推動協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應用的幾點建議

在抗擊新冠肺炎疫情過程中，遠程辦公無疑是復工復產(chǎn)的重要手段。然而，在大范圍常態(tài)化應用過程中，我國協(xié)同辦公軟件還存在產(chǎn)品性能亟需提高、數(shù)據(jù)安全機制有待完善、信任機制亟待建立等問題。要進一步推動協(xié)同辦公軟件的常態(tài)化應用，就必須完善其產(chǎn)品功能、加強數(shù)據(jù)保護、引入保險機制、加強平臺監(jiān)管。

一、協(xié)同辦公軟件發(fā)展趨勢

當前，我國數(shù)字經(jīng)濟與各行業(yè)的融合發(fā)展不斷加快。傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟時代在固定時間、固定場所進行大量重復勞動的模式已無法滿足數(shù)字經(jīng)濟時代對知識與創(chuàng)造力的要求，能激發(fā)自主創(chuàng)新的遠程辦公模式逐漸成為數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的時代選擇。協(xié)同辦公軟件作為實現(xiàn)工作體系數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵工具，其發(fā)展趨勢主要呈現(xiàn)三個特征。

協(xié)同辦公軟件“開發(fā)端融合、應用端耦合”的發(fā)展特征實現(xiàn)了工作遠程化、協(xié)同化。在開發(fā)端，企業(yè)積極應用大數(shù)據(jù)、人工智能等新興信息技術(shù)搭建開發(fā)環(huán)境，通過技術(shù)融合不斷優(yōu)化算法、強化穩(wěn)定性、豐富功能模塊，提升了產(chǎn)品組件功能。

在應用端，企業(yè)基于傳統(tǒng)的平臺產(chǎn)品和新一代信息技術(shù)產(chǎn)品，以統(tǒng)一賬號體系和開放集成應用手段推動功能深度耦合集成，通過打通工作流，實現(xiàn)未來數(shù)據(jù)的集成、業(yè)務系統(tǒng)的連接和企業(yè)管理的滲透。

比如，Welink具有自動捕捉功能，通過集成小微AI工作助手等應用實現(xiàn)智慧辦公；百度Hi企業(yè)智能遠程辦公平臺引入語音、視覺和機器學習等AI技術(shù)支持遠程辦公，通過智能客服和智能機器人提供人文服務。

協(xié)同辦公軟件市場競爭格局不斷演進。當前，我國協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品種類、應用類型、適用場景已進入細分商業(yè)格局。

騰訊、阿里、華為、字節(jié)跳動等互聯(lián)網(wǎng)和科技巨頭，以平臺與流量優(yōu)勢全面布局遠程辦公領(lǐng)域的服務；一些A股上市公司，如金山辦公、泛微網(wǎng)絡、致遠互聯(lián)、齊心集團、蘇州科達、會暢通訊等，也在集中精力深耕垂直細分領(lǐng)域，以整體解決方案服務各類企業(yè)。

騰訊、阿里攜手泛微、石墨，互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)與傳統(tǒng)OA融合，市場從單一競爭走向“競爭+合作”模式，企業(yè)微信、釘釘和云之家等互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，在團隊協(xié)同、人力資源、企業(yè)培訓、財務報銷等方面，不斷加強與泛微、致遠等傳統(tǒng)OA企業(yè)以及石墨、道一等創(chuàng)新企業(yè)的合作。

開發(fā)企業(yè)的跨界融合成為推動協(xié)同辦公軟件發(fā)展的主要動力。目前，傳統(tǒng)OA軟件企業(yè)基于自身的協(xié)同辦公軟件基礎，不斷拓展云、管、端三大技術(shù)能力，推動線上業(yè)務發(fā)展，向著即時通訊、遠程作業(yè)、多場景協(xié)同的服務化方向轉(zhuǎn)型。

比如，泛微基于自主OA軟件，開發(fā)了新e-cology、e-office、泛微云OA（e-teams），以 及 e-mobile等新型平臺產(chǎn)品，并支持考勤、會議與協(xié)作等遠程辦公功能。微軟通過Teams將團隊對話、文件、會議和應用集中在共享工作區(qū)，全面實現(xiàn)了遠程協(xié)同軟件的轉(zhuǎn)型。

互聯(lián)網(wǎng)巨頭企業(yè)不再局限于原有互聯(lián)網(wǎng)市場，意在借助用戶流量優(yōu)勢與豐富的第三方應用服務，從ToC服務延伸至企業(yè)管理全過程的ToB服務，以遠程協(xié)同辦公的形式，通過數(shù)據(jù)流、信息流帶動業(yè)務流、知識流，在傳統(tǒng)辦公領(lǐng)域延展相關(guān)業(yè)務。

企業(yè)微信、釘釘，就是從即時通信、社交服務等方面向協(xié)同辦公不斷轉(zhuǎn)化，構(gòu)建起移動端遠程辦公與管理體系。

二、協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應用的三點不足

今年2月以來，全國上下遠程辦公如火如荼，協(xié)同辦公軟件更成為各行業(yè)實現(xiàn)停工不停產(chǎn)的必選項。然而，在大規(guī)模常態(tài)化應用之后，也暴露出來的一些不足，亟待改進。

產(chǎn)品性能仍需提高。從產(chǎn)品性能測試和大規(guī)模應用的反饋情況看，在移動辦公門戶方面，由于用戶操作不熟練，飛書、泛微等產(chǎn)品存在使用者找不到功能選項、對協(xié)同辦公界面不適應，以及UI設計不實用等問題；企業(yè)微信也出現(xiàn)了多客戶端協(xié)同程度較差、難以同步的問題。

