淺談運用項目管理思維開展合同履行監(jiān)管

劉云　張正彬

【摘 要】 如何做好合同履行監(jiān)管是近期研究的一項重要內(nèi)容，本文從項目管理的角度分析了合同履行監(jiān)管應(yīng)重點關(guān)注的幾個問題，研究了合同履行監(jiān)管的主要思路和方法，對后續(xù)實施合同履行監(jiān)管具有一定的參考意義。

一、概述

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。項目管理是對一些成功地達成一系列目標相關(guān)的活動（譬如任務(wù)）的整體監(jiān)測和管控。這包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。合同履行監(jiān)管是指運用一系列的管理方法對整個合同履行實施監(jiān)管，監(jiān)督合同履行單位實施策劃的活動，使其符合合同約定的要求。

二、項目管理在實施合同履行監(jiān)管中的應(yīng)用

（一）參與前瞻管理

裝備監(jiān)督者身處裝備監(jiān)造一線，對承制單位合同履行的能力掌控較強，能夠比較真實完整的評價承制單位合同履約能力。為了更好的對合同實施監(jiān)管，在合同談簽階段，應(yīng)參加合同訂立準備工作，積極了解掌握承制單位生產(chǎn)條件、質(zhì)量保證水平等實際能力水平。針對合同草案中質(zhì)量、進度、費用、產(chǎn)品交付和售后服務(wù)，以及合同監(jiān)督管理等條款，都與合同監(jiān)管工作密切相關(guān)，作為合同監(jiān)管工作的執(zhí)行者，在全面掌握承制單位能力水平的基礎(chǔ)之上，在正式簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)對合同條款提出意見，若提出的意見不被采納，項目監(jiān)督者則向項目管理機構(gòu)發(fā)出項目風(fēng)險告知單，詳細告知合同履行可能存在的問題及風(fēng)險，并適時提出建議意見。

（二）突出總體策劃

明確合同監(jiān)管任務(wù)后，項目管理機構(gòu)應(yīng)根據(jù)合同監(jiān)管需求合理調(diào)配資源，籌劃合同監(jiān)管項目負責(zé)人（項目組），并對整個合同履行監(jiān)管進行策劃，包括項目監(jiān)管的范圍與需求、項目計劃時間與進度、物資采購與資源分配、風(fēng)險控制等，輸出“兩則一案”，合同監(jiān)管項目組根據(jù)“兩則一案”開展監(jiān)督工作，并主要從進度、質(zhì)量、經(jīng)費和售后服務(wù)四個方面對承制單位進行監(jiān)督。一是監(jiān)督承制單位按照合同約定做好合同執(zhí)行進度網(wǎng)絡(luò)圖，切實做好進度監(jiān)督;二是監(jiān)督承制單位制定質(zhì)量保證計劃，履行相關(guān)質(zhì)量保證條款;三是監(jiān)督承制單位做好經(jīng)費使用計劃，督促承制單位按照規(guī)定要求管理使用合同經(jīng)費;四是監(jiān)督承制單位按照合同要求健全完善技術(shù)服務(wù)工作的機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，督促其制定并落實售后服務(wù)計劃。

（三）實施動態(tài)管理

承制單位在合同執(zhí)行工作中，往往重視合同進度要求，而對合同約定的其他質(zhì)量保證條款，往往不足以全部覆蓋，造成了合同履行過程部分失去監(jiān)管，進而直至合同部分節(jié)點到期才發(fā)現(xiàn)合同未能全部執(zhí)行，這種放任事中控制，單靠事前控制與事后控制是不科學(xué)的，因此，進行合同事中控制，加強合同履行過程動態(tài)監(jiān)管意義重大。在監(jiān)督承制單位合同執(zhí)行過程中，項目監(jiān)督者參與合同的動態(tài)管理，按照總體策劃的監(jiān)管方案分階段、分重點實施監(jiān)督，對合同執(zhí)行存在的質(zhì)量、進度等風(fēng)險及時評估并重點監(jiān)測，對執(zhí)行合同存在高風(fēng)險的節(jié)點，及時下發(fā)《裝備采購合同（訂立/履行）風(fēng)險告知單》;充分利用生產(chǎn)協(xié)調(diào)會、質(zhì)量問題處理、巡回檢查等時機，定期或不定期的對各承制單位合同履行情況進行現(xiàn)場巡查，加強對合同履行的動態(tài)管理。

（四）做好績效評價

績效評價是指運用一定的評價方法、量化指標及評價標準，對相關(guān)單位為實現(xiàn)其職能所確定的績效目標的實現(xiàn)程度，以及為實現(xiàn)這一目標所安排預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果所進行的綜合性評價。承制單位合同執(zhí)行完成后，為了更好評價承制單位履約能力，完善承制單位合同履約數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)遴選優(yōu)秀承制單位承擔(dān)關(guān)鍵合同提供數(shù)據(jù)支撐。

