?，提升自身管理效率，也會(huì)組織開(kāi)發(fā)適合自身管理流程的綜合軟件系統(tǒng)，采購(gòu)使用授權(quán)費(fèi)用較貴專業(yè)化的工具軟件。

中小型科研機(jī)構(gòu)是我國(guó)科技發(fā)展和自主創(chuàng)新的主體之一，也是提升國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要參與者?！肮び破涫?，必先利其器”，作為技術(shù)創(chuàng)新的主體，科研機(jī)構(gòu)勢(shì)必需要對(duì)標(biāo)國(guó)際相應(yīng)領(lǐng)域軟件，強(qiáng)化手中作為重要生產(chǎn)工具——軟件的使用效率，以其最大化軟件資產(chǎn)產(chǎn)生的效益。

軟件資產(chǎn)管理是一種必不可少的管理活動(dòng)。通過(guò)明確的管理責(zé)任主體和規(guī)范科學(xué)的管理步驟，能夠充分發(fā)揮出軟件資產(chǎn)增值效能，進(jìn)而幫助科研機(jī)構(gòu)提升自身硬實(shí)力。

中小型科研機(jī)構(gòu)軟件資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

在我國(guó)，中小型科研機(jī)構(gòu)一般是國(guó)家部委、省、市一級(jí)的科研院所、大型企業(yè)或高校的附屬支撐機(jī)構(gòu)，抑或是某一專業(yè)領(lǐng)域的專門研究機(jī)構(gòu)，人員多在千人上下。不同于大型科研機(jī)構(gòu)或企業(yè)，中小型科研機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)預(yù)算相對(duì)有限，固定資產(chǎn)管理制度體系基本已經(jīng)規(guī)范化（一般設(shè)有專門部門或人員負(fù)責(zé)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)的管理），但隨著軟件作為無(wú)形資產(chǎn)在單位資產(chǎn)比例中的提升，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理僅僅進(jìn)行存在性管理的理念不再適合軟件資產(chǎn)的管理，大部分單位的軟件管理部門職能不清晰，有的是資產(chǎn)管理部門進(jìn)行管理，有的是信息化部門進(jìn)行管理，軟件資產(chǎn)的采購(gòu)和使用缺乏系統(tǒng)性和計(jì)劃性，同時(shí)也存在著功能性的重復(fù)等問(wèn)題，較容易造成軟件采購(gòu)后利用率過(guò)低或者延續(xù)性不足，導(dǎo)致實(shí)際使用效果不佳，形成投資浪費(fèi)。這些客觀情況的出現(xiàn)要求中小型科研機(jī)構(gòu)必須通過(guò)有效提升軟件資產(chǎn)增值率，減小軟件資產(chǎn)流失來(lái)不斷提升自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期在經(jīng)費(fèi)有限的情況下更好地迎接市場(chǎng)及技術(shù)更新挑戰(zhàn)。

中小型科研機(jī)構(gòu)軟件資產(chǎn)的特性及分類管理

根據(jù)ITss等新興信息化服務(wù)體系標(biāo)準(zhǔn)，單位在軟件資產(chǎn)的管理中需要結(jié)合功能及特性，對(duì)軟件資產(chǎn)實(shí)行定性分類，從源頭理順管理渠道，明確管理責(zé)任主體的主要職責(zé)就是實(shí)現(xiàn)軟件資產(chǎn)最大化增值。

結(jié)合中小型科研機(jī)構(gòu)的現(xiàn)有使用的軟件情況，基本可以將其分為三大類，一類是維持日常辦公需求的通用辦公軟件，一類是自行組織定制化開(kāi)發(fā)的用于辦公或業(yè)務(wù)的軟件，還有一類是結(jié)合科研任務(wù)和工作實(shí)際需要的特定專業(yè)軟件。