2月3日，企業(yè)集中遠程復工第一天，迅速激增的遠程辦公需求導致包括釘釘、企業(yè)微信、華為WeLink在內(nèi)的在線辦公軟件先后崩潰，出現(xiàn)了無法登錄、應用卡頓、無法收發(fā)消息、視頻會議中斷等問題。

此外，由于各企業(yè)間的組織文化、管理模式、協(xié)作流程不同，通用的協(xié)同辦公軟件難以滿足不同企業(yè)的差異需求。

數(shù)據(jù)安全機制有待完善。企業(yè)工作資料安全上云的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)安全防護，中間環(huán)節(jié)涉及大量文檔、數(shù)據(jù)的共享與交換，數(shù)據(jù)安全防護力度也需相應加大。

一是企業(yè)網(wǎng)盤需加強數(shù)據(jù)泄露防范。2017年百度網(wǎng)盤曾爆出因公開分享導致資源被第三方網(wǎng)盤搜索抓取發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件。

二是協(xié)同文檔需升級加密技術(shù)手段。文檔協(xié)同產(chǎn)品加密手段原始，企業(yè)辦公加密意識薄弱，勢必帶來資料傳輸?shù)倪z失和泄露風險。

三是網(wǎng)絡連接安全保障力度需進一步加強。企業(yè)網(wǎng)絡連接安全防護程度不高，易導致遠程控制、文件竊取、病毒入侵等網(wǎng)絡攻擊風險，使企業(yè)數(shù)據(jù)和資產(chǎn)安全遭受嚴重威脅。

信任機制亟需建立。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，企業(yè)對協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應用的信任機制尚未完全建立。

一是企業(yè)決策層習慣于傳統(tǒng)的面對面交流方式，認為視頻會議在工作布置與項目開展方面存在傳達效率和質(zhì)量不高問題。

二是制定適合自身的遠程辦公管理制度和條例尚需時日。

三是針對管理者對協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應用的疑慮，亟需出臺相應的經(jīng)濟損失保險補償機制。

三、推動協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應用的四點建議

我國協(xié)同辦公軟件已從起步期的不可用、不好用發(fā)展到如今的基本可用，并能滿足基本的辦公需求，但要推動其常態(tài)化應用，成為現(xiàn)代工作體系的重要手段，避免疫情過后束之高閣的尷尬局面，還需各方共同努力。

完善產(chǎn)品性能，提升協(xié)同辦公軟件的穩(wěn)定性。一是鼓勵協(xié)同辦公產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)以需求為導向，持續(xù)完善即時溝通、日歷、音視頻會議、在線文檔、云盤、工作臺，以及協(xié)作office、移動辦公平臺等主要功能模塊，不斷豐富在線辦公、診斷、教育等應用場景。

二是做好產(chǎn)品容量規(guī)劃，提升產(chǎn)品承載和抗壓能力，保障產(chǎn)品使用連接的穩(wěn)定性。

三是搭建友好的用戶界面，不斷降低用戶使用門檻。

加強數(shù)據(jù)保護，為遠程辦公提供安全保障。一是倡導協(xié)同辦公軟件產(chǎn)品與國產(chǎn)密碼進行深度融合和整體應用，打造包括登錄、身份認證、鏈路傳輸、數(shù)據(jù)存儲等全流程端到端的加密移動工作平臺。

二是鼓勵在數(shù)據(jù)傳輸過程中使用VPN與安全桌面的形式，杜絕終端數(shù)據(jù)泄密問題。

三是通過數(shù)據(jù)本地化部署、管理端操作系統(tǒng)加固和數(shù)據(jù)通信加密等方式，加大數(shù)據(jù)安全保護力度。

加強平臺監(jiān)管，推動協(xié)同辦公產(chǎn)業(yè)健康有序發(fā)展。一是在疫情期間，有關(guān)部門應針對協(xié)同辦公軟件的廣泛使用，進一步加大對協(xié)同辦公平臺存儲數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管力度和數(shù)據(jù)泄露風險的防范力度。

二是應立足“網(wǎng)絡強國”建設的戰(zhàn)略要求，強化《網(wǎng)絡安全法》和《個人信息安全規(guī)范》在數(shù)據(jù)監(jiān)管與安保方面的權(quán)威性，進一步規(guī)范法律和政策的適用場景，細化相應處罰、賠償以及糾紛等判決條例，防范可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全監(jiān)管漏洞和大規(guī)模數(shù)據(jù)隱私泄露風險。

引入保險機制，加快協(xié)同辦公軟件的應用推廣。部分企業(yè)和組織機構(gòu)因顧慮隱私泄露和數(shù)據(jù)流出等問題，對協(xié)同辦公軟件常態(tài)化應用產(chǎn)生了信任危機，因此，探索建立協(xié)同辦公軟件推廣試用的保險兜底機制亟需提上日程。

協(xié)同辦公軟件試用保險兜底機制可參考美國相關(guān)商業(yè)軟件的做法，同時結(jié)合地方已有的政策，比如山東省的《關(guān)于支持首版次高端軟件加快推進軟件產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的指導意見》，鼓勵商業(yè)保險公司采取軟件首版次質(zhì)量安全責任保險等探索性舉措，將部分優(yōu)秀的協(xié)同辦公軟件納入保險補償范圍，消除用戶顧慮，加快協(xié)同辦公軟件的應用普及。