三、實施合同履行監(jiān)管應(yīng)關(guān)注的幾個方面

（一）加強項目風(fēng)險管理

風(fēng)險管理是識別和分析項目風(fēng)險及采取應(yīng)對措施的活動。包括將積極因素所產(chǎn)生的影響最大化和使消極因素產(chǎn)生的影響最小化兩方面內(nèi)容。合同履行過程中因各種主客觀因素不可避免會出現(xiàn)質(zhì)量、進度等風(fēng)險，且這些風(fēng)險會隨著合同執(zhí)行的進展而發(fā)生變化。合同履行監(jiān)管最重要一部分工作的就是實施風(fēng)險管理，識別風(fēng)險并減少或化解風(fēng)險造成的影響，確保合同履行始終受控在合同履行監(jiān)管工作中實施風(fēng)險管理的主要內(nèi)容有：（1）風(fēng)險識別，即確認有可能會影響合同進展的風(fēng)險，并記錄每個風(fēng)險所具有的特點。（2）風(fēng)險量化，即評估風(fēng)險和風(fēng)險之間的相互作用，以便評定項目可能產(chǎn)出結(jié)果的范圍。（3）風(fēng)險對策研究，即確定對機會進行選擇及對危險做出應(yīng)對的步驟。（4）風(fēng)險對策實施控制，即對合同進程中風(fēng)險所產(chǎn)生的變化作出反應(yīng)，以消除風(fēng)險或減少風(fēng)險造成的影響等。應(yīng)用風(fēng)險管理的思維實施合同履行監(jiān)管，能夠有效識別并處理合同履行中存在的薄弱環(huán)節(jié)，是保證合同正常履行的有效方法。

（二）做好資格日常監(jiān)督

裝備合同履行監(jiān)管作為一項特殊的項目，作為合同履行監(jiān)管的前提，承制單位必須滿足簽訂和執(zhí)行武器裝備合同資質(zhì)。因此，在進行合同監(jiān)管過程中，除了對合同履行的全要素、全過程進行監(jiān)管之外，還要加強對承制單位資格的日常監(jiān)督，確保承制單位資格滿足要求。通常項目監(jiān)督者結(jié)合產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督和檢驗驗收工作，通過巡回檢查、詢問、參加有關(guān)會議和對記錄進行分析等方式實施監(jiān)督。重點查看裝備承制單位資格條件保持情況、質(zhì)量管理體系運行情況、裝備承制單位注冊證書所列的裝備承制范圍符合情況、裝備承制單位注冊證書的使用管理情況、其他與裝備承制單位資格保持有關(guān)的情況等。

（三）加強內(nèi)外部溝通。

合同履行監(jiān)管牽涉方方面面，有效的信息溝通是合同履行監(jiān)管是否到位的重要方式。首先，建立良性的溝通機制。溝通的實現(xiàn)依賴于良好的機制，包括正式渠道、非正式渠道。應(yīng)將溝通機制制度化、軌道化，使信息更快、更順暢，達到高效高能的目的。其次，溝通從“頭”開始。單位文化即老總文化，他直接決定是否能建立良性機制，構(gòu)建一個開放的溝通機制。必須在承制單位內(nèi)部和項目組之間建立構(gòu)建起“開放的、分享的”單位文化。最后，以良好的心態(tài)溝通。在基于事實的基礎(chǔ)上，溝通采取換位思考的方式進行，“開誠布公”、“推心置腹”、“設(shè)身處地”，否則當(dāng)大家位置不同就會產(chǎn)生心理障礙，致使溝通不成功。溝通應(yīng)抱有“五心”，即尊重的心、合作的心、服務(wù)的心、賞識的心、分享的心。只有具有這“五心”，才能使溝通效果更佳。

（四）做好信息收集處理

溝通的目的在于信息的收集處理，為了更好對合同履行進行監(jiān)管，需要對合同履行信息進行收集。一般說來，影響合同履行的所有信息都是我們搜集處理的對象，包括質(zhì)量信息、進度信息、經(jīng)費使用信息等等，信息收集應(yīng)該做好以下四個方面。一是收集原始信息力求全面。不同地區(qū)、不同部門、不同環(huán)節(jié)的信息分布的密度是不均勻的，信息生成量的大小也不相同。二是收集原始信息要可靠真實。原始信息一定要可靠、真實，要經(jīng)過一個去偽存真的過程。三是信息加工要準確、及時。合同履行過程是變化的，信息也是瞬息變化的，過去的信息可能在現(xiàn)在派不上用場，現(xiàn)在的信息可能在將來毫無用處。四是保持信息的系統(tǒng)性及連續(xù)性。任何活動本身都具有系統(tǒng)性與連續(xù)性，在合同履行監(jiān)管策劃與執(zhí)行中更是如此，對合同履行各個階段的信息進行連續(xù)收集，從而使合同履行監(jiān)管更具有彈性與延續(xù)性，在合同履約過程處理相關(guān)問題中證據(jù)更加充分，脈絡(luò)更加鮮明，決策更加準確。

四、結(jié)束語

如何高效開展合同履行監(jiān)管，促進裝備保質(zhì)按期交付是項目監(jiān)督者一直研究的主題，項目管理方法作為一種成熟的管理方法在長期的實踐中已經(jīng)得到證明，運用項目管理思維可以指導(dǎo)并推進合同履行監(jiān)管。后續(xù)將會有越來越多的管理方法如PDCA過程方法、精益6西格瑪管理方法等都會融入合同履行監(jiān)管，共同推動合同履行監(jiān)管走向一個新臺階。

作者簡介：劉云（1984-），男，研究生，研究方向：質(zhì)量管理

張正彬（1983-）男，研究生，研究方向：質(zhì)量管理