機關事務管理模式探究

【摘 要】 機關事務管理是間接的公共服務，依照行政機關的需要來給予保障。當前，城市轉(zhuǎn)型、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展都為機關事務改革提供了新的舞臺?；诖耍疚奶岢鎏剿鳈C關事務管理模式改革的必要性、可行性及實施建議。

【關鍵詞】 機關事務管理 集中管理 電子政務

一、機關事務管理模式變化的必要性

（一）城市發(fā)展規(guī)劃和機構(gòu)改革的落實。近年來，城市發(fā)展中的一些問題逐漸浮出水面，很多城市都刮起了建立副中心的風，上海早在2013年就定位四個城市副中心，重慶市也建設有6個城市副中心;隨后，廣州的南沙、深圳的坪山、北京的通州都被規(guī)劃成為城市副中心。依托城市副中心的建設，政務集中辦公區(qū)的發(fā)展也成為新的趨勢，上海為機關事務的運營建立了集中的分級管理體系框架，重慶市、北京市皆在副中心建立起政務集中區(qū)。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務”的快速發(fā)展。電子政務的發(fā)展，在改善政府對公民的治理模式的同時，通過由外及內(nèi)的方式促進機關事務管理的改革和完善，這將改變政府傳統(tǒng)的服務方式和工作方式使得政府內(nèi)外資源連為一體，降低辦公成本，提高辦事效率。傳統(tǒng)的機關事務管理模式已經(jīng)無法滿足全新社會發(fā)展形勢的要求，對機關事務管理工作進行創(chuàng)新研究和實踐成為大勢所趨。

二、代表性城市機關事務管理現(xiàn)狀

（一）北京市建立政務副中心。北京市城市副中心的政務集中辦公區(qū)已投入使用，北京城市副中心、政務集中辦公區(qū)的規(guī)劃建設，使得北京市直機關辦公地點和辦公條件發(fā)生了巨大的變化，加上“互聯(lián)網(wǎng)+電子政務”的發(fā)展這都為探索機關事務管理模式的改變提供了可能性和迫切需求。

（二）上海市機關后勤服務社會化。上海市在實踐和探索中找到了適合自己的方式，將機關中比較靈活的后勤服務進行政府購買。上海市積極推動公務出行社會化、采取市場化的能源管理方式推進機關集中辦公點和公共機構(gòu)節(jié)能管理。頗為有效的嘗試是在新能源汽車的推廣中，推廣新能源汽車的首要問題是充電設施的供應，上海市政府采取政府與社會資本合作的模式進行新能源汽車充電設施的投入。構(gòu)造機關后勤服務社會化使上海市出色的完成了節(jié)能任務。

三、國內(nèi)外機關事務管理模式比較及啟示

（一）國外機關事務管理模式的比較分析。德國機關事務采取分散管理與集中管理相結(jié)合的管理體制，集中管理的事務主要是政府采購和資產(chǎn)。德國不采用專門的機構(gòu)來進行統(tǒng)一管理，而是選擇在不同部門中設置相關的機構(gòu)來處理相應工作。德國內(nèi)政部總體協(xié)調(diào)規(guī)劃數(shù)字化改造，2013年出臺聯(lián)邦電子政務法，實現(xiàn)市民網(wǎng)上辦事。

新加坡采用高度社會化的機關事務管理體制，充分發(fā)揮市場的作用，政府對其實施必要的監(jiān)督。核心領域由專門部門負責，而后勤工作則大多由政府購買方式實施，具有一定的靈活性。新加坡和德國類似，并不設置統(tǒng)一的管理機構(gòu)來專門統(tǒng)籌政務。新加坡的一站式在線服務門戶頗具特色，得益于移動手機和智能手機的高普及率，政府為客戶提供移動數(shù)字服務，促進在線交易。

（二）給我國機關事務管理帶來啟示。1.合理界定機關事務管理的涵蓋范圍首先要明確管理與服務的大口徑對象范圍，不僅包括行政機構(gòu)，還有黨政機關與人大政協(xié)公共部門;其次要適當拓寬服務種類，不再拘泥于傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理、政府采購、行政經(jīng)費開支。這當中尤其要強調(diào)推進信息技術(shù)服務和經(jīng)費支出標準制定的這兩者的集中管理。2.區(qū)分集中管理與分散管理的適用事項。觀察國外的機關事務管理部門設置，雖然有不少國情差異，但能發(fā)現(xiàn)當中國有資產(chǎn)管理部門、財政部門和機關事務主管部門不可回避。國資處管理好重要資產(chǎn)，機管局主抓機關事務的日常運行與政策執(zhí)行，財政部門則應管好預算編制，監(jiān)督經(jīng)費的使用，做好事后的績效評價。3.統(tǒng)一并細化機關事務經(jīng)費支出的標準。標準的形成過程要吸引行業(yè)協(xié)會、企業(yè)等多個群體參與，聚集法律、經(jīng)濟、工程技術(shù)等多方面人才。同時也應增加業(yè)務部門人員的參與度，避免過度依賴外部機構(gòu)，也可考慮援引市場化私營企業(yè)較為成熟的行業(yè)標準，依托機關事務管理部門執(zhí)行標準。

四、機關事務管理模式改革的建議

借鑒我國不同城市和國外城市的成功經(jīng)驗，本文提出在經(jīng)費管理、資產(chǎn)管理、服務等方面的建設性建議。

（一）機關事務集中與分散協(xié)同管理。在核心領域集中管理，通過規(guī)?；瘻p少機構(gòu)運行成本，同時賦予后勤服務工作一定的靈活性，根據(jù)實際情況分散管理。集中辦公有利于規(guī)范統(tǒng)一采購的產(chǎn)品范圍，提升辦公用品的利用效率;人員的集中也使得公務用車的集中管理更為可行，人員基數(shù)增多能夠提供足夠的業(yè)務量。

（二）機關后勤服務社會化管理。隨著社會生產(chǎn)力以及電子政務的發(fā)展，機關后勤服務從封閉類的自助服務、到基于職業(yè)分工與合作的面向企業(yè)購買的服務，以及最終實現(xiàn)社會化管理。將不涉及部門隱私以及專業(yè)性要求低的部分后勤服務通過合同協(xié)定方式分配給專業(yè)公司，配以適當?shù)囊?guī)劃，能取得很好的效果。

（三）探索機關事務智能化管理。我國現(xiàn)有的超級算法、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)可以在機關事務管理中大展拳腳，融合“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念，實現(xiàn)辦公人員、工作程序、基礎設施、信息平臺的互通互聯(lián)，通過數(shù)據(jù)資源整合共享來創(chuàng)新機關事務的管理模式。在資源管理方面，機關內(nèi)部的資源分配、公務用車管理、資產(chǎn)管理等都可通過融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行精細化管理，提高資源利用效率。在公共服務方面，通過信息平臺實現(xiàn)事務的預約、辦理、監(jiān)督等功能，簡化服務流程，提升服務質(zhì)量。

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作者簡介：董雪可（1995—），女，漢族，籍貫：河南省。學歷：碩士研究生在讀，研究方向：財政理論與政策，單位：北京工商大學。