第一類軟件的特點(diǎn)是種類較少且固定，多為社會(huì)上長(zhǎng)期使用的大牌廠商的產(chǎn)品，一旦選用會(huì)隨單位內(nèi)部員工工作習(xí)慣及已經(jīng)完成適配的OA、ERP或LIMS等系統(tǒng)較長(zhǎng)時(shí)間的沿用。在投入使用后，雖然相關(guān)軟件的品牌和產(chǎn)品較少更換，但隨著社會(huì)上相關(guān)配套軟件的更新?lián)Q代，也需要及時(shí)的進(jìn)行版本迭代升級(jí)，此類軟件一般以各類操作系統(tǒng)、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、殺毒軟件代表。

第一類軟件是單位內(nèi)部個(gè)人終端和重要系統(tǒng)配套基本軟件環(huán)境，投入使用后會(huì)直接影響單位數(shù)據(jù)延續(xù)性和可利用性，可由單位信息化部門結(jié)合單位整體的信息化規(guī)劃和大數(shù)據(jù)建設(shè)思路，慎重選擇主流品牌、具有高數(shù)據(jù)延續(xù)性的產(chǎn)品，結(jié)合各類應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的技術(shù)需求進(jìn)行全生命周期管理，通過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的基礎(chǔ)軟件環(huán)境固化，形成本單位標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的大數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)庫(kù)，在軟件本身在使用習(xí)慣和數(shù)據(jù)統(tǒng)一便利性增值的基礎(chǔ)上，同步增加自身大數(shù)據(jù)建設(shè)的價(jià)值。

第二類軟件多為使用單位結(jié)合自身工作特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求，組織軟件開(kāi)發(fā)廠商開(kāi)發(fā)契合自身實(shí)際需要的核心應(yīng)用系統(tǒng)，此類軟件開(kāi)發(fā)成本較高，一次性投入較大，開(kāi)發(fā)時(shí)間長(zhǎng)且復(fù)雜，涉及大量功能型軟件接口的兼容性聯(lián)調(diào)聯(lián)試，主要承載使用單位的核心業(yè)務(wù)，后續(xù)使用時(shí)間較長(zhǎng)，在使用中需要結(jié)合工作不斷進(jìn)行細(xì)微的流程及功能調(diào)整，但較少進(jìn)行大的版本升級(jí)改造，此類軟件一般為單位內(nèi)部的OA、ERP或LIMS等系統(tǒng)。

第二類軟件是單位開(kāi)展信息化工作的骨架，承載核心業(yè)務(wù)，決定了單位整體工作效率，既離不開(kāi)業(yè)務(wù)部門對(duì)軟件功能定位的持續(xù)改進(jìn)，也離不開(kāi)信息化部門的整體架構(gòu)把控。要確保增值增效，需要信息化部門牽頭業(yè)務(wù)部門配合，結(jié)合單位整體業(yè)務(wù)布局，以一個(gè)階段業(yè)務(wù)規(guī)劃為引導(dǎo)，組織開(kāi)發(fā)商以主流開(kāi)發(fā)工具進(jìn)行建設(shè)，同時(shí)在建設(shè)伊始就形成階段性改進(jìn)方案，確保軟件系統(tǒng)可以持續(xù)性改進(jìn)，貼合單位實(shí)際工作運(yùn)行情況。

第三類軟件是使用單位根據(jù)自身的業(yè)務(wù)研究方向，根據(jù)項(xiàng)目需求或研究發(fā)展的階段性，為科研人員配備專業(yè)的工具軟件，進(jìn)行科學(xué)計(jì)算、繪圖、設(shè)計(jì)等，此類軟件專業(yè)性強(qiáng)，適用范圍窄，多為單位內(nèi)部專業(yè)部門單獨(dú)為某一領(lǐng)域研究單獨(dú)配備，其性能直接決定該領(lǐng)域研究水平和工作效能。此類專業(yè)軟件領(lǐng)域軟件品牌數(shù)量較少，可選擇范圍較小，一般以MATLAB、SolidWorks、CATIA等為代表。

第三類軟件是單位創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)鍵，能夠可靠高效的實(shí)現(xiàn)科研人員意圖的工具軟件，決定著單位科研業(yè)務(wù)能力在業(yè)內(nèi)能否形成競(jìng)爭(zhēng)力和創(chuàng)新能力，此類軟件適用與否最具發(fā)言權(quán)的是單位專業(yè)研究部門或團(tuán)隊(duì)，應(yīng)明確由具體使用部門或團(tuán)隊(duì)對(duì)軟件進(jìn)行全生命周期管理，結(jié)合科研使用情況及時(shí)升級(jí)或進(jìn)行版本更新，確保軟件符合實(shí)際工作需求，實(shí)現(xiàn)此類軟件的最大自身價(jià)值。

軟件資產(chǎn)的管理方式

軟件資產(chǎn)無(wú)論是由信息化部門或?qū)I(yè)科研部門進(jìn)行管理，目的都是為了實(shí)現(xiàn)軟件資產(chǎn)最大獲利化，需要建立一套科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化的軟件資產(chǎn)全生命管理的方法和指標(biāo)體系，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一采購(gòu)、分散管理、效益考評(píng)、持續(xù)改進(jìn)”。

在采購(gòu)時(shí)，可由單位組織管理方、用戶、固定資產(chǎn)管理部門等建立專門的軟件采購(gòu)評(píng)估組，結(jié)合不同種類的軟件，建立相應(yīng)的軟件采購(gòu)指標(biāo)體系并對(duì)指標(biāo)賦予不同的權(quán)重分，根據(jù)指標(biāo)評(píng)分情況，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)選型的科學(xué)可控。

在軟件資產(chǎn)完成采購(gòu)?fù)度胧褂们?，?yīng)建立好規(guī)范的軟件資產(chǎn)檔案，做好軟件資產(chǎn)關(guān)鍵信息（軟件名稱及版本號(hào)、采購(gòu)時(shí)間及價(jià)格、采購(gòu)合同編號(hào)及銷售商、軟件使用說(shuō)明材料、授權(quán)編號(hào)、授權(quán)數(shù)量及授權(quán)使用時(shí)間、適用軟件環(huán)境、售后服務(wù)條款及各方責(zé)任等）備案，避免在使用過(guò)程中由于授權(quán)過(guò)期、適用軟件環(huán)境變化等導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。

軟件資產(chǎn)在使用過(guò)程中，應(yīng)提出明確的管理流程，建立適用使用效能評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，定期對(duì)軟件的使用情況和適用效果進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，確保軟件投入使用后可以不間斷地進(jìn)行考量。對(duì)能夠持續(xù)提升科研能力和業(yè)務(wù)效率的軟件，在授權(quán)到期后應(yīng)充分考慮其進(jìn)一步延續(xù)使用；對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)分?jǐn)?shù)不高，利用率較低，作用有效的軟件，一方面需要盡早結(jié)合問(wèn)題考慮其替代產(chǎn)品，另一方面也應(yīng)及時(shí)總結(jié)調(diào)整采購(gòu)指標(biāo)體系的指標(biāo)及權(quán)重分，舉一反三，確保后續(xù)軟件資產(chǎn)采購(gòu)和使用的正向激勵(lì)和持續(xù)改進(jìn)。

結(jié)語(yǔ)

綜上，中小型科研機(jī)構(gòu)為了更好的實(shí)現(xiàn)軟件資產(chǎn)的有效管理和資產(chǎn)增值，需要結(jié)合軟件的屬性和應(yīng)用環(huán)境，將PDCA的持續(xù)改進(jìn)管理理念融入到分類管理過(guò)程中，摒棄固定資產(chǎn)管理中存在的“還能用”的思路，切實(shí)貼合工作需要，讓真正能夠發(fā)揮其使用效能的軟件能夠延續(xù)使用，形成企業(yè)記憶，讓增值效果不佳的軟件在價(jià)值周期末盡快實(shí)現(xiàn)淘汰，降低資產(chǎn)冗余，才能最大限度利用有限的經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)最大化的軟件資產(chǎn)增值。